Het beheren van de food & beverage-activiteiten in een bedrijf met meerdere vestigingen is een taak van monumentale proporties.
Alle bordjes draaiende houden, terwijl je moet jongleren met spreadsheets, productieplannen, complexe administratie en een groeiende foodcost; is zelfs voor een ervaren horecamanager een giga-uitdaging.
Vraag het eender welke cateraar, restaurant- of dark-kitchenmanager, en ze vertellen hetzelfde: de controle behouden over back-of-house-processen is immens complex.
Er zijn een miljoen bewegende onderdelen en die zijn net zo afhankelijk van elkaar als een team estafettelopers.
In dit artikel delen we wat we leerden over de grootste uitdagingen in food service management.
Én hoe je deze obstakels kunt overwinnen, zonder extra druk te zetten op je hardwerkende teams.
Een goed georganiseerde operationele structuur is de basis van een succesvol foodbedrijf. Je moet de controle hebben over de BoH om consistentie, kwaliteit en rendabiliteit te waarborgen.
Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Het F&B management staat onder constante druk als de systemen slecht georganiseerd zijn.
Het handmatig updaten van spreadsheets, het worstelen met complexe berekeningen en zich zorgen maken over de nauwkeurigheid van allergenen-informatie zijn slechts enkele van de problemen die je ’s nachts wakker kunnen houden.
Hoe meer verkooppunten je runt, hoe groter de uitdagingen.
Hoe breng je eenheid in kwaliteit en service op de verschillende verkooppunten? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers overal de inkooprichtlijnen volgen?
Laten we de uitdagingen omtrent F&B management eens in detail bekijken en de oplossing onderzoeken.
Het is wellicht het meest voorkomende probleem in multi-unit F&B management. Belangrijke informatie is fysiek en digitaal verspreid over spreadsheets, documenten en mappen.
Recepten, leveranciersgegevens, foodcosts, voorraadtellingen en financiële gegevens worden in verschillende formaten op meerdere locaties opgeslagen.
Of erger: in notitieboekjes.
Voorbeeld
Een manager van een fast-casualrestaurant merkt dat een bepaald gerecht erg populair is en wil de werkelijke marge controleren. Hij doorzoekt de spreadsheets, bekijkt facturen en afleverbonnen, maar heeft moeite om een betrouwbaar cijfer te vinden.
Een totaaloplossing die workflows en gegevens automatisch met elkaar verbindt zorgt ervoor dat het personeel niet op zeven verschillende apps moet inloggen of 20 verschillende spreadsheets moet raadplegen om marges, voorraadstatus, recepten, facturen of leveranciersgegevens op te zoeken.
Niet alleen zit alles in één systeem voor food & beverage management, wat een enorme tijdsbesparing is wanneer je een groot bedrijf beheert, maar het helpt je ook om snel de bedrijfsstatistieken te controleren.
Met Apicbase kan je vooruitkijken, in plaats van voortdurend te op zoek te gaan in het verleden naar oude afleveringsbonnen, facturen, POS-gegevens, voorraadopnames en inkooporders.
Open eenvoudigweg je laptop om alle info netjes gerangschikt terug te vinden in je F&B-dashboard.
Met zoveel variabelen lijkt grip krijgen op je CoGS een onmogelijke taak.
Hoe maak je de juiste berekeningen, zelfs al beschik je over nauwkeurige data? Om het foodcostpercentage nauwkeurig te kennen moet je rekening houden met zowel real-time receptkosten als met de werkelijke foodcost volgens voorraadvermindering. (Lees alles over foodcostformules).
Onderstaand voorbeeld spreekt boekdelen over de impact van foodcostbeheersing op je bottomlin.
Hoe geraak je daar?
You can use spreadsheets of course, but numbers fluctuate all the time. Are you updating all the time?
With cloud-based software, the numbers are updated in real-time so you don’t have to worry about it.
De Apicbase foodcostingtool vernieuwt automatisch alle berekeningen van recept- en menukosten wanneer de prijsinformatie wordt toegepast. Je hoeft niet langer tijd te besteden aan het opzoeken van prijswijzigingen, het bijwerken van spreadsheets of het herberekenen van je recepten en andere documenten.
En omdat het systeem in de cloud werkt, zijn alle updates onmiddellijk beschikbaar voor de hele groep. Je hoeft niemand te e-mailen, sms’en of whatsappen.
Als je geen vat hebt op de werkelijke foodcost, dan weet je niet of je gerechten rendabel zijn.
Het gevolg is dat je menu’s niet kan optimaliseren. Het is zelfs mogelijk dat je verlies maakt gerechten zonder het te weten.
