7 causes d’écart entre le coût réel et le coût optimal des aliments

Le contrôle des coûts des aliments est crucial pour la rentabilité en restauration. Vous devez savoir  comment calculer le coût des aliments avec précision.

Si le coût réel des aliments dans votre restaurant ou hôtel est plus élevé que le coût optimal des aliments (ou coût théorique ou cible des aliments), la raison à cela peut s’expliquer par l’une ou plusieurs des sept causes suivantes :

  1. Déchets ou gaspillage
  2. Taille des portions
  3. Mauvaise procédure de réception des commandes
  4. Vol
  5. Ventes non enregistrées
  6. Erreur de compte
  7. Coût des aliments optimal modifié/erroné

Le pourcentage moyen du coût des aliments dans les restaurants est d’environ 35 % du chiffre d’affaires.  L’impact du coût des aliments sur la marge brute est incontestablement considérable.

En évitant des pertes inutiles sur le coût des aliments, le profit augmente de façon exponentielle sans avoir à générer des revenus supplémentaires.

Qu’est-ce que l’écart du coût des aliments ?

Un écart du coût des aliments signifie que le coût optimal des aliments est différent du coût réel des aliments. Un écart du coût des aliments est exprimé en pourcentage du chiffre d’affaires pour une période donnée. En contexte idéal, l’écart est nul.

Comment contrôler le coût des aliments ?

Pour contrôler le coût des aliments, on compare le coût réel des aliments au coût optimal des aliments. En théorie, ces coûts devraient être les mêmes. Tout écart affectera votre marge brute.

Calculer et contrôler le coût optimal des aliments

Découvrez comment calculer et contrôler le coût optimal et réel des aliments pour concevoir des menus rentables.

Pourquoi une différence entre le coût réel et le coût optimal des aliments entraîne-t-elle une perte de profit ?

L’exemple suivant illustre comment l’écart de coût des aliments influe sur la marge brute. De plus, il montre que le simple fait de connaître le coût des aliments n’est pas suffisant et pourrait finir par vous coûter beaucoup d’argent. Vous devez donc comparer le coût réel et le coût optimal des aliments pour contrôler le coût des aliments.

Exemple :

De Beer Barn est une société de restauration qui dispose de deux établissements, l’un à Bruxelles et l’autre à Amsterdam ; et elle demande à ses gérants un récapitulatif sur les pourcentages de coûts des aliments.

Voici le résultat :

Beer Barn Bruxelles :

  • Coût des aliments actuel = 32.1% du chiffre d’affaires
  • Coût des aliments optimal = 29.5% du chiffre d’affaires

En soustrayant ces pourcentages vous connaîtrez l’écart du coût réel par rapport au coût optimal des aliments. Dans ce cas, l’écart est de 2,6 % du chiffre d’affaires.

Beer Barn Amsterdam :

  • Coût des aliments actuel = 32,8 % du chiffre d’affaires
  • Coût des aliments optimal = 31.9% du chiffre d’affaires

La différence entre le coût réel des aliments et le coût optimal des aliments n’est que de 0,9 % du chiffre d’affaires.

Le coût global des aliments à Amsterdam est plus élevé, mais la direction fait un bien meilleur travail pour garder le coût des aliments sous contrôle.

Il n’y a qu’un petit écart de 0,9 % entre le coût optimal et le coût réel des aliments.

Le fait qu’Amsterdam dépense plus pour la nourriture que Bruxelles peut avoir de nombreuses explications, comme par exemple si les même recettes sont utilisées ou si la chaîne d’approvisionnement est plus longue.

L’écart le plus important entre les coûts des aliments réels et théoriques pour Bruxelles peut s’expliquer par l’une des sept causes ci-dessous.

Variance between actual food cost and ideal food cost
Quand échangerez-vous vos tableaux Excel pour des logiciels de cuisine professionnels ?

Que signifie la différence pour la marge brute?

En considérant uniquement le coût réel des aliments, le siège social a supposé à tort que Bruxelles se portait mieux qu’Amsterdam, alors qu’en réalité Bruxelles accumule des pertes inutiles.

Bien que le coût réel des aliments soit plus élevé pour Amsterdam que pour Bruxelles, Amsterdam gère le coût des aliments beaucoup mieux que Bruxelles.

L’impact des pertes dues aux déchets et autres,  n’est que de 0,9 % du chiffre d’affaires, alors qu’il est de 2,6 % dans l’établissement bruxellois.

