Im Gaststättengewerbe sind die Gewinnspannen hauchdünn. Sie müssen also wissen, wie Sie die Lebensmittelkosten berechnen und verwalten können. Doch Sie können dafür nicht einfach die Produktionskosten und Verkaufszahlen in einen Lebensmittelkostenrechner eingeben.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Lebensmittelkosten mithilfe von Formeln berechnen können und welche Faktoren die Lebensmittelkosten in die Höhe treiben können.
Lebensmittelkosten und Prozentsatz der Lebensmittelkosten im Vergleich
In der Welt der Gastronomie werden die Begriffe „Lebensmittelkosten“ und „Prozentsatz der Lebensmittelkosten“ oft synonym verwendet. Es gibt jedoch einen kleinen Unterschied zwischen diesen beiden Kennzahlen:
Die Lebensmittelkosten sind die Grundlage für die Berechnung des Prozentsatzes der Lebensmittelkosten.
Der Prozentsatz der Lebensmittelkosten ist das Verhältnis zwischen Ihren Lebensmittelkosten und Ihrem Umsatz.
Um die Lebensmittelkosten zu berechnen, benötigen Sie den Anfangs- und den Endbestand sowie den Wert der Bestellungen innerhalb dieses Zeitraums. Dann wandeln Sie diese Zahl in einen Prozentsatz um, der zeigt, wie Ihre gesamten Lebensmittelkosten im Verhältnis zu dem Umsatz stehen.
Lebensmittelkosten und Gewinnspannen
Schauen wir uns an, wie sich die Lebensmittelkosten auf Ihren Bruttogewinn (GP) auswirken.
Ihr Bruttogewinn ist die Differenz zwischen Ihrem Umsatz und den Ausgaben für die Produktion von Waren. In dem Beispiel unten zeigt die linke Spalte, dass die Lebensmittelkosten 35 % der Einnahmen ausmachen. Eine Senkung der Lebensmittelkosten in Ihrem Restaurant um nur 5 % steigert den Umsatz erheblich, wie die rechte Spalte zeigt.
Eine Senkung der Lebensmittelkosten wirkt sich exponentiell auf den Gewinn aus. In diesem Beispiel führt eine Senkung um 5 % zu einer Steigerung der Einnahmen von 58 %.
4 wichtige Berechnungen zu den Lebensmittelkosten
Es gibt vier wichtige Werte, die Sie kennen sollten, um die Lebensmittelkosten zu verstehen:
Prozentualer Anteil der Lebensmittelkosten (auch bekannt als Wareneinsatzquote)
Ideale Lebensmittelkosten
Tatsächliche Lebensmittelkosten
Lebensmittelkostenvarianz
Ein Vergleich dieser Zahlen hilft Ihnen, die Arbeitsabläufe anzupassen und die Rentabilität zu maximieren.
Wie berechnen Sie die Lebensmittelkosten?
Der Begriff „Lebensmittelkosten“ ist im Gaststättengewerbe weit verbreitet. Je nach Kontext kann die genaue Bedeutung jedoch variieren. In diesem Fall geht es um die tatsächlichen Lebensmittelkosten.
Die tatsächlichen Lebensmittelkosten geben die tatsächlichen Kosten für die über einen bestimmten Zeitraum verwendeten Lebensmittel an. Es handelt sich um eine Berechnung, die auf dem Rückgang des Inventars über eine bestimmte Zeit hinweg basiert. Und so berechnen Sie die tatsächlichen Lebensmittelkosten:
1. Definieren Sie Ihren Zeitraum
Für die Berechnung der Lebensmittelkosten benötigen Sie einen Start- und Endpunkt.. Es kann sich dabei um einen Zeitraum von einer Woche, einem Quartal oder was auch immer für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, handeln.
2. Dokumentieren Sie Ihren Anfangsbestand
Niemand macht gerne eine Bestandsaufnahme. Sie sind zeitaufwendig und, offen gesagt, langweilig. Aber eine Bestandsaufnahme ist unerlässlich, um die Lebensmittelkosten des Restaurants verstehen zu können. (Dank Inventarverwaltungslösungen gestaltet sich dieser Prozess heute einfacher als früher).
