Siete razones por las que tu costo alimentario real es diferente al ideal

Controlar tu costo alimentario es fundamental para conseguir que tu negocio sea rentable. Para ello, tienes que saber cómo calcular el costo alimentario de manera precisa.

Si el costo alimentario real en tu restaurante u hotel es más alto que tu costo alimentario ideal (también conocido como teórico u objetivo), la razón siempre se puede rastrear a una o más de las siguientes siete causas:

  1. Desperdicios
  2. Tamaño de porciones
  3. Mal procedimiento de recepción
  4. Robo
  5. Ventas sin registrar
  6. Error en las cuentas
  7. costo alimentario ideal modificado o incorrecto

El porcentaje promedio de costo alimentario en los restaurantes es de aproximadamente el 35% de los ingresos. El impacto que el costo alimentario tiene en tu rendimiento es, sin lugar a dudas, importante.

Si evitas pérdidas innecesarias en tu costo alimentario, tu rendimiento aumentará de manera exponencial sin que tengas que generar ingresos adicionales.

¿A qué nos referimos con la variación en el costo alimentario?

La variación de costo alimentario indica la diferencia entre el costo alimentario ideal y el real. Este valor se representa como un porcentaje de los ingresos en un periodo específico. En un mundo perfecto, la variación sería cero.

¿Cómo controlar el costo alimentario?

Para controlar el costo alimentario, tienes que comparar tu costo alimentario real con el ideal. En teoría, ambos valores deberían ser iguales. Cualquier desviación afectará tus márgenes de rendimiento.

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¿Por qué una diferencia entre el costo alimentario real e ideal resulta en una pérdida de rendimiento?

El siguiente ejemplo muestra cómo la variación en el costo alimentario afecta el rendimiento neto. Además, nos demuestra que simplemente conocer tu costo alimentario no es suficiente para evitar que sigas perdiendo un montón de dinero. Tienes que comparar tu costo alimentario real con el ideal para poder controlar tus costes.

Ejemplo:

De Beer Barn es una empresa de hostelería con dos divisiones: una en Bruselas y una en Ámsterdam. La dirección decide pedir a los administradores de cada una un resumen de los porcentajes de costo alimentario.

Este es el resultado:

Beer Barn Bruselas:

  • costo alimentario real = 32,1% de ingresos
  • costo alimentario ideal = 29,5% de ingresos

Si calculas la diferencia entre ambos porcentajes, obtendrás la desviación del coste de alimentos real del ideal. En este caso, la variación es de 2,6% de los ingresos.

Beer Barn Ámsterdam

  • costo alimentario real = 32,8% de ingresos
  • costo alimentario ideal = 31,9% de ingresos

La diferencia entre el costo alimentario real y el ideal es de tan solo el 0,9% de los ingresos.

Si bien el coste es más alto en Ámsterdam, la administración de dicho local hace un trabajo mucho mejor manteniendo su costo alimentario bajo control.

Tienen tan solo una variación del 0,9%.

El hecho de que en Ámsterdam se pague más por la comida que en Bruselas puede tener diferentes razones, por ejemplo, puede que las recetas sean diferentes o que la cadena de suministros sea más larga y costosa.

La mayor diferencia entre el costo alimentario real y el teórico para el local de Bruselas se puede deber a una de las siete causas que veremos más adelante.

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¿Qué significa esta diferencia para nuestro rendimiento?

Viendo únicamente el costo alimentario real, la dirección puede pensar que al local de Bruselas le está yendo mejor que al de Ámsterdam, cuando en realidad el de Bruselas acumula pérdidas innecesarias.

Si bien el costo alimentario real es efectivamente mayor en Ámsterdam que en Bruselas, los administradores de Ámsterdam controlan sus costes mucho mejor que los de Bruselas.

El impacto de las pérdidas debido a los desperdicios, etc, es tan solo el 0,9% de los ingresos, mientras que en Bruselas es del 2,6%.

Impacto en rendimientos netos: si los ingresos para cada local fueran de 1.000.000€ al año, entonces el 1,7% de pérdidas innecesarias en Bruselas resultaría en una pérdida de ingresos de 17.000€.

