Automatisering In Restaurants: De Sleutel Tot Maximale Efficiëntie In De Back Of House

Als we het over automatisering in restaurants hebben, beeld je je als snel een gekke toekomst in met door AI aangedreven robots die cocktails shaken en drones die maaltijden afleveren door je dakraam. Maar automatisering in de horeca is veel meer dan dat.

In het rapport 2024 Square Future of Restaurants werden duizenden restauranthouders en klanten in de Verenigde Staten, Canada en het Verenigd Koninkrijk ondervraagd. 100% van de restauranthouders gaf aan dat automatisering hun bedrijfsvoering heeft verbeterd. En meer dan de helft van de respondenten gaf aan dat ze van plan zijn om in 2024 meer uit te geven aan technologie en automatiseringstools.

Restaurants zetten software en slimme hardware in om zowel alledaagse taken als managementfuncties te automatiseren, zoals bijvoorbeeld de inkoop van ingrediënten, het voorraadbeheer, de opstelling van productielijsten, de aanpak van allergenen en de kostenberekening.

Dit maakt niet alleen het werk eenvoudiger, maar verbetert ook de efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance. Als je alle gegevens van je restaurant samenbrengt, krijg je een compleet overzicht van de financiële gezondheid van je restaurant, waardoor je de marges kunt verhogen.

Wat Is Automatisering In Restaurants?

Automatisering van restaurants houdt in dat er technologie wordt ingezet om de activiteiten te vereenvoudigen en te optimaliseren. Door software en hardware zoals kassasystemen en keukenprinters te integreren met de back-of-house systemen zoals de software voor boekhouding en voorraadbeheer, kunnen restaurants efficiënter, nauwkeuriger en flexibeler te werk gaan.

Met automatisering wordt elk aspect van de bedrijfsvoering geoptimaliseerd, van de online en fysieke opname van bestellingen tot de planning van recepten, productie, personeelsbeheer en loonadministratie.

Welke Back-Of-House Processen Kunnen Worden Geautomatiseerd?

Back-of house (BOH) activiteiten zijn vaak zeer complex en bestaan uit veel bewegende onderdelen. Er zijn echter overal mogelijkheden om de processen te automatiseren en de efficiëntie te verhogen, variërend van het receptbeheer tot het voorraadbeheer en de productie.

Hieronder bespreken we hoe de centralisatie van al je gegevens met behulp van BOH-managementsoftware je niet alleen tijd bespaart, maar ook kosten verlaagt en de winstmarges verhoogt.

Productie

Met software voor productieplanning verandert de productie, van oudsher een karwei op papier, in een digitaal proces. Het systeem genereert op basis van je recept- en voorraadgegevens volledig berekende productieplannen, wijst taken toe aan specifieke medewerkers en werkstations én registreert alle vorderingen op één plek.

De beste systemen bieden een kant-en-klare totaalplanning, zodat de productie steeds op rolletjes loopt. Ze genereren volledig berekende productieplannen op basis van je receptgegevens, wijzen taken toe aan het personeel en werkstations en houden de vorderingen bij in één uniform systeem.

De functies voor productieplanning die in je voorraad- en receptbeheersoftware zijn ingebouwd, zijn vooral erg nuttig voor grote restaurants met meerdere vestigingen, omdat je ze kunt gebruiken om:

• Gedetailleerde bereidingsinstructies op te slaan en in alle vestigingen uniforme producten te serveren.
• Precieze batchhoeveelheden te bepalen op basis van de actuele vraag, waardoor de food cost beter in de hand kan worden gehouden en er minder wordt verspild.
• Flexibele bereidingsplannen kunt opmaken om aan de lokale vraag tegemoet te komen of gestandaardiseerde processen kunt toepassen over het hele bedrijf, waarbij op basis van de huidige voorraadniveaus automatisch suggesties worden gegeven voor herbevoorrading.
• Automatisch uitgebreide productieplannen kunt genereren voor centrale productiekeukens, zodat bestellingen van de filiaalkeukens efficiënt kunnen worden uitgevoerd.

Menu engineering

Menu engineering software verschaft je de nodige inzichten om het menu van je restaurant te analyseren en verbeteringen aan te brengen die het rendement verhogen.

De meest uitgebreide systemen bewaren alle gegevens over je ingrediënten, leveranciers en prijzen op één plek. Op die manier kun je de recepten en menu’s beheren voor de hele groep of ze afstemmen op individuele filialen.

