Au-delà des rapports sur les PDV des restaurants : pourquoi votre affaire F&B a-t-elle besoin d’analyses riches en informations pour se développer

Les rapports analytiques sur les restaurants sont devenus un outil essentiel dans un secteur qui, pendant trop longtemps, s’est fié à son instinct pour prendre des décisions d’affaire.

Aujourd’hui, les restaurateurs et les gestionnaires F&B comme vous, ont accès à de nombreux rapports, principalement grâce à des systèmes PDV avancés.

Toutefois, si cette numérisation présente certainement de nombreux avantages, les rapports s’accompagnent également de leur propre lot de problèmes. Des problèmes tels que la connaissance du quoi mais pas du pourquoi, une visibilité inexistante ou limitée du Back-of-House et des informations essentielles enfouies sous une montagne de futilités.

Heureusement, les solutions d’analyse de données des restaurants comme Apicbase vous débarrassent de ces problèmes.

Dans cet article, vous apprendrez comment optimiser l’analyse pour obtenir des informations ciblées sur l’ensemble de votre exploitation et sur chaque point de vente. Vous pouvez utiliser ces informations pour démarrer avec n’importe quel logiciel d’analyse et de veille économique pour restaurants. Je partage également quelques exemples juteux du nouveau Insights Hub d’Apicbase en action, alors n’hésitez pas à les consulter.

Voici donc les thèmes abordés ici :

• Qu’est-ce que le reporting pour les restaurants ?
• Qu’est-ce que l’analyse des restaurants ?
• Quel est le lien entre les deux ?
• Quelles sont les sources de données à considérer ?
• Pourquoi l’analyse est-elle essentielle dans l’industrie du F&B ?
• Pourquoi la combinaison des données FoH et BoH rend l’analyse plus puissante ?
• Dernières réflexions

Commençons par examiner en détail le reporting des restaurants… et pourquoi le reporting ≠ l’analytique.

Qu’est-ce que le reporting pour les restaurants ?

En général, le reporting consiste à organiser et à résumer de grandes quantités de données et à les présenter dans un format digeste et facile à comprendre – les rapports.

Ainsi, les chiffres bruts et les données deviennent des informations.

Les rapports sur les ventes, les paiements et la fréquentation sont des exemples de rapports sur les points de vente. Du côté du Back-of-House, nous avons des rapports sur les stocks, les approvisionnements et la rentabilité des menus.

La plupart des opérateurs s’appuient sur ces rapports pour avoir une vue d’ensemble de leurs opérations. Ils peuvent être considérés comme un outil de prise de pouls qui vous permet d’évaluer rapidement la santé de l’entreprise.

Mais… le problème avec les rapports est qu’ils soulèvent plus de questions que de réponses.

Ils vous disent ce qui se passe dans une partie spécifique de votre entreprise à un moment précis.

Ce qu’ils ne vous disent pas, c’est la raison de ces événements.

En examinant un rapport de ventes, vous pouvez constater que vos ventes du mardi sont inférieures à la moyenne. Ou que les articles les plus chers de votre menu sortent de cuisine les mercredis et jeudis, mais pas les vendredis. Ou encore que le coût des aliments est de 32 % dans ce point de vente et de 36 % dans les autres points de vente voisins.

Vous voulez savoir POURQUOI ?

Dans ce cas, vous devez vous tourner vers l’analyse des restaurants.

Qu’est-ce que l’analyse des restaurants ?

Les logiciels d’analyse pour restaurants combinent plusieurs ensembles de données – ventes, effectifs, stocks, etc. – pour approfondir les questions soulevées par les rapports obtenus… et répondre à ce fameux « pourquoi ».

Si les rapports transforment les données en informations, l’analyse transforme les informations en informations.

Vous vous souvenez de ces mardis peu performants ?

Vos rapports montrent que vos ventes sont faibles… mais l’analyse des données du restaurant peut mettre en évidence le fait que vous n’avez qu’un seul préparateur sur place le mardi matin. Et comme vos meilleures ventes du matin sont des sandwichs et des croissants préparés à l’avance – et que vous n’ouvrez pas le lundi – il est impossible qu’un seul préparateur puisse faire face à la situation. La solution ? Ajoutez un autre cuisinier à la rotation du personnel, et le problème disparaît.

