Dans les grandes entreprises de restauration, le coût de la nourriture représente la deuxième plus grosse charge d’exploitation, juste après la main-d’œuvre.
Le coût de la nourriture ne peut pas être éliminé de la même façon que vous ne pouvez pas congédier tout votre personnel pour éliminer les dépenses salariales. Cependant, cette dépense peut être gérée et contrôlée par un système de gestion des stocks F&B codifié et riche en informations.
Alors retroussez-vous les manches, mettez votre casquette de gestionnaire de stocks, et commençons à nous intéresser à vos coûts de nourriture.
Après avoir lu ce guide de gestion et de contrôle des stocks des restaurants, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour mettre de l’ordre dans vos affaires. Fini les heures gaspillées… et fini les d’erreurs d’inventaire.
Au lieu de cela, attendez-vous à augmenter de 2 % à 10 % votre résultat net simplement en effectuant l’inventaire hebdomadaire des stocks et en adaptant votre approvisionnement (Apicbase le fait automatiquement, en réduisant les heures de travail de vos équipes chaque semaine).
Qu’est-ce que vous en pensez?
Dans cet article, nous allons couvrir :
Prêt à ce que ces marges bénéficiaires commencent à exploser?
Alors attrapez une fourchette et commençons à creuser.
Eh bien, cela revient à demander pourquoi une carte et une boussole sont importantes pour les alpinistes.
Sans ces deux éléments, ils n’auraient aucune idée d’où ils se trouvent et où ils vont. Se rendre d’un point A à un point B se transformerait en une succession de falaises dangereuses, de parois de canyon impossiblement raides, et de sentiers à se tordre la cheville.
En tant qu’exploitant de restaurant, vous avez vos propres falaises dangereuses et sentiers pavés — surstockage, sous-stockage, gaspillage et vol.
Votre obstacle devient l’ensemble des choses qui se mettent au travers de votre chemin. Et là où vous voulez arriver, c’est à exploiter une entreprise de restauration prospère dans laquelle vous maximisez les profits sans avoir à sacrifier la qualité ou l’expérience client.
La gestion des stocks de F&B ne consiste pas seulement à obtenir des chiffres, mais à savoir ce qu’on en fait.
(Si vous voulez en savoir plus, consultez le 12 statistiques d’inventaire de restaurants qui soulignent pourquoi le contrôle des stocks = réussite commerciale.)
Tout ce qui est lié à l’inventaire — y compris les quatre principaux avantages dont je vais parler ici — est au service d’un seul objectif…
… veiller à ce que le coût réel des aliments ne diffère pas du coût idéal des aliments.
Guide gratuit pour les professionnels de l’industrie
Comment y arriver?
Vous y parviendrez en peaufinant votre contrôle et votre gestion des stocks de F&B et en tirant parti des quatre avantages d’un système reproductible sur place :
Lectures recommandées: Votre Guide Indispensable d’Approvisionnement en F&B
Que vous gériez un seul établissement haut de gamme ou une chaîne de restaurants hôteliers, il est important de garder à l’esprit que même les meilleures pratiques de gestion des stocks ne sont pas infaillibles.
Peu importe à quel point vos chiffres s’alignent parfaitement aujourd’hui, la gestion des stocks n’est pas une machine infaillible. Un simple mauvais inventaire des ingrédients (qui se produit beaucoup trop souvent) suffit pour fausser vos calculs et vos prévisions à moins d’être identifié et corrigé dans les inventaires hebdomadaires.
Si vous souhaitez gérez vos stocks de la bonne façon, vous devez organiser, avoir un système en place, et vérifier périodiquement, revérifier, et peaufiner ce système. En faisant cela, vous apprendrez à reconnaître et à éviter ces 5 erreurs les plus courantes qui se produisent lors de la gestion des stocks des restaurants:
Les estimations des stocks apparaissent les premières sur cette liste pour une raison : il s’agit du premier piège dans lequel les exploitants tombent lorsqu’ils essaient de prendre des raccourcis pour gagner du temps.
Une fois que vous vous engagez dans cette voie, il est difficile d’avoir un semblant de contrôle sur vos stocks, vos coûts et vos achats car vous ne travaillez pas avec des données réelles et factuelles. Vous travaillez avec des approximations qui deviennent de plus en plus imprécises au fil du temps.
Avant que vous n’ayez le temps de vous retourner, 5 € de déchets non comptabilisés par jour se transforme en 50 €, des ingrédients coûteux disparaissent régulièrement sans que vous ne vous en rendiez compte, et votre coût des aliments devient incontrôlable.
Mais alors, comment vous protéger contre cela ?
C’est facile…
Une fois que vous travaillez avec les bons chiffres, tout ce qui est lié à la gestion des stocks devient plus facile : vos prévisions de commandes, votre gestion des déchets… et la conception de vos menus.
