Votre guide indispensable d’approvisionnement en F&B : contrôlez vos commandes, vos livraisons et le foodcost

Des rabais d’un fournisseur. Des rabais sur les commandes groupées d’un autre fournisseur. Des camions de livraison en retard qui vous rongent de l’intérieur car tous vos steaks sont dedans…

Mais vous restez là, tranquille, résolvant chaque problème l’un après l’autre.

Vous connaissez bien ce jeu n’est-ce pas ?

C’est ce que l’on appelle la procédure d’approvisionnement en F&B de restaurant et vous êtes un véritable maître Jedi en la matière.

Mais…

Mais…

L’approvisionnement (ou la fourniture… mais jamais l’« achat ») fait tellement partie intégrante des tâches de restauration qu’il peut être avantageux de le maîtriser en permanence.

Car après la gestion des stocks, les erreurs d’approvisionnement en F&B sont la raison n°1 pour laquelle les exploitants peinent à maîtriser leurs coûts des aliments.

Et bien que vous puissiez avoir des compétences innées en approvisionnement ainsi qu’en négociation avec les fournisseurs, si vous n’optimisez pas votre processus du début à la fin, ces erreurs d’approvisionnement continueront à s’accumuler. Et s’accumuleront encore et encore. Et seront même amplifiées avec des ordres d’approvisionnement concernant les entreprises multi-établissements.

Dans ce guide d’approvisionnement en F&B, je vous aiderai à aiguiser vos griffes en matière de procédure d’approvisionnement jusqu’à ce qu’elles soient toutes bien belles et brillantes, et prêtes à réduire en miettes les coûts croissants des aliments.

Voici donc les thèmes abordés ici :

• Qu’est-ce que l’approvisionnement en F&B pour restaurant et pourquoi est-ce si important ?

• Le cycle d’approvisionnement en F&B en 6 étapes:

1. La description des PON et les règles (dans la mesure du possible) ;
2. La demande comme déclencheur du cycle ;
3. Quels fournisseurs choisir (et comment les choisir) ;
4. Comment préparer et passer vos commandes de F&B ;
5. La réception, la surveillance et l’entreposage des marchandises ;
6. La vérification des factures et des paiements.

• Comment un petit bout de logiciel va vous permettre de contrôler toute la procédure d’approvisionnement en F&B (et le coût des aliments).

Prêt à vous plonger dedans ?

Qu’est-ce que l’approvisionnement en F&B pour un restaurant (fourniture) ?

Comme je l’ai mentionné plus haut, lorsque nous parlons de faire entrer de la nourriture et des boissons dans une entreprise de restauration, il ne s’agit pas simplement d’« acheter » des choses.

Le terme « acheter » est dans ce cas un mot beaucoup trop couramment utilisé.

« Acheter » donne l’impression que cette opération est très simple.

Mais elle est tout sauf « simple » :

Vous comprenez ?

C’est pourquoi nous parlons d’approvisionnement en F&B plutôt que d’achat.

L’approvisionnement en nourriture et en boissons est un processus qui vous permet de réaliser votre objectif, et cet objectif peut être résumé comme suit —> ne pas avoir de manque, ne pas gaspiller, ne pas perdre de vue les coûts des aliments.

Et vous arriverez à ce résultat en vous concentrant sur :

• L’obtention du bon produit
• Une bonne qualité
• Un bon prix
• Le bon moment
• Le bon fournisseur

C’est simple, non ?

Eh bien, même si votre première impression vous fait dire que « non, ce n’est pas simple », vous pouvez tout de même essayer de rendre cette mission aussi simple et indolore que possible. Pour cela, vous devrez vous concentrer sur (et en optimisant) chaque étape de votre cycle d’approvisionnement en F&B avant d’être confronté à d’éventuels problèmes.

Et voilà comment faire cela…

Le cycle d’approvisionnement en F&B en 6 étapes (version sans gras)

Si vous voulez conserver un approvisionnement efficace de votre restaurant, vous devez commencer par considérer l’ensemble du processus comme un cycle, et non comme une opération ponctuelle.

Même si cela signifie que votre travail n’est jamais terminé (l’achat d’un restaurant n’est pas le type d’activité que l’on créé et qui se gère toute seule), il existe encore des façons d’optimiser l’ensemble de votre activité afin qu’elle fonctionne comme une machine bien huilée.

