Para administradores y propietarios en hostelería, el secreto está siempre en los detalles. Es una regla básica en el sector y algo que debes tener en cuenta al calcular los costes de tu carta.
Lo más importante de estos detalles es tu base de costes. Es la clave para todo lo que hagas, desde fijar el precio de tu carta hasta cerrar la brecha entre tu coste de comida actual y teórico, como por ejemplo, al detectar una variación en tu coste de comida. Para conseguir todo esto, necesitas un escandallo de carta preciso.
Aquí es cuando las cosas se complican un poco, ¿no?
Y esto es porque…
¡El escandallo de tu carta queda desactualizado en el mismo momento en que la lanzas al público!
Así que o bien te pasas el resto de tu vida con una calculadora a la mano… o llegas finalmente a la resignación y aceptas que tu coste es simplemente un valor cercano, en el mejor de los casos, o muy lejano, en el peor.
¿Pero qué pensarías si te dijéramos que hay una tercera opción?
Que hay una manera de automatizar el escandallo de tu carta para tener un acceso directo a tu base de costes… sin tener que adivinar o sufrir con cálculos interminables.
Pues sí, sí que hay otra manera, y lo sabrás todo después de leer este artículo.
Esto es lo que veremos:
Qué es el escandallo de carta (y de las recetas), y por qué es demasiado importante como para que la ignores
Por qué la manera tradicional de calcular el coste de una carta está desfasado
Cómo Apicbase soluciona los problemas de calcular el coste de tu carta y te ahorra tiempo, dinero y capacidad de crecimiento
Tres maneras en las que mantener un control constante del coste de tu carta aumenta tu rentabilidad
Por qué Apicbase te garantiza un control de tu base de costes en tiempo real
En primer lugar, veamos la definición de un escandallo de carta
El escandallo de carta es el proceso de calcular el precio de preparar cada carta o receta (en cuyo caso se llamaría escandallo de receta)
Es un valor teórico, indica cuánto cuesta tu carta o receta en un mundo ideal en el que todo se haga correctamente y en el que no existan variaciones o desperdicios. Como tal, te ofrece una base de coste con la cual comparar tus datos reales.
Hacer seguimiento de tus costes y asegurarte de que siempre estén actualizados te permite medir y mejorar tu rentabilidad y tener control sobre tus gastos de operación.
Puede que hayas notado que la definición se refiere al escandallo de carta como un valor teórico.
Pero… esto no significa que sea un número que aparezca de la nada. Se trata de un valor que toma en cuenta cada precio de tus ingredientes y los costes de producción.
Incluso la desviación más pequeña (como la subida de precio de un solo ingrediente) puede hacer que este cálculo ya no valga para nada.
Es por ello que los escandallos en todo restaurante deberían ser revisados y actualizados. De lo contrario, no estarás siendo lo suficientemente ágil, ni tendrás los datos, para hacer los cambios necesarios lo suficientemente rápido como para evitar los gastos ocultos que vienen por no saber cuánto te están costando las cosas.
Y es precisamente esta necesidad de revisar constantemente los costes de tu carta la que hace que el método tradicional sea, a día de hoy, tan desfasado e inútil.
La mayoría de administradores gestionan sus costes de carta de una manera innecesariamente larga y laboriosa.
Desde configurar la receta inicial hasta consultar las listas de precios a proveedores, toma demasiadas horas tener todo en orden de la manera que quieres.
Otro desafío es cómo lo estás haciendo. Las hojas de cálculo son difíciles de actualizar, especialmente si las compartes con diferentes locales.
Hay tres problemas con este método:
el cálculo de recetas inicial toma demasiado tiempo: es un proceso manual sin garantías de darte el mejor resultado. Puedes pasar horas enteras calculando el coste de una sola receta y terminar con una carta que no te de rendimiento simplemente porque has elegido al vendedor más caro.
Es imposible identificar cambios importantes en el momento en que suceden: a menos que estés revisando cada factura o pedido a medida que llegan, no podrás ver los cambios en los precios. Para cuando te des cuenta, el daño ya estará hecho.
