5 kostspielige Probleme bei der Bestandsverwaltung im Restaurant (aufgepasst bei 4)

Die mit der Bestandsverwaltung in einem Restaurant verbundenen Herausforderungen sind der gordische Knoten, mit dem fast alle Restaurantbetreiber zu kämpfen haben – sie sind das, was selbst den erfahrensten Besitzern, Gastronomieleitern und Köchen nachts den Schlaf raubt – oft mehr als die Mitarbeiterschulung, Verwaltung oder die Ausarbeitung von Speisekarten.

Sie versuchen alles, doch die Zahlen kommen einfach nicht hin, Ihre Sollbestände werden nicht eingehalten und Sie haben Ihre Lebensmittelkosten nicht so richtig im Griff.

Jetzt ist es höchste Zeit, etwas dagegen zu unternehmen.

Denn so einfach es ist, einen monatlichen Verlust von 100 € aufgrund von Fehlern bei der Bestandsverwaltung wegzustecken, lässt sich eine Summe von 1.500 € nicht mehr ignorieren. Die Missstände in der Bestandsverwaltung werden zu einem Problem, das Ihren gesamten Betrieb schnell zum Erliegen bringen kann.

In diesem Beitrag werden die fünf häufigsten Probleme bei der Bestandszählung herausgearbeitet und einige einfache Gegenmaßnahmen vorgestellt, mit denen Sie Ihre Inventarverwaltungsprozesse optimieren können.

Egal, ob Sie ein Fast-Casual-Restaurant, ein Veranstaltungszentrum oder ein Catering-Unternehmen sind, die Lösungen für diese mit der Bestandsverwaltung verbundenen Herausforderungen helfen Ihnen, für niedrige Lebensmittelkosten, hohe Qualität und zufriedene Mitarbeiter zu sorgen.

Sind Sie bereit, ein Experte in Sachen Bestandsverwaltung zu werden, sodass Sie diese Punkte allerhöchstens zum Schmunzeln bringen?

Lesen Sie diesen Beitrag, um Ihre Bestandsverwaltung richtig in den Griff zu bekommen.

1. Ungenaue Inventuren, die Ihnen unzuverlässige Daten liefern

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Die Ausführung genauer Bestellungen ist nur dann keine unmöglich erscheinende Aufgabe, wenn Sie mit korrekten Bestandszahlen arbeiten. Liegen ungenaue Werte vor, werden Sie letztendlich Zeit verschwenden und die gewünschten Ergebnisse nicht erzielen.

Genaue Bestandszählungen sind das Rückgrat jedes effizienten und profitablen Gastronomiebetriebs.

Sie stellen auch eine der größten Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung dar, mit denen Betreiber konfrontiert werden.

Stellen Sie sich vor…

… Ihr Team macht eine 10-stündige Schicht und nachdem es Hunderten von Menschen köstliche Gerichte serviert hat, muss es auch noch eine Stunde für die Inventur aufwenden, bevor endlich Feierabend ist.

Was denken Sie, wie schnell einfach ungefähre Werte notiert werden? Oder Ihr Team einfach die Bestelllisten der letzten Woche verwendet, um schneller fertig zu werden?

Hinweis – Wenn Sie Ihr Team nicht genau im Auge behalten, macht es das alles wahrscheinlich bereits.

Die zügige Arbeitsweise Ihres Teams ist grundsätzlich sinnvoll. Wird allerdings bei Aspekten Zeit gespart, wo keine Zeit gespart werden sollte, erhöhen sich Ihre Lebensmittelkosten.

Die Ausführung genauer Bestellungen ist nur dann keine unmöglich erscheinende Aufgabe, wenn Sie mit korrekten Bestandszahlen arbeiten. Liegen ungenaue Werte vor, werden Sie letztendlich Zeit verschwenden und die gewünschten Ergebnisse nicht erzielen.

Und so lässt sich das Problem beheben:

Als Erstes sollten Sie die Bestandsaufnahme zu einer Aufgabe für das ganze Team machen – ein einzelner Manager oder Mitarbeiter, der stundenlang in einem Lagerraum sitzt, wird irgendwann die Bestände nur noch grob schätzen.

