6 fasen van digitale transformatie in F&B – de roadmap naar digitale maturiteit (en om niet zoals iedereen vast te blijven zitten in fase 2)

Binnenkort zal elke horecazaak 100% datagestuurd zijn.

In welke fase van de digitale transformatie zit jouw bedrijf momenteel? En wat moet je doen om de vruchten van de volgende fase te doen ontluiken?

Laten we dat eens onderzoeken.

Van online bestellingen tot getrouwheidsprogramma’s en inkoopsoftware – restaurants passen razendsnel nieuwe technologieën toe om enerzijds de klantenervaring te verbeteren en anderzijds de torenhoge food cost en het personeelsverloop te kunnen bedwingen.

Opkomende bedrijfsmodellen, zoals dark kitchens, hebben de overstap al gemaakt. Zij weten namelijk dat: wat gemeten wordt, ook beter beheerd wordt. En daarom meten ze écht alles.

De toevoer van duidelijke real-time gegevens biedt het management de mogelijkheid om meteen verstandige beslissingen te nemen.

De rest van de horeca loopt haar achterstand echter snel in.

De horeca presteert ondermaats op het gebied van onmiddellijk en altijd beschikbare gegevens.

Lennert De Jong
Chief Commercial Officer, citizenM hotels (bron)

Het zit namelijk zo: nieuwe bedrijven kunnen nu vanaf dag één worden aangevoerd met een digitale strategie. Alle anderen moeten een digitale transformatie (DT) doorvoeren.

In 2016 creëerden de bedrijfsanalisten van Prophet een maturiteitsmodel waarmee bedrijven kunnen beoordelen waar ze precies staan op hun DT roadmap. En of ze er überhaupt wel één hebben. Sindsdien hebben internationale organisaties belangrijke inzichten uit dit model geëxtrapoleerd en deze toegepast op hun verschillende activiteiten.

Vandaag brengen we dit maturiteitsmodel (en diens zes fasen van digitale transformatie) naar de horeca.

Het zal je helpen om twee groeidoelstellingen te bereiken:

• aanduiden waar je precies staat met je DT en
• uitzoeken waar je naartoe wilt.

Eén van onze recentere berichten schetste een algemeen overzicht van de digitale transformatie in de F&B-sector.  [Heb je het nog niet gelezen? ← ← ← Het bevat alle informatie over de processen die leiden tot DT, en het is zeker de moeite waard].

Maar hoewel het nuttig is om het concept van digitale transformatie (en wat er allemaal bij komt kijken) te begrijpen, kan dit ingewikkelde overzicht toch enige verwarring zaaien.

Daardoor lijkt DT erg ontoegankelijk. Het is schijnbaar onmogelijk om een restaurant met meerdere vestigingen, een netwerk van dark kitchens, of een grootschalig cateringbedrijf om te vormen tot een bedrijf dat op elk niveau gegevensgestuurde beslissingen kan nemen.

Maar… geloof me – dat is het niet.

In deze post ontleden we de roadmap voor de 6 fasen van digitale transformatie. 

Want, als je de fijne kneepjes van deze fasen kent, weet je veel beter in welke fase van het DT-proces je bedrijf zich precies bevindt, én waar je je hierna op moet gaan concentreren.

De 6 fasen van digitale transformatie in de horeca

Prophet’s onderzoek onderscheidde zes verschillende fasen van digitale maturiteit. Waar je horecabedrijf zich precies bevindt op deze lijn, hangt af van je digitale doelstellingen en hoezeer je er reeds naartoe werkt.

Dit is altijd een inspanning op meerdere vlakken. Geen enkele organisatie kan digitale maturiteit bereiken [bijvoorbeeld fase #5] met slechts één deel van hun bedrijf, terwijl andere delen blijven hangen in fase #1. 

Dat kan nu eenmaal niet.

Om in de horeca te slagen in DT, heb je de steun nodig van je superieuren, collega’s en medewerkers. Je zult ook een multidisciplinaire aanpak moeten volgen die het management & mensen, technologie & processen, en gegevens & analyses met elkaar verbindt.

Laten we daarom deze zes fasen van digitale transformatie eens nader bekijken, én hoe je met succes elke fase kunt doorkomen.

Lees verder onder de infographic van de roadmap.

Ik splits elke fase op in ‘mensen‘, ‘processen‘ & ‘analyses‘ en leg uit hoe je elke fase van de digitale transformatie kunt doorkomen.

Fase #1 De normale gang van zaken

Alles wat je doet gebeurt via een voorspelbare en verouderde manier van werken, van de menusamenstelling tot hoe je opschaalt en nieuwe vestigingen opent. Zie het als een soort van ‘we hebben het altijd zo gedaan’-manier van denken en handelen.

• Management & mensen:

Het is jouw taak om te informeren en een licht te werpen op de DT-succesverhalen in de horeca. Zoek casestudies van je concurrenten, en laat zo snel mogelijk de kaderleden zien wat de voordelen van deze initiatieven zijn.