Avant de commencer à travailler sur votre système de gestion des stocks évolutif, assurez-vous d’avoir bien pris connaissance de cette liste d’erreurs courantes de gestion des stocks de restaurants. Identifier les erreurs que vous faites déjà vous aidera à en tenir compte dans vos plans de bataille pour réaliser une bonne gestion des stocks.
Téléchargement Gratuit: Le Guide Ultime de la Gestion des Stocks
Il est essentiel d’avoir un système de gestion des stocks robuste, à la fois évolutif et précis pour réduire les coûts des aliments et augmenter votre marge bénéficiaire.
Pour la plupart des entreprises dans l’industrie du F&B, la mise en place d’un système solide est un processus en cinq étapes qui s’appuie sur les meilleures pratiques en matière de gestion des stocks des restaurants:
Intéressons-nous à cette liste.
Nous allons commencer par l’inventaire, car tout ce qui est lié à la gestion des stocks dépend du fait que vous travaillez avec les bons chiffres.
Lors de l’inventaire, il est préférable de suivre une liste structurée avec des lignes directrices qui décrivent l’ensemble du processus du début à la fin. Représentez-le schématiquement pour vos équipes et faites des contrôles ponctuels occasionnels sur place pour vous assurer qu’il est bien effectué.
Voici un exemple (n’hésitez pas à l’utiliser mot pour mot):
Feuille de Calcul d’Inventaire Gratuite: Modèle gratuit d’inventaire des aliments de restaurant pour Excel et Google Sheets
Une fois que vous commencez à apporter des changements à la façon dont l’inventaire est réalisé dans l’ensemble de votre exploitation, attendez-vous à entendre un refrain réfractaire au changement tel que : « mais nous l’avons toujours fait de cette façon » et « ce n’est que du travail inutile supplémentaire ».
C’est dans ces moments-là que la nature humaine résistante aux changements émerge, et s’il y a bien des personnes qui résistent aux changements, ce sont les chefs.
Soyez patient – ne vous méprenez pas en mettant en œuvre des changements du jour au lendemain ou par des décisions de l’exécutif.
Au lieu de cela, formez un petit groupe de travail – choisissez une personne de chaque établissement, si vous en gérez plusieurs – et demandez-leurs leur avis sur la façon de simplifier les pratiques d’inventaire, de gérer le gaspillage et de réduire le coût moyen des aliments.
Neuf fois sur dix, vous aurez droit à des idées révolutionnaires de la part de gens qui sont au cœur de l’action tous les jours. Et, vous vous retrouverez avec un noyau dur de défenseurs et d’intervenants qui iront vendre vos idées au reste de vos équipes.
Le point le plus important que vous devez faire comprendre à votre personnel ce sont les économies qui découlent d’une gestion efficace des stocks. Le simple fait de mettre en œuvre des inventaires hebdomadaires peut augmenter de 2 à 10 % votre résultat net chaque année. Qu’est-ce que cela signifie pour eux ?
Eh bien, une partie de cet argent servira certainement à des augmentations de salaire, à des prestations plus complètes et à de meilleurs outils et équipements de cuisine qui renforceront la sécurité de l’environnement de travail et permettront de prévenir les accidents graves impliquant des poêles chaudes ou des couteaux émoussés. Il sera donc ici question d’un contrat gagnant-gagnant pour tout le monde.
Pendant le déploiement de votre nouveau système de gestion des stocks, assurez-vous de:
CONSEIL – Vous pourrez vous assurer que l’adhésion du personnel se fait beaucoup plus facilement si les changements proposés entraînent moins de travail, et non plus. Les gens s’opposeront à un inventaire quotidien complet et à une saisie manuelle dans les feuilles de calcul. Ils seront beaucoup moins réticents à travailler avec un logiciel qui décompte automatiquement les ingrédients utilisés et qui fournit des renseignements exploitables grâce à une interface intuitive et facile à utiliser.
Vous avez maintenant un système d’inventaire en place, et vos équipes s’engagent à gérer les stocks de la bonne façon.
Cette « bonne façon » dépend de l’enregistrement correct de toutes vos actions d’inventaire.
Qu’entendons-nous par actions d’inventaire?
Les actions d’inventaire sont toutes des actions qui augmentent ou épuisent les stocks. Elles sont comptées dans ou hors de votre inventaire initial de sorte que, à la fin de la journée, vous avez le bon compte de clôture.
Les actions d’inventaire comprennent:
Chacune de ces actions doit être comptabilisée en conséquence afin que vous sachiez exactement ce qui se passe avec votre stock.
Pourquoi le suivi de toutes les actions d’inventaire dans un restaurant est-il important?