Imaginemos por un momento que la cadena tiene 24 locales y que la mitad de estos tienen pérdidas tan altas como las de Bruselas.

Para este grupo, significa unos 204.000€ en pérdidas de ingresos al año (12 x 17,000).

Este ejemplo demuestra que es importante conocer tanto los costes ideales como los reales.

Según los costes reales, la dirección podría asumir incorrectamente que al local de Bruselas le está yendo mejor que al de Ámsterdam, cuando en realidad el de Bruselas acumula pérdidas innecesarias.

Sin un buen control de costes, la dirección no sabría nunca que sus beneficios son menores a los que deberían tener.

Si no te ocupas de tu costo alimentario, prácticamente estás tirando dinero al agua, dinero que tu competencia se asegurará de coger inmediatamente.

El control del costo alimentario es una obligación para negocios con varios locales. Debido a su escala, cualquier desviación en sus porcentajes de costo alimentario tendrá un gran impacto en el rendimiento.

¿Cuándo es el porcentaje de costo alimentario demasiado alto? ​

Para saber si tu porcentaje de costo alimentario es demasiado alto, tienes que restar tu porcentaje de costo alimentario ideal a tu porcentaje de costo alimentario real. Cuanto más cerca a cero esté tu resultado, mejor control tendrás sobre tu costo alimentario.

Si la diferencia entre tu costo alimentario ideal y real es igual a cero, entonces tu coste teórico es igual a tu consumo real.

En otras palabras, el número de porciones vendidas multiplicado por el coste por porción en un periodo concreto debería ser igual a la depreciación en tu inventario en el mismo periodo.

Si el porcentaje de costo alimentario no es cero, significa que algo no está yendo tan bien como debería. Sin embargo, una desviación menor a 2% suele ser considerada aceptable.

Siete razones por las que tu costo alimentario real es diferente al ideal

Todos problema con tu costo alimentario se debe a una o varias de las siguientes siete causas.

1. Desperdicios

el despilfarro provoca una variación entre el coste real y el ideal de los alimentos
Un registro digital te permite tener un análisis detallado sobre cuándo y por qué se producen los desperdicios.

Problema: desperdiciar una cantidad pequeña de comida todos los días es algo bastante común. Sin embargo, las cantidades pequeñas se hacen más grandes y al final siempre reducen tu rendimiento inevitablemente. Puede que estés acostumbrado a ver tu cocina llena de ingredientes frescos, pero antes de que puedas darte cuenta, tu equipo habrá perdido sus buenos hábitos al trabajar con comida.

Afortunadamente, el «despilfarro» es un coste asumible.

Con un registro exacto del valor de los productos que desperdicias, descubrirás cuándo y por qué suceden. Estas conclusiones te ayudarán a encontrar una solución.

Solución: Usar un sistema para registrar las pérdidas de comida, como platos devueltos, derrames, errores en cocina, productos caducados.

Puedes usar una hoja y un lápiz, pero un sistema digital es infinitamente mejor. Te permite hacer un seguimiento de tu evolución y te dará un análisis sobre por qué tus desperdicios son excesivos. Apicbase ofrece un módulo de gestión de inventario profesional con la posibilidad de registrar los desperdicios en tu tablet, smartphone u ordenador.

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2. Control de porciones

Red measuring cups in different sizes on a timber board

Problema: La falta de control de porciones es una de las principales causas de la variación en el costo alimentario.

Las porciones en una receta suelen ser fijas. La receta es lo que usas para calcular el costo alimentario teórico. Con un control adecuado, el volumen de ingredientes que usas en un plato terminado será el mismo al de tu receta y, por tanto, tu costo alimentario real debería ser igual al ideal.

Si las porciones varían, tu costo alimentario real tendrá un valor muy alto y tu variación nunca será igual a cero.

Lo mismo sucede con la preparación. Si tu mise en place es completamente intuitiva, no será posible calcular tu costo alimentario. Esto es muy peligroso porque nunca sabrás si un plato es rentable o no.

Solución: no puedes confiar en tu intuición en este aspecto. Sigue las recetas y utiliza unidades de medida exactas: tazas, cucharadas, gramos, etc, durante la preparación.

