Ultimativer Leitfaden für die Bestandsverwaltung in Restaurants [Wie Restaurants mit mehreren Standorten die Abweichung der Lebensmittelkosten nahe Null halten]

Während Lebensmittelkosten nicht eliminiert werden können – genauso wenig wie Sie Ihre Mitarbeiter entlassen können, um Lohnkosten zu vermeiden – verhindert eine solide Bestandsverwaltung im Restaurant, dass Ihre Kosten für die Lebensmittel außer Kontrolle geraten.

Nachdem Sie diesen Leitfaden gelesen haben, verfügen Sie über die Tools, die Sie benötigen, um unfehlbare Protokolle zu etablieren, den Überblick über Bestellungen zu behalten, die Lagerbestände und die Leistung der Filialen zu überwachen.

Das bedeutet:

• Kein Rätselraten bei der Beschaffung der Speisen und Getränke mehr.
• Keine Zeitverschwendung durch das Durchsuchen von zahlreichen Tabellen mehr.
• Keine Bestandsfehler mehr, die die Kosten in die Höhe treiben.

Stattdessen können Sie sich darauf freuen, Ihren Nettoprofit um 2-10 Prozent zu steigern, indem Sie einfach wöchentliche Bestandszählungen durchführen und Ihre Beschaffung exakt ausführen (etwas, das Apicbase automatisch erledigt und Ihren Teams jede Woche stundenlange Arbeit erspart).

Klingt gut?

In diesem Artikel behandeln wir Folgendes:

• Warum die Bestandsverwaltung für alle Gastronomiebetriebe wichtig ist;
• Was die häufigsten Fehler hinsichtlich des Bestands von Restaurants sind (und wie man sie vermeidet);
• 5 Schritte zur Erstellung robuster Standardverfahren für die Bestandsverwaltung von Restaurants;
• Wie Sie Ihren Bestand auf die nächste Stufe bringen;
• Wie Sie Ihre Lebensmittelkosten mit einer Bestandsverwaltungssoftware für Restaurants kontrollieren.

Sind Sie bereit, Ihre Gewinnspannen immens zu steigern?

Gehen wir ins Detail!

Warum die Bestandskontrolle im Restaurant unerlässlich ist

Warum ist die Bestandsverwaltung von Restaurants so wichtig? Nun, man könnte genauso gut fragen, warum Karte und Kompass für Bergsteiger wichtig sind.

Denn ohne diese hätten Bergsteiger keine Ahnung, wo sie sich befinden. Oder wohin sie gehen. Der Weg von Punkt A nach Punkt B würde sich in eine Reihe gefährlicher Felsvorsprünge, unglaublich steiler Schluchten und Stolperpfade verwandeln.

Als Restaurantbetreiber haben Sie Ihre eigenen tückischen Klippen und Stolperfallen – Überbestände, Unterbestände, Verschwendung und Diebstahl.

Ihr Hindernis ist alles, was es Ihnen erschwert, dorthin zu gelangen, wo Sie sein möchten. Und was Sie erreichen möchten, ist einen erfolgreichen Gastronomiebetrieb zu führen, in dem Sie die Gewinne maximieren, ohne die Qualität oder das Kundenerlebnis dafür zu opfern.

(Erstaunliche Erkenntnisse finden Sie in dem Artikel zu den 12 Statistiken über den Bestand in der Gastronomie, die hervorheben, dass Bestandskontrolle = Geschäftserfolg ist.)

Sie sehen, bei der Bestandsverwaltung von Restaurants geht es nicht nur darum, die Zahlen zu haben – es geht darum, was Sie damit machen.

Alles, was mit dem Inventar zusammenhängt – einschließlich der vier Hauptvorteile, über die ich hier sprechen werde – dient einem Ziel …

Es geht darum, sicherzustellen, dass Ihre tatsächlichen Lebensmittelkosten nicht von Ihren Soll-Kosten für Lebensmittel abweichen.

Die Abweichung der Lebensmittelkosten ist das, was der Betrieb letztendlich bezahlt, und Ihr Ziel ist es, diese so nahe wie möglich an der Null zu halten.

Wie schafft man das?

