Preiskalkulation für Restaurants: Was man darunter versteht, warum sie wichtig ist und wie Sie die Kosten der Zutaten und die Gewinnspannen berechnen

In diesem Leitfaden werden die Grundlagen der Preiskalkulation für Speisen behandelt, einschließlich der Vorteile ordnungsgemäßer Berechnungen und der am besten zu verwendenden Formel.

Wenn ein Restaurant nicht weiß, wie viel die Zubereitung eines Gerichts kostet, verliert es vermutlich an jedem Tisch Geld.

Das Wissen um die wahren Kosten von Speisen stellt die Grundlage für den Erfolg und die finanzielle Verfassung eines Restaurants dar.

Lesen Sie weiter, um Strategien zur Optimierung von Preiskalkulationen zu erfahren und sicherzustellen, dass jedes Gericht auf Ihrer Speisekarte einen positiven Beitrag zu Ihrem Nettoprofit leistet.

Was ist die Preiskalkulation für Speisen?

Anleitung zur Preiskalkulation für Speisen
Sorgfältige Kostenkalkulationen machen den Einkauf genauer, verringern die Lebensmittelverschwendung und senken die Lagerkosten.

Bei der Preiskalkulation für Speisen handelt es sich um eine Methode zur Ermittlung der Kosten für Zutaten und Ressourcen, die zur Herstellung eines Gerichts benötigt werden. Dieser finanzielle Einblick ist entscheidend für die Preisgestaltung, die Budgetierung und die Verwaltung der Lebensmittelkosten.

Bei der Preiskalkulation für ein Gericht werden die Kosten für jedes Element aufgeschlüsselt, von den Hauptzutaten und Gewürzen bis hin zu den Beilagen und der Verpackung zum Mitnehmen. Mit diesem Verfahren können Gastronomiebetriebe die Gesamtkosten für die Zubereitung einer Position auf der Speisekarte genau bestimmen.

Für Kostenberechnungen bedarf es einer ordnungsgemäßen Inventarverwaltung. Warum? Denn durch aktuelle Aufzeichnungen zu standardisierten Rezepten, Lagerbeständen und Preisinformationen sind Berechnungen bis auf die Ebene einzelner Portionen oder Positionen auf der Speisekarte möglich.

Und das ist bares Geld wert. Aus diesem Grund verlassen sich viele Unternehmen nicht mehr auf manuelle Berechnungen. Die große Zahl der Lieferanten, Zutaten und beteiligten Personen macht es unmöglich, Rezepte und Preise effektiv in Excel zu verwalten.

Stattdessen verwenden die Unternehmen Inventarverwaltungssysteme für die Gastronomie, um ihre Kosten in Echtzeit zu überwachen. So können sie schnell eingreifen, wenn die Gewinne einzelner Speisen einbrechen.

Im Gegenzug tragen sorgfältige Kostenkalkulationen dazu bei, den Einkauf zu verbessern, die Lebensmittelverschwendung zu reduzieren und die Kosten für die Inventarverwaltung zu senken.

6 Gründe: Warum die Preiskalkulation für Speisen wichtig ist

Die genauen Kosten der einzelnen Positionen auf der Speisekarte zu kennen, ist wichtig für die:

  • Berechnung der Lebensmittelkosten,
  • Verbesserung der Gewinnspannen von Speisekarten und
  • Steigerung der Rentabilität an allen Verkaufsstandorten.

Schauen wir uns einmal genauer an, wie die Preiskalkulation für Speisen zum Erfolg in der Gastronomie beitragen.

6 Gründe für die Preiskalkulation für Speisen
6 Möglichkeiten zur Kostensenkung ohne Qualitätseinbußen.

1. Beitrag zur Gewinnspanne

Eine genaue Kalkulation der Positionen auf der Speisekarte ist entscheidend für die Ermittlung der Gewinnspanne jedes Gerichts. Sie stellt sicher, dass Ihre gesamte Speisekarte zur Gesamtrentabilität des Unternehmens beiträgt.

Die Lebensmittelkosten machen etwa 30 % des für den Kunden berechneten Preises eines Artikels aus. In der Praxis kann sich eine geringfügige Änderung eines Gerichts erheblich auf die Gewinnspanne eines Restaurants auswirken.

Wenn Ihre Peperoni-Pizza beispielsweise 15 € kostet, werden mit etwa 5 € die Gemeinkosten wie Personalkosten, Miete und Nebenkosten gedeckt, Kosten in Höhe von 5 € fallen für die Zutaten an und Sie verzeichnen 5 € Gewinn. Da es sich bei den Gemeinkosten hauptsächlich um Fixkosten handelt, fließt alles, was Sie von den Lebensmittelkosten abziehen können, direkt in Ihre Gewinnspanne ein.

