13 défis de gestion de la supply chain des restaurants évitables grâce à ces solutions de bonnes pratiques (et Apicbase)

Avez-vous déjà fait le rapprochement entre une gestion efficace de chaîne d’approvisionnement de restaurant et une bonne hygiène buccale ? Vous avez un système en place, vous vous tenez au courant des choses et, avec une mise à jour occasionnelle, vous passez du blanc nacré à un bon compte en banque.

En revanche, faites une erreur… et vous devrez vous occuper du canal radiculaire.

Et un canal radiculaire c’est douloureux… mais cette douleur n’est rien comparée aux maux de tête que vous aurez si vous faites une mauvaise commande et que vous devez expliquer votre perte de revenus à vos hresponsables. Ce sera de la pure agonie.

Alors, qu’en pensez-vous ? Vous voulez vous éviter cette migraine ?

Si vous avez répondu « oui » à cette question (bonne réponse et un bon point pour vous), vous avez de la chance.

Ce post est plein de bons conseils sur la chaîne d’approvisionnement des restaurants que vous pourrez mettre en œuvre dès à présent. Ils vous aideront à éviter les terribles erreurs que vos concurrents commettent (et qui leur coûtent cher).

Il y en a 13 ici, chacun répondant à un défi spécifique de la chaîne d’approvisionnement de restaurant. Leur mise en œuvre vous aidera à créer un meilleur système et se traduira par :

• créer plus de valeur pour votre exploitation (pouvoir d’achat plus élevé + coûts des aliments plus faibles).Je zorgt ervoor dat je aanbod gelijke tred houdt met de vraag.
• veiller à ce que l’offre corresponde à la demande.
• prendre toutes les mesures nécessaires pour garder à l’esprit la santé de vos clients.

Et bien que vous n’ayez peut-être pas tout ce qu’il faut pour mettre en œuvre toutes ces choses – si c’est la cas, félicitations à vous – en connaître quelques-uns et les mettre en application devrait être un travail de fond qui finira par payer.

Mais lesquels choisirez-vous ?

N°1 Établir de bonnes relations avec les fournisseurs

L’erreur numéro 1 de la supply chain que je vois dans les restaurateurs est d’ignorer les relations avec les fournisseurs.

Peu importe la taille de votre entreprise, ce sont toujours des gens à l’autre bout de vos courriels et de vos appels téléphoniques. Et les gens répondent à trois choses : l’honnêteté, la transparence et le respect. Intégrez-les dans vos interactions avec chaque fournisseur, et vous obtiendrez de meilleures offres.

Il y a également d’autres choses que vous pouvez faire pour confirmer votre statut de « client préféré » :

• communiquer comme un patron – partagez des informations importantes avec votre fournisseur – vos besoins, les échéanciers, les calendriers et les systèmes. Demandez-lui de faire de même. De cette façon, vous pourrez facilement repérer les potentielles lacunes et trouver une solution pour les combler.
• payer vos factures dans les délais – les fournisseurs ont aussi leurs factures à payer. Et le représentant de votre fournisseur qui a sué pour vous rendre service sera certainement moins enclin à le refaire à l’avenir. Surtout s’ils doivent courir après les paiements chaque mois.
• résoudre les conflits – ayez une conversation ouverte avec votre fournisseur au sujet de la façon dont vous allez faire face aux problèmes potentiels. Les ignorer, c’est les répéter.

N°2 La cohérence de la valeur prime sur les prix inférieurs

À quoi bon une étiquette de prix inférieure de 20 % si le camion de livraison arrive à votre quai de chargement à 11h?

Si ce camion transportait des choses essentielles, votre heure de déjeuner est finie.

Lorsque vous choisissez un fournisseur, votre priorité devrait être la bonne qualité des ingrédients, mais votre considération numéro 2 devrait toujours être… Peuvent-ils livrer à temps, à chaque fois ?

S’ils n’en sont pas capable — si la livraison est ratée ou non effectuées —, vous vous débrouillerez mieux sans ce fournisseur.

Insister pour être tenu au courant (sur la qualité, quantité et obstacles)

Pour garder le contrôle sur la chaîne d’approvisionnement de votre restaurant, des données précises et opportunes sont essentielles.

