7 Ursachen für die Varianz zwischen Soll- und Ist-Wareneinsatz

Die Kontrolle der Lebensmittelkosten ist in der Gastronomie entscheidend für eine hohe Rentabilität. Sie sollten sich unbedingt damit auskennen, wie man Lebensmittelkosten genau berechnet

Sind in Ihrem Restaurant die tatsächlichen Lebensmittelkosten (Wareneinsatz) höher als die idealen Lebensmittelkosten (auch Zielkosten für Lebensmittel oder Soll-Wareneinsatz genannt), lässt sich das stets auf eine oder mehrere dieser Ursachen zurückführen:

  1. Abfälle oder Verschwendung
  2. Größe der Portionen
  3. Schlechtes Verfahren der Rezeptgestaltung
  4. Diebstahl
  5. Fehler in der Buchführung
  6. Unverzeichnete Verkäufe
  7. Geänderter/falscher Soll-Wareneinsatz

Der prozentuale Anteil der Lebensmittelkosten am Gewinn (Wareneinsatzquote) beträgt in Restaurants etwa 35 % im Durchschnitt. Damit ist der Einfluss der Lebensmittelkosten auf den Bruttogewinn zweifelsohne erheblich.

Vermeidet man unnötige Verluste für Lebensmittelkosten, steigt der Gewinn exponentiell, ohne zusätzliche Umsätze generieren zu müssen.

Was ist die Varianz der Lebensmittelkosten?

Eine Varianz der Lebensmittelkosten weist darauf hin, dass die idealen Lebensmittelkosten (Soll-Wareneinsatz) von den tatsächlichen Lebensmittelkosten (Ist-Wareneinsatz) abweichen. Die Varianz der Lebensmittelkosten wird als prozentualer Anteil vom Umsatz in einem bestimmten Zeitraum angegeben. Im Idealfall beträgt die Varianz null. 

Wie kontrolliert man die Lebensmittelkosten?

Um die Lebensmittelkosten zu kontrollieren, vergleichen Sie den Ist-Wareneinsatz mit dem Soll-Wareneinsatz. Rein theoretisch sollten die beiden Werte gleich sein. Abweichungen wirken sich auf Ihren Bruttogewinn aus. 

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Warum führt die Varianz beim Wareneinsatz zu Gewinnverlust?

Das nachfolgende Beispiel veranschaulicht, wie sich eine Varianz beim Wareneinsatz auf den Bruttogewinn auswirkt. Außerdem zeigt es, dass es nicht ausreicht, einfach nur zu wissen, wie hoch die Lebensmittelkosten sind. Denn mangelnde Kalkulationen können Sie letztendlich sehr viel Geld kosten. Um die Lebensmittelkosten richtig kontrollieren zu können, sollten Sie den Ist- und den Soll-Wareneinsatz vergleichen. 

Beispiel:

De Beer Barn ist ein Gastronomiebetrieb mit zwei Standorten, einem in Brüssel und einem in Amsterdam. Die Leiter der beiden Standorte werden aufgefordert, eine Übersicht der Wareneinsatzquoten zu erstellen.

Hier das Ergebnis:

Beer Barn Brüssel:

  • Ist-Wareneinsatz = 32,1 % des Umsatzes
  • Soll-Wareneinsatz = 29,5 % des Umsatzes

Ziehen Sie den idealen Wert vom tatsächlichen Wert ab, erhalten Sie die Varianz. In diesem Beispiel beträgt die Varianz 2,6 % des Umsatzes.

Beer Barn Amsterdam

  • Ist-Wareneinsatz = 32,8 % des Umsatzes
  • Soll-Wareneinsatz = 31,9 % des Umsatzes

Der Unterschied zwischen dem Ist- und dem Soll-Wert beträgt lediglich 0,9 % des Umsatzes.

Die Gesamtkosten für Lebensmittel sind zwar höher, doch die Leitung hat ihre Lebensmittelkosten hier viel besser unter Kontrolle. 

