5 meilleures pratiques d’inventaire des restaurants qui vous aideront à gérer une entreprise prospère

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Commencez à gérer une entreprise prospère et rentable en adoptant les meilleures pratiques d’inventaire de restaurants, certaines bien connues et d’autres top secrètes.

Elles peuvent prendre un certain temps pour s’y habituer, mais travaillez-y jusqu’à ce qu’elles deviennent une seconde nature pour vous et votre personnel.

Et observez ensuite avec stupéfaction comment quelque chose de complexe, intimidant et chronophage se transforme en trésor plein de précieuses informations d’économie de coûts…

… parce que la réduction des coûts et la croissance des bénéfices sont exactement ce qui en résulte lorsque vous faites un bon inventaire.

Mais … c’est ok si en ce moment vous voulez laisser échapper un gémissement exaspéré – l’inventaire est en effet ce genre de sujet.

Maintenant que cela est fait, concentrons-nous sur les raisons pour lesquelles la gestion des stocks est un élément essentiel de toute opération de restauration prospère.

Un bon contrôle des stocks révèle vos coûts alimentaires réels. Il vous donne les outils dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions commerciales.

Atteignez-vous votre objectif de coût alimentaire? Ou y dépassez-vous à cause de vol, de gaspillage ou de portionnement?

Êtes-vous un génie de commande ‘par’? Ou faites-vous constamment l’erreur de surstockage ou de sous-stockage (accumulation de déchets ou pertes de clients potentiels).

La seule façon de savoir tout cela est de maîtriser l’inventaire et de trouver facilement des informations précieuses cachées dans une montagne de données.

Dans cet article, je vais partager cinq bonnes pratiques d’inventaire de restaurant qui vous montreront comment configurer correctement la gestion de votre inventaire et comment dénicher les informations dont vous avez besoin.

Voici une liste des meilleures pratiques que je couvrirai:

Enfin, nous examinons comment le logiciel de gestion des stocks vous fait gagner du temps et protège vos marges.

Et c’est parti…

5 meilleures pratiques d'inventaire des restaurants qui vous sauvent des coûts

1. Avoir un système d'inventaire en place

Cette première bonne pratique d’inventaire de restaurant que je veux aborder est assez simple – ayez un système d’inventaire et de gestion des stocks reproductible en place.

N’importe quel système.

Par exemple…

…traverser les rayons de votre stock une fois par semaine et noter les chiffres dans un cahier …

… ou lutter avec des feuilles Excel chaque mois et tout enregistrer dans une panoplie sans fin de lignes et de colonnes

Certes, ces systèmes ne sont pas idéaux, mais si vous ne faites que d’inventaires annuels, la mise en œuvre de tout type de système est déjà un bon début.

Cela dit, le logiciel de gestion des stocks des restaurants surpasse clairement tout système manuel.

Mais si vous ne faites que des inventaires annuels, la mise en œuvre de tout type de système est un bon début.

Un système d'inventaire robuste est particulièrement important pour les opérations multi-sites.Un système d’inventaire robuste est particulièrement important pour les opérations multi-sites où le contrôle des coûts est comme l’élevage de troupeaux.

Une opération à multi-sites emploie généralement beaucoup de personnes qui doivent toutes être sur la même page. Une sensibilisation accrue aux processus et pratiques de gestion des stocks permet aux équipes de savoir que vous surveillez très attentivement la situation de chaque site.

Une fois que cette réalisation s’enfonce, la commande devient beaucoup plus optimisée, les directives de portionnement sont plus strictement suivies et les cas de vol et de déchets négligents diminuent considérablement.

Quel que soit votre système – stylo et papier, feuilles de calcul ou logiciel dédié -, visez à que ce soit facile à suivre et à répéter:

  • Comptez régulièrement votre stock (hebdomadaire et mensuel, pas seulement annuel), effectuez des contrôles ponctuels fréquents (de préférence quotidiennement) de vos articles les plus chers (vins, meilleurs coupes de bœuf, caviar, etc.); 

  • Faites vos comptes à peu près au même moment (tôt le matin ou tard le soir, lorsqu’il fait plus calme) et assurez-vous que vos équipes ont suffisamment de temps pour compter correctement; 

  • Ayez un membre de l’équipe en qui vous faites confiance à chaque inventaire (chefs de cuisine, sous-chefs et chefs d’équipe) – demandez à d’autres employés de les aider pour que tout le monde apprenne le processus; 

  • Mettez les données d’inventaire à la disposition de tous ceux qui en ont besoin (par exemple, mettez régulièrement à jour un dossier partagé avec les inventaires les plus récents et les rapports de déchets et d’erreurs).