Bien sûr, l’exemple ci-dessus n’est que la partie émergée de l’iceberg.

Une analyse continue des performances d’un restaurant permet de découper et d’aborder les données sous plusieurs angles. Cela vous donne accès à des informations qui, autrement, seraient restées cachées. Par exemple, l’optimisation des achats en tenant compte des données historiques des ventes et des tendances de transfert. Cela permet de réduire les écarts de stocks et d’éliminer le coût des transferts fréquents entre points de vente. Cela vous permet également de mettre en évidence vos meilleurs fournisseurs pour des catégories d’ingrédients spécifiques. Vous serez alors en position de force lorsque vous renégocierez les contrats avec vos fournisseurs.

Quel est le lien entre le reporting et l’analyse ?

Ce n’est pas parce que l’analyse est un outil d’un niveau supérieur à celui du reporting que les deux ne sont pas indissociablement liés… ou que le reporting n’a pas sa place dans votre activité.

Essayez d’imaginer cela sous forme d’un diagramme « cheminement de la valeur » :

Si vous enlevez un seul domino du jeu, l’action suivante peut devenir impossible [ou, du moins, extrêmement difficile]. Les outils d’analyse des restaurants utilisent vos différents rapports pour reconstituer l’histoire de votre entreprise. Les données sont normalisées, analysées et contextualisées afin de fournir des informations significatives pour le développement de l’activité.

En outre, vous continuerez à utiliser ces rapports dans toute votre organisation.

En effet, les rapports facilitent l’obtention d’une vue d’ensemble de l’activité et la vérification des principaux indicateurs de performance du restaurant. Les dirigeants, les conseils d’administration et les investisseurs adorent les rapports. Mais pour les managers de terrain qui ont besoin de quelque chose pour guider leur prise de décision quotidienne (et à long terme), la véritable valeur réside dans l’analyse des restaurants.

Pourquoi l’analytique est essentiel dans l’industrie F&B

Si le fait de garder le contrôle et de prendre des décisions en se basant sur les données ne sont pas des raisons suffisantes pour commencer à utiliser l’analyse – bien qu’elles devraient l’être – je vais vous répondre sans détour.

Nous travaillons tous dans l’industrie de la restauration pour faire des bénéfices.

Nous pouvons parler de ce sentiment de mission accomplie que nous ressentons lorsque nous offrons à un client une expérience culinaire unique – et c’est un sentiment formidable, ne vous méprenez pas – mais si nous ne faisons pas de bénéfices…

Disons simplement que les sentiments de mission accomplie ne paient pas les factures.

L’industrie du F&B est impitoyable – la marge bénéficiaire moyenne se situe entre 3 et 5%. Si vous dépassez ce taux, vous êtes riche. Et, pour une affaire suffisamment importante, une augmentation de 0,1 % se traduit par des millions d’euros par an.

Mais alors comment obtenir cette augmentation de pourcentage ?

Et bien que tout cela soit lié à la rentabilité, il existe plusieurs autres avantages majeurs sur lesquels vous pouvez compter en utilisant l’analyse :

1. L’analyse fournit des informations sur l’ensemble de l’entreprise – si vous êtes responsable de dizaines de points de vente, vous savez à quel point il peut être difficile d’extraire et d’analyser de nombreux rapports individuels. Non seulement c’est une perte de temps, mais c’est aussi une source d’erreurs humaines. Avec l’analytique, vous disposez d’une source unique pour chaque point de vente et chaque ensemble de données connecté. Passer d’un rapport à l’autre et d’un aperçu à l’autre – et les comparer les uns aux autres – ne prend alors que quelques secondes au lieu de quelques heures.
   
2. Il démocratise également vos données – avec les analyses en place, chaque responsable F&B et chaque responsable d’établissement peut accéder aux mêmes informations. Par conséquent, les conclusions qu’ils tirent – et les décisions qu’ils prennent – ne dépendent pas de leurs compétences analytiques. Et lorsque vos responsables sont sur la même longueur d’onde, il est plus facile de les faire participer aux décisions importantes. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez promouvoir une expansion dans un domaine particulier. Dans ce cas, l’idée sera plus facile à vendre à la fois à votre responsable financier et aux responsables des sites, si vous pouvez montrer que les points de vente environnants sont rentables mais qu’ils ont du mal à augmenter la productivité du personnel et à répondre à la demande.
   