Impact sur la marge brute : si le chiffre d’affaires de chaque branche est d’1 000 000 € par an, les 1,7% de coût des aliments inutiles pour Bruxelles se traduiront par une perte de revenus de 17 000 €.

Imaginez que la chaîne ait 24 succursales et que la moitié de ces pertes soit aussi élevée qu’à Bruxelles ?

Pour le groupe, cela signifie 204 000 € de perte de bénéfice par an (12 x 17 000).

L’exemple démontre ainsi qu’il est important de connaître à la fois les coûts optimals et les coûts réels.

Sur la base des coûts réels, le siège pourrait à tort supposer que Bruxelles se porte mieux qu’Amsterdam, alors qu’en réalité Bruxelles accumule des pertes inutiles.

Sans un contrôle adéquat du coût des aliments, le siège social n’aurait jamais su que sa marge brute était inférieure à ce qu’elle devrait être.

Si vous ne faites pas de suivi de coût des aliments, vous perdez forcément de l’argent ; de l’argent que la concurrence encaissera immédiatement.

Le contrôle des coûts des aliments est un incontournable pour les restaurateurs ayant plusieurs établissements. En raison de l’échelle, toute déviation des pourcentages du coût des aliments aura un impact majeur sur la marge brute.

A partir de quand l’écart par rapport à votre pourcentage de coût des aliments est-il trop élevé ?

Pour savoir si votre pourcentage de coût des aliments est trop élevé, vous devez soustraire le pourcentage de coût optimal des aliments du pourcentage de coût réel des aliments. Plus le résultat est proche de zéro, meilleur est votre contrôle sur le coût des aliments.

Si la différence entre le coût optimal et le coût réel des aliments est égal à zéro, votre coût théorique est égal à votre consommation réelle.

Autrement dit, le nombre de portions vendues multiplié par le coût par portion au cours d’une période donnée devrait être égal à la dépréciation du stock au cours de la même période.

Si le pourcentage du coût des aliments n’est pas nul, cela signifie que quelque chose quelque part ne va pas.  Toutefois, un écart de moins de 2 % est généralement considéré comme acceptable.

7 causes de décalages entre le coût optimal et le coût réel des aliments

Tous les problèmes de coût des aliments peuvent être rapprochés d’une ou plusieurs de ces sept causes.

1. Gaspillage

waste causes variance between actual and ideal food cost
Un enregistrement numérique donne un aperçu du moment et de la raison du gaspillage.

Problème : une certaine quantité de déchets n’est pas inhabituelle. Mais de petites quantités qui s’accumulent deviennent grandes et font baisser la marge brute. Il y a toujours de nouvelles offres de produits et, avant même de vous en apercevoir, le personnel a baissé sa garde par rapport au traitement des aliments.

Heureusement, le gaspillage est un coût qui peut se gérer.

En gardant une trace précise de la valeur des produits gaspillés, vous saurez quand et pourquoi il y a eu gaspillage. Cela vous aidera à trouver une solution.

Solution : utilisez un système pour enregistrer les « déchets », comme les plats retournés, les erreurs en cuisine, les produits qui ont mal tourné …

Utiliser pour cela un papier et un stylo est tout à fait possible mais reste maladroit. L’utilisation d’un système numérique est beaucoup plus approprié. Il permet un suivi des évolutions et donne un aperçu des causes du gaspillage. Apicbase propose un module de gestion de stock professionnel avec la possibilité d’enregistrer les déchets, sur tablette, smartphone ou ordinateur portable.

Lecture recommandée: Gestion des déchets alimentaires dans les restaurants – Comment les opérateurs intelligents réduisent le gaspillage alimentaire et les coûts

2. Contrôle de portion

bad portion control causes variance between actual and ideal food cost
Si les portions varient, vous ne pouvez pas estimer si un plat est rentable.

Problème : le manque de contrôle des portions est l’une des principales causes des écarts dans le coût des aliments.

Les portions d’une recette sont fixes. La recette est ce que vous utilisez pour calculer le coût optimal ou théorique des aliments. Avec un bon contrôle des portions, le volume des ingrédients utilisés dans un plat est le même que dans la recette, et le coût réel devrait donc correspondre au coût théorique.

Si les portions varient, le coût réel des aliments sera imprécis, et l’écart du coût des aliments ne pourra jamais être nul.

Il en va de même pour la préparation. Si la mise en place dans l’assiette se fait au hasard, le coût des aliments ne peut pas être vérifié. Il s’agit là d’une méthode dangereuse car vous ne pouvez jamais savoir avec certitude si un plat est rentable ou non.