Stel volledig uitgewerkte en geportioneerde recepten samen, inclusief de voedingsinformatie, en zorg voor consistentie aan de hand van gedetailleerde bereidingsinstructies.

De beste systemen bieden real-time kostenberekening voor recepten en berekenen automatisch het percentage en de variantie van de food cost, zodat je de slecht presterende items kunt herkennen en bijwerken.

Dankzij de centrale database is er consistentie in alle vestigingen en kan het personeel voor elk gerecht gemakkelijk labels met allergenen en een Nutri-score genereren.

Voorraadbeheer

Met software voor voorraadbeheer wordt het voorraadbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen geautomatiseerd, waarbij de nadruk wordt gelegd op nauwkeurigheid en efficiëntie. De software houdt de voorraad automatisch bij tot op het ingrediëntniveau, waardoor er veel minder handmatige tellingen moeten worden uitgevoerd.

De beste voorraadbeheersystemen kunnen worden geïntegreerd met je kassasysteem, zodat bij elke verkoop automatisch de voorraadniveaus worden bijgewerkt. Op die manier beschik je altijd over correcte voorraadgegevens. Het systeem kan daardoor ook afwijkingen tussen de reële en theoretische voorraadniveaus signaleren, zodat de variantie in de voorraad tot nul wordt gereduceerd.

De nieuwste systemen bieden medewerkers de mogelijkheid om voorraadtellingen uit te voeren op tablets, waarbij alle tellingen automatisch worden geregistreerd. Ze zetten bovendien met één klik de stuklijsten om in inkooporders op basis van de huidige voorraadniveaus.

Met voorraadbeheersoftware kun je de veranderingen in de kosten en marges gemakkelijk opvolgen in actuele prestatiedashboards die je een nauwkeuriger inzicht geven dan de traditionele winst- en verliesrapporten.

Inkoop

Software voor inkoopbeheer digitaliseert de inkoop voor bedrijven met meerdere vestigingen en zorgt zo voor meer efficiëntie en hogere marges.

De beste systemen brengen alle interacties met leveranciers samen op één platform, zodat keukenteams bestellingen kunnen plaatsen op basis van reële inzichten in voorraad en verkoop. Dit voorkomt giswerk en overschotten in de voorraad.

Als je over een geïntegreerd inventarisatie- en inkoopplatform beschikt, kun je inkoopsuggesties genereren op basis van de voorraadniveaus, vraagvoorspellingen en levertermijnen, waardoor het hele inkoopproces wordt geautomatiseerd.

De software garandeert volledige transparantie en registreert de volledige inkoopcyclus, van stuklijsten tot inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen. Bovendien bevordert de software de relatie met je leveranciers. Alle inkoophistorie en -gegevens worden namelijk opgeslagen op één plek, zodat je makkelijker kunt onderhandelen en samenwerken.

Traceerbaarheid

Met traceerbaarheidssoftware volg je moeiteloos alle ingrediënten van hun herkomst tot hun levering. Op die manier kom je maximaal tegemoet aan de regelgeving. Als je meer transparantie in de toeleveringsketen creëert, voorkom je onnodige terugroepacties die niet alleen je reputatie schaden, maar ook gepaard gaan met hoge kosten.

De beste back-of-house restaurantsoftware bevat ingebouwde traceerbaarheidsfuncties. Deze zorgen ervoor dat alle ingrediënten in de toeleveringsketen kunnen worden nagetrokken. Dit doe je door hun unieke lotnummers te scannen. Dankzij deze gedetailleerde kennis van ingrediënten en producten wordt de voedselveiligheid en de betrouwbaarheid van de hele toeleveringsketen aanzienlijk vergroot.

Met back-of-house managementsoftware bekijk je bovendien met één druk op de knop de volledige geschiedenis, status en voedingsinformatie van elk artikel in je voorraad.

Geavanceerde systemen zoals Apicbase vormen een single source of truth voor alle gegevens. Hiermee kunnen restaurantmanagers gedetailleerde digitale traceerbaarheidsrapporten genereren en het volledige traject van elk ingrediënt in kaart brengen.

Boekhouding

Boekhoudsoftware voor restaurants automatiseert alle financiële processen en genereert rapporten op basis van je financiële gegevens. Inkooporders worden automatisch gekoppeld aan de corresponderende facturen in de boekhoudsoftware zodat ze sneller kunnen worden gevalideerd en je alleen betaalt voor goederen die in goede orde zijn ontvangen.