2. Strategische Gestaltung der Preise für Speisen

Eine genaue Preiskalkulation für Speisen gibt den Erstellern der Speisekarten die Informationen, die sie benötigen, um die Preise für Speisen und Getränke basierend auf den Soll-Kosten, den gewünschten Gewinnspannen und dem Budget der Zielgruppe strategisch festzulegen.

Restaurantbetriebe nutzen diese Informationen bei der Gestaltung der Speisekarte und bei der Produktentwicklung, um ihr Angebot den Unternehmenszielen entsprechend zu gestalten.

Die Speisekarte ist das erste, was die Kunden sehen, wenn sie nach Informationen über ein Restaurant suchen. Die Preisgestaltung für Speisekarten ist daher von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen und zu binden und die Rentabilität zu gewährleisten.

3. Senkung der Lebensmittelkosten

Durch die Identifizierung von Zutaten, die sich stark auf die Preise auswirken, können Restaurantbetriebe nach Alternativen suchen oder die Portionen anpassen, um die Rentabilität der Speisekarte ohne Qualitätseinbußen zu senken.

Dieses proaktive Kostenmanagement ist unerlässlich, um die Lebensmittelkosten zu senken und die Gewinnspannen zu verbessern.

4. Optimierte Inventarverwaltung

Um die Preise von Speisen effektiv zu berechnen, müssen Sie wissen, wie viel von jeder Zutat für die Zubereitung einer Portion benötigt wird, und diese Menge in die Kosten pro Zutat und Gericht umrechnen.

Dieses hohe Maß an Präzision ist genau das, was Sie brauchen, um Ihre Bestände genau zu verwalten und somit optimale Lagerbestände zu gewährleisten, sowie Abfall und Lebensmittelkosten zu reduzieren.

Wenn Sie wissen, wie viele Portionen einer Position auf der Speisekarte ein Restaurant in einem bestimmten Zeitraum verkauft hat, wissen Sie sofort, wie stark der Bestand gesunken ist und wie hoch der entsprechende Wert der Zutaten ist.

Restaurants, die Zugang zu detaillierten Rezept- und Bestandsdaten haben, können optimale Lagerbestände führen und verdorbene Zutaten und andere Lebensmittelabfälle vermeiden.

5. Genaue Budgetierung und Prognosen

Wenn Sie die wahren Kosten der Gerichte kennen, werden Sie sich im Finanzteam viele Freunde machen.

Eine genaue Preiskalkulation:

  • erleichtert die Einhaltung des Budgets und
  • ermöglicht genauere Finanzprognosen.

Dadurch kann die Geschäftsleitung künftige Ausgaben besser planen und Einnahmen prognostizieren.

6. Besseres Lieferantenmanagement

Sie haben eine viel stärkere Verhandlungsposition gegenüber den Lieferanten, wenn Sie genau wissen, wie viel Sie insgesamt an diese bezahlen und wie sich die Kosten für die Zutaten auf die Speisekartenpreise auswirken. Dasselbe gilt für Ersatzzutaten oder die Suche nach neuen Lieferanten.

Wenn Sie Zahlen in der Hand haben, haben Sie ein Druckmittel.

Wenn Sie sich mit den Details der einzelnen Gerichte befassen, stellen Sie vielleicht fest, dass eine einzige Zutat, wie z. B. ein importiertes natives Olivenöl extra, die Kosten einiger Gerichte in untragbare Höhen treibt.

Mit etwas Recherche können Sie ein günstigeres Alternativprodukt finden, das niedrigere Kosten ermöglicht und dennoch einen ausgezeichneten Geschmack bietet.

Die Beschaffungssoftware für Restaurants ermöglicht es Ihnen, niedrigere Preise bei Lieferanten zu erzielen, indem sie Ihnen detaillierte Informationen bezüglich der Lieferantenpreise bietet. Sie ermöglicht es Ihren Beschaffungsteams, die Kosten für Gerichte effektiv zu verwalten und zu senken.

Soll- und Ist-Kosten für Lebensmittel

Die Differenz zwischen dem, was Sie tatsächlich für Zutaten ausgeben (Ihre tatsächlichen Kosten) und dem, was Sie idealerweise ausgeben sollten (Ihre theoretischen Kosten), bietet die beste Möglichkeit für Restaurants, die Verfassung ihrer Finanzen zu prüfen.

Die Ist-Kosten werden auf der Grundlage der verbrauchten Vorräte berechnet, während die theoretischen Kosten den Ausgaben entsprechen, die Sie erwarten würden, wenn alles perfekt abliefe – akkurate Portionsgrößen, kein Abfall und keine unerwarteten Verluste.