Au moment de choisir parmi les fournisseurs, optez pour celui qui est disposé et capable d’être franc sur l’état de ses stocks et son agenda.

Ils doivent être en mesure de vous dire trois choses à l’avance (dans la mesure du raisonnable) :

• lorsqu’ils prévoient des quantités plus faibles (qui pourraient ne pas répondre à votre demande).
• lorsque la qualité pourrait ne pas être à la hauteur (et pourrait être substituée).
• lorsque des problèmes internes (manque de chauffeurs, camions, autres dysfonctionnements) pourraient avoir un impact sur les livraison

Si vous pouvez obtenir cette information quelques jours à l’avance, parfait — vous pourrez facilement boucher les trous d’inventaire potentiels. Sans cette information cependant, vous serez laissé pour compte durant la journée (et vous ne pourrez pas y faire grand chose).

N°4 Sous-traiter les éléments qui ne sont pas « au centre de l’assiette »

Si vous travaillez à partir du même guide que 90 % des gestionnaires de grandes exploitations, vous vous concentrez sur les éléments « très lucratifs », comme les viandes, les produits laitiers et les fruits et légumes. Et ce n’est pas grave car grâce à cela, les légères variations du prix n’auront qu’un impact substantiel sur les résultats.

Mais accordez-vous la même attention aux ingrédients qui ne sont pas au centre de l’assiette?

Des choses comme les produits en conserve, les bouillons, les pâtes. Et pourquoi ne pas aller encore plus loin — faites-vous attention à vos huiles? Vos épices? Vos condiments?

Pas vraiment n’est-ce pas ?

Eh bien, vous devriez car c’est ici que des petits ajustements peuvent entraîner des victoires substantielles.

La façon dont vous commandez ces articles non critiques (qui sont toujours critiques en réalité) peut permettre de faire de grosses économies. Réduire les commandes de mayonnaise de 30$ par mois par établissement ne semble pas énorme… jusqu’à ce que vous vous rendiez compte que vous commandez pour plus de 100 établissements. dès lors, cela peut faire une différence.

Le module d’analyse d’Apicbase peut vous aider à déterminer dans quelle mesure vous pouvez apporter des améliorations. Une fois que vous aurez trouvé ces articles auxquels vous ne pensiez pas, vous pourrez commencer à optimiser leur processus de commande (ne vous les faire livrer que d’un seul fournisseur, les mettre sous un contrat, et autres procédures similaires).

N°5 Composez vos prévisions de demande

Une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement des restaurants se résume aux données et à la planification. Cela implique de reconnaître les modèles de demande dans tous vos points de vente et les intégrer dans la façon dont vous organisez votre chaîne d’approvisionnement.

Voici trois façons de tirer parti des prévisions de la demande ponctuelle pour optimiser la chaîne d’approvisionnement de votre restaurant :

1. Si vous pouvez planifier vos quantités à l’avance, vous pouvez communiquer avec vos fournisseurs le plus tôt possible. En outre, vous êtes en mesure de négocier de meilleures conditions car vous êtes en mesure de vous engager sur des achats plus importants.
2. Vous pouvez également garder un œil sur votre capacité de stockage et vous préparer à une consommation accrue de produits à des endroits précis (comme en installant un réfrigérateur supplémentaire). Cela vous aidera à réduire au minimum le gaspillage alimentaire.
3. Si vous travaillez à partir d’un emplacement de distribution central (c’est-à-dire que vous prenez les livraisons et les expédiez à vos établissements), une prévision de la demande précise vous permettra de planifier vos livraisons avec plus d’exactitude.

Et non, vous n’avez pas besoin d’être un expert en mathématiques pour puiser dans vos données historiques et créer des prévisions de ventes. L’utilisation du logiciel de gestion F&B (Ahem… Apicbase) rend tout cela très facile à faire au niveau des établissements, ce qui vous permettra d’obtenir le niveau de détail dont vous avez besoin pour des prévisions très précises.

N°6 Relier toutes les données avec une plateforme

La gestion de la chaîne d’approvisionnement d’une grande entreprise de restauration est délicate. Mais, cela devient un travail d’équilibriste lorsque vous devez le faire en travaillant avec des systèmes disparates et déconnectés.