Sie erreichen dieses Ziel, indem Sie die Kontrolle und Verwaltung Ihrer Bestände optimieren und diese vier Vorteile eines präzisen, reproduzierbaren Verfahrens nutzen:

• Den Gesamtzustand Ihres Betriebs kennen – nehmen wir an, Sie betreiben eine Kette von gehobenen Restaurants. Sie bewegen sich bereits auf einem schmalen Grat zwischen geringen Margen und unbeständiger Konsumstimmung auf der anderen Seite. Ihre Bestandskontrolle muss optimiert werden, da eine einzige Woche mit „ungewöhnlichen“ Zahlen Tausende von unwiderruflichen Verlusten bedeuten kann. Es gibt hier keinen Raum für Fehler. Entweder Sie haben Erfolg oder Sie bleiben in einer Situation stecken, in der Sie eine große Ausgabe von der finanziellen Not entfernt sind. Gute Bestandsverwaltungspraktiken ermöglichen es Ihnen, kleine Fehler zu erkennen, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln.
• Information über unternehmensweite Entscheidungen für Kosteneinsparungen – ein einzelnes großes Hotel hat im Allgemeinen ein paar Restaurants und mehrere Cafés und Bars vor Ort. Wenn Sie eine Operation dieser Größenordnung betreiben, benötigen Sie Zugriff auf Echtzeitdaten. Andernfalls tappen Sie im Dunkeln und können nur auf das Beste hoffen. Dies gilt insbesondere für Hotelketten, bei denen eine falsche Auswahl eines Anbieters unzählige lähmende (und unnötige) Kosten verursachen kann. Mit einem detaillierten Überblick über Makro- und Mikroelemente des Bestands sowie der Möglichkeit, relevante Daten miteinander zu vergleichen, können Sie jedoch schnell handeln, sobald Sie feststellen, dass etwas nicht stimmt.
• Über- oder Unterbevorratung auf ein Minimum beschränken – bei der Koordination eines großen Catering-Dienstes, der möglicherweise jeden Tag Zehntausende von Mahlzeiten serviert, kann die Bestandsverwaltung schnell zu einem Albtraum werden. Wenn Sie zu viel auf Lager haben, können Sie darauf wetten, dass Sie die Kosten dieser Lebensmittelverschwendung tragen müssen (es sei denn, Sie möchten einen wichtigen Kunden unglücklich machen). Wenn Sie andererseits zu wenig Vorrat haben, müssen Sie mit einer Flut wütender E-Mails von unzufriedenen Personen rechnen. Der einzige Weg, um profitabel zu bleiben, wenn Sie Unternehmen, Regierungsorganisationen oder Krankenhäuser bedienen, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Inhaltsstoffe jeden Tag genau gleich sind – und hier kommen Ihre Fähigkeiten in der Bestandsverwaltung ins Spiel.
• Kontrolle über Verschwendung und Diebstahl – im Durchschnitt verliert ein in den USA ansässiges Restaurant fast 80 US-Dollar pro Tag durch Mitarbeiterdiebstahl; die Menge der Abfälle ist in der Regel noch höher als diese Zahl. Stellen Sie sich nun vor, einen Betrieb mit mehreren Verkaufsstellen an 10 Standorten zu betreiben. Wenn bei Ihnen durchschnittliche Verhältnisse herrschen, verlieren Sie jeden Tag 1.600 Dollar. Kodierte Standardverfahren in der Bestandsverwaltung ermöglichen es Ihnen, dies einzudämmen und ein Maß an Kontrolle zu schaffen, das es Ihnen erleichtert, Verschwendung zu identifizieren und zu reduzieren sowie Diebstahl zu verhindern.

Was sind häufige Fehler bei der Bestandsverwaltung in Restaurants?

Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen erstklassigen Standort oder eine Kette von Hotelrestaurants verwalten, sollten Sie sich vor Auge führen, dass selbst die besten Bestandsverwaltungsmethoden für Restaurants nicht unfehlbar sind.