• Technologie & processen:

Inventariseer de technologie en processen – gebruik je verouderde systemen die datasilo’s maken? Is je technologie overdreven? Hoe foutgevoelig zijn je processen (en hoeveel kost je dat?).

• Gegevens & analyses:

Maak je je beslissingen op basis van inzichten? Wat verzamel je niet dat je wel zou moeten verzamelen?

When you look at things from the F&B perspective, if your tech is legacy ERP-based, you’re left with DRIP [data-rich, information-poor] stuff. This means that your operational ecosystem is ripe for an AI-ready restaurant management platform.

Fase #2 Aanwezig & actief

Je bedrijf merkt de eerste voordelen van de digitale transformatie [en AI-ondersteunde technologie en processen]. Er ontspruiten brokjes innovatie in F&B – denk aan digitalisering van de voorraadtelling of inkoop op basis van verkoopvoorspellingen.

• Management & mensen:

Gebruik deze brokjes innovatie om casestudies te maken. Nodig gastsprekers uit om andere kaderleden voor te lichten over de voordelen van digitale transformatie. Stel een team samen om je roadmap naar digitale transformatie uit te stippelen [F&B-processen + technologie + potentiële projecten voor het hele bedrijf].

• Technologie & processen en data & analyses:

Schakel back-of-house-technologie in om alleen op bepaalde plaatsen gegevens te verzamelen, zodat je leemten kunt opsporen.

Kies één locatie, reorganiseer processen, volg de prestaties en wijzigingen in het food cost percentage, voorraadvariatie en voedselverspilling. [Je kunt Apicbase overigens ook gebruiken om enkele van de meer omslachtige taken in je bedrijf te automatiseren, zoals het bijhouden van voorraadniveaus.

Fase #3 Gerealiseerd

Hier begint de verandering pas echt. Eén iemand [in de F&B-sector ben jij dat meestal – een kostenbewuste COO/een hooggeplaatste F&B-manager] brengt de verandering op gang. Er komen kleine budgetten aan te pas… maar resultaten moeten snel volgen.

• Management & mensen:

Geef je DT-inspanningen vorm door een team samen te stellen. Overwin de weerstand van de directie en verzeker budgetten voor proefprogramma’s – werk samen met HR, financiën en IT om een multidisciplinair team samen te stellen.

• Technologie & processen:

Vervang de verouderde technologie [aangepaste ERP’s en puntoplossingen] door platform-gebaseerde oplossingen die je BoH-activiteiten met elkaar kunnen verbinden.

Implementeer technologische oplossingen die met elkaar in contact staan – in het geval van Apicbase betekent dit dat je verbinding maakt met je HR-systemen om shifts en roosters te maken die de arbeidskosten drukken, of met je POS-systeem om je planning en voorspellingen eenvoudiger en datagestuurd te maken.

Reorganiseer processen met het oog op de nieuwe technologie die je nu gebruikt. Automatiseer waar mogelijk, implementeer nieuwe, digitaal vooruitstrevende processen en bepaal wat moet verdwijnen. (Zie Apicbase als je Steen van Rosetta – je voert recepten in, die vervolgens automatisch vertaald worden in stuklijsten met de gewenste hoeveelheden. Deze worden op hun beurt omgezet in nauwkeurige inkooporders).

• Gegevens & analyses:

Spoor lacunes op in metingen en probeer ze te dichten (recepten, voorraad, verkoop). De technologie zou nu ingewikkelde handmatige berekeningen, zoals werkelijke food cost of materiaallijsten, geautomatiseerd moeten hebben. Maak in samenspraak met IT en andere afdelingen een specifiek dashboard voor analyses. 

Fase #4 Strategisch

Om je bedrijf vooruit te helpen op deze weg naar digitale transformatie, moet je strategische partnerschappen aangaan. Dat betekent dat je moet samenwerken met andere kaderleden (instemming van je CTO, CFO, en CPO zal het leven heel wat gemakkelijker maken). Er werken volledige teams aan DT-projecten, en de budgetten zijn erg omvangrijk.

• Management & mensen:

Het volledige bedrijf moet zich nu concentreren op het elimineren van DT-knelpunten. Dring aan op grotere budgetten en gewaagdere projecten. Gebruik succesverhalen van je experimenten om de steun van het management te krijgen.

• Technologie & processen:

Bij F&B worden back-of-house-activiteiten nu beheerd door een centraal platform. Apicbase kan bijvoorbeeld je volledige BoH aandrijven (via ingebouwde modules of integraties), wat betekent dat verouderde en puntsystemen de deur uit moeten.

Implementeer nieuwe processen en technologieën in alle vestigingen. Als je iets aan het testen bent, neem dan de ‘fail-fast’-mentaliteit aan [Je processen moeten zo snel mogelijk kunnen opgeschaald worden].

• Gegevens & analyses:

Alles, van POS en HR tot leveranciersrelaties en zelfs het weer, moet in je BoH-management platform terecht komen en inzichten en suggesties kunnen leveren.