Diese Zahlen stimmen idealerweise überein. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt eine Abweichung der Lebensmittelkosten vor.

Diese Abweichung ist mehr als nur eine Zahl; sie spiegelt wider, wie gut Ihr Restaurantbetrieb operativ arbeitet.

Wenn die Abweichung höher ist als erwartet, ist es an der Zeit, genauer ins Detail zu gehen:

  • Sind die Portionen zu großzügig?
  • Nimmt die Verschwendung überhand?
  • Bestellen die Teams der jeweiligen Standorte zu viel oder zu wenig Ware?

Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen:

  • Ihre Abläufe genau aufeinander abzustimmen,
  • Geld zu sparen und
  • die grundsätzliche Verfassung Ihres Unternehmens zu verbessern.

Bei der Differenz zwischen den tatsächlichen und den theoretischen Lebensmittelkosten geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Servicequalität zu finden und dabei den Gewinn im Auge zu behalten.

Wie Sie die Preise für Speisen mittels einer Formel berechnen

Die Kosten eines Gerichts zu ermitteln, wird zum Kinderspiel, wenn Sie die richtige Formel und eine Liste der Zutaten mit den jeweiligen Preisen pro Einheit haben.

Die nachstehende simple Vorgehensweise gewährleistet, dass Sie den finanziellen Einfluss jedes Gerichts auf Ihre Speisekarte genau einschätzen können.

Nachfolgend finden Sie die Schritte, die zur Preiskalkulation für Ihre Preise erforderlich sind.

1. Listen Sie alle Zutaten auf

Beginnen Sie mit der Auflistung der einzelnen Zutaten, die Sie für Ihr Gericht benötigen, und notieren Sie den Preis, den Sie beim Einkauf bei Ihrem Lieferanten für die Zutaten bezahlt haben.

In diesem ersten Schritt erfassen Sie die Kosten der Zutaten in der Form oder Verpackung, in der der Lieferant sie geliefert hat. Notieren Sie zum Beispiel den Preis für einen ganzen Laib Brot und nicht den Preis pro Scheibe.

Hier ein Beispiel. Wir sind dabei, den Preis für ein Sandwich mit Schinken und Käse zu kalkulieren. Dies ist eine Liste der Zutaten.

Preiskalkulation Schritt 1
Schritt 1: Listen Sie jede Zutat für Ihr Gericht auf und notieren Sie den bei Ihrem Lieferanten bezahlten Einkaufspreis.

2. Listen Sie die Preise pro Portion auf

Schritt 2 besteht darin, den Einkaufspreis für jede Zutat zu ermitteln, um die Kosten pro Portion zu berechnen. Dazu dividieren Sie die Kosten für jede Einheit durch die Anzahl der Portionen, die sich daraus ergeben.

Wenn zum Beispiel ein Brotlaib 4,50 € kostet und zu 15 Scheiben verarbeitet werden kann, ergibt 4,5 geteilt durch 15 0,30 €, d. h. der Preis für jede Scheibe Brot beträgt 0,30 €.

Preiskalkulation Schritt 2
Schritt 2: Berechnen Sie die Kosten der Zutaten pro Portion, indem Sie die Kosten pro Einheit durch die Portionen teilen.

3. Berechnen Sie den Preis pro Artikel

Der nächste Schritt besteht darin, die Kosten für jede im Rezept enthaltene Zutat zu berechnen, indem Sie die benötigte Menge berücksichtigen.

Wenn für das Sandwich beispielsweise zwei Scheiben Brot benötigt werden und jede Scheibe 0,30 € kostet, betragen die Gesamtkosten für das im Rezept verwendete Brot 2 x 0,30 € = 0,60 €.

Preiskalkulation Schritt 3
Berechnen Sie als Nächstes die Kosten für jede Zutat, indem Sie sich auf die im Rezept hinterlegte erforderliche Menge beziehen.

4. Setzen Sie die Kosten in eine Formel ein

Die Preiskalkulationsformel summiert schlichtweg die Zahlen. Die harte Arbeit ist bereits getan.

Nachdem Sie die Kosten für Ihre Zutaten, die Kosten pro Portion und die für jede Portion verwendeten Mengen zusammengezählt haben, erhalten Sie die Gesamtkosten für Ihr Gericht.

So ist Schinken in unserem Szenario die teuerste Komponente, denn drei Scheiben kosten 1,50 € pro Sandwich. Die Gesamtkosten für die Zubereitung eines Sandwiches belaufen sich also auf 2,75 €.