Notieren Sie den Gesamtwert Ihres Inventars – Sie benötigen diese Zahl für die Berechnung Ihrer Lebensmittelkosten.
3. Tracken Sie Zutatenbestellungen
Überwachen Sie Ihre Inventarkosten in dem von Ihnen festgelegten Zeitraum. Wenn Sie bereits eine Software zur Verwaltung des periodischen Bestandsauffüllens (Sollbestände) verwenden, sollten Ihre Kosten über diese Plattform verfügbar sein.
4. Erfassen Sie Ihren Endbestand
Jetzt müssen Sie zurück ins Lager (oder in Ihre Inventarsoftware), um den Wert Ihres Endbestands zu ermitteln. Mit dieser Zahl können Sie nun die nachfolgende Formel für die Lebensmittelkosten vervollständigen.
Die Formel für die tatsächlichen Lebensmittelkosten
Beispiel für eine Formel zur Berechnung der tatsächlichen Lebensmittelkosten
Anfangsbestand = 10.000 €
Neu bestellte Zutaten = 4.000 €
Endbestand = 11.000 €
Tatsächliche Lebensmittelkosten = 3.000 €
Um den Prozentsatz Ihrer Lebensmittelkosten zu ermitteln, teilen Sie Ihre Lebensmittelkosten durch den Umsatz (Einnahmen) und multiplizieren Sie das Ergebnis dann mit 100, wie unten gezeigt.
Beispiel für die Berechnung der Lebensmittelkosten in Prozent
Tatsächliche Lebensmittelkosten = 3.000 €
Einnahmen = 9.000 €
Der Prozentsatz der Lebensmittelkosten ist: 3.000 € / 9.000 € = 0,33 = 33 %
Ideale Lebensmittelkosten und theoretische Lebensmittelkosten
Die idealen Lebensmittelkosten und die theoretischen Lebensmittelkosten sind Zahlen, die Restaurantbetreibern bei der Bewertung der Preise auf ihrer Speisekarte helfen können, doch lediglich bei den theoretischen Lebensmittelkosten handelt es sich um eine echte Restaurantkennzahl. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:
Ideale Lebensmittelkosten
Theoretische Lebensmittelkosten
Es handelt sich hierbei um einen willkürlichen Wunschwert
Die Berechnung basiert auf Echtzeit-Zutatenpreisen und Rezeptkalkulationen
Das Ergebnis ist ein Prozentsatz, kein Eurobetrag
Ausgedrückt in einem Eurobetrag oder einem Prozentsatz
Missachtet keine Variablen
Berücksichtigt genaue Portionen und Zutatenkosten
Die idealenLebensmittelkosten sind ein Wunschwert
Die idealen Lebensmittelkosten sind der angestrebte prozentuale Anteil Ihres Umsatzes, den Sie für Lebensmittel ausgeben möchten.
Sie könnten zum Beispiel beschließen, dass 30 % Ihres Gesamtumsatzes in Lebensmittel fließen sollen. Diese Zahl orientiert sich in der Regel am Branchendurchschnitt oder an dem, was Sie für realistisch halten. Doch es handelt sich dabei nur um einen groben Richtwert. Er berücksichtigt nicht die tatsächlichen Preise für Zutaten, Portionsgrößen oder Faktoren wie Abfall und schwankende Kosten.
Um die täglichen Lebensmittelkosten effektiv zu verwalten, benötigen Sie detailliertere Einblicke. Hier kommen die theoretischen Lebensmittelkosten ins Spiel. Hierbei handelt es sich um eine kalkulierte Kennzahl, die Ihnen hilft, die Leistung Ihres Restaurants besser zu verstehen.
Die Soll-Lebensmittelkosten sind ein berechneter Zielwert
Die theoretischen Lebensmittelkosten oder Soll-Lebensmittelkosten basieren auf einer detaillierten Analyse, die Ihre Rezeptkalkulationen und Ihre Umsatzverteilung berücksichtigt.
Es berechnet die Kosten für jede Position auf der Speisekarte anhand der aktuellen Preise für Zutaten und der Portionsgrößen. Diese Kosten werden dann mit der Anzahl der Verkäufe des Gerichts in dem bestimmten Zeitraum multipliziert. Das Ergebnis gibt an, wie viel das Restaurant in diesem Zeitraum – sei es an einem Tag, in einer Woche oder in einem Monat – für Zutaten hätte ausgeben müssen.