3. Et il découvre les tendances émergentes : le centre d’analyse d’Apicbase détectera les modèles cachés dans les ventes et le comportement des clients bien plus rapidement qu’un être humain ne le pourrait. Des choses comme les changements d’habitudes alimentaires, les hausses de ventes pour des catégories spécifiques, les clients qui arrivent plus tôt, etc. Ces tendances pourraient être statistiquement insignifiantes et donc ignorées d’un point de vente à l’autre. Mais, une fois que les données sont regroupées et analysées, elles sont signalées par le système et vous pouvez en tenir compte lors de la planification des menus et des équipes.

La mise en place de votre système d’analyse de restaurant ne demande pas beaucoup d’efforts. Si vous utilisez Apicbase, notre module d’analyse [appelé Insights Hub] est intégré et facilement accessible.

Cela dit, les informations que vous obtenez sont aussi bonnes que les données que vous introduisez dans le système. Voici donc une liste d’ensembles de données que vous devriez prendre en compte si vous voulez obtenir des conseils fiables pour augmenter vos profits.

Quelles sources de données devez-vous alimenter dans votre système d’analyse ?

Une opération F&B moyenne peut souffrir de nombreuses choses, mais le manque de données n’en fait pas partie.

Votre système de point de vente est à lui seul responsable de la collecte d’une tonne d’informations, des chiffres de vente et autres données transactionnelles aux données sur les méthodes de paiement et la fréquentation. Si vous ajoutez à cette pile les données relatives au personnel, aux services internes et autres, il serait étonnant que vos serveurs ne cèdent pas sous la pression, surtout si vous avez plusieurs points de vente.

Mais la question est de savoir si vous devez analyser toutes ces données. Et si non, quelles sont vos priorités ?

La réponse est non – vous n’avez pas besoin de toutes les données pour analyser les restaurants. Mais, plus vous en incluez, plus vos informations seront précises et détaillées. Et au fur et à mesure que votre entreprise se développera, certains ensembles de données [comme les avis, les livraisons et les données clients] deviendront plus précieux pour vous.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques ensembles de données de base que vous devriez prendre en compte :

• Les données de PDV : votre système de point de vente est un trésor d’informations. Selon son degré d’avancement, il peut recueillir des données sur vos ventes, le nombre de visiteurs et les clients, ainsi que des données sur les pourboires, les types de commande et les remises. Certains systèmes de point de vente suivent même les données d’inventaire, bien que ces informations puissent être fragmentaires et obsolètes.
  
  Ces données de vente peuvent vous fournir des informations précieuses sur vos menus, et votre plateforme d’analyse s’en inspirera largement pour vous donner des indications sur la planification et l’ingénierie des menus.
  
• Données d’inventaire— votre système d’inventaire garde la trace de chaque ingrédient utilisé dans votre entreprise. C’est votre première ligne de défense contre l’irrégularité des coûts alimentaires. Si vous avez une bonne maîtrise de vos stocks, il est beaucoup plus facile d’éviter le gaspillage dû au surstockage, à une mauvaise présentation ou au vol.
  
  La plupart des systèmes de point de vente peuvent être connectés au système d’inventaire, ce qui facilite le suivi de vos ingrédients. Cependant, le module d’inventaire d’Apicbase va un peu plus loin, en couplant l’inventaire avec l’approvisionnement et en le liant à des recettes automatisées chiffrées. Cette intégration permet d’épuiser les stocks d’ingrédients bruts en temps réel et de garder les écarts de stocks sous contrôle.

• Données sur le personnel — pour certaines opérations, les coûts de main-d’œuvre peuvent éclipser les coûts alimentaires. Pour cette raison, la plupart des chaînes utilisent un système de planification du personnel pour optimiser les rotations. Si vous utilisez une version de ce système, le connecter à votre système d’analyse peut vous fournir des informations précieuses. Par exemple, vous pouvez comparer les serveurs pour voir qui a la plus grande productivité aux heures de pointe… et voir ensuite si vous pouvez faire en sorte que cette personne reprenne vos équipes les plus chargées. Vous pouvez également trouver votre meilleur vendeur de cette façon et lui demander de conseiller d’autres serveurs et de partager ses trucs et astuces de vente.