Eh bien, il s’agit de la seule façon d’obtenir votre véritable écart de coût des aliments (votre coût idéal calculé des aliments et le coût réel des aliments). La plupart du temps, ce que votre système PDV enregistre (par exemple, une pâte bolognaise ou un poulet tikka masala) se trouve au niveau du menu – ces données vous indiquent ce que vous avez vendu, mais ne vous disent pas combien de stock a été créé, sorti ou gaspillé dans le processus de préparation d’un plat.
Cependant, si vous pouvez être informé sur toutes vos actions d’inventaire (idéalement avec un logiciel dédié qui effectue automatiquement les ajustements d’inventaire des stocks en fonction des menus vendus), la moitié de votre travail de contrôle des stocks est effectué.
Une fois que vous obtenez ce type d’informations avec vos données, il sera facile de comprendre si votre problème de variation du coût des aliments réside dans le gaspillage excessif, le surstockage, ou le vol, et de prendre les mesures nécessaires pour combler l’écart entre la variance idéale et réelle.
À moins que vous n’obteniez vos données sur les écarts de coût des aliments à partir d’un logiciel de gestion des stocks dédié, il est très difficile d’obtenir des données en temps réel avec une exactitude de 100 %. Vous devrez mettre à jour toutes vos données de stock chaque jour ET exécuter les calculs et l’analyse à la suite… pas facile quand vous êtes aux prises avec des feuilles de calcul bien remplies.
Mais, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas vérifier l’état de votre stock sur une base hebdomadaire. Ce dont vous aurez besoin, ce sont de deux calculs pratiques de gestion des stocks de restaurants qui vous indiqueront si vous êtes sur la bonne voie ou qui serviront de signaux d’alerte pour votre gestion des stocks :
La moyenne du secteur pour ce qui est du taux de rotation des stocks se situe entre 4 et 8. Tout ce qui est inférieur à cela signifie que vous êtes en surstockage (et que vous traitez beaucoup de déchets), et tout ce qui est au-dessus de cela signifie que vous manquez souvent d’ingrédients au menu (et que vous devez gérer des clients insatisfaits).
Si votre taux de rotation des stocks est trop faible pour votre type d’entreprise, lancez le DSI. Un résultat élevé de DSI (supérieur à 10) sera la confirmation d’un surstockage, ce qui signifie que vous devrez vous mettre au travail pour identifier les ingrédients excédentaires.
Une fois que vous aurez vos coupables, peaufinez vos pratiques d’approvisionnement et vos listes de commandes, abaissez-vous à des niveaux optimaux et restez vigilants pour ne plus avoir de stocks excédentaires.
Maintenant que vous travaillez avec des chiffres exacts et que vous avez correctement enregistré toutes vos actions d’inventaire, savoir ce qu’il faut rechercher peut être délicat.
L’écart élevé du coût des aliments est un signal d’alarme immédiat, bien sûr. Si vous dépassez constamment vos pourcentages budgétés, vous devrez trouver les anomalies immédiatement et les corriger. Sinon, vous aurez du mal à atteindre vos objectifs annuels et à faire croître votre entreprise.
Cependant, la variation du coût des aliments n’est pas la seule chose que vous devrez examiner. Vous allez devoir préparer votre calculatrice (ou perfectionner vos compétences en tableur Excel) et examiner en profondeur les données – et connaître les indicateurs tels que le niveau moyen d’inventaire, les niveaux optimaux des ingrédients par défaut CoGS, le taux de rotation des stocks (TRI) et le DSI vous permettra de peaufiner vos processus d’approvisionnement et d’obtenir un point de pourcentage supplémentaire ou deux sur vos profits.
Voici quelques scénarios qui pourraient se produire dans votre exploitation.
Pour résoudre ce problème, effectuez une semaine de vérification des déchets alimentaires pour déterminer où se produit le gaspillage et formez (ou reformez) votre personnel sur les méthodes de préparation et de disposition des aliments.
Les variations du coût des aliments toujours pendant le service de la même équipe de travail (Taux de rotation des stocks moyen et DSI) – cette situation est un signal d’alarme et c’est habituellement (mais pas exclusivement) un signe que du vol a lieu dans l’établissement. Il n’est pas inhabituel pour le personnel d’en mettre un peu de côté, car on estime quele vol coûte chaque année 20 milliards de dollars à l’industrie américaine de la restauration.
Soyez ferme, informez vos équipes de vos soupçons et dites leurs que vous allez doubler le contrôle des stocks. Habituellement, cela suffit pour décourager les membres malhonnêtes de l’équipe. Dans les cas extrêmes, l’installation de caméras de surveillance dans vos entrepôts pourrait être nécessaire (bien que ce ne soit pas une solution idéale).
