Verspillingslogboeken in Restaurants: Verlaag de Kosten en Verhoog de Duurzaamheid

Voedselverspilling is net zo slecht voor het milieu als voor je winsten. Elk stukje afval dat in de vuilnisbak belandt, is een gemiste kans op winst. De hoeveelheid voedsel die wordt verspild in de horeca is bovendien een aanslag op de planeet.

Franco Prontera van Too Good To Go onthulde in een recent interview met de CEO van Apicbase, Carl Jacobs, dat “meer dan een derde, bijna 40%, van al het voedsel dat wereldwijd wordt geproduceerd in de vuilnisbak belandt. Dat is ongeveer 2,5 miljard ton voedsel per jaar.”

Restaurants hebben nu echter de kans om een verandering teweeg te brengen, en dat ten gunste van niet alleen de planeet, maar ook hun winst.

In hetzelfde interview geeft Franco aan dat 14% van het voedsel dat een commerciële keuken binnenkomt nooit bij de klant terechtkomt. Eurostat heeft vastgesteld dat restaurants en cateringdiensten verantwoordelijk zijn voor maar liefst 9% van de voedselverspilling in de EU. Er is dus nog veel ruimte voor verbetering. Slechts enkele kleine aanpassingen kunnen een al enorme impact hebben. Een logboek van de verspilling opstellen is de eerste stap.

Apicbase is een veelzijdig platform voor restaurantbeheer dat niet alleen de bedrijfsvoering efficiënter maakt, maar ook specifieke tools en functies biedt om voedselverspilling tegen te gaan en op die manier het rendement te verhogen.

In dit artikel bespreken we wat logboeken voor voedselverspilling zijn, wat de voordelen ervan zijn, hoe je ze in de praktijk brengt en wat de beste manieren zijn om ze in stand te houden.

Wat is een Verspillingslogboek voor Restaurants?

Een verspillingslogboek is een instrument dat door restaurants wordt gebruikt om de hoeveelheid en soorten weggegooid voedsel in kaart te brengen. Aan de hand van dit logboek kan men de patronen en oorzaken van voedselverspilling bepalen, zodat er strategieën kunnen worden geïmplementeerd om deze verspilling tegen te gaan, de efficiëntie te verhogen en de food cost te verlagen.

De Belangrijkste Voordelen van een Verspillingslogboek

Een verspillingslogboek meet de hoeveelheid en de soorten voedsel die worden weggegooid. Op basis van deze gegevens kunnen de oorzaken van de voedselverspilling worden achterhaald en kunnen er oplossingen worden ontwikkeld om de verspilling tot een minimum te beperken. Dit levert restaurants een aantal voordelen op die niet beperkt blijven tot financiële voordelen.

Geld besparen door een zo efficiënt mogelijk gebruik van de ingrediënten

Zodra je de oorzaken van de verspilling hebt ontdekt, kun je de hoeveelheid ingrediënten die in de vuilnisbak belanden gaan verminderen.

Elk stukje voedsel dat niet wordt verspild, heeft een directe invloed op de hoeveelheid voedsel die je nodig hebt en verlaagt dus ook de food cost. Uit een onderzoek van milieuactiegroep Champions 12.3 blijkt dat restaurants gemiddeld €7 besparen voor elke €1 die ze investeren in de beperking van voedselverspilling. Deze strategieën hebben dus een rendement van 700%.

Hoe gerichter je dus investeert in de aanpak van voedselverspilling, hoe meer je bespaart op de food cost. Dit levert meer winst op zonder dat je meer hoeft te produceren of meer gasten hoeft te bedienen. Deze winsten zijn volledig te wijten aan de optimalisatie van interne processen, niet aan een hogere omzet.

Patronen en trends in de voedselverspilling identificeren

De verspilling bijhouden is een cruciaal middel om te grote bestellingen, verkeerd gebruik en bederf te identificeren en te corrigeren. Door systematisch gegevens over de verspilling te verzamelen, kunnen restaurants precies nagaan waar hun inkoop- en voorraadprocessen tekortschieten.