Voici une version allégée et sans gras d’un processus d’approvisionnement de restaurant :

1. Description des règles et des PON
2. Détermination de la demande
3. Détermination des fournisseurs (et des contrats)
4. Réalisation de vos commandes F&B
5. Réception, surveillance et entreposage
6. Vérification des factures et des paiements

Lorsque vous vous approvisionnez pour une grande entreprise, pour plusieurs établissements ou pour une simple entreprise, suivre ces étapes vous permettra d’obtenir de meilleurs résultats. Choisissez de meilleurs fournisseurs, servez de meilleurs produits et réduisez le coût de vos aliments. Et tout cela sans faire d’erreurs coûteuses !

1. Description des règles et des PON relatives à l’approvisionnement de restaurant en F&B

Je commencerai ici avec une mise en garde :

Les petites et moyennes entreprises de restauration n’ont généralement pas de procédures opérationnelles normalisées (PON) ni de stratégies d’approvisionnement très robustes.

Certaines ne pensent pas en avoir besoin… d’autres ne savent pas de quoi il s’agit.

Quoi qu’il en soit, ces PON d’approvisionnement pour F&B sont la première étape dans le cycle d’approvisionnement d’un restaurant.

Si cela est nouveau pour vous, imaginez un ensemble d’instructions indiquant comment et pourquoi certaines tâches d’approvisionnement sont réalisées telles qu’elles le sont.

Un exemple de PON d’approvisionnement pourrait être :

Qu’est-ce que cela nous apprend ?

• l’approvisionnement est centralisé
• les recettes et menus sont tarifés
• le calendrier de livraison est optimisé
• les livraisons sont faites aux établissements
• il est nécessaire d’être formé

Une autre illustration :

Qu’est-ce que cela nous apprend ?

• un service d’approvisionnement peut traiter plusieurs concepts
• les livraisons erronées peuvent s’avérer être très coûteuses
• le personnel à la réception des commandes doit connaître les différentes classifications relatives à la qualité des produits

Peu importe la taille de votre entreprise, je vous encourage au moins à codifier les bases de votre processus d’approvisionnement.

Si vous faites partie du service gestion de l’entreprise, sachez que cette démarche aidera les nouveaux agents d’approvisionnement à travailler.

Et si vous dirigez actuellement l’approvisionnement, cela vous facilitera la vie lorsque vous serez en vacances ou que vous devrez former votre remplaçant(e).

2. S’approvisionner pour répondre à la demande (avec une marge de sécurité intégrée)

Vous souvenez-vous de votre principale responsabilité en tant que gestionnaire des approvisionnements ?

Le bon produit… au bon prix… et au bon moment ?

Eh bien, pour arriver au « bon moment », vous aurez besoin de connaître votre stock sur le bout des doigts.

Ce que vous cherchez ici, ce sont des états de stocks précis et vos ingrédients par niveaux.

Vous devriez toujours vous approvisionner par rapport aux niveaux moyens car ils ont été calculés sur la base d’historiques de ventes.

Ils vous permettront ainsi de vous rapprocher au maximum des bons montants (sans surstockage ou sous-remplissage).

À moins d’effectuer un comptage quotidien, il existe deux façons d’obtenir ces chiffres :

• Inventaire constant – chaque article du stock est prélevé et noté sur la feuille d’inventaire avant d’être affecté à la chaîne de production. Au bout du compte, ces prélèvements sont comptabilisés et retirés de l’inventaire initial. Si le compte de fin de journée d’un article donné est inférieur au niveau moyen, cet article est ajouté à la liste de la prochaine commande
• Inventaire numérique – Logiciel de gestion de restaurant, comme Apicbase, assure automatiquement le suivi des niveaux de stocks. Les ventes, la production et les transferts internes diminuent les stocks en fonction des fiches techniques des recettes. Une fois que les articles tombent sous les niveaux moyens, le système crée un formulaire de commande, que vous pourrez contrôler puis approuver.

Les deux méthodes sont valides et produisent d’excellents résultats lorsqu’elles sont utilisées correctement.

Mais…

Vous imaginez travailler avec un inventaire constant dans 20 établissements différents ?

Des centaines de fois (par nuit) quelqu’un, quelque part, pourrait oublier de noter quelque chose, faussant alors complètement les comptes. Dans ce cas, il semble beaucoup moins risqué de laisser le logiciel s’occuper de l’inventaire car il vérifiera et décomposera les données de PDV pour arriver au nombre d’ingrédients individuels qui doivent être décomptés. Et s’il y a une chose qui est certaine, c’est que vous n’oublierez certainement pas d’imprimer la facture pour le client.

3. Décider des fournisseurs qui correspondent à vos besoins

En ce qui concerne la sélection des fournisseurs, vous aurez beaucoup de choix.