Un seul système pour tous les établissements de la ville n°1…

… un seul système pour tous les comptoirs de la région n°2…

… un système d’inventaire unique pour tous vos fast casuals

Vous n’irez nulle part comme ça.

Les grandes exploitations n’ont plus le luxe de travailler avec des systèmes anciens ou des systèmes ponctuels — il y a tout simplement trop de données à recueillir et à synthétiser pour prendre des décisions précises.

C’est pourquoi vous devriez passer à une solution de gestion sur plateforme hébergée sur Cloud pour votre exploitation de F&B.

La vue à 360° intégrée de l’ensemble de votre exploitation vous aidera à prendre de meilleures décisions en matière de chaîne d’approvisionnement. Vous avez besoin de connaître vos niveaux d’inventaire globaux ? Ils se trouvent dans le tableau de bord. Qu’en est-il de l’inventaire d’un établissement en particulier ? Il n’est qu’à quelques clics. Toutes les promotions que vous faites actuellement ? Cliquez ici et voilà — tout y est.

Avec une plateforme de gestion des F&B, vous pouvez être agile et précis – et ne jamais avoir à rechercher les données dont vous avez besoin pour bien faire votre travail.

N°7 Examiner périodiquement vos fournisseurs, contrats et factures

Les évaluations de performance sont agaçantes.

Elles sont complexes. Elles prennent du temps. Elles entraînent un surcroît de travail et des relations tendues.

Mais…

C’est aussi ce qui vous aide à séparer le blé de l’ivraie.

Peu importe à quel point vous n’aimez pas les faire, vous devez prendre le temps de passer par ces trois éléments tous les six mois environ :

• évaluations des fournisseurs – vous attribuez une cote à vos fournisseurs pour trois choses : la qualité, le prix et la livraison. Le meilleur score qu’ils peuvent obtenir est de 3 10 dans le tableau (10/10/10). Chaque erreur (retard de livraison, hausse des prix, mauvaise qualité de livraison) diminue ce score. C’est pourquoi vous devez garder une trace de ces choses (même si vous traitez avec eux dans l’immédiat). Laissez tomber les vendeurs sous-performants.
• évaluations de contrats – lorsque vous signez pour la première fois avec un fournisseur, il y a fort à parier que vous avez obtenu des clauses contractuelles moins bonnes que celle de ses clients de longue date. Donc, dès que votre premier contrat s’achève, tentez un coup de poker et commencez à négocier. À ce stade, vous devriez déjà entretenir une relation stable, de sorte qu’il sera plus facile de négocier de meilleurs prix.
• validation de facture – Je suggère de le faire au moins une fois par mois, idéalement avant le paiement de la facture. L’objectif est de valider que ce qui apparaît sur la facture est ce qui a été livré en termes de quantité et de qualité. De plus, vérifiez si tous les rabais, rabais, approbations et corrections ont été appliqués.

N°8 Mettre en place un système de commande centralisé

La plus grande erreur de gestion relative à la chaîne d’approvisionnement que je constate chez les exploitants de restaurant est le fait de traiter leurs commandes séparément pour chacun de leurs emplacements.

C’est une grosse erreur car :

1. Vous créer des pertes de données qui vous empêche d’avoir une vision globale.
2. Les erreurs de codage peuvent causer des problèmes avec les rabais appliqués.
3. Vous commandez probablement trop et augmentez vos coûts de nourriture en gaspillant.

La gestion de la chaîne d’approvisionnement dans les grandes entreprises de restauration doit être centralisée, car il s’agit de la seule façon de s’assurer que vous travaillez avec les bonnes données. Et les données sont primordiales ici — si vos données sont désactivées, vous n’avez plus qu’à jeter votre système par la fenêtre, car vos ne ferez plus que deviner aveuglément en espérant le meilleur.

N°9 S’assurer de tout ranger correctement

Créez et standardisez des procédures de stockage dans l’ensemble de vos opérations pour réduire les déchets et vous assurer que vos clients restent en bonne santé.