Op basis van gedetailleerde gegevens over de totale verspilde waarde, het verspillingspercentage van de COGS (Cost of Goods Sold) en de verspilling per verkooppunt vertellen je precies waar en waarom er verspilling plaatsvindt.

Het dashboard voor inkoopbeheer van Apicbase verdeelt de verspilling in categorieën en rangschikt de 15 meest verspilde ingrediënten naar waarde. Op die manier kunnen managers patronen herkennen en specifieke problemen aanpakken, zoals het herhaaldelijk te veel bestellen van bepaalde artikelen of onjuiste opslagtechnieken die tot bederf leiden.

Dankzij de integratie van Apicbase met POS-systemen krijg je een duidelijk beeld van het verband tussen de verkooppatronen en de verspilling. Als uit de gegevens bijvoorbeeld blijkt dat bepaalde ingrediënten vaak worden verspild na de bereiding van een specifiek gerecht, kan dit erop wijzen dat de porties moeten worden aangepast of dat de bereidingstechnieken moeten worden geoptimaliseerd.

Op basis van deze inzichten kun je dan je inkoopstrategieën bijsturen en alleen bestellen wat je nodig hebt, waardoor je de food cost verlaagt en het rendement verhoogt.

Meer duurzaamheid

Voedselverspilling heeft een enorme impact op het milieu. Uit een rapport van de Voedsel- en Landbouworganisatie van de Verenigde Naties blijkt dat voedselverspilling verantwoordelijk is voor 8 tot 10% van de wereldwijde uitstoot van broeikasgassen.

Dit is niet alleen slecht voor het klimaat, maar ook voor de productiviteit in de landbouw. Zo kunnen onvoorspelbare weerpatronen en een achteruitgang in de kwaliteit van de bodem zowel de opbrengst als de voedingswaarde van de gewassen verlagen.
Verspilling verstoort bovendien de toeleveringsketens, waardoor de wereldwijde voedselvoorziening verder onder druk komt te staan. Dit leidt uiteindelijk tot tekorten en hogere prijzen. Als we verspilling tegengaan, kunnen we de efficiëntie van de toeleveringsketens verhogen en bijdragen aan een stabielere voedselvoorziening.

Voedselverspilling tegengaan is een essentiële maatregel om de horeca duurzamer te maken. Je verlaagt zo niet alleen de ecologische voetafdruk van je restaurant, maar verbruikt ook minder grondstoffen en bouwt actief mee aan een duurzamere voedselvoorziening.

Verspillingslogboeken spelen ook een cruciale rol in de verplichte ESG-rapportage (Environmental, Social en Governance) voor grote bedrijven. De ESG-regelgeving verplicht bedrijven om hun impact op het milieu kenbaar te maken, waaronder ook hun praktijken inzake afvalbeheer. Door de beperking van de verspilling op te nemen in de ESG-rapportage zorgen restaurants er niet alleen voor dat ze aan de regelgeving voldoen, maar verbeteren ze ook hun reputatie bij milieubewuste consumenten.

In het kader van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) moet opgemerkt worden dat Apicbase zowel rapporten over de voedselverspilling als over de ecologische voetafdruk biedt, zodat horecabedrijven beter tegemoet kunnen komen aan de regelgeving op het gebied van duurzaamheidsrapportage.

Het bewustzijn en de verantwoordelijkheid van het personeel vergroten

Door het personeel te betrekken bij de registratie van de verspilling, bevorder je een cultuur van bedachtzaamheid en verantwoordelijkheid in je restaurant. Als de medewerkers actief betrokken worden bij de registratie van de voedselverspilling, worden ze zich meer bewust van hun impact op het milieu en de omzet van het bedrijf.

Op die manier worden ze gestimuleerd om bewuster om te gaan met de grootte van de porties, de bereiding van de gerechten en de opslag van ingrediënten, wat uiteindelijk de hoeveelheid verspilling verder terugdringt. Door de registratie van de verspilling op te nemen in hun takenpakket voelen de medewerkers zich verantwoordelijk voor het voedsel dat ze verwerken.

Een Verspillingslogboek Implementeren in 6 Stappen

Een verspillingslogboek is nutteloos als de verzamelde informatie niet nauwkeurig en betrouwbaar is. Wil je ervoor zorgen dat het personeel de verspilling correct registreert, dan moet je een betrouwbaar systeem implementeren en de meest efficiënte methoden promoten.