Solution : ne vous fiez pas à une estimation, mais suivez les recettes et utilisez des doseurs, des cuillères-mesure et des balances pour peser les aliments pendant les préparations.

Un bon conseil : divisez les ingrédients et les produits semi-fabriqués en portions à l’avance. Ainsi, lorsque le service battra son plein, les tailles des portions seront assurées.

3. Mauvaise procédure de réception des commandes

poor reception procedures causes variance between actual and ideal food cost
Ne vérifiez pas seulement si tout est là, faites aussi attention à ce que le poids et le prix correspondent.

Problème : de mauvaises procédures de réception des commandes entraînent des coûts élevés.

Ça vous parle ? Votre fournisseur livre la commande dans un entrepôt frigorifique, dit bonjour rapidement dans la cuisine puis part ? Votre fournisseur peut ne pas avoir de mauvaises intentions, mais des erreurs de livraison se produisent tout le temps.

S’il y a des produits manquants, si les quantités sont erronées, ou si un mauvais article a été livré, vous ne le découvrirez que lors de la mise en place, ce qui entraînera des difficultés et le passage de commandes de dernière minute.

Ou bien vous ne le remarquez pas, et vous payerez le montant total lorsque la facture arrivera.

Et c’est à ce moment-là que le coût des aliments devient rapidement incontrôlable.

Solution : une procédure de réception permet d’éviter les pertes inutiles de temps et d’argent. Vérifiez toujours les articles sur le bon de commande et comparez-les avec la commande.

Ne vérifiez pas seulement si tout est livré, mais aussi si le poids et le prix correspondent.

Si vous voulez digitaliser la procédure de réception, Apicbase offre une solution. Quand une livraison est faite, vous n’aurez qu’à ouvrir le module de commande et il vous affichera le bon de commande pour effectuer la vérification. La commande et la livraison sont liées pour permettre un dépistage rapide des erreurs.

4. Vol

theft causes variance between actual and ideal food cost
Un système de gestion numérique des stocks permet de détecter rapidement les pénuries.

Problème : malheureusement, le vol de stocks ça arrive et ça fait grimper le coût des aliments.

Solution : le contrôle systématique des stocks réduit le risque de vol. Personne ne pense à voler quoi que ce soit s’il y a de bonnes chances qu’il soit attrapé. Et si cela se produit, un système de gestion de stock numérique aide à détecter rapidement les pénuries. Les fluctuations non habituelles pourront ainsi facilement être détectées sur un graphique.

5. Ventes non enregistrées

unrecorded sales cause variance between actual and ideal food cost
La règle devrait être que rien ne doit être préparé sans être passé par le PDV.

Problème : les ventes non enregistrées font augmenter le coût des aliments. Ce sont des plats qui ont été servis, mais pour lesquels la commande n’a jamais été enregistrée en caisse.

Solution : un système PDV qui envoie la commande directement à la cuisine résout ce problème. La règle devrait être de ne rien préparer sans passer par le PDV.

Principe de base : assurer vous que tous vos systèmes logiciels sont capables d’intégrer.

Cette règle toute simple peut réduire le coût des aliments de 2 à 5 %.

6. Erreur de compte

error accounting causes variance between actual and ideal food cost
Toujours vérifier l’administratif en premier lors d’une enquête sur des problèmes de coût des aliments.

Problème : une facture qui a été mal enregistrée ou un inventaire des stocks oublié fera augmenter le coût des aliments.

Solution : avant de commencer à enquêter sur la cause d’un écart entre le coût réel et le coût optimal des aliments, vérifiez si l’administratif a été correctement effectué.

7. Coût des aliments optimal modifié/erroné

Problème : Si vous ne pouvez pas retracer la cause de la différence entre le coût théorique et le coût réel des aliments, vérifiez les prix des ingrédients dans vos calculs.

Solution : les prix changent régulièrement. Il est possible que votre calcul des coûts ne soit plus à jour. Vérifiez vos prix et vos calculs.

D’ailleurs, puisque les prix changent constamment, Apicbase réalise immédiatement chaque changement dans la liste des ingrédients dans tous les calculs de coût des aliments. De cette façon, les calculs sont toujours raccords avec les prix les plus récents.

Calculer et contrôler le coût optimal des aliments

Dans ce guide gratuit pour les professionnels des métiers de bouche, vous découvrirez comment calculer et contrôler le coût optimal et réel des aliments pour concevoir des menus rentables.

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