4 Manieren Waarop ERP-Systemen de Kosten Verlagen en de Winst Verhogen

De concurrentie in de horeca is moordend. Als je wilt overleven, dan moet je de kosten bedwingen, de efficiëntie verhogen en de klanten steeds een geweldige ervaring bezorgen.

ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zijn speciaal ontworpen om alle taken in een groot horecabedrijf te beheren. Een ERP is een systeem dat alle gegevens opslaat, taken automatiseert en een centraal beheercentrum voorziet om de activiteiten efficiënter en gemakkelijker te beheren.

De beste ERP-systemen voor de horeca bevatten diverse functies die je normaal gezien alleen in verschillende puntsystemen zou aantreffen. Puntsystemen richten zich op een specifiek deel van de bedrijfsvoering. Ze zijn ontwikkeld om specifieke problemen op te lossen, zoals bijvoorbeeld een tool voor online reserveringen.

Met ERP-systemen beschik je over één compleet pakket waarmee je het hele bedrijf kunt beheren. Het gebruik van een uniform systeem is niet alleen eenvoudiger en efficiënter, maar vermindert ook het risico dat gegevens worden opgesloten in aparte databases, de zogenaamde datasilo’s.

In dit artikel bespreken we de voordelen van een ERP voor horecabedrijven, te beginnen met de afdelingsgebonden voordelen, om vervolgens door te gaan naar de operationele en financiële voordelen en af te sluiten met enkele suggesties voor de beste software op de markt.

1. Een soepele workflow voor iedereen

ERP-systemen zijn specifiek ontworpen om de efficiëntie in het hele bedrijf te verbeteren. Dit wordt bereikt door alle gegevens te centraliseren, taken te automatiseren, de kans op handmatige fouten te beperken en actuele inzichten te bieden in de gegevens van de verschillende afdelingen.

De beste ERP-systemen bevatten echter specifieke functies voor elke afdeling om de bedrijfsvoering en het beheer nog efficiënter te maken. Laten we even dieper ingaan op de specifieke voordelen per afdeling.

Financiën en inkoop

ERP-systemen helpen financieel managers niet alleen om de voorraad te beheren, maar ook om bijvoorbeeld de aanmaak van inkooporders en facturen te automatiseren. De meest geavanceerde systemen verschaffen zelfs prijs- en kostentracering in realtime, waardoor managers steeds over de meest actuele en nauwkeurige gegevens beschikken. Op basis daarvan kunnen ze de juiste beslissingen nemen.

Dit leidt tot een beter budgetbeheer, minder voedselverspilling en lagere kosten voor ingrediënten, terwijl de managers minder tijd verliezen met handmatige taken.

Bedrijfsvoering en keukenbeheer

De ERP-systemen slaan alle gegevens over de recepten en ingrediënten op, zodat iedereen ze gemakkelijk kan bekijken en inplannen. ERP-systemen bevatten allerlei tools om de kosten van recepten te berekenen, de productie te plannen en de hoeveelheid verspilling te beperken, zodat zowel de keuken- als bedrijfsmanagers effectiever vooruit kunnen plannen en de kosten kunnen bedwingen.

Chef-koks en gegevensanalisten

ERP-systemen voor de horeca bieden chef-koks de mogelijkheid om heerlijke en creatieve menu’s te ontwikkelen die gemakkelijk kunnen worden opgeschaald. Ze vertrouwen daarbij op actuele ingrediëntprijzen en geavanceerde functies voor de samenstelling en optimalisatie van menu’s.

Ze voorzien gegevensanalisten ook van één single source of truth met de nodige cijfers en inzichten om ervoor te zorgen dat de menu’s zo rendabel mogelijk zijn.

Technologieverantwoordelijken

Voor de technologieverantwoordelijken is het een absolute droom om alle gegevens op te slaan en te verwerken in één systeem. Dit betekent dat de gegevens veilig gedeeld kunnen worden over het hele bedrijf en dat de inzichten niet verloren gaan in datasilo’s. Alle gegevens zijn beschikbaar voor het hele bedrijf, waardoor elk aspect van de bedrijfsvoering efficiënter verloopt.

2. Meer controle over de kosten en een hoger rendement

Als je winst wilt maken in de horeca, dan moet je vooral de kosten in de hand kunnen houden. Als je precies weet hoeveel je food cost bedraagt, kun je de kosten verlagen zonder aan kwaliteit in te boeten.

ERP-software biedt talloze functies waarmee horecabedrijven hun uitgaven beter in de hand kunnen houden. Let vooral op deze functies:

• Voorraadbeheer in realtime: een digitaal systeem voor voorraadbeheer zorgt voor snellere voorraadtellingen en verschaft actuele gegevens voor maximale controle over de voorraadniveaus. Verspilling door overschotten en bederf worden zo tot een minimum beperkt, waardoor managers de voorraad beter in het oog kunnen houden en tegelijkertijd de kosten kunnen verlagen.
• Tools voor inkoopbeheer: digitale inkoopsystemen bewaren alle gegevens over je leveranciers op één plek en bieden mogelijkheden om de prijzen tussen leveranciers te vergelijken en beter te onderhandelen.
• Kostenberekening van recepten: ERP-software slaat gedetailleerde receptgegevens op en berekent automatisch de kosten voor de productie van één portie. De beste systemen bieden diverse tools waarmee je de kosten van je recepten kunt analyseren, zodat je meer mogelijkheden hebt om recepten te optimaliseren en kosten te besparen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.
• Actuele winstrapporten: Met de dashboards op basis van actuele gegevens volg je de prestaties op de voet en zie je meteen waar er eventuele verbeteringen kunnen worden aangebracht, waar je verspilling kunt terugdringen en dus kosten kunt besparen.