Voici 3 choses à garder à l’esprit :

• suffisamment d’espace d’entreposage pour chaque catégorie d’aliments (conformément aux règlements — produits congelés dans des congélateurs, produits réfrigérés dans des glacières, légumes à racines dans des entrepôts froids et bien ventilés)
• les produits sont immédiatement rangés, et rien ne doit rester à l’extérieur pendant plus de « seulement cinq minutes » parce que l’équipe de réception est débordée. N’oubliez pas que si c’est le cas les choses ne se passeront pas bien.
• Les espaces de stockage sont entretenus, nettoyés régulièrement et faciles d’accès – tout peut être vérifié et compté en un coup d’œil ; les produits sont écoulés selon la méthode FIFO.

Si vous êtes responsable d’une grande entreprise de restauration, assurez-vous d’apporter à tous les membres de votre équipe une formation régulière et des mises à jour sur la façon de gérer la réception et l’entreposage des produits. À l’occasion, faites des vérifications ponctuelles pour repérer les lacunes et encourager votre personnel à bien faire les choses.

N°10 Insister sur la conformité des approvisionnements

Vous gérez un petit restaurant restaurant familiale sur la promenade, et vous n’avez plus d’huile d’olive ? Demandez donc à quelqu’un d’aller acheter une bouteille au magasin en bas de la rue.

Ce n’est pas grave, n’est-ce pas ?

Cependant, appliquer une telle procédure en cas d’épuisement des stocks dans un établissement de restauration qui compte des dizaines de points de vente.

Cela devient vite la recette du désastre.

Et je ne parle pas seulement de la ruine financière (bien que les achats hors contrat peuvent être entre 15 et 100% plus chers que les achats sous contrat). Je parle simplement du fait que vous renonciez à la traçabilité, au contrôle et à l’uniformité de la marque.

Et même si nous préférons tous acheter des produits locaux, il y a des problèmes inhérents qui existent lorsque nous parlons de grosses commandes…

… vous ne pouvez pas obtenir les quantités dont vous avez besoin…

… la cohérence n’est pas bonne…

… il est parfois impossible d’obtenir les données dont vous avez besoin (renseignements sur les allergènes ou valeurs nutritionnelles).

C’est pourquoi vous devriez vous en tenir aux grands fournisseurs, aux fournisseurs sous contrat et aux fournisseurs approuvés (s’ils sont les seuls à pouvoir cocher toutes les cases « quantity-consistency-information »).

Bien sûr, ces achats ponctuels pourraient encore se produire (manquer d’huile de friteuse n’est jamais une option). Lorsqu’ils le font, ils doivent être consignés et communiqués à la chaîne de commandement afin que vous puissiez vérifier (et vous préparer) à d’éventuels problèmes de conformité.

N°11 Redoubler d’efforts en matière de salubrité alimentaire

Ce point touche au cœur de l’une des responsabilités de base de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de la restauration : assurer la santé et la sécurité de vos clients.

Et (encore une fois) la façon dont vous le ferrez dépendra de vos systèmes.

Mais voici le problème : votre système est seulement aussi infaillible que les systèmes qui y sont reliés. C’est une autre erreur de gestion de la supply chain que je vois souvent dans les restaurants. Ils se concentrent sur eux-mêmes quand, en fait, ils dépendent de tous les autres membres de la chaîne.

C’est pourquoi vous devez vous assurer que tous ceux avec qui vous travaillez disposent d’un système de gestion de la qualité – des producteurs « de la ferme à la table » avec lesquels vous travaillez, à vos fournisseurs plus généralistes. Ce système devrait couvrir tous les aspects, depuis l’intégration de nouveaux produits et les évaluations de la qualité, jusqu’aux procédures pour les rappels de produits éventuels.

Documentez et révisez périodiquement votre système de management de la qualité afin de pouvoir identifier et boucher les trous à temps (l’organisme de réglementation inspectera ce système… et plus souvent que vous ne le souhaitez).

N°12 Penser au développement durable et à la responsabilité sociale

Voici la vérité : les grandes entreprises se concentrent toujours sur les résultats et les chiffres.

Et en voici un autre — le fait de devenir verte ne signifie pas nécessairement que l’entreprise va perdre de l’argent.

Mais…

Il est difficile de parler de durabilité et de responsabilité écologique dans le contexte de la chaîne d’approvisionnement de la restauration, surtout si vous exploitez une grande entreprise.