Volg deze zes stappen voor een correcte implementatie van je verspillingslogboek.

1. Bepaal de verspillingscategorieën

Bepaal eerst de categorieën van de verspilling. This is crucial for determining the sources and causes of food waste. Als je begrijpt waar de verspilling precies ontstaat, kun je gerichter te werk gaan om de hoeveelheid verspilling te beperken.

Enkele van de meest voorkomende categorieën zijn:

• Bederf: Ingrediënten die niet meer bruikbaar zijn door bederf of een verkeerde bewaarmethode.
• Snijafval: Snijafval, ook wel snijresten genoemd, zoals groentesnippers en het vet, de huid en de graten van vis en vlees.
• Overproductie: Bereide productien die niet worden verkocht voor hun optimale gebruikstijd.
• Bordresten: Voedsel dat op het bord van de klant blijft liggen.
• Onopzettelijke verspilling: Voedsel dat verloren gaat voordat het de klant bereikt, bijvoorbeeld doordat het breekt of valt.

2. Stel het verspillingslogboek in

Neem deze gegevens op in je verspillingslogboek:

1. Datum en tijd – wanneer de verspilling is opgemerkt
2. Soort voedsel – de specifieke items die worden verspild, bijvoorbeeld groenten, vlees of zuivel
3. Hoeveelheid – de hoeveelheid verspild voedsel, meestal uitgedrukt in gewicht of volume.
4. Reden voor de verspilling – waarom het voedsel is verspild, bijvoorbeeld bederf, overbereiding of bordresten.
5. Medewerker – de persoon die de verspilling heeft opgetekend
6. Notities – aanvullende opmerkingen of waarnemingen die het onderzoek ondersteunen

De verspilling handmatig bijhouden op papier is eenvoudig, maar kan erg omslachtig zijn. Managers moeten deze informatie dan handmatig verzamelen en alle logboeken opbergen. Verschillende medewerkers registreren de verspilling op verschillende manieren, wat de consistentie in de weg staat. Alle gegevens moeten dan bovendien handmatig worden geordend.

Omdat de verspilling digitaal wordt bijgehouden, kan het personeel deze snel in de juiste categorieën plaatsen, waardoor de kans op fouten of onduidelijkheid kleiner wordt. Apicbase begeleidt de medewerkers bij de registratie van voedselverspilling, met inbegrip van de categorie, de hoeveelheid en de redenen voor de verspilling. Apicbase verwerkt deze gegevens bovendien in de voorraadbeheersoftware, zodat je ze kunt vergelijken met de voorraad- en verkoopgegevens. Zo krijg je een duidelijker beeld van de situatie.

3. Verzamel zorgvuldig alle gegevens

Om de oorzaken van de voedselverspilling vast te stellen is het van essentieel belang om alle gegevens zorgvuldig en nauwkeurig te registreren. Dit geldt vooral voor bedrijven met meerdere keukens, restaurants en filialen.

Hier volgen enkele tips om de nauwkeurigheid en de consistentie van de gegevens te verbeteren:

1. Standaardiseer alle processen – Stel duidelijke richtlijnen op voor de registratie van de verspilling, met daarin specifieke aanwijzingen voor de hoeveelheden, de classificatie en de redenen van de verspilling.
2. Train het personeel – Licht regelmatig alle werknemers in over het belang van een correcte registratie en toon hen de juiste technieken voor een nauwkeurige registratie. Goed geïnformeerde medewerkers houden zich beter aan de vastgestelde richtlijnen en helpen om betrouwbare gegevens te verzamelen.
3. Maak gebruik van technologie – Implementeer een systeem voor voorraadbeheer waarin de verzameling van gegevens wordt geautomatiseerd, zodat er minder fouten kunnen worden gemaakt. Geautomatiseerde systemen leveren actuele gegevens en analyses, waardoor men nauwkeuriger te werk kan gaan.
4. Vereenvoudig de gegevensinvoer – Zorg ervoor dat de registratie van de verspilling zo eenvoudig mogelijk is. Met eenvoudige formulieren of digitale interfaces wordt de kans op fouten tot een minimum beperkt en zijn de gegevens betrouwbaarder.
5. Geef feedback – Bespreek regelmatig de gegevens over de verspilling met het personeel en geef feedback. Door je medewerkers te bedanken voor de nauwkeurige registratie en eventuele aandachtspunten te bespreken, benadruk je het belang van nauwkeurige gegevens.