Gegevens- en analyse-experts moeten rechtstreeks rapporteren aan directieleden op C-niveau. Zo wordt voorkomen dat kritieke bedrijfsinformatie verloren gaat in de wandelgangen.

Fase #5 Samengebracht

Op dit moment heeft de verantwoordelijke voor de digitale transformatie een plaats aan de tafel van de directie. Dat komt omdat digitale technologie de spil is van alles wat je bedrijf doet. Nieuwe functies worden geïntroduceerd en het volledige bedrijf richt zich op informatieve gegevens om beslissingen te nemen.

• Management & mensen:

Changemakers en vroege DT-sponsors zijn de leiders van de bedrijfsstrategie. Het doel is om synergieën te vinden tussen proefprogramma’s, de digitale punten met elkaar te verbinden, en de implementatie van je digitale strategie eenvoudiger te maken.

Alle nieuwe aanwervingen moeten digitaal geletterd zijn en de nieuwe infrastructuur kunnen ondersteunen [denk aan experts in AI en machineleren, vernieuwers, en futuristen].

• Technologie & processen:

Alle gebruikte technologie is cloud-based – de lijn tussen technologie en processen vervaagt, omdat de meeste acties geen uitvoering en controle meer vergen, alleen goedkeuring.

Apicbase herkent de minimale niveaus van ingrediënten die nodig zijn voor bijvoorbeeld pasta bolognese ➡ het systeem maakt een stuklijst ➡ berekent onmiddellijk de hoeveelheden ➡ kiest de beste leverancier op basis van de verpakkingsmogelijkheden en levertijden ➡ en maakt automatisch een PO die klaar is voor goedkeuring.

• Gegevens & analyses:

Begin met het testen van een proces dat gebruik maakt van gegevenspunten uit uiteenlopende bronnen [denk aan interne – verkopers, recepten, en externe – actualiteit, weer], waarmee je betere bedrijfsvoorspellingen kunt maken.

Plaats AI en machineleren bovenop je technologieën/gegevens om je BoH te helpen bij het automatiseren van complexere acties (automatische leveranciersselectie, beoordelen welke leverancier je moet kiezen).

Gebruik steeds nauwkeurigere gegevens en inzichten om te experimenteren en nieuwe bedrijfsmodellen te creëren. Creëer bijvoorbeeld geautomatiseerde of halfautomatische F&B-kiosken buiten je hoofdvestigingen (of introduceer thuisbezorging, vertakkingen naar cloud keukens, en dergelijke).

Fase #6 Innovatief & flexibel

Constante innovatie is de levensstijl van je bedrijf. Je volgt de trends op de voet; je voert proefprogramma’s uit [slimme digitale menu’s, gerobotiseerde obers, volledig geautomatiseerde keukens], en je implementeert degene die succesvol zijn op de schaal van je bedrijf. Deze innovatieve mentaliteit geeft je de mogelijkheid om je bedrijfsmodellen te diversifiëren en sneller dan ooit nieuwe inkomstenstromen te creëren.

In fase zes van je digitale transformatie wordt niet alleen je F&B omgevormd – je hele bedrijf is nu een levend en digitaal getransformeerd organisme.

Op dit punt is DT diep verankerd in het DNA van je cultuur. Nieuwe en oude medewerkers zijn digitaal zeer bedreven en je technologie, processen, mensen, management en analyses dragen allemaal bij tot hetzelfde doel – innovatie bevorderen. Experimenteren en evolueren. En implementeren wat werkt en schrappen wat niet werkt.

Nog geen enkele horeca-ondernemer is zover gekomen… Maar hier bij Apicbase werken we hard om je daar te krijgen.

Je digitale transformatie is nabij… maar het moet ergens beginnen.

Én het moet vandaag beginnen.

Je weet nu dat het uiteindelijke doel van je digitale transformatie je volledige bedrijf omvat.

Dit is ontnuchterend… en ook een beetje overweldigend. Vooral als je bedenkt hoe verschillende onderdelen van je globale activiteiten niet gelijk opgaan in dit proces. Het is mogelijk dat je klantenservice een stap voor staat op je HR. Ook je marketing kan mijlenver voor liggen op al het andere.

Maar je wilt je vooral concentreren op de kern van je bedrijf – je F&B-activiteiten en BoH in het bijzonder. Dit is wat de beste resultaten zal opleveren als je

• een restaurantketen, 

• een grote hotelketen, of

• een cateringsbedrijf bent.

Het enige wat je moet doen is je aandacht richten op de plaats die vaak verwaarloosd wordt – je back-of-house-activiteiten. Maak er je prioriteit van. Een DT-succesverhaal.

De rest van je activiteiten volgen vanzelf.

Laat ons dus nu overgaan naar de praktijk – en actie ondernemen.

Als je op zoek bent naar een gids voor digitale transformatie in de horeca – een gids die je vertelt welke acties je moet ondernemen om je BoH te doen schitteren, lees dan onze gids hieronder.