Une certaine variation du coût des aliments (Taux de variation des stocks élevé et DSI faible) – dans ce cas particulier, il est fort probable que vous soyez en sous-stockage et que vous sacrifiez à la fois la satisfaction des clients et votre résultat net dans le processus. L’écart (bien qu’il ne soit pas élevé) persiste parce que vous ne faites pas un excellent travail pour réduire le gaspillage alimentaire. Pour résoudre ce problème, utilisez les prévisions de vente pour commander les bonnes quantités de stock dont vous êtes généralement à court (ajouter une marge de sécurité par-dessus), et vérifiez le contrôle des déchets pour faire baisser le coût des aliments.
Ces renseignements (et des renseignements semblables) vous permettront d’apporter des améliorations constantes qui vous aideront à réduire les coûts et à mieux satisfaire les clients. En prenant le temps de les calculer et de les identifier (ou en utilisant un logiciel de gestion des stocks pour les rechercher en quelques secondes), vous pourrez optimiser vos achats, obtenir les données dont vous avez besoin pour la création des menus qui boosteront vos profits, et enfin vous commencerez à maîtriser le gaspillage alimentaire de votre restaurant.
Cas d’utilisation: Comment The Advocado Show a Réduit la Variation des Stocks.
Un système de gestion des stocks robuste sur place peut vous aider à faire le suivi de vos stocks. Il fournit également une piste de vérification afin que vous puissiez traquer les erreurs, ainsi qu’une tonne de données pour recueillir des informations.
Mais pour la plupart des entreprises de services alimentaires, le simple fait d’avoir un système en place ne suffira pas.
Si vous gérez un seul établissement de restauration rapide, vous pouvez (probablement) vous en tirer avec un stylo et du papier, des feuilles de calcul et des données générées par le PDV.
Mais vous aurez encore beaucoup de travail à faire pour extraire des informations exploitables.
Pour tous les autres – multi-établissements, chaînes hôtelières et grands traiteurs – il devront passer au-delà des systèmes et commencer à penser aux logiciels.
En utilisant un système de gestion des stocks dédié, vous récolterez les bénéfices suivants :
Avec le logiciel, vos équipes travailleront ensemble, en utilisant les mêmes données (précises) pour prendre des décisions importantes, qui pourraient transformer l’entreprise. Et, il va sans dire qu’il sera plus facile pour vous de garder une trace de tout sans avoir à fouiller dans les feuilles de calcul, les fils de messagerie ou les messages WhatsApp. Vous ne pourrez pas arriver à ces fins en utilisant des feuilles de calcul et en extrayant des données de votre PDV car ces outils n’ont pas été conçus pour cela.
Je sais que la gestion de l’inventaire des restaurants n’est pas sexy.
Et ce n’est pas grave si ça ne vous plaît pas… les seules personnes que je connaisse qui sont impatientes de parler des subtilités de l’inventaire ou de la valeur du calcul du taux de rotation des stocks travaillent toutes au même étage, ici, au bureau d’Apicbase.
Et c’est là qu’est votre chance.
Plutôt que de devoir mettre en œuvre un système complexe de gestion des stocks de F&B basé sur des feuilles de calcul, ou pire, de devoir faire l’inventaire à vu, vous pouvez tirer parti de nos connaissances mathématiques et statistiques uniques et simplement transférer toutes les informations liées à l’inventaire vers Apicbase.
Vous obtiendrez…
… et nous tous ici auront un sentiment de satisfaction sachant que nous donnons le pouvoir à une autre entreprise de restauration de sortir le grand jeu à table chaque jour (…d’accord, et une partie de votre argent aussi ! …mais ce sont des cacahouètes par rapport à ce que vous économiserez).
Qu’est-ce que vous en dîtes?
Si vous êtes séduit par la perspective d’économiser sans compromettre la qualité ou l’expérience de vos clients, contactez-nous. Planifiez une démonstration de 30 minutes (vous choisissez la date et l’heure), et nous vous apprendrons comment rendre la gestion des stocks F&B plus agréable… amusante… plus facilement et plus rapidement.
En moins de 30 minutes, vous découvrirez comment le logiciel de gestion des stocks des restaurants augmente les marges de votre entreprise et protège votre croissance.
Les exploitants de restaurants à plusieurs unités s'efforcent continuellement de réduire les frais généraux, de…
Après les coûts de main-d'œuvre et le loyer, le coût des aliments représente la dépense…
Il est de plus en plus difficile de gérer un restaurant, une Dark Kitchen ou…
Les nombreuses forces du marché qui ont façonné le secteur de la restauration au cours…
Depuis une dizaine d’année nous vivons d’importantes transformations dans le secteur de la restauration. De…
La traçabilité des aliments est obligatoire pour de nombreuses entreprises alimentaires aux États-Unis, en Europe…