De 5 essentiële KPI’s

Om de kosten en de verspilling te verminderen, moeten restaurants vooral de volgende prestatie-indicatoren controleren:

1. Totale verspilde waarde – De monetaire waarde van alle voedselverspilling.
2. Het percentage verspilling ten opzichte van de COGS – Dit vertelt je in welke mate verspilling het rendement beïnvloedt.
3. Verspilling per filiaal – De gegevens per vestiging, zodat men de filialen met de meeste verspilling kan identificeren en vergelijken.
4. Het percentage per verspillingscategorie van de totale verspilde waarde in het filiaal – Het overzicht van de verspilling per categorie, zodat er in elk filiaal specifieke aandachtspunten kunnen worden geïdentificeerd.
5. Verspilling over langere tijd – De trends van de verspilling over verschillende perioden, zodat men patronen kan identificeren en de doeltreffendheid van de getroffen maatregelen kan meten.

Als de KPI’s worden gecontroleerd via een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem, zoals dat van Apicbase, dan krijgen restaurants de nodige inzichten om verspilling tegen te gaan en de algemene efficiëntie te verhogen.

4. Analyseer de gegevens

Om de trends en aandachtspunten te identificeren, is het van cruciaal belang om een grondige analyse te maken van de gegevens over de verspilling. Restaurants kunnen dankzij een systematische analyse van de gegevens bepaalde patronen aan het licht brengen, zodat men strategische beslissingen kan nemen om de verspilling tegen te gaan, de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen.

Hier zijn enkele methoden die je kunt gebruiken om een grondige gegevensanalyse uit te voeren:

• Tijdgebonden trends – Analyseer de verspilling over verschillende perioden (dagelijks, wekelijks, maandelijks en per seizoen) om bepaalde patronen te identificeren. Als je vaststelt dat er bijvoorbeeld meer verspild wordt in het weekend of tijdens bepaalde seizoenen, kan dat op problemen wijzen bij de vraagvoorspelling of de menuplanning.
• Trends per categorie – Onderzoek welke categorieën voedsel, zoals vlees, zuivel of droogwaren, systematisch worden verspild. Zo kun je specifieke ingrediënten identificeren die vaak te veel worden ingekocht of verkeerd worden verwerkt.
• Redenen voor de verspilling – Sorteer de gegevens op basis van de opgegeven redenen (bederf, overbereiding, retouren van klanten). Door de belangrijkste oorzaken van de verspilling te achterhalen, kunnen er gerichte maatregelen worden getroffen om deze problemen aan te pakken.

5. Maak aanpassingen op basis van de bevindingen

Zodra de gegevens van de verspilling zijn geanalyseerd, is het tijd om effectieve aanpassingen te maken. Dit zijn enkele voorbeelden van de mogelijke maatregelen:

• Wijzig de bestelhoeveelheden – Gebruik nauwkeurige vraagvoorspellingen om de bestelhoeveelheden aan te passen, zodat het risico op overschotten en bederf wordt verkleind.
• Train het personeel – Train het personeel in de beste manieren om het voedsel te verwerken, te bewaren en de porties te controleren. Door ze bovendien bewust te maken van de impact van voedselverspilling stimuleer je een cultuur van verantwoordelijkheid en efficiëntie.
• Menu engineering – Optimaliseer je menu door items die veel verspilling veroorzaken te elimineren of te herzien. Maak gebruik van seizoensgebonden ingrediënten en gebruik overschotten in dagschotels om verspilling tegen te gaan.

Dankzij deze strategieën kunnen restaurants op een eenvoudige manier de voedselverspilling drastisch verminderen, de kosten verlagen en de algemene duurzaamheid bevorderen.