Un dernier mot d’avertissement en ce qui concerne les systèmes de gestion des stocks – ne faites pas confiance aux sentiments instinctifs, aux estimations approximatives ou au coup d’oeuil de vos stocks.

Vous ne pouvez pas avoir de la chance tout le temps et les petites erreurs peuvent s’accumuler, en particulier pour les opérations multi-sites, où le coût réel des devinettes double avec chaque unité supplémentaire.

Modèle gratuit d'inventaire de restaurant pour Excel et Google Sheets.

Notre modèle de stock prêt à l'emploi vous aide à garder vos coûts alimentaires sous contrôle et calcule votre écart de stock et votre marge bénéficiaire brute.

2. Utilisez des calculs de stock qui vous apprennent quelque chose

La gestion de l’inventaire des restaurants n’est pas vraiment une question de nombre et de calculs.

Savoir combien de ce que vous avez dans votre stock améliorera votre mathématiques de base, mais cela ne rendra pas votre opération plus rentable.

Pour y arriver, vous devez savoir quoi faire avec ces chiffres – et savoir le pourquoi de tout cela. Et le pourquoi sont des calculs spécifiques à l’inventaire.

Ces calculs et pourcentages vous donnent un aperçu de la santé de votre entreprise, vous aident à identifier les zones de réduction de coûts et vous permettent d’augmenter les bénéfices en apportant des modifications mineures (ou radicales).

Nous ne pouvons certainement pas les couvrir tous dans ce petit apperçu de bonnes pratiques d’inventaire de restaurant, mais voici une liste des astuces les plus essentiels pour vous aider à démarrer.

  • Inventaire – c’est lorsque vous vérifiez et enregistrez manuellement tout l’inventaire que votre entreprise possède actuellement. C’est un élément essentiel de votre contrôle des stocks, mais cela affecte également vos achats, votre production et vos ventes. 

  • Stock disponible – le stock que vous avez en interne. Généralement mesuré en espèces, il vous indique quelle part de votre argent durement gagné est liée aux denrées périssables que vous devez transférer avant qu’elles ne soient gaspillées. 

  • Taux de rotation des stocks – le taux auquel la cuisine utilise le stock. Un outil de prise de décision utile pour le coût des aliments, les prix des menus, les commandes, etc. Vous souhaitez que votre taux de rotation mensuel soit compris entre 4 et 9 – un taux trop bas ou trop élevé signifie que vous êtes en sous-stock ou en surstock. 

  • Coûts des produits vendus – en anglais on parle de “Cost of Goods Sold” (CoGS). C’est le coût réel des aliments dans un délai précis. Pour le contrôle des coûts et la prise de décision, les CoGS sont d’une importance tellement vitale que nous y avons dédié un article de blog séparé – Calcul des coûts alimentaires pour les chefs et les gestionnaires F&B.

  • Niveau Par – le minimum d’inventaire que vous avez besoin pour répondre aux demandes des clients (plus le stock de sécurité – un petit plus en cas de demande accrue). Devenez un génie des commandes à niveau Par et vous ne gaspillerez plus jamais de nourriture (ou vous n’aurez pas à répondre aux clients mécontents qui ne peuvent pas commander ce qu’ils veulent parce que vous êtes à court d’ingrédients). 

  • Utilisation théorique et réelle et variance – l’utilisation théorique ou idéale est ce que votre utilisation devrait être, basée sur vos recettes et les chiffres de vente sur une certaine période de temps. La consommation réelle est déterminée par la mesure dans laquelle votre stock a diminué pendant cette période. Il y aura toujours une certaine différence entre les deux en raison de déversements, de vols ou de portionage, mais votre objectif ultime est de garder la différence au minimum.

Consultez cet article sur les sept causes de l’écart entre le coût réel et idéal des aliments afin de savoir quoi rechercher en cas de divergence.

3. Inventaire des commandes basé sur les tendances historiques

Les achats basés sur les données des ventes et des stocks diminuent le coût des aliments.

Passez au peigne fin vos chiffres de vente et vous verrez bientôt des modèles émerger.

Par exemple, vous remarquerez peut-être que vos vins chers se vendent comme des petits pains en décembre ou autour de la Saint-Valentin – mais pas tellement en avril.

Ou bien, essayez tant que vous voulez, vous n’arriverez jamais à populariser votre soupe aux asperges.

Les commandes basées sur les tendances historiques des ventes vous aideront à vous assurer que vous avez suffisamment de nourriture pour la haute saison, mais que vous ne surstockez pas pendant les périodes creuses.

Si c’est bien fait, ce type de prévision des commandes minimise les déchets et la détérioration et vous maintient le plus près possible des niveaux Par.