Nehmen wir als Beispielden Entwicklungschef einer Poke-Kette, der die Kosten aller Positionen auf der Speisekarte basierend auf Echtzeit-Zutatenkosten berechnet. Er berechnet, dass die Herstellung der Lachs-Poke-Bowl 3,71 € kostet. Das Restaurant verkauft das Lachs-Poke-Gericht 134 Mal in einer bestimmten Woche, sodass die gesamten Produktionskosten für diese Woche 497,14 € (3,71 € x 134) betragen sollten. Wenn die Gesamteinnahmen für die Woche 33.542 € betragen, würde der theoretische Anteil der Lebensmittelkosten an der Bowl 1,40 % betragen ((497,14 €/33.542 €) x 100). Die Summe der Kosten aller Positionen auf der Speisekarte geteilt durch die Gesamteinnahmen einer bestimmten Woche ergeben den theoretischen Prozentsatz der Lebensmittelkosten in dieser Woche.
Wie Sie die Kosten für Ihre Produkte in einer Tabelle überwachen
Die Rezeptkosten sind für die Berechnung der Lebensmittelkosten und die Festlegung der Preise auf der Speisekarte unerlässlich. Wenn Sie keine Zeit haben, die Kosten für jedes Rezept manuell zu berechnen oder die Preise und Portionsgrößen anzupassen, können Sie eine Kalkulationssoftware verwenden, um den optimalen Preis für gesunde Gewinnspannen zu finden. Wenn Sie jedoch eine praktische Herangehensweise bevorzugen, können Sie mit Excel oder Google Sheets einen Lebensmittelkostenrechner erstellen. Das ist einfach, aber effektiv. Und so geht’s.
Erstellen Sie in Excel oder Google Spreadsheets 6 Spalten mit den folgenden Überschriften:
Position auf der Speisekarte (Zutaten)
Einheit
Verwendete Menge
Zutatenkosten/kg
Kosten/Portion
Rezeptkosten
Addieren Sie die Zahlen in der Spalte der Rezeptkosten, um die Gesamtkosten des Rezepts zu berechnen.
Beginnen Sie mit der Kostenberechnung für Ihre Rezepte mit einer Kalkulationstabelle für die Lebensmittelkosten der jeweiligen Positionen auf der Speisekarte in Excel oder Google Sheets.
Wenn Sie sich mit Tabellenkalkulationen auskennen, können Sie sich die Arbeit erleichtern, indem Sie eine separate Liste mit all Ihren Zutaten erstellen, einschließlich des aktuellen Preises und der Einheiten. Verknüpfen Sie diese mit den Spalten A bzw. D. Wenn sich die Preise ändern (und sie ändern sich oft), müssen Sie nicht jedes einzelne Rezeptblatt aktualisieren. Aktualisieren Sie einfach die Zutatenliste, um alle Rezepte mit den aktuellen Lieferantenpreisen zu aktualisieren.
Berechnen und kontrollieren Sie die idealen Lebensmittelkosten
Entdecken Sie, wie Sie die idealen und tatsächlichen Lebensmittelkosten berechnen und kontrollieren können, um profitable Speisekarten zu entwickeln.
Die Lebensmittelkostenvarianz ist die Differenz zwischen den Kosten, die Sie voraussichtlich für Lebensmittel ausgeben werden (theoretische Lebensmittelkosten) und den Kosten, die Sie tatsächlich ausgeben (tatsächliche Lebensmittelkosten).
Dieser Vergleich hilft Restaurantmanagern zu beurteilen, ob die Kosten der verkauften Waren, also der Wareneinsatz, im Rahmen sind. Das Ziel ist es, die Differenz zwischen Theorie und Praxis so gering wie möglich zu halten – je näher die Abweichung an der Null liegt, desto besser.