Ganz gleich, wie perfekt Ihre Zahlen heute übereinstimmen, das Inventar lässt sich nicht einmal organisieren und kann dann abgehakt werden. Eine simple Fehlzählung der Zutaten (was viel zu oft vorkommt) reicht aus, um Ihre Berechnungen und Prognosen durcheinander zu bringen, es sei denn, Sie bemerken den Fehler im Rahmen der wöchentlichen Bestandszählungen und können ihn korrigieren.

Wenn Sie die Bestandsaufnahme richtig durchführen möchten, müssen Sie strukturiert arbeiten, ein System einführen und dieses System regelmäßig überprüfen und optimieren. Auf diese Weise lernen Sie, wie Sie diese 5 häufigsten Fehler bei der Bestandsverwaltung in Restaurants erkennen und vermeiden können:

• Gestaltung und Steuerung der Prozesse in der Bestandsverwaltung nach Bauchgefühl
• Mangelnde Abrechnung der internen Bestellung und Transfers
• Ineffiziente (oder mangelnde) Mitarbeiterschulung
• Unorganisierte Lagerräume, Kühlschränke und Gefrierschränke
• Zu viele Daten, zu wenig umsetzbare Erkenntnisse

Bestandsschätzungen stehen aus einem bestimmten Grund ganz oben auf dieser Liste – sie sind die erste Falle, in die vielbeschäftigte Betreiber tappen, wenn sie versuchen, Abstriche zu machen, um Zeit zu sparen.

Sobald Sie diesen Weg eingeschlagen haben, ist es schwierig, auch nur einen Hauch von Kontrolle über Ihren Bestand, Ihre Kosten und Ihren Einkauf zu haben, da Sie nicht mit echten, auf Fakten basierenden Daten arbeiten. Sie arbeiten mit Schätzwerten, die mit der Zeit immer ungenauer werden. (Erfahren Sie mehr über den Zusammenhang zwischen Bestands- und Beschaffungsmanagement in Restaurants mit mehreren Standorten.)

Ehe Sie sich versehen, werden aus 5 € täglicher, nicht erfasster Verschwendung 50 €, teure Zutaten gehen regelmäßig verloren, ohne dass Sie es überhaupt bemerken, und Ihre Lebensmittelkosten geraten außer Kontrolle.

Wie stellen Sie sicher, dass so etwas nicht passiert?

Das ist einfach.

Inventuren. Inventuren. Inventuren.

Sobald Sie mit den richtigen Zahlen arbeiten, wird alles, was mit dem Inventar zusammenhängt, einfacher – Ihre Bestellprognosen … Ihr Abfallmanagement … und die Gestaltung Ihrer Speisekarten.

Bevor Sie mit der Arbeit an Ihren skalierbaren Standardverfahren für die Inventur beginnen, gehen Sie diese Liste mit häufigen Inventarfehlern in der Gastronomie durch. Wenn Sie die Fehler identifizieren, die Sie bereits machen, können Sie sie in Ihre Schlachtpläne für die Bestandsverwaltung einbeziehen.

5 Schritte zur Erstellung robuster Standardverfahren für die Bestandsverwaltung von Restaurants

Robuste Bestandsverwaltungsprotokolle, die sowohl skalierbar als auch genau sind, sind entscheidend, um die Lebensmittelkosten niedrig zu halten und Ihre Gewinnspanne immens zu vergrößern.

Für die meisten Gastronomieunternehmen ist das Festlegen solider Standardverfahren ein fünfstufiger Prozess, der sich auf etablierte bewährte Vorgehensweisen für den Restaurantbestand stützt:

• Implementierung von skalierbaren Inventurverfahren, die Fehler verringern
• Schulung der Mitarbeiter über die Wichtigkeit des Bestands und Motivation zu entsprechendem Verhalten
• Registrierung aller Bestandsbewegungen (inkl. Wareneingang und Umlagerungen)
• Wöchentliche Berechnung der Umschlagshäufigkeit und der Lagerreichweite, um Auffälligkeiten ausfindig zu machen
• Bemühungen zur Beseitigung von Über- und Unterbeständen, Verschwendung und Diebstählen

Gehen wir diese Liste nun gemeinsam durch.

1. Schreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Bestandsaufnahme auf (und halten Sie sich daran)

Wir beginnen mit der Bestandsaufnahme, denn alles, was danach kommt, hängt davon ab, ob Sie von Anfang an mit den richtigen Zahlen arbeiten.

Wenn Sie eine Bestandsaufnahme machen, ist es am besten, entsprechend einer Stichwortliste mit Richtlinien zu arbeiten, auf der der gesamte Prozess von Anfang bis Ende festgelegt ist. Erstellen Sie solche Listen für Ihre Teams und führen Sie gelegentliche Stichprobenkontrollen vor Ort durch, um sicherzustellen, dass sie eingehalten werden.

Es folgt ein Beispiel (Sie können es gerne wortwörtlich befolgen):

• An jedem Standort wird in regelmäßigen Abständen (wöchentlich und monatlich) eine Inventur durchgeführt, wobei die besonders teuren Zutaten und Artikeln (Kaviar, Weine oder exklusive Cuts) täglich im Wechsel geprüft werden;
• Alles wird sofort aufgeschrieben – das Team hat Stift und Papier, ein Tablet mit Kalkulationstabellen oder eine mobile Bestandsverwaltungssoftware dabei, um die Genauigkeit zu gewährleisten;
• An der Bestandsaufnahme sind drei Personen beteiligt – zwei leitende Mitarbeiter, die den Prozess kennen, und ein neuer Mitarbeiter, der sich mit der Bestandsverwaltung in Restaurants vertraut macht;
• Bevor die Zählung beginnt, werden die Lagerbereiche auf Ordnung und Gruppierung der Zutaten überprüft (besonders wichtig an Zustelltagen);
• Alles wird zweimal gezählt. Wenn es bei den Inventuren eine Abweichung gibt, werden sie wiederholt und das dritte Teammitglied führt die dritte und endgültige Inventur durch;
• Wöchentliche Zählungen werden am selben Wochentag (und zur selben Uhrzeit) durchgeführt. Während der ruhigen Tageszeit (früher Morgen oder Nachmittag) werden im Wechsel tägliche Zählungen durchgeführt;
• Bestandsdaten werden nach jeder Inventur aktualisiert und stehen allen zur Verfügung, die sie benötigen (gemeinsame Software, Tabellenkalkulationen, Ausdrucke), z. B. Beschaffung, Finanzabteilung, Buchhaltung usw.

2. Binden Sie Ihre Mitarbeiter effektiv ein und fördern Sie deren Einsatz

Sobald Sie beginnen, die Bestandsprozesse in Ihrem Betrieb zu ändern, können Sie mit einem Chor folgender Reaktionen rechnen: „Aber wir haben das schon immer so gemacht“ und „Das verursacht nur zusätzliche, sinnlose Arbeit“.

Wie gerufen, zeigt sich die Veränderungen abgeneigte Natur des Menschen auf (und wenn es jemanden gibt, der Veränderungen gegenüber verschlossen ist, dann sind es Köche).

Seien Sie geduldig – stoßen Sie niemanden vor den Kopf, indem Sie Änderungen über Nacht oder durch eine Anordnung der Geschäftsleitung implementieren.

Bilden Sie stattdessen eine kleine Arbeitsgruppe – wählen Sie an jedem Standort (falls Sie mehrere haben) eine Person aus – und fragen Sie diese nach ihrer Meinung dazu, wie Sie die Bestandsverfahren optimieren, Abfall verwalten und die durchschnittlichen Lebensmittelkosten senken können.

In neun von zehn Fällen erhalten Sie bahnbrechende Ideen von Menschen, die jeden Tag mittendrin sind. Und am Ende haben Sie einen starken und lautstarken Kern von Befürwortern und Interessenvertretern, die sich wieder an die Arbeit machen und den Rest Ihrer Teams von den neuen Vorgehensweisen überzeugen.