Zwischen dem Ist- und dem Soll-Wareneinsatz gibt es hier lediglich eine kleine Varianz von 0,9 %. 

Die Tatsache, dass Amsterdam mehr Geld für Lebensmittel ausgibt als Brüssel, kann mehrere Gründe haben. Werden die gleichen Gerichte zubereitet, kann einer der Gründe beispielsweise eine längere Lieferkette sein.

Die größere Varianz zwischen tatsächlichen und idealen Lebensmittelkosten in Brüssel lässt sich auf eine der sieben nachfolgend erläuterten Ursachen zurückführen. 

Variance between actual food cost and ideal food cost
Wann tauschen Sie Tabellen gegen eine professionelle Software?

Wie wirkt sich die Varianz auf den Bruttogewinn aus?

Durch die alleinige Betrachtung der tatsächlichen Lebensmittelkosten nahm die Zentrale fälschlicherweise an, dass Brüssel besser als Amsterdam arbeitet. Tatsächlich macht die Filiale in Brüssel jedoch unnötige Verluste.​

Auch wenn der Wareneinsatz in Amsterdam höher ist als in Brüssel, steuert Amsterdam die Lebensmittelkosten im Vergleich zu Brüssel viel besser. 

Die Abweichung durch Verluste wie Abfälle usw. beträgt lediglich 0,9 % des Umsatzes. In der Filiale in Brüssel hingegen beträgt die Varianz 2,6 % des Umsatzes.

Auswirkung auf den Bruttogewinn: Beträgt der Umsatz in beiden Filialen 1.000.000 € im Jahr, führen die 1,7 % der vermeidbaren Lebensmittelkosten in Brüssel zu einem Einkommensverlust von 17.000 €.

Was, wenn die Kette 24 Filialen hätte und die Hälfte davon führe so hohe Verluste wie die in Brüssel ein?

Für den Konzern würde das einen Einkommensverlust von 204.000 € im Jahr bedeuten (12 x 17.000).

Das Beispiel zeigt, dass es wichtig ist, sowohl den Ist-Wareneinsatz als auch den Soll-Wareneinsatz zu kennen. 

Basierend auf den tatsächlichen Lebensmittelkosten (Ist-Wareneinsatz) in Brüssel, ist die Schlussfolgerung naheliegend, dass Brüssel besser arbeitet als Amsterdam. Tatsächlich macht die Filiale in Brüssel jedoch unnötige Verluste.

Ohne eine entsprechende Kontrolle der Lebensmittelkosten hätte die Zentrale niemals bemerkt, dass der Bruttogewinn unter dem Soll-Wert liegt.

Behalten Sie Ihre Kosten für Lebensmittel nicht im Auge, lassen Sie bildlich gesehen bares Geld auf dem Tisch liegen. Geld, das sich die Konkurrenz schnell schnappen wird.

Die Kontrolle der Lebensmittelkosten ist ein Muss für Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten. Da sich die Verluste hier vervielfachen, hat jede auch noch so kleine Abweichung beim Wareneinsatz eine große Auswirkung auf den Bruttogewinn.

Wann ist die Abweichung Ihrer Wareneinsatzquote zu groß?

Um festzustellen, ob Ihr prozentualer Anteil an Lebensmittelkosten (Wareneinsatzquote) zu hoch ist, ziehen Sie Ihren Ist-Wareneinsatz in Prozent von Ihrem Soll-Wareneinsatz ab. Je näher die Varianz der Null ist, desto besser.

Ist der Unterschied zwischen den tatsächlichen und den idealen Lebensmittelkosten gleich Null, entspricht Ihr Ist-Wareneinsatz dem Soll-Wareneinsatz.

In anderen Worten, die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum verkauften Portionen multipliziert mit den Kosten pro Portion sollte der Bestandsabnahme in demselben Zeitraum entsprechen.

Beträgt der Unterschied der Lebensmittelkosten in Prozent nicht Null, heißt das, dass etwas schiefläuft. Eine Abweichung von etwa 2 % wird im Allgemeinen als vertretbar angesehen.