3. Efficiënter voorraadbeheer

Een efficiënter voorraadbeheer leidt tot minder verspilling en meer rendement. ERP-systemen slaan al je voorraadgegevens op en verschaffen realtime informatie over de voorraadniveaus, zodat managers beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.

Laten we eens kijken op welke manier ERP-systemen het voorraadbeheer optimaliseren voor twee soorten horecabedrijven.

Voor restaurants en dark kitchens

Restaurants en dark kitchens werken continu met enorme hoeveelheden bederfelijke producten. De ERP-systemen controleren de voorraadniveaus en zorgen voor een efficiënter voorraadbeheer.

• Beheer van PAR-niveaus (Periodic Automatic Replacement): De software berekent de optimale PAR-niveaus, zodat je precies weet welke hoeveelheden je nodig hebt om tegemoet te komen aan de vraag. Het systeem genereert automatisch inkooporders op basis van de PAR-niveaus. Dit systeem beperkt verspilling tot een minimum en zorgt ervoor dat je altijd alle ingrediënten op voorraad hebt. Zo hoeven je klanten nooit teleurgesteld te worden.
• Kostenberekening van ingrediënten en menu’s: De ERP-software berekent de kosten van elk menu-item op basis van de meest recente kosten van de ingrediënten. Omdat de kosten nauwkeurig worden geregistreerd, helpt het systeem om overbevoorrading te voorkomen, waardoor je minder verspilt en een lagere food cost betaalt.
• Real-time overzicht van de voorraad: Dankzij actuele voorraadrapporten kunnen managers de voorraad op een optimaal niveau houden en productieschema’s plannen om het risico op tekorten te beperken.

Voor hotels en cateringbedrijven

Hotels en cateringbedrijven moeten omgaan met een diverser aanbod van ingrediënten. Deze ingrediënten kunnen bovendien variëren van week tot week. De voorraad beheren en de kosten drukken wordt hierdoor nog lastiger.

Hotels hebben bovendien vaak complexe bedrijfsstructuren, waarbij grote teams verschillende aspecten van het bedrijf beheren. De F&B-component is hier slechts een klein onderdeel van de algemene bedrijfsstructuur.

Cateringbedrijven hebben vaak weinig tot geen voorraad tussen verschillende evenementen in, waardoor het voorraadbeheer en de beperking van verspilling nog moeilijker wordt.

Met een ERP-systeem wordt het beheer zoveel mogelijk gecentraliseerd om datasilo’s en communicatiefouten te voorkomen. Hieronder volgen enkele functies waarmee hotels en cateraars complexe problemen met het voorraadbeheer kunnen aanpakken.

• Evenementgebonden voorraadbeheer: Hotels hebben vaak meerdere restaurants en organiseren ook wekelijks diverse grote en kleine evenementen. De ERP-software houdt de voorraad bij, stelt productieplannen en inkooporders op en berekent de kosten van menu’s voor specifieke evenementen. Voorspellingssystemen helpen je zelfs om de voorraadbehoeften voor de volgende week of maand te plannen. Dit gebeurt met behulp van een visuele evenementenkalender.
• Kostenberekening van recepten voor cateringmenu’s en banketten: Tijdens de organisatie van grote cateringevenementen en banketten moet je rekening houden met grote groepen en uiteenlopende behoeften. ERP-software berekent de kosten voor de recepten in complexe menu’s met verschillende dieetbehoeften en helpt je om menu’s samen te stellen voor grote groepen.

4. Betere klantervaring

ERP-systemen voor de horeca zorgen niet alleen voor minder verspilling en meer efficiëntie, maar dragen ook indirect bij aan een betere klantervaring.

Dit zijn enkele functies van ERP-systemen die de klantenservice zullen verbeteren.

• Meer consistentie in de menu’s: ERP-systemen bewaren de gegevens van de recepten op een gestandaardiseerde manier, ongeacht het filialen en verkoopkanalen dat je bedrijf heeft. Ze bevatten zelfs diverse tools om een ideale mix van populaire en lucratieve gerechten te kiezen. Zo zorg je over alle kanalen voor consistente menu’s en genieten je klanten steeds van de beste ervaring, of ze nu online bestellen of ter plaatse eten.
• Efficiëntere service: Dankzij de gestandaardiseerde recepten, efficiënter voorraadbeheer en geoptimaliseerde keukenactiviteiten vergroten ERP-systemen de efficiëntie in de back-of-house. Als de back-of-house als gesmeerd loopt, blijven alle artikelen beschikbaar, verloopt de service sneller en kunnen de teamleden in de front-of-house hun taken beter uitvoeren. Dankzij al deze factoren geniet de klant van een snellere, betere en foutloze service.
• Voortdurende verbetering op basis van de voorkeuren van de klant: ERP-systemen slaan niet alleen nuttige gegevens op over recepten en ingrediënten, maar ook over de klanten en hun voorkeuren. De beste systemen analyseren de klant- en restaurantgegevens en genereren inzichten waarmee je de vraag beter kunt voorspellen en gerichte promoties kunt aanbieden.

Apicbase is je ideale ERP-partner voor maximale groei

Een ERP-systeem optimaliseert de bedrijfsvoering, verlaagt de kosten, maximaliseert het rendement, vereenvoudigt het voorraadbeheer en zorgt voor een betere klantervaring.

Apicbase is een ERP-systeem dat speciaal is ontworpen om grote horecabedrijven te ondersteunen bij het beheer van de voorraden, de centrale keukenprocessen, complexe databases met recepten en de toeleveringsketen. Het werd ontwikkeld om schaalbaar te zijn, is volledig toegankelijk via de cloud en biedt functies op basis van de rolverdeling. Het is de beste oplossing voor ambitieuze, groeiende bedrijven die behoefte hebben aan solide functionaliteit en flexibiliteit.