Stellen Sie bei der Einführung Ihrer überarbeiteten Verfahren für die Bestandsverwaltung Folgendes sicher:

• Testen Sie diese an einem einzigen, sich am besten eignenden Standort – schaffen Sie sich die Möglichkeit, Schwachstellen auszubügeln, bevor Sie die neuen Standardverfahren unternehmensweit einführen.
• Planen Sie nach Möglichkeit hin und wieder einen Personaltausch ein, damit Küchenmitarbeiter anderer Standorte mit Personen zusammenarbeiten, die mit der Methodik vertraut sind.
• Entwickeln und implementieren Sie ein Schulungsprogramm zum Bestandsmanagement für alle neuen Mitarbeiter, damit sie vom ersten Tag an wissen, was zu tun ist (und warum es wichtig ist).
• Überprüfen Sie Standorte stichprobenartig, um sicherzustellen, dass neu eingeführte Vorgehensweisen befolgt werden – machen Sie sich nicht die Mühe der Implementierung, um letztendlich dann doch keine Nachverfolgung und dieselben minderwertigen Daten zu haben.

3. Behalten Sie den Überblick über Ihre Lebensmittelbestände

Sie haben jetzt ein Bestandsaufnahmeverfahren eingeführt und Ihre Teams sind bestrebt, den Bestand richtig zu verwalten.

Ob dieser „richtige Weg“ gelingt, hängt von der korrekten Aufzeichnung aller Bestandsbewegungen ab.

Was verstehen wir unter Bestandsbewegungen?

Bestandsbewegungen sind alle Aktionen, bei denen sich die Lagerbestände Ihres Gastronomiebetriebs verändern. Bei den Bestandsänderungen werden Mengen entsprechend vom Anfangsbestand abgezogen oder hinzugerechnet, sodass Sie am Ende des Tages den korrekten Schlussbestand haben.

Zu den Bestandsbewegungen gehören:

• Neu bestellte Produkte
• Eingehende Vorräte (hausgemachten Zutaten wie Brühen und Dressings)
• Ausgehende Vorräte (Bestand wird während der Produktion verwendet)
• Ausgehende Transfers (Bestand wird an einen anderen Standort übermittelt)
• Eingehende Transfers (Bestand wird von einem anderen Ort eingebracht)
• Verkaufte Produkte
• Registrierter Abfall, Schwund, Bruch und/oder Diebstahl

Warum ist es wichtig, alle Bestandsbewegungen in einem Restaurant zu verfolgen?

Nun, nur so können Sie die Gründe für die Abweichung zwischen Ihren tatsächlichen und Ihren theoretischen Lebensmittelkosten genauer untersuchen (und die Lücke schließen).

Meistens zeichnet Ihr Kassensystem die Daten in Bezug auf die jeweiligen Speisen (z. B. eine Pasta Bolognese oder ein Chicken Tikka Masala) auf – diese Daten sagen Ihnen, was Sie verkauft haben, aber sie sagen Ihnen nicht, wie viel im Lager ein- und ausgegangen ist oder bei der Zubereitung eines Gerichts verschwendet wurde.

Wenn Sie jedoch alle Ihre Bestandsbewegungen im Auge behalten können (idealerweise mit einer speziellen Software, die die Bestandszahlen basierend auf den verkauften Speisen und Getränken automatisch aktualisiert), ist die Hälfte Ihrer Arbeit bei der Bestandskontrolle erledigt.

Sobald Ihnen derart detaillierte Daten vorliegen, können Sie leicht herausfinden, ob Ihre vom Sollwert abweichenden Lebensmittelkosten auf eine übermäßige Verschwendung, zu große Portionen oder Diebstahl zurückzuführen ist, und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Lücke zwischen dem Ist- und dem Sollwert der Abweichung zu schließen.

4. Berechnen Sie Umschlagshäufigkeit & Lagerreichweite (und suchen Sie nach Auffälligkeiten)

Wenn Sie Ihre Einblicke in die Abweichung Ihrer Lebensmittelkosten vom Sollwert nicht aus einer speziellen Bestandsverwaltungssoftware beziehen, ist es eine große Herausforderung, absolut präzise Daten in Echtzeit zu beziehen.