• Données d’approvisionnement — la plupart des exploitations ne disposent pas d’un système de gestion des fournisseurs dédié. C’est un grand gaspillage car les données que vous recueillez auprès des fournisseurs au fil du temps peuvent vous permettre de réaliser des économies importantes. Un logiciel d’analyse peut prendre ces données et vous indiquer les relations avec les fournisseurs sur lesquelles vous devez vous concentrer, c’est-à-dire les fournisseurs qui vous offrent les meilleurs prix, qui livrent régulièrement dans les délais et qui ne vous surfacturent pas en raison d’erreurs de facturation.
  
  Le module d’approvisionnement d’Apicbase fait tout cela et plus encore. Parce qu’il est connecté à votre module d’inventaire, le système suit les niveaux de stock et vous avertit lorsque les ingrédients ne sont pas conformes aux normes. Vous pouvez même le configurer pour qu’il génère automatiquement des bons de commande. Il ne vous reste alors plus qu’à vérifier les quantités et à envoyer un courriel à vos fournisseurs.

Votre entreprise saisit déjà un grand nombre de ces données.

Mais… un grand nombre d’entre elles sont également ignorées, en particulier du côté du Back-of-House.

Voyons donc rapidement ce que vous obtenez lorsque vous ne commettez pas l’erreur d’ignorer vos données de gestion interne et si vous en faites la pièce maîtresse de votre stratégie d’analyse.

L’importance des données FoH et BoH dans l’analyse des restaurants

Avec des rapports de PDV si accessibles, de nombreux opérateurs tombent dans le piège de suivre et d’analyser uniquement les ventes et les données centrées sur le client.

Je ne dis pas que ces données n’ont aucune valeur, mais… des données centrées sur les clients = des idées centrées sur les clients.

Dans un secteur où les marges sont si faibles, pouvez-vous vous permettre de ne pas savoir ce qui se passe dans votre Back-of-House ? Après tout, les coûts de main-d’œuvre et de nourriture grignotent une part importante de vos revenus quotidiens.

Imaginez que vous ne sachiez pas que vos coûts des aliments augmentent parce que vous ne les vérifiez que lorsque le compte de résultat est établi. Si le dernier compte de résultat est bon, vous n’avez aucune raison de penser que vos coûts des aliments sont en hausse jusqu’à ce que le coût supplémentaire apparaisse sur le compte suivant. Bien sûr, à ce moment-là, le mal est fait.

Le fait est qu’il y a tellement de choses qui peuvent mal tourner dans la cuisine. Et vous avez besoin d’un moyen de les contrôler en temps réel, et pas seulement de les découvrir six mois plus tard.

C’est à ce moment-là qu’une solution d’analyse des données des restaurants, qui combine les données du BoH et du FoH est vraiment utile. L’utilisation d’une plateforme comme Apicbase – avec des modules intégrés de vente, d’achat, d’inventaire et de planification des menus, ainsi que de puissantes capacités d’analyse – vous permet d’être aux commandes de votre affaire.

Soudain, lorsqu’un article du menu voit sa rentabilité chuter, vous n’avez plus à courir partout pour essayer de comprendre ce qu’il se passe. Votre premier réflexe n’est pas de corriger le prix du menu. Non – la première chose que vous faites est de regarder derrière le rideau. Puis vous ajustez les portions, réduisez le gaspillage ou changez de fournisseur pour atténuer l’impact sur vos résultats.

Les rapports, c’est bien… mais seule l’analyse qui vous donne le contrôle.

Des données exactes valent plus que du pétrole – ou même de l’or – pour votre entreprise.

Mais pas si elles vous laissent perplexe, soulevant plus de questions qu’elles n’apportent de réponses. La clé pour contourner ce problème – et comprendre enfin ce qui fait fonctionner votre entreprise – consiste à apporter aux données le contexte approprié.

Lorsque vous faites cela, vous obtenez une nouvelle mesure de contrôle, en particulier sur votre back-of-house et les coûts associés. Il devient plus facile de se concentrer sur les éléments qui fonctionnent et de corriger les problèmes opérationnels en temps réel. Et il devient beaucoup plus facile d’évoluer par le biais de l’expansion et du franchisage sans commettre les mêmes erreurs dans chaque nouveau site.

Est-ce que cela ressemble à quelque chose qui manque cruellement à votre mode opératoire actuel ?