La première chose que vous aurez à décider est le nombre optimal de fournisseurs qui vous conviendrait. Si vous avez trop peu de fournisseurs, vous risquez des pénuries et ainsi que d’avoir à payer trop cher. Trop de fournisseurs, et vous pourriez disperser votre budget (et ne pas avoir droit à des remises groupées).

Il existe différentes façons d’appréhender les transactions avec vos fournisseurs :

Les cinq façons d’appréhender les transactions avec les fournisseurs sont :

• Approvisionnement contractuel – soit par quantité ou avec un contrat à durée déterminée. L’avantage c’est un approvisionnement régulier à de meilleurs prix. Le problème c’est que vous ne pourrez pas vous approvisionner ailleurs.
• Approvisionnement en libre service – acheter chez un grossiste local (au jour le jour et sans contrat). L’avantage c’est que vous n’avez qu’à entrer et acheter au meilleur prix. Les inconvénients sont que vous ne pourrez pas être livré, que vous n’aurez aucune garantie, et que le paiement se fera au comptant.
• Au panier – acheter un groupe de produits (produits fabriqués, viandes ou poissons) auprès d’un seul fournisseur. Les avantages sont le prix et le fait d’avoir moins de tracas. Le problème, c’est qu’il n’y a aucune garantie que vous obteniez ce dont vous avez besoin.
• Approvisionnement complet – Tout acheter auprès d’un seul fournisseur. Les avantages sont la prévisibilité et les prix avantageux. Le plus grand inconvénient est que vous trouverez rarement des produits spécifiques. (Mais cela reste potentiellement acceptable pour les chaînes de restauration rapide-occasionnelles et similaires.)
• Approvisionnement avec réserve de propriété – payer d’avance une quantité prédéterminée d’un produit spécifique (fruits bio ou poisson local). L’avantage c’est que la livraison est garantie. Les inconvénients sont (potentiellement) des prix plus élevés et le fait que la confiance est essentielle dans ce type de relation.

De plus, vous aurez la possibilité de choisir entre les fournisseurs généralistes ou spécialisés, les centrales d’achat, les accords avec les fabricants, les magasins-entrepôts… la liste est longue.

Ne vous emmêlez pas les pinceaux dans toutes ces options.

Si vous exploitez une grosse entreprise, vous obtiendrez probablement une liste de fournisseurs pré-approuvés par le groupe.Utilisez-la — ces fournisseurs ont été pré-approuvés pour une raison.Si vous êtes un petit exploitant, intéressez-vous à ce que font vos concurrents.Si la plupart d’entre eux ont 2-3 offres généralistes + 1 offre spécialisée + 1 offre d’achat de groupe, c’est parce que cette combinaison fonctionne bien dans votre région.Pas besoin de réinventer les choses dans ce cas.

Cela dit, une fois que vous posséderez une bonne liste de fournisseurs avec lesquels travailler, vous devrez déterminer avec lequel vous en aurez le plus pour votre argent.

La plupart des exploitants évaluent les fournisseurs en fonction de trois éléments :

• Le prix – Rappelez-vous que vous ne cherchez pas le meilleur prix… vous cherchez le meilleur prix correspondant à vos besoins. Dans le monde de la restauration, une affaire est bonne seulement lorsque l’on parle de la même qualité pour un prix plus bas (crédit et délais de livraison restant similaires). 

• La qualité – Le fournisseur peut-il livrer selon les spécifications en matière de qualité ? Combien de fois ont-ils remplacé votre commande avec un article de qualité inférieure ? Ont-ils été francs à ce sujet ?

• La livraison — Pouvez-vous vous entendre avec le fournisseur sur des délais de livraison qui vous conviennent ? S’ils livrent constamment en retard, il se peut qu’ils causent des problèmes à votre équipe de production.

Après avoir fait quelques commandes auprès de votre fournisseur, vous pourrez le noter par rapport à ces trois éléments.La plupart des exploitations utilisent un système de classement chiffré, la note du fournisseur la plus élevée étant de 10/10/10. Cela signifie que, sur 10 fournisseurs, le fournisseur concerné a le meilleur prix, la meilleure qualité et les meilleures conditions de livraison.

Bien que ce soit le scénario idéal, dans la vraie vie, vous devrez probablement vous contenter d’une note de prix inférieure si vous cherchez des articles de qualité supérieure et une livraison dans les délais.

4. Préparation et passation de vos commandes de F&B

La plupart des restaurants commandent sur une base hebdomadaire ou bimensuelle, certaines d’entre elles passant même des commandes mensuelles.