Aber den Bestand zu dritt zählen? Ja, die Beteiligten werden gegenseitig dafür sorgen, dass die Arbeit ehrlich gemacht wird und einander über die Schulter schauen, damit sich keine Fehler einschleichen.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie genau sich die Inventuren auf Ihren Betrieb auswirken, motiviert sie das zu einer besseren Bestandsaufnahme. Denn wie sollten Sie Gehaltserhöhungen und Bonuszahlungen in Betracht ziehen, wenn Ihre Lebensmittelkosten jederzeit 5 % zu hoch sind?

Machen Sie es allen ein bisschen leichter (aber behalten Sie die nötige Genauigkeit bei), indem Sie nicht alles täglich zählen.

Erstellen Sie stattdessen eine Liste mit sehr schnell verderbenden Waren, teuren Artikeln und den bestverkauften Produkten.

Diese zählen Sie jeden Tag.

Auf diese Weise haben Sie immer noch die vollständige Kontrolle über die Zutaten, die dazu neigen, Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe zu treiben.

Die vollständige Bestandszählung führen Sie lediglich einmal in der Woche durch. Sie haben weiterhin Zugriff auf zuverlässige und aktuelle Daten, deren Erfassung jedoch nicht so viel Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nimmt.

2. Mangelnde Kenntnisse über Portionierung, Kostenrechnung & Bestandsverwaltung

Das ist ein häufiges Problem bei der Bestandsverwaltung in der Gastronomnie. In den meisten Restaurants sind Manager und Chefköche für die Ausarbeitung der Speisekarte, die Kostenkalkulation für die jeweiligen Gerichte und die Bestellung verantwortlich.

Folglich sind sie die einzigen, die alles in und auswendig wissen und die zugrundeliegenden Zahlen kennen.

Postenchefs, Nachwuchsköche und Küchenassistenten machen in diesen Bereichen häufig kleine Fehler – diese Fehler führen jedoch oft zu ernsthaften Problemen bei der Bestandsverwaltung.

Hier drei typische Beispiele:

… Ein Nachwuchskoch, der regelmäßig eine zusätzliche Portion geschnittene Putenbrust in ein Club-Sandwich gibt…

… Ein Kellner, dem eine Flasche nur für fünf Gläser Wein reicht, obwohl sich die angestrebten Lebensmittelkosten nur mit sechs Gläsern erreichen lassen…

… Eine Küchenhilfe, die einen kaum benutzten Mehlsack auf einem Kartoffelregal aufbewahrt und damit bei der wöchentlichen Bestandsaufnahme falsche Bestandszahlen verursacht…

Diese Dinge summieren sich im Laufe der Zeit und wirken sich negativ auf Ihr Inventar und Ihre Kostenberechnungen aus.

Und so lässt sich das Problem beheben:

Abgesehen von dem offensichtlichen Ziel kompetente Mitarbeiter einzustellen und in deren kontinuierliche Schulung zu investieren – sollten Sie einige zusätzliche Maßnahmen ergreifen, damit alle auf demselben Stand sind:

  • Informieren Sie alle Mitarbeiter darüber, dass hinter den Bestandszählungen ein System steckt, das Sie aus guten Gründen erarbeitet haben. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass Sie die Bestände aufmerksam verfolgen und überwachen, halten sie sich gewissenhafter an Rezepte und vorgeschriebene Portionen und achten darauf, nicht unnötig Lebensmittel zu verschwenden.
  • Binden Sie alle in die Bestandsaufnahme mit ein – übrigens können Sie bei uns eine kostenlose Vorlage für eine genaue Bestandsaufnahme im Restaurant herunterladen. Ihre Mitarbeiter werden nicht nur ihre Fähigkeiten verbessern und bei Bedarf Hand anlegen können, sondern auch lernen, wo bestimmte Zutaten gelagert werden (wodurch weniger Lager- und Bestandsfehler passieren).
  • Verwenden Sie Software, um die Portionierung zu vereinfachen. Erstellen Sie beispielsweise Schritt-für-Schritt-Videos (über Tablet oder Smartphone zugänglich), die die korrekte Portionierung zeigen und Servieranleitungen für alle Ihre Speisen und Getränke bieten. So bieten Sie Ihren Mitarbeitern leicht verständliche Anweisungen (die für geschäftige Betriebe mit mehreren Standorten besonders wichtig sind).