Schließlich müssten Sie alle Ihre Bestandszahlen täglich aktualisieren UND darauf basierende Berechnungen und Analysen durchführen… was nicht einfach ist, wenn Sie in einem Chaos von Kalkulationstabellen versinken.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie den Zustand Ihres Inventars nicht wöchentlich überprüfen können. Was Sie brauchen, sind zwei praktische Bestandskennzahlen der Gastronomie, die Ihnen sagen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, oder die als Warnsignal bei Problemen in der Bestandsverwaltung dienen:

• Umschlagshäufigkeit – gibt an, wie schnell sich Ihr Bestand verkauft – wie oft haben Sie Ihren gesamten Bestand in einem bestimmten Zeitraum (einem Monat oder einer Woche) neu aufgefüllt und;
• Lagerreichweite – zeigt Ihnen an, wie viele Tage Ihr Lebensmittelbestand (im Durchschnitt) in den Regalen steht. Im Grunde sagt Ihnen diese Zahl, für wie viele Tage der Bestand am Ende eines bestimmten Zeitraums noch ausreicht.

Der Branchendurchschnitt liegt bei der Umschlagshäufigkeit zwischen 4 und 8. Alles darunter bedeutet, dass Sie zu viele Vorräte haben (und viel Abfall anfällt), und alles darüber bedeutet, dass Ihnen wahrscheinlich häufig einige Posten auf Ihrer Speisekarte ausgehen (und es zu unzufriedenen Kunden kommt).

Wenn Ihre Umschlagshäufigkeit für Ihren spezifischen Geschäftstyp zu niedrig ist, berechnen Sie die Lagerreichweite. Eine hohe Lagerreichweite (höher als 10) bestätigt Ihnen endgültig, dass Ihr Bestand zu groß ist und Sie demnach daran arbeiten müssen, überschüssige Zutaten zu identifizieren.

Sobald Sie Ihre Problemprodukte gefunden haben, optimieren Sie Ihre Beschaffungspraktiken und Bestelllisten, erreichen Sie diese optimalen Niveaus und bleiben Sie wachsam, damit es nicht wieder zu Überbeständen kommt. Denn diese führen schlichtweg zu Verschwendung und höheren Lebensmittelkosten.

5. Verwenden Sie Dateneinblicke, um Über- und Unterbestände, Verschwendung und Diebstahl zu bekämpfen

Jetzt, da Sie mit genauen Zahlen arbeiten und alle Ihre Bestandsbewegungen korrekt erfasst haben, kann es schwierig sein, zu wissen, wonach Sie suchen müssen.

Hohe Abweichungen bei den Lebensmittelkosten sind natürlich ein sofortiges Warnsignal – wenn Sie Ihre prognostizierten Prozentsätze ständig überschreiten, müssen Sie die Löcher sofort finden und stopfen. Andernfalls werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Jahresziele zu erreichen und Ihr Geschäft auszubauen.

Die Varianz der Lebensmittelkosten ist jedoch nicht das einzige, worauf Sie achten sollten.

Sie sollten Ihren Taschenrechner aufpeppen (oder Ihre Excel-Kenntnisse auffrischen) und einen genaueren Blick auf die Daten werfen – Dinge wie den durchschnittlichen Lagerbestand, der optimale Wareneinsatz der Zutaten, die Umschlagshäufigkeit und die Lagerreichweite ermöglichen es Ihnen, Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und ein oder zwei zusätzliche Prozentpunkte Gewinn zu erzielen.

Werfen wir einen kurzen Blick auf einige Szenarien, die in Ihrem Betrieb auftreten könnten.