Preiskalkulation Schritt 4
Schritt 4: Addieren Sie die Kosten für die Zutaten, die Portionen und die Mengen – das sind die Gesamtkosten für Ihr Gericht.

Wie Sie die Preise Ihrer Gerichte effektiv verwalten

Die Verwaltung der Preise Ihrer Gerichte ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Gewinns in der Gastronomie von wesentlicher Bedeutung. Hier finden Sie einen Leitfaden, mit dem Sie die Kontrolle über die Kosten Ihrer Gerichte behalten können:

  • Überwachen Sie die Zutatenpreise: Die Preise schwanken aufgrund von Marktveränderungen. Wenn Sie diese Schwankungen im Auge behalten, können Sie Ihre Kosten in Echtzeit anpassen.
  • Verwenden Sie die richtigen Hilfsmittel: Arbeiten Sie nicht mit einem Hammer, um ein Ei zu schälen. Ebenso sollten Sie vom Einsatz von Taschenrechnern und Kalkulationstabellen absehen. Sie bieten nicht die notwendige Präzision um Ihr Ziel zu erreichen.

    Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Software zur Inventarverwaltung und Preiskalkulation. Diese Tools vereinfachen den Kalkulationsprozess, automatisieren sich wiederholende Aufgaben und bieten Einblicke durch Echtzeitdaten – alles an einem Ort.
  • Vergleichen Sie die Soll- und Ist-Kosten: Berechnen Sie routinemäßig die Differenz zwischen dem, was Sie tatsächlich für Zutaten ausgeben (tatsächliche Kosten entsprechend der sinkenden Bestandszahlen), und dem, was Sie unter idealen Bedingungen ausgeben würden (Soll-Kosten = Kosten eines Gerichts x Umsatz).

    Der Unterschied zwischen diesen beiden Zahlen zeigt, in welchen Bereichen Sie Geld verlieren.
  • Verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten: Ein regelmäßiger Austausch mit Ihren Lieferanten führt letztendlich zu besseren Preisen. Vergewissern Sie sich vor einem Lieferantengespräch, dass Sie die genauen Zahlen zur Hand haben, und achten Sie auf Wirtschaftlichkeit Ihrer Speisekarte oder kostengünstigere Zutaten.
  • Vernachlässigen Sie die Personalschulung nicht: Klären Sie Ihre Teams über die Bedeutung der Portionskontrolle, der effizienten Zubereitung von Mahlzeiten und der Inventarverwaltung auf, um Abfall zu minimieren und Kosten zu senken.
  • Optimieren Sie den Einsatz der Zutaten: Optimieren Sie Ihre Rezepte, damit Sie die gleichen Zutaten für mehrere Gerichte verwenden können. Das vereinfacht nicht nur die Bestandsverwaltung, sondern hilft auch allen Gastronomiebetrieben grundsätzlich, Rabatte bei Großeinkäufen zu erhalten.
  • Optimieren Sie die Bestellungen bei Ihren Lieferanten: Versuchen Sie, Ihre Einkäufe zu konsolidieren. Wenn Sie seltener größere Mengen bestellen, können Sie die Mindestabnahmemengen einhalten und so bessere Preise erzielen. Die Schulung des Personals und eine solide Bestandsverwaltung sind von wesentlicher Bedeutung.

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Apicbase automatisiert die Kostenberechnungen für Ihre Gerichte, überwacht den Gewinn in Echtzeit und identifiziert verbesserungswürdige Bereiche.

Verabschieden Sie sich von der mühsamen Aufgabe, Rechnungen zu durchforsten, um Einheiten, Mengen und Preise für die einzelnen Zutaten zu ermitteln.

Apicbase verwandelt das komplexe Vorhaben der Preiskalkulation für Ihre Gerichte in einen unkomplizierten Prozess.

Das System automatisiert die Preiskalkulation, indem es genaue Bestands- und Lieferantendaten in Echtzeit nutzt. Die Benutzer in der Betriebsleitung und an den Standorten haben alles, was sie für die Verwaltung der Lebensmittelkosten benötigen, an einem Ort.

Ihr Restaurant und Ihre Führungsteams haben Zugang zu den folgenden Details:

  • Lagerbestände in Echtzeit,
  • Trends in der Beschaffung,
  • Lieferantenleistung,
  • Gewinnspannen auf Gericht- und Menüebene,
  • Soll- und Ist-Kosten der Lebensmittel und
  • Absatzdaten in Echtzeit.

Dieser umfassende Überblick ermöglicht ein tieferes Verständnis der Effizienz der Betriebsabläufe und versetzt Gastrobetriebe in die Lage, ihre Speisekarten strategisch an veränderte Zutatenpreise und Marktbedingungen anzupassen.

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