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Unsere gebrauchsfertige Bestandszählungsvorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Lebensmittelkosten unter Kontrolle zu halten und berechnet die Varianz Ihrer Bestände und die Bruttogewinnspanne.

Eine kurze Bemerkung zur Bestandsverwaltung für Unternehmen mit mehreren Standorten

Eine kurze Bemerkung zur Bestandsverwaltung für Unternehmen mit mehreren Standorten

Eine genaue Portionierung ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Standorte betreiben. Chefköche können nicht überall gleichzeitig sein und sie müssen sich darauf verlassen können, dass die Mitarbeiter vor Ort jedes einzelne Gericht perfekt zubereiten und servieren.

Dafür gibt es zwei Gründe:

A. Einheitliche Speisen – Wenn Sie Äpfel mit Äpfeln über mehrere Standorte hinweg vergleichen möchten, müssen die Gerichte einheitlich serviert werden.

Außerdem können Sie damit eine zuverlässig funktionierende Marke aufbauen, die Ihre Kunden an jedem Standort zufriedenstellt.

B. Erreichung der Ziele – In der Gastronomie sind die Margen gering. Sie wollen sicher dafür sorgen, dass keiner Ihrer Standorte zu viel ausgibt und eine profitable Speise in ein Gericht verwandelt, das die Gewinnschwelle kaum erreicht.

3. Schwierigkeiten bei der Überwachung interner Bestellungen und Übertragungen zwischen mehreren Standorten

Die Bestandsverwaltung für Restaurants mit mehreren Einheiten ist schwierig. Sie müssen die Bestellung verfolgen, den Lagerbestand im Auge behalten und die Daten aller Standorte miteinander vergleichen können.

Der Betrieb eines einzelnen Restaurants ist mit Problemen und Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung verbunden. Diese erscheinen im Vergleich zu einem Betrieb mit in der ganzen Stadt verstreuten Standorten verschwindend klein.

Betrachten wir folgendes Beispiel:

Ein Schichtleiter an einem Standort verzeichnet einen unerwarteten Ansturm aufgrund einer in der Nähe stattfindenden Konferenz. Er ruft an einem Standort am anderen Ende der Stadt an und bittet seinen Kollegen, ihm drei Kisten Coca-Cola, 24 zubereitete Sandwiches mit Speck und ein Fass Bier zu schicken. Eine Stunde später fährt der Lieferwagen vor und die Waren werden wie gewünscht geliefert.

Der Tag ist gerettet!

Allerdings waren beide Manager so in Eile, dass keiner von ihnen diesen Warenübergang entsprechend vermerkt hat.

Am Monatsende prüft ein Bestands- und Bestellleiter sorgfältig die Zahlen und vermerkt Folgendes:

  • Standort A läuft gut – die Varianz der Lebensmittelkosten ist nahezu Null und er schafft es, die Gesamtkosten für Lebensmittel den Zielvorgaben entsprechend zu halten.
  • Standort B fehlt viel Lagerbestand – ein Gespräch mit den Managern dort wird angeordnet, um herauszufinden, warum so viele Lebensmittel verschwendet werden und ob es sich um Diebstahl handelt.

Wir wissen, dass das nicht stimmt, die Daten erzählen jedoch das Gegenteil.

Die Bestandsverwaltung für Restaurants mit mehreren Standorten ist besonders schwierig, da jeder Standort seine eigenen Bestände führt.

Sie müssen die Bestellungen nicht nur zentral überwachen, sondern auch den Überblick darüber behalten, wie mehrere Standorte das Inventar einsetzen und diese Daten vergleichen können, um umsetzbare Erkenntnisse zu erhalten.

Dies bedeutet, dass zwei ähnliche, aber unterschiedliche Systeme vorhanden sind. Und das ist nur schwer zu bewältigen, wenn Sie nicht gerade eine Software verwenden, die eine Übersicht für jedes Gerät bietet.

Und so lässt sich das Problem beheben:

Wenn Sie einen Betrieb mit mehreren Standorten führen, ist es umso schwieriger, mit Tabellenkalkulationen Aufträge und Übertragungen im Auge zu behalten.