De beste boekhoudsoftware deelt de verkoopgegevens automatisch met andere systemen via speciale API’s, waardoor de inkoop- en financiële processen worden gesynchroniseerd. Dit resulteert in 3-way-matching, waarbij de software automatisch inkooporders, afleverbonnen en facturen matcht, zodat betalingen sneller kunnen worden gevalideerd en goedgekeurd.

Als je de juiste boekhoudsoftware combineert met je inkoop- en voorraadbeheersysteem, kunnen allerlei handmatige taken worden geautomatiseerd. Daardoor haal je vroegbetaalkortingen binnen en elimineer je tijdrovende gegevensinvoer en onnodige validatievertragingen, wat resulteert in lagere factuurkosten.

Welke Front-Of-House Processen Kunnen Worden Geautomatiseerd?

Dankzij automatisering in de front-of-house kunnen zowel kelners als klanten gemakkelijker bestellingen invoeren in digitale systemen, waardoor het hele bestelproces sneller verloopt en er minder fouten worden gemaakt. Digitale bestellingen worden naadloos en foutloos naar de back-of-house gestuurd.

POS-Systeem (Point Of Sale)

Het point-of-sale systeem van een restaurant is de centrale spil in de front-of-house. Hier voeren kelners bestellingen in, verwerken ze betalingen en voeren ze verschillende managementfuncties uit. Waar dit vroeger met pen en papier gebeurde, is het POS-systeem nu het centrale platform waar alle bestellingen en betalingen digitaal worden verwerkt.

De verbinding tussen het POS-systeem en de BOH-systemen is een essentieel aspect van een geslaagde automatisering in een restaurant. Dankzij deze integratie kunnen gegevens, zoals bestellingen, verkoopcijfers en werkuren moeiteloos worden doorgegeven aan de BOH-systemen. Systemen en software voor boekhouding, voorraadbeheer en productieplanning maken gebruik van verkoopgegevens om de taken in de BOH te automatiseren.

Een POS-systeem automatiseert een heleboel managementfuncties in restaurants, waaronder:

• De invoer van bestellingen
• De verwerking van betalingen
• De personeelsklok
• Reserveringen
• Prijswijzigingen op de menukaart

QR-Codes En Digitale Menu’s

Door een QR-code op een tafel of toonbank te plaatsen, kunnen klanten een digitale versie van je menu op hun eigen apparaat bekijken. Om online bestellingen te plaatsen op je site hoeven ze alleen maar de code te scannen.

Dankzij deze eenvoudige innovatie wordt het hele bestelproces geautomatiseerd, zonder dat er geïnvesteerd hoeft te worden in extra hardware.

Zelfbediening

Met hardware voor zelfbediening kunnen je klanten vanaf een apparaat in je restaurant je menu bekijken, een bestelling maken en betalen. Dit is ontzettend populair in quick-service restaurants, vooral fast-food ketens. Zelfbedieningskiosken en toonbankschermen voor klanten zijn meestal voorzien van aanraakschermen, contactloze betaalterminals en ticketprinters.

Als een klant een bestelling plaatst en betaalt, wordt er een ticket afgedrukt. Zodra hun bestelling klaar is, laten ze gewoon het ticket zien en kunnen ze het eten meenemen.

Zelfbedieningskiosken zijn een grotere investering dan QR-codes, maar ze automatiseren het volledige bestelproces en zijn gebruiksvriendelijke voor de klant. Bovendien besparen ze heel wat tijd voor het personeel.

Antwoordapparaten

Dankzij de razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van AI-gestuurde spraakherkenning en spraakgeneratie worden automatische antwoordapparaten steeds populairder.

Een slimme spraakassistent begroet klanten als primaire antwoordmethode of als back-up wanneer je team het even te druk heeft. Ze luisteren naar vragen en verstrekken informatie zoals openingstijden, wachttijden en bezorgzones.

De meest innovatieve systemen kunnen zelfs bestellingen opnemen, deze invoeren in het kassasysteem en betalingen verwerken.

Omdat veel klanten liever via de telefoon bestellen, verlost deze technologie je personeel van deze vervelende taak.

Servicerobots

In sushirestaurants worden al heel lang transportbanden gebruikt om de bediening te automatiseren. Nu wordt eten geserveerd door service- en bezorgrobots.