Un buen consejo es dividir los ingredientes y productos prefabricados en porciones por adelantado. De esta manera, incluso cuando tu equipo esté a mil por hora, podrás estar seguro de que tus porciones serán las mismas.

3. Problemas con la recepción de pedidos

los procedimientos de recepción deficientes provocan una variación entre el coste real y el ideal de los alimentos
No solo tienes que revisar si todo está en su lugar, sino también si su peso y precio coinciden.

Problema: los errores al recibir tus pedidos te llevarán siempre a costes más altos.

¿Te suena familiar? ¿Es muy común que venga el transportista, deje el pedido en la nevera de la cocina y se vaya rápidamente? Es muy posible que no tenga ninguna mala intención, pero los errores en las entregas suceden todo el tiempo.

Si falta algún producto, o si la cantidad recibida es incorrecta, o incluso si te entregaron el producto equivocado, solo lo sabrás cuando vayas a preparar tus platos, lo cual te traerá un montón de problemas y te llevará a hacer pedidos a último minuto.

O puede que ni lo notes, y simplemente pagues la cantidad total cuando te llegue la factura.

Aquí es cuando tu costo alimentario se te va de las manos rápidamente.

Solución: un proceso de recepción que evite pérdidas innecesarias de tiempo y dinero. Revisa siempre que los productos que recibes sean exactamente los que has pedido.

Y no solo revises que estés recibiendo todo, sino que tanto el peso como el precio sean correctos.

Digitaliza la recepción de pedidos con Apicbase. Cuando hagan una entrega, lo único que tienes que hacer es abrir el módulo de pedidos. Esto te mostrará el pedido para su verificación. Tanto el pedido como la entrega están enlazadas para facilitar el seguimiento rápido de errores.

4. Robo

los robos provocan la variación entre el coste real y el ideal de los alimentos
Un sistema digital de gestión de inventario te ayuda a detectar variaciones inesperadas.

Problema: Desafortunadamente, el robo de productos es algo que sucede a menudo y hace que tu costo alimentario suba por las nubes.

Solución: un control de inventario sistemático reduce el riesgo de robo. Nadie coge nada si sabe que existe la probabilidad de ser descubierto. Y si aquello sucede, un sistema digital de gestión de inventario de ayudará a detectar deficiencias rápidamente. Las fluctuaciones innecesarias se pueden ver fácilmente en un gráfico.

5. Ventas no registradas

las ventas no registradas provocan una desviación entre el coste real y el ideal de los alimentos
La regla debería ser que no se prepara nada a menos que pase primero por el sistema POS.

Problema: Las ventas no registradas van a hacer que aumente tu costo alimentario. Estamos hablando de platos que fueron servidos, pero que no fueron registrados en caja.

Solución: Un sistema POS que envía el pedido directamente a la cocina soluciona este problema. La regla debería ser que no se prepara nada a menos que pase primero por el sistema POS.

Regla general: asegúrate de que tus herramientas digitales estén conectadas. Todos los sistemas deberían poder integrarse entre sí para que puedan obtener datos de cada uno.

Esta regla tan simple puede reducir tu costo de comida entre 2% y 5%.

6. Error en las cuentas

la contabilidad de errores provoca la desviación entre el coste real y el ideal de los alimentos
Siempre revisa que tu administración haya hecho los deberes correctamente antes de investigar problemas de costo alimentario.

Problema: un pedido que no se anuló a tiempo o un recuento de inventario que no se llegó a hacer aumentarán tu costo alimentario.

Solución: antes de empezar a investigar la causa de discrepancia entre tu costo alimentario real e ideal, fíjate si la administración ha hecho todas las tareas y registros correctamente.

7. costo alimentario ideal incorrecto o modificado

Problema: Si no puedes rastrear la causa de diferencia entre tu costo alimentario real y teórico, revisa los precios de ingredientes en tus cálculos.

Solución: los precios cambian constantemente. Es posible que tu coste calculado ya no sea válido. Siempre revisa tus precios y cálculos.

Por cierto, ya que los precios están cambiando constantemente, Apicbase ejecuta cada cambio en tu lista de ingredientes de manera inmediata para que se vean reflejados en tus cálculos de costo alimentario. De esta manera, tus cálculos siempre estarán actualizados a los precios más recientes.

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