Es ist immer noch möglich, aber nur, wenn Sie diese Aufgaben detailorientierten und gewissenhaften Teammitgliedern zuweisen.

Weisen Sie sie an, jede Übertragung und jede interne Bestellung zu verzeichnen und diese Informationen täglich Ihren Bestands- und Bestellleitern mitzuteilen.

Auf diese Weise können diese Manager standortspezifische Anpassungen an den angesetzten Zutatenmengen vornehmen, genaue auf die Standorte abgestimmte Bestellungen durchführen und dafür sorgen, dass Übertragungen weniger selten erforderlich werden (und damit verbundene Fehler vermeiden).

Alternativ können Sie eine spezielle Software zur Bestandsverwaltung in Restaurants verwenden. Damit werden interne Bestellungen und Übertragungen (sowie externe Bestellungen) sofort an derselben Stelle erfasst und jeder, der Zugriff auf diese Informationen benötigt, kann sich einfach anmelden und findet, was er sucht.

4. In ungenutztem Inventar gebundenes Geld

Viele Restaurants führen Zutaten, die sie eigentlich nicht brauchen oder verwenden.

Die Zutaten haben es vor ein paar Jahren auf die Bestellliste geschafft, weil der Küchenchef etwas Neues ausprobieren wollte und seitdem bestellen Sie sie, obwohl die Hälfte dieser Gerichte eingestellt wurde.

Produkte wie…

… 10 Gläser teurer Chablis-Senf …

… zwei Kilo Matsutake-Pilze (die bei der Inventur bereits verdorben sind) …

… 12 Flaschen Aceto Balsamico di Modena (und acht davon sind offen und halbleer) …

Einige dieser Produkte sind extrem teuer. Andere dagegen nicht. Aber der Punkt ist, dass Sie sie nicht verwenden, nicht brauchen und sie jeden Monat 30 % Ihres Lebensmittelabfalls ausmachen.

Kurz gesagt, sie bluten Ihren Betrieb aus und sind ein Paradebeispiel dafür, wie Geld für verderbliche Waren verschwendet wird.

Und so lässt sich das Problem beheben:

Dieser Fehler bei der Bestandsverwaltung im Restaurant lässt sich recht leicht beheben…

Identifizieren Sie die Zutaten, die nicht verwendet werden (oder häufig verschwendet werden), indem Sie vergangene Bestandszahlen vergleichen und dann budgetbewusste Entscheidungen zur Gestaltung der Speisekarten treffen, die auf tatsächlichen Zahlen und Verkaufsprognosen basieren.

Wenn Sie feststellen, dass eine Zutat häufig übertragen wird (und die Köche sie weiterhin bestellen), forschen Sie nach, warum das der Fall ist.

Schauen Sie sich die Rezepte an, die diese Zutat verwenden und gehen Sie wie folgt vor:

  • Bestellen Sie in Zukunft weniger und überwachen Sie die Nutzung.
  • Ersetzen Sie sie durch eine kostengünstigere Zutat und überwachen Sie deren Nutzung.
  • Ändern Sie die Rezepte so, dass Sie diese Zutat nicht mehr benötigen.

Hier ist eine genaue Bestandszählung unerlässlich – Sie können nicht einfach ungefähre Schätzungen anstellen und gleichzeitig präzise und spezifische Bestellungen ausführen.

Um Genauigkeit zu erreichen, müssen Sie jederzeit wissen, welche Bestände Sie auf Lager haben und Sie müssen sich in Ihren Mengen zu fast 100 % sicher sein.

5. Viele Daten – aber nur sehr wenige umsetzbare Erkenntnisse

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Sie haben viele verschiedene Datensätze. Wenn Sie diese manuell (oder mit Tabellenkalkulationen) verwalten, wird das schnell chaotisch und kompliziert.

Nehmen wir an, Sie nehmen es mit Ihren wöchentlichen und monatlichen Inventuren sehr genau:

  • Sie gehen alles zweimal durch, nur um sicherzustellen, dass die Zahlen auch wirklich stimmen…
  • Sie erfassen jede Verschwendung, jeden Bestandsschwund und alle weiteren Bestandsfehler…
  • Sie vermerken Übertragungen zwischen Verkaufsstellen, um genau zu wissen, was wohin geliefert wurde…

… und letztendlich sitzen Sie vor einem Berg von Daten, aus dem sich nur schwer Erkenntnisse ziehen lassen und der für eine Kalkulation mittels Tabellen zu komplex ist.

