Ingrid van de Loo est responsable F&B pour Oceanwide Expeditions. La compagnie maritime organise des croisières d’expédition dans les régions polaires. Elle travaille avec Apicbase depuis un an maintenant.
« Je cherchais un moyen d’acheter avec précision et d’avoir une vue d’ensemble claire du stock par navire. »
La flotte est à chaque fois absente pendant près de six mois. Selon la saison, ils naviguent vers le sud en route pour l’Argentine et l’Antarctique, ou vers le nord direction la Norvège, le Groenland et le Spitzberg.
Les navires sont amarrés dans le port de Vlissingen, aux Pays-Bas, plusieurs semaines par an. Tout doit être fait dans ce court laps de temps: toute la maintenance et les fournitures complètes.
“Ce sont trois semaines de chaos absolu.”, sourit Ingrid.
“Tout arrive ensemble. Il y a une explosion de courriels et je reçois cent mille questions de l’équipage sur ce qui a été commandé et ce qui ne l’a pas été.
Avec trois bateaux à moteur, deux voiliers et un équipage hôtelier de 100 personnes, c’est impossible de surveiller le F&B en Excel.
Au début, je perdais beaucoup de temps à faire des recherches. Maintenant, il y a de la clarté pour tout le monde. »
Pourquoi Apicbase?
Avantages:
« Nous grandissons rapidement. Nous avions autrefois deux bateaux à moteur et un voilier. C’était encore quelque peu gérable. Vous savez ce qui est acheté et quel entretien est en cours.
Maintenant, un troisième bateau à moteur a été ajouté qui est deux fois la taille des deux autres. J’ai remarqué que je devais acheter d’une manière différente. Le troisième navire est également très différent des plus petits navires. Et la flotte continue de croître. Il y a un autre navire en construction qui sera mis en service à la fin de 2021. »
« Je cherchais un système de gestion des achats pour l’hôtellerie pour simplifier les achats et clarifier les stocks. »
« Tout était conservé dans Excel. Pour pouvoir commander correctement, j’ai littéralement dû rassembler toutes les informations. Toutes les données étaient dispersées dans des e-mails ou dans des fichiers séparés. La recherche de ces fichiers prenait beaucoup de temps.
Pour donner un exemple, à un moment donné le fournisseur de vin a demandé combien de vin nous avions consommé par bateau l’année précédente. Je n’en avais aucune idée.
Cela m’a pris énormément de temps. Je trouvais que cela devrait être plus efficace. C’est comme ça que je me suis retrouvé chez Apicbase. »
Tous les documents sont réunis. Il existe un système dans lequel tout est mis à jour. Tout le monde a accès aux mêmes informations.
Ingrid van de Loo
F&B Manager Oceanwide Expeditions
« Toute la documentation est réunie. Il existe qu’un système dans lequel tout est conservé. Tout le monde a accès aux mêmes informations.
Cela rend la communication beaucoup plus facile pour tout le monde. Tout le monde peut à tout moment vérifier la situation dans le système. Il n’y a plus de discussions. Personne ne peut prétendre « oh, je n’étais pas au courant de la nouvelle liste de commande ». Tout est dans Apicbase. »
« Je l’ai organisé de telle manière qu’il y ait une bibliothèque centrale avec des succursales séparées pour chaque navire. Les commandes, le stock et la liste des ingrédients par navire sont inclus.
Tout le monde peut vérifier à tout moment ce qui se trouve à bord de quel navire.
Et non seulement les produits alimentaires, mais aussi d’autres matériaux tels que les uniformes peuvent être trouvés dans Apicbase. Le directeur de l’hôtel sait maintenant: d’accord, il suffit de regarder dans Apicbase et puis elle voit que dix nouveaux pantalons et quinze chemises ont été mis à bord. C’est très simple. »
« Cela me fait gagner beaucoup de temps. Lorsque les navires partent à Vlissingen, je fournis à l’équipage un inventaire de tout ce qui se trouve à bord: uniformes, nourriture, boisson, couverts… tout. Dans le passé, il s’agissait de fichiers Excel séparés par fournisseur. C’était totalement déroutant.
Les changements de personnel sont désormais également faciles à gérer. J’avais l’habitude d’envoyer une liste par courriel au directeur de l’hôtel d’un navire, mais quelques semaines plus tard, il y avait un autre directeur de l’hôtel à bord. Bien sûr, ils n’ont pas le temps de rechercher d’anciens e-mails. Maintenant, ils recherchent rapidement dans Apicbase et trouvent immédiatement ce qu’ils recherchent. »
« En effet. Cela est également nécessaire. Aujourd’hui, il y a tellement de canaux pour partager des informations: mail, chat, téléphone, WhatsApp… Je ne peux pas croire que chaque canal dispose toujours des données les plus récentes. Il doit y avoir un endroit central où toute la documentation peut être trouvée, la Source Unique de Vérite. »
« L’entreprise se développe rapidement. Plus de navires, plus de personnel. Cela rend le tout plus complexe. Mon manager connaît l’entreprise de bout en bout. Elle travaille ici depuis douze ans et connaît tout par cœur. Maintenant que tout s’agrandit, on ne peut plus supposer qu’une personne sait tout.