Une bonne règle de base est de passer des commandes aussi souvent que vous en avez besoin si cela vous aide à contrôler votre coût des aliments.Votre objectif ici est d’être en mesure de produire en tout temps, sans avoir à mettre tout votre argent dans le stock car vous avez fait une erreur de calcule.

En règle général, passer une commande est une procédure en 3 étapes :

• Listes de commandes basées sur les ventes prévues — pour chaque période de commande, estimer la demande d’ingrédients spécifiques en fonction des ventes prévues (vous pouvez le faire pour le mois et diviser par quatre pour obtenir des chiffres hebdomadaires, à condition qu’il n’y ait pas de grandes oscillations hebdomadaires en raison d’événements ou de vacances).
• Vérifier les recettes pour connaître les montants — examinez vos recettes pour déterminer la quantité d’ingrédients. Traduire ces quantités en unités d’achat (kilos, canettes, bouteilles, etc.).
• Soustraire les stocks disponibles — si vous utilisez la méthode de l’inventaire constant, vérifiez les chiffres de la nuit précédente. — Si vous utilisez un logiciel, vos formulaires d’approvisionnement ont déjà été générés (youpi). Et si vous ne faites ni l’un ni l’autre… Vous allez devoir compter.

Maintenant que vous connaissez la quantité pour chaque ingrédient, vous devez déterminer la qualité. Vos coûts de recettes vous amèneront probablement à concevoir une feuille de calcul qui contiendra les spécificités des produits, comme celles présentes ci-dessous :

(Si vos spécificités ne sont pas aussi détaillées, cela peut être acceptable. La plupart des articles sont normalisés — par exemple, quand vous dites «coupe contre-filet», la plupart des vendeurs savent qu’il s’agit du meilleur morceau de viande, désossé, sans dépôts de suif et sans cartilage). Lorsque vous avez déterminé vos quantités et qualités, vous pouvez continuer à remplir votre bon de commande. Vous aurez besoin de plusieurs exemplaires de ce document, et votre préposé à la réception (à chaque emplacement si vous exploitez une entreprise multi-établissements) doit en avoir un pour qu’il puisse contrôler les livraisons.

Votre formulaire de commande doit être détaillé, mais sans se transformer en un document de 3 pages. Les choses les plus importantes à notifier comprennent :

• Détails sur le restaurant, le fournisseur et la livraison
• Nom du produit
• Quantité
• Unité de quantité (caisse de 10 kilos, caisse de 24 bouteilles)
• Qualité standardisée ou descriptive
• Tarification individuelle + net pour la ligne
• Prix total de la commande

Remarque : à ce stade, vous saurez déjà quels fournisseurs recevront quels formulaires de commande. Cependant, si vous achetez des produits non périssables en grande quantité, il est recommandé de passer un appel d’offre dans votre publication commerciale locale (ou de faire des achats dans divers endroits pour obtenir des tarifs de façon plus informelle). Si vous n’êtes pas pressé de conclure l’affaire, vous pourriez être en mesure d’obtenir un meilleur prix pour les mêmes produits.

5. Réception, contrôle et entreposage

Voilà le deal…

…vous pouvez avoir les meilleures PON d’approvisionnement de restaurant…

… faites très attention à qui vous achetez, et à quel prix…

…passez des heures chaque mois à réclamer et à demander des rabais.

Mais si vous ne contrôlez pas soigneusement tout ce qui est livré, ce n’est pas la peine de faire tout cela.Car vous n’aurez aucun contrôle sur ce qui arrive (en termes de quantité et de qualité) et si c’est utilisable ou non, mais vous payerez quand même.

Alors comment éviter cela ?

Apportez à votre équipe en charge de la réception (commis, chefs ou gestionnaires, selon votre organisation) l’information et les compétences dont ils ont besoin pour faire leur travail avec exactitude et consciencieusement.Cela inclut une formation régulière sur les procédures de réception et la qualité des aliments.De plus, l’équipe de réception doit avoir accès aux formulaires de commande afin de travailler avec les bonnes données.

