Im Durchschnitt belaufen sich die Lebensmittelkosten eines Restaurants auf etwa ein Drittel der Gesamteinnahmen. Da die Kosten für Zutaten ständig schwanken, ist die Kontrolle der Ausgaben eine der größten Herausforderungen für Betreiber.
Um Ihren guten Ruf aufrechtzuerhalten und die von Ihren Kunden erwartete Qualität zu bieten, müssen Sie Wege finden, die Kosten zu senken, ohne die Qualität der Lebensmittel aufs Spiel zu setzen.
Die gute Nachricht ist, dass eine relativ geringe Senkung der Ausgaben Ihre Gewinnmargen und Ihre Gesamtrentabilität erheblich steigern kann. Und dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn Sie es schaffen, die Kosten an mehreren Standorten zu senken.
In diesem Artikel werden wir die Arten von Lebensmittelkosten und die zugehörigen wichtigsten Formeln aufschlüsseln, die Sie kennen sollten. Dann gehen wir auf sieben Möglichkeiten ein, die Lebensmittelkosten zu senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Welche beiden Arten von Lebensmittelkosten gibt es?
Periodenkosten sind die gesamten Lebensmittelkosten eines Restaurants, gemessen über einen bestimmten Zeitraum, z. B. zwei Wochen, einen Monat oder ein Jahr. Die Lebensmittelkosten über einen bestimmten Zeitraum werden anhand des Wareneinsatzes berechnet, der die Gesamtkosten für die Produktion der in diesem Zeitraum verkauften Artikel misst.
Die Produktkosten sagen Ihnen, wie viel die Herstellung jedes einzelnen Punkts auf der Speisekarte kostet. Diese lassen sich ermitteln, indem jedes Element eines Gerichts sorgfältig aufgelistet und berechnet wird, um zu sehen, wie viel es in der Herstellung kostet.
Die Periodenkosten sind ein Maß für die Leistung eines Restaurants zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die Produktpreise dazu dienen, die Rentabilität von Positionen auf der Speisekarte zu bestimmen. Wenn Sie diese Kennzahlen genau beobachten, können Sie Anomalien erkennen und die Gestaltung der Speisekarte nutzen, um die Gewinnspanne für jedes verkaufte Gericht zu verbessern.
Wie berechnet man Lebensmittelkosten?
Die Berechnung der Lebensmittelkosten ist der erste Schritt zur Kostensenkung. Sobald Sie Ihre Ausgaben kennen, können Sie sehen, wo Sie sparen können.
Es gibt vier grundlegende Kennzahlen, die Sie verstehen müssen, um den Überblick über die Lebensmittelkosten behalten zu können.
- Tatsächliche Lebensmittelkosten – Die tatsächlichen Lebensmittelkosten eines Restaurants sind der Wert der in einem bestimmten Zeitraum verwendeten Vorräte. Oder der Rückgang des Gesamtwerts des Inventars. Mit anderen Worten: Dieser Wert gibt an, was Sie in dieser Zeit für die Produktion von Speisen ausgeben.
- Prozentualer Anteil der Lebensmittelkosten – Hier werden Ihre tatsächlichen Lebensmittelkosten mit Ihren Einnahmen über denselben Zeitraum hinweg verglichen, um einen Prozentsatz zu erhalten. Der Prozentsatz der tatsächlichen Lebensmittelkosten zeigt Ihnen, wie viel Sie im Vergleich zu dem, was Sie einnehmen, ausgeben.
- Ideale Lebensmittelkosten – Ihre idealen Lebensmittelkosten sind die Kosten, die für die Produktion von Lebensmitteln in einer perfekten Welt ohne Verschwendung, Diebstahl oder Verderb anfallen würden. Sie berechnen die idealen Lebensmittelkosten, indem Sie die Kosten jedes Rezeptes kalkulieren und die Kosten für die Herstellung einer Portion ermitteln. Diese teilen Sie dann durch die Anzahl der Verkäufe des jeweiligen Artikels (Ihre Umsatzverteilung). Die idealen Lebensmittelkosten sind ein Richtwert für die tatsächlichen Lebensmittelkosten.
- Lebensmittelkostenvarianz – Die Lebensmittelkostenvarianz ist die Differenz zwischen Ihren tatsächlichen Lebensmittelkosten und Ihren idealen Lebensmittelkosten. Idealerweise liegt die Varianz so nahe wie möglich bei Null, doch in der Praxis deutet generell eine einstellige Varianz auf einen gesunden Betrieb hin.
Wie Sie die Lebensmittelkosten senken können
Sie müssen die wichtigsten Kennzahlen überwachen, die Ausgaben kontrollieren und Ihre Portionen und Speisekarten optimieren, um die Lebensmittelkosten zu senken und die Gewinnspanne zu erhöhen, ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird. Kombinieren Sie diese kritischen Faktoren und Sie haben das Rezept für eine bessere Rentabilität.