Sie legen das Ganze beiseite und vergessen das Anliegen.

Vielen Betreibern ist bei der Bestandsverwaltung genau dieses Missgeschick bereits passiert.

Nicht aus Faulheit oder aufgrund mangelnden Wissens – sondern hauptsächlich, weil der Monat nicht genügend Tage hat, um das richtig anzugehen.

Und so lässt sich das Problem beheben:

Setzen Sie Inventarziele pro Monat oder Standort.

Auf diese Weise können Sie etwas Greifbares berechnen, sobald Sie alle Inventardaten erfasst haben.

In den meisten Fällen sollten Sie sich beim Festlegen von Zielen auf einen engen Satz von Bestandsberechnungen und Kennzahlen konzentrieren, z. B. Wareneinsatz, Varianz der Lebensmittelkosten, Sollbestände und Restbestände.

Bestellen Sie mehr als vor sechs Monaten oder weniger? Hat Standort A deutlich niedrigere Lebensmittelkosten als Standort B? Warum?

Durch die monatliche Berechnung spezifischer Bestandsdaten können Sie die Bereiche Ihrer Bestandsverwaltung identifizieren, auf die Sie sich konzentrieren müssen, um unnötige Kosten einzudämmen und den Gewinn zu steigern.

Da es sich jedoch um Daten aus vielen verschiedenen Bereichen handelt, kann eine manuelle Berechnung (oder eine Tabellenkalkulation) dazu führen, dass das schnell ziemlich chaotisch und kompliziert wird.

Eine spezielle Software zur Bestandsverwaltung in Restaurants kann Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern – Sie geben die Bestandszahlen, Abfallmengen, Überweisungen und internen Bestellungen ein und die Software erledigt die ganze harte Rechenarbeit für Sie. Das System teilt Ihnen mit, wie sich Ihr Lebensmittelbestand im Laufe der Zeit entwickelt hat und wie sich die verschiedenen Standorte entwickeln.

Bestellen Sie mehr als vor sechs Monaten oder weniger? Hat Standort A deutlich niedrigere Lebensmittelkosten als Standort B? Warum?

Mithilfe einer Software erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Daten, die Sie benötigen, um kostensparende Entscheidungen zu treffen und Sie können so tiefe und detaillierte Einblicke erhalten, wie Sie möchten (nach Standorten, Monaten, bestimmten Zutaten oder Gerichten usw.).

Lassen Sie sich von Fehlern und Herausforderungen rund um Ihre Bestände nicht abschrecken – lesen Sie unseren Beitrag über bewährte Verfahren für die Bestandsverwaltung in der Gastronomie. Hier geben wir Ihnen Tipps und Tricks zur richtigen Organisation Ihres Bestandsverwaltungssystems von Anfang bis Ende.

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Es ist schwierig, Ihre Bestände hervorragend zu verwalten, wenn Sie nur Stift und Papier (oder sogar Tabellenkalkulationen) verwenden. Um die Bestandsverwaltung wirklich zu meistern, benötigen Sie die Unterstützung einer speziellen Software zur Verwaltung des Restaurantinventars.

Bei Apicbase drehen wir den Spieß für Sie um – und Sie sparen jede Woche mehrere Arbeitsstunden, da wir komplexe und verwirrende Zusammenhänge leicht verständlich und genau abbilden:

  • Ein einfach zu verwendendes System, das Tabellenkalkulationen überflüssig macht
  • Vergangene Verkaufs- und Bestelldaten zur Erleichterung der Prognose
  • Bestandsdaten bis ins kleinste Detail, bspw. nach Zutat und Portionierung
  • Sofortiger Zugriff auf verschiedene Bestandsberechnungen und Prozentsätze
  • Erstellung von Bestelllisten, wenn die Zutaten unter den Sollbestand fallen
  • Überwachung der Übertragung von Zutaten und Beständen zwischen den verschiedenen Standorten
  • Einfacher Zugriff auf Inventardaten für alle, die diese benötigen

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