Cuando algo cambia, encontrar una solución toma demasiado tiempo: tu receta tiene en cuenta, por un lado, los costes de tus ingredientes y los costes laborales , y por el otro te informa el precio que deberías ponerle y la ingeniería de carta que deberías aplicar. Un cambio en un solo ingrediente significa que tienes que revisar un montón de documentos de todos tus proveedores y luego ajustar cada receta que use ese ingrediente.
El proceso que describo líneas arriba suele tomar horas, incluso días enteros cuando recién estás empezando.
El método de Apicbase te ayuda a ahorrar tiempo y hace todo más preciso. El cálculo de coste está automatizado a través del módulo de ingenieria de menu: los costes de recetas y los márgenes de carta se actualizan en todas tus operaciones, independientemente de cuántos locales tengas. De esta manera, todos tus administradores verán los números reales en lugar de basar sus decisiones en estimaciones hechas a mano que pueden o no ser correctas.
Deja que te lo enseñemos.
Esta es tu receta en Apicbase:
Ágil, fácil de acceder y cargada de información que tu equipo de cocina necesita para preparar y de todo lo que tu equipo en barra necesita para vender y responder a preguntas de clientes.
PASO #1
Vamos a ver primero la sección de ingredientes y subrecetas para mayor claridad. Este es tu inventario a partir del cual se crean todas tus recetas.
Puede que te tome un poco de tiempo para configurar todo, pero una vez lo hayas hecho, solo tendrás que hacer pequeños ajustes. Por ejemplo, cada vez que añadas un nuevo ingrediente o subreceta o haya un cambio en el precio/pedidos.
NOTA: Puedes hacer esto manualmente pero también puedes importar archivos XLS de tus proveedores. Esto es especialmente útil si trabajas con muchos vendedores y necesitas añadir cientos de ingredientes.
Más información: Software de gestión de inventario para restaurantes
PASO #2
Introducir tu nueva receta en Apicbase toma solo unos pocos minutos. Una vez hayas rellenado todos los campos básicos (nombre de receta, tipo de producto, tiempo en almacén, dificultad de preparación), tan solo tienes que añadir los ingredientes del menú desplegable e introducir las cantidades.
NOTA: Puedes (y debes) ser lo más detallado posible aquí, añadiendo pasos de preparación, notas de producción, imágenes e información de alérgenos/nutricional a todas tus recetas.
PASO #3
Todo listo.
Una vez hayas creado una receta en Apicbase, el escandallo ya está hecho. No tienes que volver atrás y hacer los cálculos manualmente. El sistema coge todos los datos de tu inventario, calcula los costes de receta/carta e incluso el coste por porción.
PASO #4
Cómo configurar el porcentaje de coste de comida y margen de rendimiento. Este paso va más allá de calcular el coste de tu carta, pero es la clave de lo que hace de Apicbase un software útil para hostelería. Una vez lo hayas configurado, puedes hacer un seguimiento automático y en tiempo real de cómo están rindiendo tus platos y tus cartas. Si algo va a mal, lo sabrás al instante para que puedas tomar las medidas correctas y proteger tus márgenes.
Además, puedes añadir costes laborales a la ecuación, para que obtengas el coste primario de cada receta.
Cuando conectas a tus proveedores a la plataforma, Apicbase tomará todos los cambios iniciados por el proveedores (precios y cantidades) y los aplicará a tus recetas.
Esto significa que todos tus costes son calculados en tiempo real. Incluso si no puedes hacerlo (porque no todos los proveedores están abiertos o desean participar), es fácil para ti actualizar tus ingredientes frecuentemente para mantener un nivel de control similar.
¡Enhorabuena! Has ahorrado unas 15 horas al mes Y ADEMÁS tienes una herramienta para hacer ajustes mínimos que resultarán en menores costes de comida.
Casi todo lo que hagas como administrador en hostelería está al servicio de una sola cosa: maximizar la experiencia del comensal.
Y en un segundo lugar, muy cercano, se encuentra obtener una rentabilidad. Tienes un negocio en tus manos después de todo.