6. Controleer en stel de strategieën continu bij

Een solide registratiesysteem voor de registratie van verspilling zal snel resultaat opleveren. Maar als je na de eerste resultaten al je voet van het pedaal haalt, zal de voedselverspilling snel weer aanzwellen.

Als je de strategieën continu controleert en bijstelt, kun je nieuwe patronen signaleren, je sneller aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en je aanpak optimaliseren.

Met de rapportage- en analysetools van Apicbase volg je continu de verspilling in de gaten en krijg je onmiddellijk een idee van de doeltreffendheid van de geïmplementeerde strategieën.

De Beste Manieren om een Verspillingslogboek bij te Houden

Met een zorgvuldig verspillingslogboek kun je moeiteloos eventuele knelpunten signaleren, de bedrijfsvoering stroomlijnen en het kostenbeheer aanscherpen. Dit zijn de beste manieren om een nauwkeurig, consistent en betrouwbaar verspillingslogboek bij te houden.

Bepaal de bronnen van de verspilling

Dit zijn de meest voorkomende categorieën van verspilling en hun vermoedelijke oorzaken.

Bederf = slecht voorraadbeheer

Bederf is vaak het gevolg van slecht voorraadbeheer. Als de ingrediënten niet correct worden bewaard of in te grote hoeveelheden worden besteld, dan bestaat de kans dat ze bederven voordat ze kunnen worden gebruikt.

Gebruik gespecialiseerde voorraadbeheersoftware om de voorraadniveaus bij te houden, bestellingen te automatiseren en ervoor te zorgen dat alle ingrediënten op tijd worden opgebruikt. Zo verklein je de kans op bederf en beperk je verspilling tot een minimum.

Te veel snijafval = inefficiënte bereidingstechnieken

De verspilling ontstaat wanneer er tijdens het bereidingsproces te veel voedsel verloren gaat door inefficiënte technieken of fouten. Denk hierbij aan overmatig snijafval bij groenten of vlees, maar bijvoorbeeld ook te lang koken.

Met de informatie uit het verspillingslogboek kunnen restaurants nagaan waar ze hun personeel moeten bijscholen over de juiste bereidingsmethoden, welke snijtechnieken ze moeten standaardiseren en waar ze in het algemeen betere praktijken moeten implementeren. Dergelijke verbeteringen beperken de verspilling bij de bereiding tot een minimum en verbetert de algemene efficiëntie in de keuken.

Overproductie = verkeerde vraagvoorspelling

Er is sprake van overproductie als er meer voedsel wordt bereid dan nodig is. Dit is vaak het gevolg van onjuiste vraagvoorspellingen. De overschotten kunnen niet worden verkocht en moeten worden weggegooid.

Met nauwkeurige tools voor vraagvoorspelling kun je een veel betere voorspelling doen van de vraag, zodat je altijd de juiste hoeveelheid voedsel bereidt. De vraagvoorspellingssoftware van Apicbase baseert zich op de historische verkoopgegevens en trends om nauwkeurige voorspellingen te maken, waardoor overproductie en verspilling tot een minimum worden beperkt.

Bordresten = te grote porties of slechte menuplanning

Klanten laten vaak etensresten achter op hun bord als de porties te groot zijn of als ze het gerecht niet lekker vonden.

Analyseer wat er het vaakst op de borden achterblijft en stem indien nodig de grootte van de porties af op de voorkeuren van de klant, zodat er minder restjes overblijven.

Met een effectieve menuplanning zorg je ervoor dat alle menu-items de klanten tevreden stellen en dat er zo min mogelijk voedsel wordt verspild. De ingrediënten worden efficiënter benut en er wordt beter ingespeeld op de voorkeuren van de klant. De tools voor menuplanning van Apicbase helpen je om menu’s te ontwerpen die minder verspilling veroorzaken en de klantentevredenheid verhogen.

Organiseer regelmatige trainingssessies en verhoog de inzet van het personeel

Om de verspilling te beperken en de bedrijfsvoering te optimaliseren moet het personeel regelmatig worden bijgeschoold en gemotiveerd. Zo zorg je ervoor dat alle teamleden over de nodige vaardigheden en kennis beschikken om verantwoord met voedsel om te gaan, de verspilling tot een minimum te beperken en het voorraadbeheer te optimaliseren.