Die theoretischen und die tatsächlichen Kosten sind im Einzelnen zwar hilfreich, doch erst der Vergleich der beiden bietet ein klareres Bild. Eine große Abweichung kann auf betriebliche Probleme hindeuten, wie z. B. zu große Bestellungen, Verschwendung von Zutaten oder höhere Bezahlungen als erwartet. Wenn Sie die Ursache der Abweichung untersuchen, können Sie die Probleme angehen und Ihre Gewinne optimieren.
Kommen wir auf unser Beispiel der Lachs-Poke-Bowl zurück. Laut den Berechnungen des Kochs lagen die theoretischen Lebensmittelkosten des Gerichts für die Woche bei 469 €. Die Inventur in dieser Woche ergab jedoch, dass die tatsächlichen Lebensmittelkosten 490 € betrugen. Es gibt eine Abweichung. Diese wirkt sich auf die Gewinnmargen aus. Der Restaurantbesitzer bittet den Chefkoch zu prüfen, warum die tatsächlichen Kosten die theoretischen Kosten übersteigen.
Der Chefkoch kann zwei häufige Ursachen schnell ausschließen:
Portionsgröße: Das Küchenpersonal hat die Rezeptportionen genau eingehalten.
Verderb oder Abfall: Die für die Poke-Bowls verwendeten Zutaten waren frisch, und im Lebensmittelabfallprotokoll des Restaurants wurden keine nennenswerten Abfälle verzeichnet.
Bei weiteren Nachforschungen findet der Küchenchef die Ursache des Problems heraus: Die Nachfrageprognose des Einkaufsleiters war ungenau und er hatte nicht genügend Edamame bestellt. Infolgedessen musste das Restaurant mitten in der Woche eine Eilbestellung aufgeben, was die Kosten für diese Zutat steigerte.
Wenn das Restaurant das Problem erkennt und behebt, kann es künftige Abweichungen vermeiden und so seine Gewinnspannen schützen. Ohne die Überwachung der Abweichungen bei den Lebensmittelkosten könnten die Auswirkungen solcher Diskrepanzen unbemerkt bleiben und zu überhöhten Kosten und geringerer Rentabilität führen.
Wie die Abweichung der Lebensmittelkosten beim Vergleich der Restaurantperformance hilft
Big Bang Bagels ist eine Restaurantkette mit 10 Filialen in ganz Europa und Großbritannien. Die Zentrale bittet das Management der Niederlassungen in Brüssel und Amsterdam, die prozentualen Lebensmittelkosten für Woche 34 zu übermitteln.
Sie erhalten die folgenden Werte:
Big Bang Bagels Brüssel:
Tatsächliche Lebensmittelkosten: 30 %
Theoretische Lebensmittelkosten: 27 %
Abweichung der Lebensmittelkosten: 3 % (3 % höher als erwartet).
Big Bang Bagels Amsterdam:
Tatsächliche Lebensmittelkosten: 35 %
Theoretische Lebensmittelkosten: 34 %
Abweichung der Lebensmittelkosten: 1 % (1 % höher als erwartet)
Auf den ersten Blick scheint Brüssel besser abzuschneiden, weil die tatsächlichen Lebensmittelkosten dort niedriger sind als in Amsterdam. Die Abweichung bei den Lebensmittelkosten weist jedoch auf etwas anderes hin: Der Wert aus Amsterdam liegt näher bei null, was bedeutet, dass dieser Standort eine bessere Kostenkontrolle hat.
Berechnung im Detail
Nehmen Sie an, dass beide Standorte in diesem Monat einen Umsatz von 1 Million Euro erzielen.
Die Abweichung von 3 % in Brüssel bedeutet, dass dort in diesem Monat 30.000 € bzw. in diesem Jahr 360.000 € zu viel ausgegeben wurden.
Die Abweichung von 1 % in Amsterdam bedeutet, dass die Ausgaben in diesem Monat nur um 10.000 € zu hoch ausfielen.
Obwohl die tatsächlichen Lebensmittelkosten in Amsterdam höher sind, hat das Team eine bessere Kontrolle über seine Ausgaben. Die höheren Kosten allein sagen nicht viel aus – vielleicht sind die Zutaten- oder Lieferantenpreise teurer. Diese Faktoren wurden jedoch bereits in den theoretischen Lebensmittelkosten berücksichtigt. Im Gegensatz dazu verliert Brüssel Geld, weil die Ausgaben für Lebensmittel höher sind als erwartet.