Esto significa meterte de lleno en tus costes para:
Son esos pequeños ajustes los que suelen traer los mayores problemas. Para identificar esos detalles (que muchas veces se acumulan), nada es más importante que gestionar bien tu coste de carta.
Un coste de carta preciso es el primer requisito para:
Veamos más a fondo estos tres procesos, así como a la manera en que Apicbase facilita su gestión sin que las cosas se te vayan de las manos.
¿Qué sucede cuando haces tu escandallo de carta una sola vez y no lo vuelves a tocar?
Bueno, para empezar, quedas completamente ciego a los pequeños incrementos que puedan haber en los costes de bienes vendidos. Cada vez que vendas un plato que no esté costeado apropiadamente, tu rendimiento se resiente.
El mayor problema, por supuesto, sucede cuando esos costes explotan y tú ni te das cuenta.
Por ejemplo, imaginemos que tienes un amigo que administra una cadena pequeña en Bruselas. Su plato estrella es una hamburguesa de salmón a las hierbas. Es muy popular. Tu amigo calculó el coste de la receta una sola vez, para luego guardarla en el cajón y olvidarse de ello. Cuando el proveedor del salmón cambió las unidades por pedido y los precios, el margen de tu amigo desapareció completamente. Tu amigo tardó un mes en darse cuenta, y para entonces su negocio ya estaba sufriendo.
Con Apicbase, esto nunca habría pasado.
La razón es muy sencilla: Apicbase hace un seguimiento de los cambios en los costes en todo momento. Solo tienes configurarlo una sola vez. Todo lo que tienes que hacer después es revisar los informes periódicamente. Si tu coste de comida aumenta, lo notarás inmediatamente, y podrás tomar las decisiones necesarias para corregirlo.
Y en caso de que las cosas cambien enormemente, tu asistente de Apicbase te notificará al instante:
Esto asegura que estés al tanto incluso cuando no estás revisando todo constantemente
Haz un seguimiento de tu coste de comida y mejora tu rentabilidad con un software de coste de comida
Mantener bajo control tu ingeniería de carta te permite ver lo bien que puedan estar rindiendo tus platos (rendimiento vs popularidad), hacer cambios en tus decisiones de precio y trabajar en mejorar tus márgenes e ingresos totales.
Pero, para hacerlo requerirías hacer un montón de cálculos.
Por ejemplo, imaginemos que tienes un menú estrella (una hamburguesa, patatas al horno y champiñones al ajillo). Es inmensamente popular, pero apenas rentable (y esto es debido al alto coste de los ingredientes que usas). Una vez identificas el problema, decides añadir una bebida simple, por ejemplo un cóctel, pero que aumentará tu rendimiento.
¿Cómo funciona esto?
¿Revisas tus márgenes regularmente para ver si estás ganando dinero? ¿Vuelves a calcular tus precios cada vez que hay un cambio? Porque esto es lo que deberías estar haciendo. Y deberías hacerlo cada vez que haces un ajuste en tu carta y cada vez que hay un cambio en los costes.
Si no te mantienes por encima de todo, vuelves a la casilla inicial.
Volvamos al menú que mencionábamos anteriormente. ¿Qué sucede cuando el precio de un ingrediente hace que tu cóctel pase de ser rentable a serlo por un margen mínimo? ¿O si aumenta el precio de los champiñones? Pues este menú vuelve a ser una bomba de tiempo y ya no te genera ninguna rentabilidad.
Imagina ahora que puedes ver esto en tiempo real, así:
La matriz de rentabilidad de Apicbase es parte del módulo de analíticas de venta. Te muestra rápidamente qué cartas o platos se encuentran en cada categoría: estrella, oportunidad, duda o perro. Tú no tienes que calcular nada, simplemente echa un ojo al informe y obtén datos útiles que te servirán para evitar que tus márgenes sangren.
Puedes también usar la matriz de rentabilidad para poner más énfasis en los platos que sean más prometedores. Hay muchos platos de bajo coste que no están obteniendo la suficiente tracción entre tus clientes. El problema puede ser los precios, el diseño de carta o algo más. Cuando sepas qué está sucediendo, puedes probar diferentes tácticas de marketing y, esperemos, aumentar tus ventas totales y tus ingresos.