7 Ursachen für den Unterschied zwischen Soll- und Ist-Wareneinsatz

Jedes Problem mit Lebensmittelkosten lässt sich auf eine oder mehrere dieser sieben Ursachen zurückführen. 

1. Abfälle

waste causes variance between actual and ideal food cost
Eine digitale Aufzeichnung gibt Aufschluss darüber, wann und warum Abfälle entstehen.

Problem: Ein gewisses Maß an Abfällen ist nicht außergewöhnlich. Doch die kleinen Mengen summieren sich auf und drücken den Bruttogewinn nach unten. Es gibt immer einen Vorrat an frischen Waren und ehe man sich versieht, verliert das Personal die gebührende Sorgfalt im Umgang mit Lebensmitteln. 

Glücklicherweise lassen sich die durch Abfall verursachten Kosten steuern.

Wenn Sie den Wert der verschwendeten und entsorgten Produkte genau überwachen, erfahren Sie, wann und warum Unkosten entstehen. Diese Einsicht hilft Ihnen, eine Lösung zu finden. 

Lösung: Verwenden Sie ein System, um „Abfall/Verschwendung“ zu registrieren, z. B. zurückgegangene Bestellungen, Fehler in der Küche, verdorbene Lebensmittel ….

Das alles geht mit Stift und Papier, ist aber umständlich. Ein digitales System ist viel praktischer. Damit können Sie Entwicklungen überwachen und erhalten Einblicke in die Ursachen für verschwendete Lebensmittel. Apicbase bietet ein professionelles Modul zur Bestandsverwaltung mit der Möglichkeit, entsorgte und verschwendete Produkte auf einem Tablet, Smartphone oder Laptop zu registrieren.

2. Größe der Portionen

bad portion control causes variance between actual and ideal food cost
Bei unterschiedlichen Portionsgrößen lässt sich schwer feststellen, ob ein Gericht rentabel ist.

Problem: Die mangelnde Kontrolle der Portionsgrößen ist einer der Hauptgründe für Abweichungen bei den Lebensmittelkosten.

Die Portionen in einem Rezept sind fest vorgegeben. Das Rezept ist das, was Sie zur Berechnung der idealen Lebensmittelkosten bzw. dem Soll-Wareneinsatz verwenden. Wird die Größe der Portionen richtig kontrolliert, ist die Menge der in einem fertigen Gericht verwendeten Zutaten dieselbe wie die im Rezept, sodass die tatsächlichen Kosten mit den idealen Kosten übereinstimmen. 

Werden unterschiedliche Portionen verwendet, geraten die tatsächlichen Lebensmittelkosten außer Kontrolle und die Varianz Ihrer Lebensmittelkosten kann niemals gleich Null sein. 

Das gilt auch für die Zubereitung. Werden die Speisen nach dem Bauchgefühl serviert, lassen sich die Lebensmittelkosten nicht kontrollieren. Das ist gefährlich, denn man kann so nie sagen, ob sich ein Gericht lohnt oder nicht.

Lösung: Arbeiten Sie nicht nach Gefühl, sondern halten Sie sich an die Rezepte und verwenden Sie Portionierer und Messbecher und formulieren Sie genaue Vorgaben.

Ein guter Tipp ist es, Zutaten und Halbfertigerzeugnisse im Voraus in Portionen aufzuteilen. Ist der Küchenbetrieb in vollem Gange, lassen sich so die Portionsgrößen besser einhalten.

3. Schlechtes Verfahren der Rezeptgestaltung

poor reception procedures causes variance between actual and ideal food cost
Prüfen Sie nicht nur, ob alles geliefert wurde, sondern auch, ob Gewicht und Preis übereinstimmen.

Problem: Schlechte Prozesse in der Warenannahme führen zu hohen Kosten.

Kennen Sie das? Ihr Lieferant bringt die Bestellung ins Kühlhaus, sagt in der Küche kurz Hallo und geht wieder? Ihr Lieferant hat vielleicht keine bösen Absichten, aber Fehler bei der Lieferung passieren immer wieder. 