Eine erhebliche Abweichung zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Lebensmittelkosten deutet auf potenzielle betriebliche Probleme hin, wie z. B. verschwendete Zutaten, Überbestellungen oder höhere Kosten als erwartet aufgrund von Preisänderungen. Durch die Überwachung der Lebensmittelkosten und die regelmäßige Verfolgung von Abweichungen bei den Lebensmittelkosten können Restaurantleiter Probleme schnell erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, um zukünftige Verluste zu vermeiden.
Was sind Ursachen für Abweichungen bei den Lebensmittelkosten?
Wenn die tatsächlichen Lebensmittelkosten in Ihrem Restaurant oder Hotel höher sind als die theoretischen Lebensmittelkosten (auch bekannt als Soll-Lebensmittelkosten), kann der Grund dafür immer auf eine oder mehrere dieser sieben Ursachen zurückgeführt werden:
Abfall
Nicht einheitliche oder unangemessene Portionsgröße
Mangelnde Prüfung des Wareneingangs
Diebstahl
Buchhaltungsfehler
Fehlende Absatzdaten
Veraltete Kostenberechnungen
Nimmt die Abweichung Ihrer Lebensmittelkosten zu? Entdecken Sie praktische Tipps für eine bessere Kontrolle der Lebensmittelkosten und schließen Sie die Lücke zwischen den tatsächlichen und den theoretischen Kosten.
Wie Penta Hotels das Lebensmittelkosten-Modul einsetzt
John King ist der leitende Küchenchef von Penta Hotels, einem weltweiten Hotelunternehmen mit mehreren Niederlassungen (LinkedIn).
King ersetzte die manuellen Berechnungen der Lebensmittelkosten durch die Apicbase-Software, um die prozentualen Anteile der Lebensmittelkosten für alle Standorte berechnen zu können.
„Apicbase erspart uns sehr viel Zeit, indem es genaue und konsistente Berechnungen der Lebensmittelkosten für unsere Rezepte sicherstellt, was die Gewinnmargen in allen unseren Hotels direkt verbessert.“
John King Corporate Executive Chef bei Penta Hotels
Chefköche, Gastronomieleiter und Betriebsleiter wissen, dass die richtige Kalkulation von Rezepten und die Integration der Daten in alle Küchenabläufe viel Zeit in Anspruch nimmt und viel zu viele Tabellenkalkulationen erfordert. Tabellenkalkulationen sind für eine skalierbare Gestaltung der Speisekarte nicht effizient.
Übernehmen Sie mit Apicbase die Kontrolle über die Lebensmittelkosten im Restaurant
Die Kontrolle der Lebensmittelkosten sollte für jedes Restaurant oberste Priorität haben. Zu lernen, wie man Lebensmittelkosten berechnet, ist der erste Schritt. Anschließend gilt es, alle Faktoren zu untersuchen, die die Lebensmittelkosten in die Höhe treiben und Ihre Gewinnspanne schrumpfen lassen.
Wenn Sie jedoch nach Möglichkeiten suchen, den Küchenbetrieb effektiver und weniger zeitaufwändig zu gestalten, ist der Umstieg auf eine professionelle Restaurantsoftware vielleicht genau richtig für Sie.
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Große Catering-Unternehmen, Geisterküchen und internationale Restaurantmarken nutzen Apicbase täglich, um das Inventar zu verwalten, die Kosten zu kontrollieren und operative Entscheidungen zu treffen.
Geert Merckaert is the Content and Research Director at Apicbase and the producer of The Food Service Growth Show. He specialises in operational excellence, sustainability, and digital transformation in the restaurant and catering industry. Geert has a diverse background in content marketing, writing, and research, with previous roles in corporate finance at Bank van Breda, food marketing at VLAM, and the trade association Bakkers Vlaanderen. He holds degrees in Communications and Journalism from Plantijnhogeschool, as well as Art History from the Kunsthistorisch Instituut. During his studies, Geert spent nine years working weekends as a restaurant chef. He is dedicated to helping foodservice companies achieve sustainable growth through engaging and insightful content.