Le commis à la réception (gestionnaire ou chef dans les petites exploitations) est responsable de :

• Inspecter la quantité et le poids — toutes les livraisons sont contrôlées par rapport au bon de commande et aux spécifications. Les livraisons en quantité insuffisantes et excédentaires sont consignées dans un registre et traitées de façon appropriée.
• Inspecter la qualité des produits livrés — des contrôles approfondis sur les produits coûteux (viande, vins, spiritueux) ; des contrôles ponctuels sur les produits fabriqués (vérifier la couche inférieure de l’emballage pour les produits flétris ou pourris).
• Enregistrer les livraisons quotidiennes — une attention particulière doit être portée à l’enregistrement des livraisons non conformes au niveau de la qualité, de tout ce qui a été livré en trop ou en quantité insuffisante, ou des livraisons d’articles dont la date d’expiration est dépassée.
• Manipuler les articles et suivre les procédures d’entreposage appropriées — noter ce qui entre dans les congélateurs, les chambres froides et l’entreposage général. S’assurer que les procédures d’inventaire rotatif sont suivies
• Préparer les documents nécessaires — cela comprend la double vérification du formulaire de livraison pour s’assurer que tous les rabais et correctifs ont été appliqués ; la préparation des documents pour les articles insatisfaisants et l’apport des documents nécessaires en comptes.

Dans les entreprises où la livraison est centralisée (les marchandises sont livrées à un endroit et ensuite distribuées aux différents établissements par l’exploitant), certaines de ces étapes ne sont pas obligatoires. Cependant, si vous en avez la possibilité, je suggère de mettre en place une procédure de réception dans chaque établissement. Il s’agit là d’une mesure de protection dans le cas où quelque chose n’aurait pas été fait correctement lors de la première inspection ou s’il y a eu des vols en cours de route entre le point A et le point B.

Les utilisateurs d’Apicbase dispose du module de cuisine central pour garder un œil sur les commandes internes.

6. Verification des factures et des paiements

La dernière étape du cycle d’approvisionnement des restaurants en F&B est également celle qui est la plus souvent oubliée par les opérateurs.

Il est ici évidemment question de vérifier les factures et les paiements.

Quand les choses deviennent difficiles, nous agissons tous de la même façon, à tourner chaque pièce deux fois avant de la dépenser. Mais… qu’en est-il lorsque les choses se passent bien ? Eh bien, vous payez vos factures à temps, avec rien de plus qu’un simple chèque, n’est-ce pas ?

Votre service d’approvisionnement et votre service comptabilité doivent travailler ensemble tous les mois pour vérifier les factures avant qu’elles ne soient payées. Il s’agit là de vérifier la quantité et la qualité des marchandises livrées et de les associer aux bons de commande et aux listes quotidiennes des marchandises reçues.

Si des remises, des rabais ou des corrections ont été approuvés, ils doivent figurer sur la facture. Si ce n’est pas le cas, il est préférable de régler le problème avec le fournisseur avant le paiement.

Régulièrement (une fois tous les six mois), assurez-vous de passer en revue vos paiements pour vérifier que vous avez déposé les bons montants dans les comptes des fournisseurs. Si vous automatisez vos paiements, une erreur pourrait se glisser ici occasionnellement. Si vous avez payé moins que ce qui était dû, vous en entendrez parler par le fournisseur. Mais si vous avez payé plus… eh bien, vous ne le récupérerez probablement pas à moins de le demander.

Dans un écosystème technologique solide, le logiciel back-of-house s’intégrera au logiciel de comptabilité. Le lien garantit que les bons de commande correspondent aux factures. Et ce n’est qu’après validation par le responsable de la chaîne d’approvisionnement que les paiements seront effectués par l’équipe comptable.

Apicbase vous aidera aussi dans ce domaine bien sûr.

Apicbase — La façon la plus simple de contrôler les approvisionnements de F&B (et les coûts des aliments)

Et voilà vous l’avez…

Un processus d’approvisionnement F&B infaillible, du début à la fin, qui ne laisse rien au hasard. Aucune trace inexplorée. Et aucun sou dépensé sans compter.

Car ne nous leurrons pas…

La raison pour laquelle tous les opérateurs se concentrent sur la partie approvisionnement de l’équation est pour voir où ils peuvent réduire le coût des aliments d’un point de pourcentage ou deux.

Il n’y a aucune honte à avoir par rapport à cela — c’est d’ailleurs exactement ce que vous devriez faire.

Et Apicbase peut vous aider à aller encore plus loin.

Étant donné que l’inventaire des restaurants et l’approvisionnement sont étroitement liés, il est avantageux d’avoir un logiciel en place qui puisse gérer les deux choses simultanément.Il vous permet d’économiser des heures de travail manuel mais, plus important encore, il réduit considérablement la probabilité que vous ou quelqu’un de votre équipe fassiez une erreur qui pourrait s’avérer coûteuse.

Qu’est-ce que vous en dîtes ?