Ob Produkte fehlen, falsche Mengen oder falsche Produkte geliefert wurden, werden Sie erst bei der Zubereitung herausfinden, was zu einer Menge Ärger und kurzfristigen Bestellungen führt. 

Oder Sie bemerken diese Fehler gar nicht und bezahlen beim Eintreffen der Rechnung schlichtweg den vollen Betrag.

Hier geraten die Lebensmittelkosten schnell außer Kontrolle.

Lösung: Mit einem definierten Prozess für den Wareneingang lässt sich unnötigen Verlusten an Zeit und Geld vorbeugen. Prüfen Sie stets die Posten im Bestellformular und vergleichen Sie diese mit Ihrer Bestellung. 

Prüfen Sie nicht nur, ob alles geliefert wurde, sondern auch, ob Gewicht und Preis übereinstimmen.

Möchten Sie den Prozess der Warenannahme digitalisieren, bietet Apicbase eine Lösung. Trifft eine Lieferung ein, öffnen Sie das Bestellmodul. Dort wird Ihnen die Bestellung angezeigt und Sie können die gelieferte Waren prüfen. Bestellungen und Lieferungen sind verlinkt, sodass Sie Fehler schnell bemerken können. 

4. Diebstahl

theft causes variance between actual and ideal food cost
Mit einer digitalen Bestandsverwaltung lassen sich Fehlbestände schnell aufspüren.

Problem: Leider passiert es immer wieder, dass Waren im Lager geklaut werden und das treibt Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe.

Lösung: Eine systematische Kontrolle der Lagerbestände senkt das Diebstahlrisiko. Niemand traut sich, zu klauen, wenn der Diebstahl mit hoher Wahrscheinlichkeit bemerkt wird. Und wird doch etwas gestohlen, lässt sich der fehlende Bestand schnell aufspüren. Ungewöhnliche Schwankungen können in einem Graphen direkt festgestellt werden.

5. Nicht verzeichnete Verkäufe

unrecorded sales cause variance between actual and ideal food cost
Die Regel sollte lauten, dass nichts zubereitet wird, bevor es nicht im POS-System eingetragen wurde.

Problem: Nicht erfasste Verkäufe treiben die Lebensmittelkosten in die Höhe. Dabei handelt es sich um Gerichte, die zwar serviert wurden, deren Bestellung aber nie im System registriert wurde.

Lösung: Ein POS-System, das die Bestellung direkt an die Küche weiterleitet, löst dieses Problem. Hier sollte die Regel gelten, dass nichts zubereitet wird, ohne vorher im POS-System eingetragen zu werden.

Diese einfach Regel kann helfen, die Lebensmittelkosten um 2-5 % zu senken.   

6. Fehler in der Buchführung

error accounting causes variance between actual and ideal food cost
Haken Sie auf der Suche nach Problemen mit den Lebensmittelkosten stets zuerst in der Verwaltung nach.

Problem: Eine falsch gebuchte Rechnung oder eine vergessener Lagerbestand kann die Berechnung Ihrer Lebensmittelkosten in die Höhe treiben.

Lösung: Bevor Sie nach der Ursache forschen, die zu dem Unterschied zwischen tatsächlichen und idealen Lebensmittelkosten führt, prüfen Sie Ihre Buchführung auf Richtigkeit.

7. Geänderter/falscher Soll-Wareneinsatz

Problem: Wenn Sie die Ursache für die Differenz zwischen idealen und tatsächlichen Lebensmittelkosten nicht nachvollziehen können, überprüfen Sie die Zutatenpreise in Ihren Kalkulationen.

Lösung: Preise ändern sich ständig. Es ist möglich, dass Ihre Kostenkalkulation nicht mehr aktuell ist. Überprüfen Sie Ihre Preise und die Kalkulationen.

Da sich Preise ständig ändern, aktualisiert Apicbase bei Änderungen in der Zutatenliste übrigens sofort alle Kalkulationen. So entsprechen Ihre Berechnungen stets den aktuellen Preisen.

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