1. Überwachen Sie Ihre Ausgaben
Wenn Sie Ihre Ausgaben sorgfältig im Blick behalten, können Sie genau sehen, was erforderlich ist und wo Sie die Kosten senken können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Sie können auch nach besseren Angeboten Ausschau halten, mit Lieferanten über bessere Preise verhandeln und möglicherweise die Kosten für die gleichen oder gleichwertige Zutaten senken.
Früher mussten Restaurantbesitzer die Rechnungen mehrerer Lieferanten durchsehen und versuchen, eigens Schlüsse daraus zu ziehen. Heutzutage machen digitale Tools, die Ihre Transaktionen speichern, die Kontrolle Ihrer Ausgaben einfacher und effektiver.
Beschaffungs- und Buchhaltungssoftware für Restaurants speichert alle Informationen über Ihre Lieferanten, sodass Sie auf vergangene Entwicklungen bei den Ausgaben zurückblicken und bei Bedarf schnell mit den Lieferanten Kontakt aufnehmen können. Die besten Systeme synchronisieren Ihre POS-, Buchhaltungs- und Inventardaten und zeigen die von Ihnen benötigten Informationen in übersichtlichen Dashboards an.
Ein System wie Apicbase ermöglicht es Finanzmanagern, mit wenigen Klicks die Ausgaben zu verfolgen, auf detaillierte Berichte zuzugreifen und Kosten standortübergreifend zu vergleichen. So erhalten sie einen Echtzeit-Überblick und können sicherstellen, dass die Ausgaben zu keinem Zeitpunkt außer Kontrolle geraten.
2. Optimieren Sie die Portionskontrolle
Die richtige Portionskontrolle ist entscheidend für die Kontrolle der Kosten und die Maximierung der Gewinne. Wenn die Portionen zu groß sind, gehen die Gewinnspannen flöten und es landen mehr Lebensmittel im Müll, wodurch Zutaten und Geld verschwendet werden.
Doch wenn Ihre Portionen zu klein sind, könnten die Kunden unzufrieden sein und das Gefühl haben, keinen Gegenwert für ihr Geld erhalten zu haben.
Die richtige Portionsgröße macht Kunden glücklich und ermutigt sie auch, Beilagen und Desserts zu bestellen, anstatt sich ein Hauptgericht zu teilen.
Die genaue Kostenkalkulation Ihrer Gerichte ist der Schlüssel zur Kontrolle der Portionen und Lebensmittelkosten. Mit detaillierten Rezepten und Produktionsplänen können Sie sicherstellen, dass die Portionsgrößen stets gleich sind und dass Ihre Rezepte bei korrekter Umsetzung rentable Gerichte ergeben.
Mitarbeiterschulungen, insbesondere für neue Mitarbeiter, sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Teams die Gerichte richtig zubereiten. Betonen Sie die Wichtigkeit der Portionskontrolle und stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied weiß, wo es die Rezepte findet und wie es sie richtig umsetzt.
Digitale Kalkulationstools für Rezepte speichern all Ihre Rezeptdaten in einem einheitlichen Format und können sogar Produktionspläne erstellen, um es Ihren Küchenteams leicht zu machen, qualitativ hochwertige Speisen in der richtigen Portionsgröße zu produzieren. Nur so wissen Sie, was Ihre Gerichte tatsächlich kosten und können sicherstellen, dass Sie kein Geld verschwenden, indem Sie die Portionen zu groß oder zu klein machen.
3. Erstellen Sie Produktionspläne
Eine Vorausplanung sorgt für Beständigkeit und reduziert die Verschwendung. Detaillierte Produktionspläne berücksichtigen die voraussichtliche Nachfrage und erstellen eine Liste der Produktionsaufgaben und der entsprechenden Mise en Place, die für die Schicht benötigt werden.
Ein digitales System, das alle Produktionsaufgaben für einen bestimmten Tag berücksichtigt, kann Ihren Produktionsplan wesentlich effizienter gestalten. Sie können zum Beispiel planen, Tomatensoße in Chargen für die Verwendung in mehreren Gerichten herzustellen. Das Küchenteam stellt eine große Charge her, anstatt eine Sauce mehrmals zuzubereiten. Das spart Zeit und senkt die Lebensmittelkosten.
Wenn Sie im Voraus planen, können Sie auch Abfall vermeiden, indem Sie die Zutaten ganzheitlich verwenden. Sie können Gemüsereste zu Suppen verarbeiten, Fleischreste für Burger zerkleinern und alle übrig gebliebenen Lebensmittel für die Zubereitung der Mahlzeiten des Personals verwenden.
Die besten Produktionspläne sorgen dafür, dass das Küchenteam synchron auf das gleiche Ziel hinarbeitet, und verbessern die Konsistenz und die Portionskontrolle während eines geschäftigen Betriebs.
4. Priorisieren Sie die Prognosen
Wenn Sie die Zukunft vorhersagen könnten, wären Sie in der Lage, genau das zu bestellen, was Sie brauchen und nicht mehr. Die Software zur Nachfrageprognose im Restaurant ist inzwischen so ausgereift, dass sie genau vorhersagen kann, wie stark Sie ausgelastet sein werden und sogar, welche Gerichte an einem bestimmten Tag wahrscheinlich besonders beliebt sein werden.