Automatiseer de traceerbaarheid en voorspellingen

Met behulp van geautomatiseerde tools krijg je een beter beeld op de voedselverspilling en kun je betere beslissingen nemen. Ze helpen restauranthouders om de voorraadniveaus in de gaten te houden, gebruikspatronen te analyseren en gedetailleerde variantierapporten te genereren.

Door de processen in restaurants te automatiseren, kunnen restauranthoudes proactieve beslissingen nemen, zoals bijvoorbeeld bestellingen afstemmen op basis van de actuele trends in de vraag of seizoensgebonden schommelingen.

Digitale verspillingslogboeken bieden aanzienlijk meer voordelen dan traditionele papieren logboeken. Omdat ze menselijke fouten bij de invoer en berekening tot een minimum beperken, staan ze garant voor maximale nauwkeurigheid en betrouwbaarheid. Ze bieden bovendien actuele inzichten in de hoeveelheid verspilling die wordt veroorzaakt.

Digitale transformatie optimaliseert de activiteiten, verhoogt de efficiëntie en bevordert duurzame praktijken.

Integreer de verspillingslogboeken met andere systemen

Als je de verspillingslogboeken integreert met andere beheersystemen, verhoog je de efficiëntie van de bedrijfsvoering en zorg je ervoor dat de gegevens beter worden benut. De integraties met software voor restaurantbeheer zorgen ervoor dat de gegevens over de verspilling naadloos gekoppeld worden aan het voorraadbeheer, de menuplanning en je kassasysteem, zodat er een uniform platform wordt gecreëerd. Dankzij deze holistische benadering krijg je een compleet overzicht van de invloed die de verspilling heeft op verschillende aspecten van het bedrijf, gaande van de inkoop tot de samenstelling van het menu.

Vooral voor bedrijven met verplichte traceerbaarheidsvoorschriften kan de integratie van verspillingslogboeken erg nuttig zijn. De robuuste integratiemogelijkheden van Apicbase vereenvoudigen de traceerbaarheid van de voedingsmiddelen en zorgen ervoor dat alle gegevens over de verspilling nauwkeurig worden bijgehouden in alle relevante afdelingen.

Herzie regelmatig de strategieën om de verspilling aan te pakken

De verspilling beperken is al moeilijk genoeg, maar die beperking volhouden is nog moeilijker. Als je je inspanningen om de verspilling te beperken vol wilt houden, is het belangrijk om je strategieën regelmatig te evalueren en aan te passen.

Evalueer de verspillingslogboeken op regelmatige basis, zodat je eventuele aandachtspunten kunt identificeren en op basis daarvan de nodige aanpassingen kunt doorvoeren.

Zo verfijn je niet alleen je inkooppraktijken, maar optimaliseer je ook de menuplanning en het voorraadbeheer.

Maak een verspillingslogboek voor je restaurant met Apicbase

Door de voedselverspilling tot een minimum te beperken, kunnen restaurants niet alleen hun kosten verlagen, maar ook hun winst verhogen en het milieu beschermen. Dit is echter geen gemakkelijke taak, en al zeker niet voor complexe horecabedrijven en restaurantketens met meerdere vestigingen.

Wil je de voedselverspilling blijvend tot een minimum beperken, dan zijn digitale verspillingslogboeken een must. Ze bieden cruciale inzichten in de patronen van voedselverspilling en verschaffen nuttige informatie over doeltreffende strategieën om de hoeveelheid verspilling te beperken.

Met Apicbase wordt de registratie van de verspilling kinderspel en verminder je de hoeveelheid verspilling op basis van de gegevens die je verzamelt. Het systeem zorgt ervoor dat je restaurants steeds over de correcte hoeveelheid ingrediënten beschikken, waardoor het risico op bederf of verspilling tot een minimum wordt beperkt. Grote restaurants en horecabedrijven over de hele wereld gebruiken de tools van Apicbase om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en het rendement te verhogen.

Als je minder verspilt, bespaar je niet alleen opp de food cost, maar laat je je klanten ook zien dat je je inzet voor duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid: een win-win situatie, zowel voor je bedrijf als voor het milieu.