5 große Bestandsprobleme, die nur durch Datenanalyse aufgedeckt werden

1. Eine hohe Varianz der Lebensmittelkosten (mit niedriger Umschlagshäufigkeit und großer Lagerreichweite) – es herrscht ganz klar ein Überbestand. Vieles, was Sie beschaffen, liegt einfach in den Regalen und verdirbt, und Ihr Team verwendet Woche für Woche dieselben Bestelllisten. Um dieses Problem zu beheben, gehen Sie Ihren Lagerbestand durch, identifizieren Sie überschüssige Artikel und bestellen Sie diese nicht mehr, bis die Mengen unter den Sollwert fallen.
2. Erhebliche Varianz bei den Lebensmittelkosten (Umschlagshäufigkeit und Lagerreichweite in Höhe des Branchendurchschnitts) – Sie haben keine Überbestände, aber irgendwo in der Pipeline kommt es zu erheblichen Verschwendungen. Die wahrscheinlichsten Ursachen sind übermäßige Garnituren, zu große Portionen und/oder Diebstahl. Um dies zu beheben, führen Sie ein einwöchiges Audit zur Lebensmittelverschwendung durch, um festzustellen, wo Verschwendung stattfindet, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter (oder frischen Sie deren Wissen auf) in den richtigen Methoden zur Lebensmittelzubereitung und zum Anrichten.
3. Schwankungen der Lebensmittelkosten während bestimmter Schichten (durchschnittliche Umschlagshäufigkeit und Lagerreichweite) — diese Situation ist ein Warnsignal und normalerweise (aber nicht immer) ein Zeichen dafür, dass am Standort Diebstahl begangen wird. Es ist keine Seltenheit, dass die Mitarbeiter etwas mitgehen lassen — Schätzungen zufolge kostet der Diebstahl die US-Restaurantbranche satte 20 Milliarden Dollar im Jahr. Gehen Sie das Problem direkt an – teilen Sie Ihren Teams Ihren Verdacht mit und sagen Sie, dass Sie die Bestandskontrolle verschärfen werden. Normalerweise reicht dies aus, um unehrliche Teammitglieder abzuschrecken. In Extremfällen kann es erforderlich sein, eine Überwachung in Ihren Lagerräumen zu installieren (auch wenn das keine ideale Lösung ist).
4. Eine geringe Varianz bei den Lebensmittelkosten (hohe Umschlagshäufigkeit und niedriger Lagerreichweite) — in diesem speziellen Fall ist es höchstwahrscheinlich, dass Sie zu wenig auf Lager haben und dabei sowohl die Kundenzufriedenheit als auch Ihren Nettoprofit opfern. Die Varianz (wenn auch nicht hoch) besteht nach wie vor, weil Sie die Verschwendung Ihrer Lebensmittel nicht so gering wie möglich halten. Um dies zu beheben, verwenden Sie Verkaufsprognosen. So können Sie die richtigen Mengen an Lagerbeständen bestellen, die Ihnen in der Regel ausgehen (rechnen Sie einen Sicherheitspuffer mit ein) und überprüfen Sie Ihre Abfallkontrolle, um die Lebensmittelkosten zu senken.
5. Die Varianz ist scheinbar unter Kontrolle (aber es sind konstant nur niedrige Bestände auf Lager — klopfen Sie sich noch nicht auf die Schulter, denn dies ist ein klassischer Fall von Unterbestand. Sie leisten gute Arbeit bei der Verwaltung der Lebensmittelabfälle, aber Ihre Teams müssen sich ständig dafür entschuldigen, dass ein Posten auf der Speisekarte nicht mehr verfügbar ist (was Ihren Verkäufen und Ihrem hart erarbeiteten Ruf schadet). Prüfen Sie die Sollbestände für Ihre Zutaten auf erforderliche Erhöhungen und fügen Sie eine kleine Sicherheitsmarge hinzu, bevor Sie die Dinge in den anschließenden Wochen neu bewerten.

Diese (und ähnliche Erkenntnisse) ermöglichen es Ihnen, konsequente Verbesserungen vorzunehmen, die dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten und Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Indem Sie sich die Zeit nehmen, diese Restaurantkennzahlen zu berechnen und aufzuzeigen (oder sie in Ihrer Bestandsverwaltungssoftware für die Gastronomie in Sekundenschnelle nachzuschlagen), können Sie Ihre Beschaffung verbessern, die Daten erhalten, die Sie für eine gewinnsteigernde Produktentwicklung benötigen, und schließlich mit der Verwaltung der Lebensmittelverschwendung Ihres Restaurants beginnen.

Wie können Sie Ihr Bestandsmanagement in der Gastronomie auf die nächste Stufe bringen?

Auf den Punkt gebrachte, solide Anweisungen für Standardtätigkeiten in der Bestandsverwaltung helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Bestände an Lebensmitteln und Getränken zu behalten, egal wie viele Standorte Sie betreiben. Sie dienen auch zur Orientierung bei Prüfungen, mithilfe derer Sie Fehler aufspüren können, und bieten große Mengen von Daten, aus denen Sie Erkenntnisse gewinnen können.