Naarmate deze technologie verbetert en betaalbaarder wordt, wordt de mogelijkheid van een restaurantbezoek zonder menselijke interactie stilaan werkelijkheid.

Dit is de meest futuristische vorm van automatisering voor restaurants. De praktische voordelen ervan zijn echter niet helemaal duidelijk. Zelfbedieningssystemen besparen nu al op personeelskosten en zorgen bovendien voor een veel snellere service. Het is afwachten hoe massaal er een beroep zal worden gedaan op servicerobots.

De Voordelen Van Automatisering In Restaurants

Automatisering biedt heel wat voordelen voor de moderne horeca. Door technologische systemen te integreren in de bedrijfsvoering kunnen restaurants hun processen optimaliseren, de klantenservice verbeteren en efficiënter opereren.

Laten we eens kijken wat de belangrijkste voordelen van automatisering zijn.

Verlaagt De Operationele Kosten

Routinetaken zoals bestellingen opnemen, voorraden beheren en personeel inplannen kunnen nu worden afgehandeld door geautomatiseerde systemen, wat de behoefte aan handmatig werk vermindert en dus ook de kans op menselijke fouten verkleint. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verlaagt ook aanzienlijk de kosten voor personeelstraining en handmatige administratie.

Beperkt Verspilling

Tools voor automatisering, en dan vooral die voor voorraadbeheer, houden de voorraadniveaus, gebruikspatronen en houdbaarheid van de producten nauwkeurig bij. Aan de hand van deze actuele gegevens kunnen restaurants meer accurate bestellingen plaatsen, overproductie beperken en uiteindelijk voedselverspilling tegengaan.

Een efficiënter voorraadbeheer en een lagere food cost hebben uiteraard een positief effect op je winstmarges.

Verbetert de klantervaring

Geautomatiseerde diensten zoals online reserveringen, digitale bestelsystemen en reserveringssystemen verbeteren de ervaring van je restaurant.

De klanten waarderen het feit dat ze kunnen bestellen, betalen of reserveren zonder te hoeven wachten. Automatisering kan ook de klantervaring personaliseren door eerdere bestellingen, voorkeuren en allergieën te onthouden.

Verhoogt de winstmarges

Als restaurants hun operationele kosten en voedselverspilling verlagen én de tevredenheid van hun klanten verbeteren, kunnen ze hun winstmarges aanzienlijk verhogen.

Dankzij geautomatiseerde rapportage op basis van de gegevens van je restaurant beschik je ook over de nodige inzichten om gefundeerde beslissingen te nemen die het rendement verhogen, zoals de optimalisatie van menuprijzen en marketingstrategieën.

Waar Je Op Moet Letten Bij Software Voor Automatisering

We hebben gezien wat automatiseringssoftware voor restaurants kan betekenen voor de front- en back-of-house. Dit zijn de belangrijkste functies van systemen die de bedrijfsvoering van restaurants automatiseren.

Integraties

Zoek naar software die betrouwbare integraties biedt met andere restaurantsystemen. Dankzij integraties kan je software gegevens delen met andere automatiseringssoftware in je technologische ecosysteem, waardoor je over meer functies en mogelijkheden beschikt om de processen te optimaliseren en relevante gegevens te verzamelen in de front- en back-of-house.

Dit zijn de belangrijkste systemen die geïntegreerd kunnen worden:

• POS-systemen – Hiermee verzamel je moeiteloos gegevens over verkoopvolume, klantvoorkeuren en de populairste gerechten op het menu. Bovendien worden de bonnetjes digitaal naar de keuken gestuurd om fouten tot een minimum te beperken.
• F&B-beheerplatform: Dit systeem bundelt en beheert je recepten, leveranciers, voorraadprocessen en prestaties op één plek.
• Boekhoudsoftware – Deelt de financiële gegevens met de rest van je systemen
• Software voor voedingsinformatie – Maak verbinding met voedingsdatabases om de voedingswaarden en allergeneninformatie te automatiseren.
• HR-software – Biedt toegang tot functies voor loonadministratie en personeelsbeheer

Automatisering Van Interne Bestellingen

Grote bedrijven met meerdere vestigingen hebben vaak moeite om de interne overdracht van voorraden nauwkeurig bij te houden. Ze maken vaak ook gebruik van centrale productiekeukens die half afgewerkte voedingsproducten naar de verschillende vestigingen sturen.

Met software voor voorraadbeheer kunnen restaurants met meerdere vestigingen moeiteloos hun interne bestellingen beheren en de interne overdrachten opvolgen.