Vous avez besoin de grandes quantités, de la traçabilité des produits et d’une foule de renseignements fournis par les producteurs. Acheter local est rarement une option, ce qui correspond à ce que vous devriez faire pour réduire l’empreinte carbone de votre chaîne d’approvisionnement. Les chaînes d’approvisionnement de la restauration rapide sont particulièrement délicates, car l’accent est mis exclusivement sur la réduction des coûts des aliments.

Cependant, pendant que nous attendons que les chaînes d’approvisionnement du monde entier rattrapent leur retard, il y a plusieurs choses que vous pouvez mettre en œuvre et qui vous mettront sur la voie verte :

• établir des liens avec les chaînes locales d’approvisionnement en aliments verts – ces chaînes apparaissent partout dans le monde. Les petits producteurs se connectent pour élargir leur offre et devenir plus attrayants pour les grandes exploitations. Vous pourriez ne pas être en mesure d’obtenir la traçabilité des produits provenant d’une organisation comme celle-ci, mais si vous avez plusieurs emplacements près de l’une d’entre elles, cela pourrait être une option.
• dans la mesure du possible, établir des partenariats avec de grands producteurs locaux – disons que vous avez quelques points de vente en Écosse. Le partenariat avec un grand producteur de bœuf local raccourcira considérablement votre chaîne d’approvisionnement (par opposition à l’achat de bœuf argentin), et il pourrait également avoir plus de sens d’un point de vu financier.
• Optez pour une cuisine en fonction des saisons – si possible, changez vos menus quelques fois par ans pour vous concentrer sur les produits de saison. De cette façon, vous réduirez votre contribution à la pollution des navires. Et ce sera moins cher.

L’intégration de pratiques de chaîne d’approvisionnement durables dans vos activités de restauration exigera un peu de souplesse (et augmentera probablement vos coûts).

Cela pourra vous sembler compliqué, mais souvenez-vous de deux choses :

1. plus de 73 % des milléniaux sont prêts à payer davantage pour des produits écologiques et;
2. ils sont de plus en plus à l’aise avec le fait de punir les marques qui ne sont pas à la hauteur de leurs attentes.

De plus, n’oubliez pas que les promotions – nous en discuterons dans le prochain point – peuvent intensifier le Bullwhip Effect.

Le ‘bullwhip effect’ s’agit d’un mécanisme par lequel vos prévisions créent des fluctuations significatives des stocks dans toute la chaîne d’approvisionnement. Si vous optez pour la durabilité et la responsabilité sociale, minimisez ces fluctuations en planifiant méticuleusement vos promotions (et en évitant de les exagérer).

N°13 Gérer intelligemment ses promotions et offres spéciales

Toutes les promotions et offres spéciales peuvent potentiellement exercer une pression sur votre inventaire.

Oui, vous pouvez leur imposer une limite de temps, mais ce n’est pas vraiment dans votre intérêt d’épuiser votre ingrédient principal le jour 2. Le fait de renvoyer les clients (ou de les forcer à commander autre chose au prix le plus fort) leur laissera un mauvais goût dans la bouche… et un commentaire sur votre page Yelp.

Donc, si vous organisez une promotion, remontez votre chaîne d’approvisionnement et déterminez si vous serez en mesure de répondre à la demande si elle dépasse vos prévisions :

• vérifiez les niveaux de produits auprès de votre fournisseur principal (réservez à l’avance si possible);
• interrogez d’autres fournisseurs pour vous faire une idée de leurs quantités et de leur qualité ;
• contrôlez les promotions et les offres spéciales (les exécuter sur des jours spécifiques, ou similaire).

Relevez tous les défis de votre supply chain de restaurant avec Apicbase

Vous vous rappellez ce que je vous disais sur ces blancs nacrés ?

Il suffit de cinq minutes par jour pour les garder ***brillantes*** au soleil. Et c’est exactement le temps qu’il vous faudra pour choisir l’une de ces meilleures pratiques de chaîne d’approvisionnement de restaurant et vérifier si vous la faites bien.

Passez-les en revue une par une pour voir ce que vous pouvez peaufiner pour mettre à jour vos relations avec les fournisseurs, vos processus d’approvisionnement et la gestion des stocks.

Mais… avant de faire tout cela…

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