Aber für die meisten Gastronomieunternehmen reicht es nicht aus, einfach Standardverfahren zu haben.

Wenn Sie ein Fast-Casual-Diner an einem einzigen Standort betreiben, reichen Ihnen (wahrscheinlich) Stift und Papier, Tabellenkalkulationen und POS-generierte Daten aus.

Aber Sie sind noch einen großen Schritt davon entfernt, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Für alle anderen – Betriebe mit mehreren Standorten, Hotelketten und große Caterer – reichen diese Mittel nicht aus und sie sollten die Verwendung einer Software erwägen.

Durch den Einsatz einer speziellen Bestandsverwaltungssoftware für Restaurants profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Automatisch generierte Einblicke und umsetzbare Vorschläge statt Rohdaten
• Automatische Erfassung von Bestandsbewegungen und Aktualisierung der Bestände
• Schutz vor Fehlzählungen und anderen Fehlern des Personals
• Eine übergreifende Datenquelle als Grundlage für die Entscheidungsfindung
• Einfacher Zugriff auf Daten für alle interessierten Parteien (Beschaffung, Buchhaltung, Verwaltung)

Mit Software arbeiten Ihre Teams zusammen und verwenden dieselben (genauen) Daten, um wichtige, manchmal geschäftsverändernde Entscheidungen zu treffen.

Und es versteht sich von selbst, dass es für Sie einfacher wird, den Überblick zu behalten, ohne sich durch Kalkulationstabellen, E-Mail-Threads oder WhatsApp-Nachrichten forsten zu müssen. Sie können das nicht schaffen, indem Sie Tabellenkalkulationen verwenden und Daten aus Ihrem Kassensystem abrufen, da diese Tools nicht dafür entwickelt wurden.

Übernehmen Sie mit Apicbase die Kontrolle über die Lebensmittelkosten

Und jetzt kommt’s – ich weiß, dass die Bestandsverwaltung in Restaurants nicht ansprechend ist.

Und es ist in Ordnung, wenn Sie davon nicht begeistert sind… die einzigen Leute, die ich kenne, die unbedingt über die Details der Bestandsaufnahme oder Kennzahlen wie die Umschlagshäufigkeit sprechen möchten, arbeiten alle auf derselben Etage hier im Apicbase-Büro.

Und das ist für Sie von Vorteil.

Anstelle einer komplexen, auf Kalkulationstabellen basierenden – oder noch schlimmer, nach Bauchgefühl geführten – Bestandsverwaltung in der Gastronomie können Sie unsere einzigartige Gewandtheit im Umgang mit Mathematik und Statistiken nutzen und einfach alles, was mit dem Inventar zusammenhängt, über Apicbase abwickeln.

Sie erhalten…

• Umsetzbare Erkenntnisse und Bestandsvorschläge basierend auf Echtzeitdaten
• Ein Varianzprozentsatz nahe Null, um Sie in der Branche beneidet werden
• Eine Kontrolle über Ihre Lebensmittelabfälle, die Ihre Kunden beeindrucken wird
• Sie haben so viel mehr Zeit zur Verfügung, dass Sie gar nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen
• Eine übergreifende Datenquelle für wahrheitsgemäße Bestandsdaten, die unternehmensweit genutzt werden können

…. und uns allen hier wird es ganz warm ums Herz bei der Gewissheit, dass wir einen weiteren Gastronomiebetrieb befähigen, jeden Tag erstklassige Arbeit zu leisten (okay, und wir bekommen auch Geld von Ihnen, aber das ist nichts im Vergleich zu dem, was Sie einsparen werden).

Wie klingt das?

Wenn Sie der Meinung sind, Sie können Geld sparen, ohne Kompromisse bei der Qualität oder dem Kundenerlebnis einzugehen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo (Sie bestimmen das Datum und die Uhrzeit), und wir zeigen Ihnen, wie Sie die Bestandsverwaltung in der Gastronomie ansprechender… spaßiger… einfacher, schneller und skalierbar gestalten.