Mit präzisen Prognosen können Sie Überbestände und Überproduktionen verhindern, Ausgaben und Verschwendung reduzieren und gleichzeitig vermeiden, dass zu wenig eingekauft wird, beliebte Artikel ausgehen und Kunden enttäuscht werden.
Die ausgefeiltesten Prognosetools von heute kombinieren Ihre bisherigen Absatzdaten, aktuelle Lagerbestände und Business-Intelligence-Tools mit der neuesten KI-Technologie, um die Nachfrage nach jedem Punkt auf der Speisekarte genau zu prognostizieren. Sie generieren auf der Grundlage der Prognosen automatisch Bestellungen und erstellen sogar Produktionspläne, um die Vorbereitungen an jedem Standort optimal zu halten.
5. Scheuen Sie Verhandlungen nicht
Es ist wichtig, dass Sie gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten führen. Und genauso wichtig ist es, wenn die Preise nicht stimmen, dieses Problem anzugehen. Je mehr Sie kommunizieren können, desto besser. Und je mehr Sie Ihre Kosten im Laufe der Zeit im Blick haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Möglichkeiten erkennen, bessere Preise auszuhandeln.
Die Beschaffungssoftware speichert alle Ihre Lieferanteninformationen und Preise in einem digitalen System. Sie können frühere Rechnungen und Preisentwicklungen einsehen und von einem Ort aus Kontakt aufnehmen. Das macht es viel einfacher, ein Gespräch über Preissenkungen zu beginnen.
Es kann Ihnen helfen, Möglichkeiten zu erkennen, um z. B. Rabatte auf größere Bestellungen zu erhalten oder die Preise neu zu verhandeln, wenn Sie einen plötzlichen Anstieg feststellen. Ein besseres Beschaffungsmanagement mit Hilfe digitaler Tools hat das Potenzial, die Lebensmittelkosten zu senken, ohne die Qualität oder Quantität der von Ihnen verwendeten Zutaten zu verändern.
6. Vermeiden Sie Kosten für Rückrufaktionen
Produktrückrufe gehören zu den kostspieligsten Katastrophen für Restaurants und Gastrobetriebe. Sie schaden nicht nur Ihrem Ruf, was zu zukünftigen Umsatzeinbußen führt, sondern das Chaos zu beseitigen, kostet auch eine Menge Geld und Ressourcen.
Die großen Unternehmen der Branche verlangen oft, dass ihre Partner in der Gastronomie über robuste Rückverfolgbarkeitsprozesse verfügen.
Vorbeugung ist die beste Form des Schutzes gegen das Risiko eines Produktrückrufs. Sie können das Risiko zwar nicht völlig ausschalten, aber eine möglichst klare Sicht auf Ihre gesamte Lieferkette ist der beste Weg, um Rückrufe zu verhindern und sich zu schützen, falls es dazu kommen sollte.
Die Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln verfolgt Ihre Zutaten über die gesamte Lieferkette hinweg und ermöglicht es Ihnen, im Falle eines Problems schnell festzustellen, welche Zutaten in einer bestimmten Charge enthalten waren.
7. Prüfen Sie Ihre Speisekarte
Wenn Sie die Performance der Gerichte im Laufe der Zeit beobachten, können Sie feststellen, wie profitabel die einzelnen Artikel sind. Wenn Sie die Beliebtheit von Gerichten mit den Kosten für ihre Herstellung vergleichen, wissen Sie, welche Gerichte am besten abschneiden und wo Sie die Ausgaben senken können.
Durch eine regelmäßige Überprüfung der Speisekarte können Sie eine klare und gezielte Speisekarte wahren und nur die beliebtesten Gerichte mit den besten Gewinnspannen anbieten.
Restaurant-Management-Software wie Apicbase kann auf Ihre Umsatz-, Bestands- und Rezeptdaten zugreifen, um Ihren Wareneinsatz für jeden Artikel zu berechnen und ihn mit Ihrem Umsatzmix zu vergleichen. So können Sie sehen, welche Artikel am beliebtesten und profitabelsten sind und welche Artikel die höchsten Produktionskosten verursachen.
Vereinfachen Sie die Kontrolle der Lebensmittelkosten mit einem einheitlichen digitalen System
Möchten Sie die Lebensmittelkosten senken, ohne Kompromisse bei der Qualität oder dem Kundenerlebnis einzugehen? Die Überwachung der Ausgaben, die genaue Rezeptkalkulation und die Verwaltung von Küchenabläufen mit detaillierten Produktionsplänen sind unerlässlich.
Apicbase hilft Ihnen, genau das zu tun. Es speichert Ihre Rezeptdaten und gibt Ihnen in Echtzeit Einblick in Ihre Ausgabenmuster. Das System erstellt präzise Produktionspläne zur Steuerung der Küchenproduktion und hilft bei der Verwaltung von Bestand und Einkauf.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Apicbase alle Ihre Restaurantdaten verarbeitet, um die Kontrolle der Lebensmittelkosten einfach und effizient zu gestalten.
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