Estos informes son granulares, y por ello también lo es tu toma de desiciones. Esto solo es posible porque Apicbase hace muy fácil que te mantengas al día en tus costes de carta.
Lee más sobre el módulo de ingeniería de carta de Apicbase
¿Conoces bien esa sensación al recibir un estado de resultados que no era el que esperabas?
Hay una variación que necesitas identificar. Y lo más probable es que te tome días en encontrarla, si es que puedes…
Para identificar esa variación en tu coste de comida tienes que dedicar mucho tiempo y esfuerzo.
Tienes que revisar detalladamente esos estados, ver cada registro de inventario, confirmar los precios de cada proveedor. Todo esto toma tiempo, y cuanto más tardes en encontrar la variación, mayor será el golpe que sufran tus márgenes.
Apicbase se encarga de este proceso por ti.
Gracias al cálculo de costes de la plataforma, siempre disponible, te será muy fácil ver cómo reducir la brecha entre tu coste de comida real y teórico.
Y no tendrás que depender de folios y folios de estados e informes para identificar el problema.
Esto solucionará dos de tus problemas más importantes:
Muchas veces, reaccionar con meses de tardanza a un evento que ha causado una variación (porque recuerda que un estado de resultados se realiza trimestralmente, muy pocas veces mensualmente) hace prácticamente imposible reconciliarte con tus datos. El daño que se ha hecho no se puede reparar. Además,
Con Apicbase, verás la variación en tu coste de comida en tiempo real (y, como mencionamos, no es necesario que lo revises en todo momento: el asistente de Apicbase te notificará cuando las cosas merezcan tu atención).
Sin embargo, si quieres mantener todo bajo control, Apicbase te lo pone muy fácil:
En primer lugar, revisa la pestaña ‘Financiera’ de la receta. Aquí es donde se calcula tu coste primario y se define tu margen de rentabilidad:
Después, puedes echar un ojo al módulo de ‘Analíticas de venta’ y ubicar el mismo plato:
En este ejemplo, puedes ver que hay una gran diferencia entre el margen de rentabilidad teórico (75%) y el margen de rentabilidad real del plato (alrededor del 60%).
Ahora puedes evaluar y decidir qué necesitas cambiar, incluso si este plato merece seguir estando en la carta…
Los incrementos en los precios de ingredientes que consumen tus márgenes serán visibles inmediatamente, así que no tendrás que dedicar horas a identificarlos. Una vez que los notes, tendrás dos opciones: encontrar un proveedor más asequible o cambiar el precio de venta para que puedas volver a tu coste de comida objetivo.
Pero si tu control de coste de comida es adecuado, si el coste de tu plato no está subiendo, pero sigues viendo una variación en tus estados de resultados, entonces tienes que buscar en otro lugar. Tus primeros pasos deberían ser revisar tu desperdicio alimentario, tus procesos de producción y el tamaño de tus porciones. Lo que sea que está siendo responsable de la variación en tus márgenes, deberías poder identificarlo más rápido que antes.
Más información: módulo de analítica de ventas de Apicbase
Ahora mismo, el coste de operar un restaurante está por los cielos (en realidad, siempre lo ha estado).
El aumento en los precios de ingredientes y los problemas en la cadena de suministros hacen casi imposible para muchos operadores mantenerse a flote. Y no tener un manejo firme de tus costes empeora el problema.
Pero este es un problema que no deberías tener necesariamente.
Puedes evitarlo teniendo acceso a tus costes de comida y márgenes en tiempo real. De esta manera, puedes hacer los ajustes necesarios en cuanto veas que tu base de costes está afectada.
Esto es lo que Apicbase te ofrece
La posibilidad de configurar una base correcta en tiempo real para que todas tus actividades tomen una fracción del tiempo que tomaban antes. Ajusta los precios de tu carta en base a nuevos costes de ingredientes, modifica tu carta cuando su rentabilidad se reduzca y mejora tu rendimiento el minuto que veas que la variación en tu coste de comida está aumentando.
Haz esto, y más, con Apicbase.
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