Prenez le temps de comprendre vos tendances de vente historiques – vos commandes seront bientôt pilotées par les données, votre coût des aliments baissera et vous n’aurez plus à vous soucier des asperges inutilisées.

Avec Apicbase, vous avez un accès rapide aux données historiques sur les stocks et aux chiffres des ventes.

4. Gardez vos entrepôts, glacières et congélateurs bien organisés

Vous souhaitez gérer votre inventaire rapidement et efficacement?

C’est une astuce pro évidente mais importante – assurez-vous que vos équipes gardent les magasins en ordre.

L'inventaire en soi est déjà assez difficile. Traquer les sacs de farine éparpillés alourdit inutilement l'ensemble du processus.

  • Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place – les légumes sont conservés à l’arrière du réfrigérateur, les fruits à l’avant et la viande dans le congélateur. Si un ingrédient est retiré mais non utilisé, assurez-vous que vos employés savent le remettre au bon endroit. Organisez l’inventaire en groupes plus importants et envisagez d’étiqueter les étagères. 

  • Assurez-vous que tous les ingrédients soient visibles – ne surchargez pas vos étagères, cela ne fera que rendre le comptage plus difficile. Ayez suffisamment d’espace sur les étagères pour séparer physiquement les articles comptés des articles non comptés.

  • Mappez votre magasin – aidez votre équipe à garder le contrôle de l’organisation de l’inventaire en créant une carte visuelle des zones de stockage, des réfrigérateurs et des congélateurs. Collez-la aux portes de la salle de stockage afin que tout le monde puisse l’utiliser comme référence rapide.

Si vous gardez votre stock organisé, vos réfrigérateurs en ordre et vos étagères propres, vous passerez en revue vos inventaires les doigts dans le nez.

5. Gardez trace des déchets alimentaires et des erreurs d'inventaire

Record Food Waste in Restaurant

Lorsque vous devez remplacer une commande parce qu’un serveur a mal compris le client, vous réduisez vos bénéfices.

La même chose se produit lorsque votre personnel jette un oignon pourri ou une carotte tordue qu’ils ne peuvent pas utiliser.

La pire des choses?

Votre enregistreuse PDV ne le montrera pas – il n’y a aucune trace de la consommation de ces aliments, donc si vous comptez sur les données PDV pour l’inventaire, vos comptes seront toujours faux.

  • Compilés chaque semaine, ces erreurs et ces gaspillages ne représentent peut-être pas grand chose. 25 euros ici, 30 euros là-bas. Mais tout s'additionne. Avant de vous en rendre compte, vous êtes confronté à une dépense annuelle de 5 000 € et vous ne savez pas où est passé tout cet argent.

Gardez le contrôle sur vos déchets alimentaires, la détérioration et les erreurs en enregistrant chaque instance dans une feuille de calcul imprimée (gardez-en une dans la cuisine et une au bar).

Utilisez ces données lors de vos inventaires pour tenir compte des écarts. En fin de compte, cela vous aidera à comprendre où l’argent est gaspillé inutilement et comment résoudre ce problème.

Dans Apicbase, vous pouvez enregistrer le gaspillage alimentaire directement dans le système. Les données sont automatiquement traitées dans l’état du stock et des suggestions d’achat.

Améliorez la gestion des stocks de votre restaurant avec Apicbase

Si vous avez joué jusqu’à présent à l’inventaire et à la gestion des stocks « à tâtons », suivre ces cinq meilleures pratiques d’inventaire des restaurants vous facilitera à passer vers un système plus robuste (et précis).

Cependant, si vous voulez vraiment surveiller les CoGS et soutenir vos résultats, vous vous dépasserez rapidement des feuilles de calcul. Vous devez commencer à penser ‘logiciel’ et non ‘système’.

Chez Apicbase, nous prenons la gestion des stocks à un tout nouveau niveau en prenant quelque chose de complexe et en le rendant simple:

  • Un système facile à reproduire et à utiliser sans feuilles de calcul? Check
  • Aperçu des données historiques sur les ventes et les commandes pour faciliter les prévisions? Check
  • Perçage des données d’inventaire jusqu’aux niveau d’ingrédients et de portionnement? Check
  • Accès instantané à divers calculs et pourcentages d’inventaire? Check
  • Générer des listes de commandes lorsque les ingrédients tombent en dessous du niveau Par? Check
  • Suivi du transfert des ingrédients et des stocks pour multi-sites? Check
  • Accès facile aux données d’inventaire à tous ceux qui en ont besoin? Check

Demandez aujourd’hui votre démo

En moins de 30 minutes, vous découvrirez comment le logiciel de gestion des stocks des restaurants augmente les marges de votre entreprise et protège votre croissance.

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Joris Brabants

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