Omdat alle voorraadgegevens worden gecentraliseerd, kunnen medewerkers met behulp van deze systemen de interne leveringen natrekken, een consistente productie garanderen en een betere kwaliteitscontrole handhaven.

Analyses

Om je menu’s en recepten te optimaliseren voor maximaal rendement, heb je nauwkeurige gegevens nodig. Software met realtime verkoop- en kostenrapporten geeft je teams de informatie die ze nodig hebben om je menu’s te perfectioneren.

De beste tools voor verkoopanalyse verschaffen gedetailleerde informatie per categorie, menu of menu-item. Bovendien krijg je een algemeen overzicht van de verschillende vestigingen en afdelingen.

API

Dankzij API’s, of Application Programming Interfaces, kunnen alle gegevens worden gedeeld in verschillende programma’s, waardoor een nog krachtiger systeem ontstaat. Kies voor software met robuuste API’s die je niet zomaar in de steek zullen laten.

API’s koppelen je kassasysteem aan je voorraadbeheer, receptenbeheer, boekhoudsoftware en nog veel meer. Hierdoor heeft elk systeem toegang tot actuele gegevens waardoor alle processen nauwkeurig en efficiënt kunnen worden geautomatiseerd.

Deze integraties bieden je de mogelijkheid om een optimaal ecosysteem te creëren met maximale compatibiliteit en waarin alle gegevens ongehinderd kunnen worden uitgewisseld.

Schaalbaarheid

Het maakt niet uit of je een kleine dark kitchen of een grote gevestigde restaurantketen runt, kies software die met je bedrijf kan meegroeien. Met een schaalbaar systeem bepaal je zelf de functies, het aantal vestigingen en het aantal gebruikers. Naarmate je groeit, kun je er meer aan toevoegen.

Bij grote bedrijven maken honderden of soms zelfs duizenden medewerkers dagelijks gebruik van het systeem, en dat vanaf verschillende locaties. In dat geval heb je een systeem nodig met geavanceerde toegangsmogelijkheden, zodat je machtigingen kunt instellen voor verschillende gebruikersniveaus. Op die manier krijgen medewerkers alleen toegang tot de functies en informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Met een flexibel platform kun je:

• Nieuwe vestigingen aan het platform toevoegen
• Een centrale productiekeuken toevoegen en interne bestellingen opvolgen
• Flexibel integreren met leveranciers, afhankelijk van de locatie
• De toegang instellen op basis van de functie van de gebruiker
• Samenwerken met technologiepartners die de strengste beveiligingsnormen in acht nemen

HACCP-taakbeheer

Kies voor een cloud-based systeem dat het HACCP-beheer kan verzorgen voor verschillende locaties. Bepaal de normen die je van je teams eist met een digitaal systeem zodat je in moeiteloos tegemoet komt aan alle voorschriften en audits.

Dit is een dagelijkse taak voor je teams en daarom moet je kunnen vertrouwen op een gebruiksvriendelijke interface voor de planning, controle en registratie van HACCP-taken. Als je dus over een robuust digitaal systeem beschikt, hoef je alleen maar het dashboard te bekijken om de prestaties van elke vestiging te monitoren.

Actuele Inzichten Via Dashboards

Als de analysesoftware toegang heeft tot al je gegevens en actuele informatie, wordt het mogelijk om de prestaties van alle vestigingen te meten – van voorraadtellingen en kostenberekeningen tot inzichten in inkoop en verkoop. Deze systemen vormen een single source of truth voor alle vestigingen. Je hoeft dus niet langer te vertrouwen op eindeloze spreadsheets en aparte apps.

Een single source of truth biedt je de mogelijkheid om gegevens van verschillende vestigingen en tools te combineren en eventuele onregelmatigheden en probleempunten te identificeren. Een compleet systeem als Apicbase brengt alles samen op één plek. De dashboards duiden onmiddellijk de aandachtspunten aan. Op die manier bespaar je wekelijks ettelijke uren en worden menselijke fouten bij de registratie, uitwisseling en interpretatie van de gegevens uitgesloten.

Betere Prestaties Met De Automatiseringssoftware van Apicbase

Om de kracht van automatisering te ervaren, kun je deze het beste in actie zien.

Apicbase slaat al je recept- en voorraadgegevens op en automatiseert honderden handmatige taken om de efficiëntie te verhogen en de marges te vergroten.