Si jamais je change d’emploi, l’entreprise devra continuer à fonctionner comme avant. Mon successeur doit être formé rapidement et pouvoir tout trouver immédiatement. Cela est difficile lorsque les informations sont dispersées et que les procédures sur chaque navire sont légèrement différentes.
À l’avenir, je souhaite également relier les menus et les achats. Cela peut être fait de manière transparente dans Apicbase. Aujourd’hui, je mets tous les ingrédients à bord, mais les chefs déterminent leur menu indépendamment de moi – ou les uns des autres.
En rationalisant les menus, en enregistrant la consommation et en la reliant au stock, je veux pouvoir mieux planifier mes achats. »
« Je veux être en mesure d’estimer exactement la taille du stock de chaque navire, pas trop peu, mais certainement pas trop. Cela offre un avantage financier, mais c’est également important sur le plan logistique. L’espace disponible à bord est limité. Si je mets à bord des produits qui ne sont pas utilisés, cela coûte non seulement de l’argent, mais en plus, cela gênent l’équipe dans leur travail.
C’est pourquoi je souhaite rationaliser les menus de manière centralisée. Tout cela est possible dans Apicbase. Je veux que les chefs puissent maintenir leur créativité, mais surtout en ce qui concerne les produits plus chers, comme la viande et le poisson, je veux pouvoir mesurer parfaitement la consommation.
Aujourd’hui, seul l’achat de boissons est enregistré à bord. Après tout, tous les repas sont inclus dans le prix du voyage. À l’avenir, l’intention est de pouvoir donner son choix de la viande, du poisson ou du végétarien. Plus je dispose de données, mieux je peux planifier mes achats. Quand je mets 2000 kg de bœuf à bord et que je constate que les navires commencent à passer commande à partir du cinquième mois, je sais que le ratio doit changer. Cette connaissance m’aide à maintenir les coûts alimentaires bas.
Les données d’achat m’aident également à négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. Je sais exactement combien nous commandons et où; quelle est la consommation et quels sont les coûts. Cela renforce ma position de négociation.
Je préfère travailler avec des faits et des chiffres plutôt qu’avec des intuitions. Bien sûr, je peux estimer la quantité de vin que nous consommons, mais j’aime être sûr. C’est bien d’avoir des données claires par produit et de pouvoir dire: l’année dernière, il y avait autant de litres, et cette année je m’attends à ce que ce soit autant.
« Apicbase m’a donné trois choses: du temps, du calme et du contrôle du F&B.
Tout peut être trouvé en un seul endroit pour tous ceux qui en ont besoin. Je ne perds pas de temps à chercher des choses, ni à des discussions inutiles. J’ai un aperçu complet des commandes et des stocks. Il y a de la clarté. »
« Avant Oceanwide Marine Services, j’ai travaillé sur un voilier. Il n’y a pas de logiciel pour les bateaux de cette taille. Du moins, pas à prix abordable. Un officier de ce navire avait donc développé lui-même un système. C’était mon premier choix, mais les options étaient trop limitées, surtout pour une entreprise en pleine croissance.
Je ne savais pas à l’époque que des logiciels comme Apicbase existaient. J’ai été étonné des possibilités. »
Je n’avais aucune idée qu’il existait un logiciel de gestion de F&B aussi complet.
Ingrid van de Loo
F&B Manager Oceanwide Expeditions
« Je n’avais aucune idée de l’existence d’un logiciel de gestion F&B si complet. J’ai été étonné de la profondeur d’Apicbase. Du menu, aux recettes et ingrédients individuels par gramme, tout est automatiquement suivi. Calcul nutritionnel, allergènes, comparaison des performances de plusieurs points de vente … Je ne savais pas qu’une telle chose était possible.
Bien sûr, je connais les plates-formes F&B des grands navires de croisière, mais elles sont très chères. Ceci est complètement autre chose. Et convivial. Cela fonctionne très facilement.
Je craignais que nos fournisseurs ne s’embarrassent de passer des commandes via Apicbase, mais le contraire était vrai. Le changement s’est bien passé. Tout le monde nous suivait dès l’abord.
Je surveille le stock par bateau dans Apicbase et je commande directement depuis le système auprès de nos fournisseurs. Grâce à la gestion des succursales d’Apicbase, les fournisseurs livrent immédiatement au bon navire. Ca fonctionne très bien. »
« Ici, au siège social, ce sont le directeur des opérations ‘hôtelières et le responsable F&B, donc moi-même. Nous l’utilisons quotidiennement pour composer les commandes et suivre le stock. Sur les navires, ce sont les gérants de l’hôtel et les chefs. Ils prennent les commandes à bord. Deux fois par an, ils font un inventaire complet des stocks dans Apicbase. Le comptage se fait numériquement et ajuste automatiquement l’état du stock. »
« Très bien, l’équipe de support m’a très bien aidé. Il faut prendre du temps, bien sur. Ca a été dit à l’avance, mais je pensais que je le ferais entre-temps (rires). Ce n’était pas le cas. Il faut s’y mettre, mais maintenant c’est super facile. »
« Sans aucun doute. Ca vous donne un bon aperçu. Je connais la consommation et les dépenses par navire et cela m’aide à planifier mes achats avec précision. »
Images d’ Oceanwide Expedition: Dietmar Denger
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