Ben je zeker dat elke gerecht op de kaart de doelmarge haalt? Heb je real-time inzicht in de cijfers?
Een ingrediënt dat binnenkomt aan de verkeerde prijs, of een chef die te grote porties geeft, en je kostprijsberekeningen zijn meteen waardeloos.
Combineer informatie over je populairste gerechten met gegevens over de meest winstgevende.
Wanneer je gebruik maakt van verkoopanalyses in combinatie met de receptkosten, kan je precies bepalen welke gerechten zowel winstgevend als populair zijn en zo je menu-samenstelling verbeteren.
Als je vat hebt op je foodcost, vind je vlot de meest winstgevende gerechten op je menu’s en kan je continu optimaliseren.
Menu-engineering wordt heel wat effectiever wanneer je snel toegang hebt tot verkoopcijfers en real-time receptkosten. Op die manier kun je een evenwichtig menu samenstellen met items die een grote marge hebben en goed verkopen.
Ontwikkel menu’s met grote marges en items die goed verkopen.
Consistentie is de sleutel tot succes voor restaurantketens.
Met zoveel personeelsleden op verschillende locaties, hoe behoud je de controle over de continuïteit van de producten? Zonder samenhang loop je het risico om je reputatie te verliezen. Je chef-kok kan niet overal tegelijk zijn, dus is het een ware uitdaging om op alle locaties te zorgen voor personeelstraining, duidelijke procedures en doorlopend management.
Een handvol slecht bereidde of gepresenteerde gerechten in enkele van je vestigingen leiden tot slechte online beoordelingen.
Hoe krijg je vat op de productieprocedures en zorg je ervoor dat het het personeel over het hele onderneming getraind is om iedere keer opnieuw een kwaliteitsproduct af te leveren?
De sleutel tot productconsistentie is een nauwkeurig planning.
MEP-lijsten, SOP’s en techische pagina’s zijn routekaarten om gerechten op de juiste manier te bereiden.
Ze helpen je personeel om juist te werken, ongeacht waar ze zich bevinden of wie het hak- en snijwerk doet.
Solide productieplannen houden je teams op snelheid en je business op schema. Het resulteert ook in gelukkigere medewerkers, omdat iedereen begrijpt wat hun verantwoordelijkheden zijn. Plus, ze hebben de middelen om uit te blinken in hun werk.
En het begint allemaal met het nauwkeurig testen, catalogiseren en begroten van je recepten.
Apicbase bewaart al je procedures, kostprijsberekeningen en recepten in één centraal systeem. Het genereert gedetailleerde bereidingslijsten die ervoor zorgen dat je personeel de recepten correct uitvoert. Gecentraliseerde recepten en SOP’s zorgen ervoor dat iedereen weet wat verwacht wordt en je teams hebben toegang tot nauwkeurige informatie, planningen en richtlijnen. Op die manier verbeter je kwaliteit en consistentie.
De software voor allergenenbeheer van Apicbase houdt bij welke allergenen in welke gerechten zitten. Het genereert voor ieder recept automatisch de nodige informatie en labels.
Management en chefs kunnen labels voor verpakte maaltijden afdrukken en het personeel kan snel de allergeneninformatie controleren zodat ze 100% zeker zijn dat ze klanten correct informeren.
De software voor allergenenbeheer van Apicbase houdt bij welke allergenen in welke gerechten zitten. Het genereert voor ieder recept automatisch de nodige informatie en labels.
Management en chefs kunnen labels voor verpakte maaltijden afdrukken en het personeel kan snel de allergeneninformatie controleren zodat ze 100% zeker zijn dat ze klanten correct informeren.
Klanten worden zich meer en meer bewust van hun gezondheid.
Ze willen precies weten wat er in hun eten zit, tot zelfs tot de precieze voedingswaarden ervan. En als je kant-en-klare producten levert, ben je mogelijks wettelijk verplicht om die informatie te bieden.
F&B managers zijn echter geen getrainde voedingswetenschappers en de berekeningen van voedingswaarden zijn best ingewikkeld.
De Nutri-score is een goed voorbeeld. Het is een geweldigmaar de wiskunde erachter is van een hoger niveau.
Als je gegevens gecentraliseerd zijn, dan weet je precies wat – en hoeveel – van elk ingrediënt in een gerecht gaat. Dat is dus stap één. Maar het is nog steeds een enorme uitdaging om de voedingswaarden uit te rekenen en ze op een coherente manier aan je klanten te presenteren. Dat is stap twee.
Apicbase neemt automatisch de gegevens uit je recepten en berekent de voedingswaarden ervan. Je kan gemakkelijk labels afdrukken voor menu-items, waaronder de Nutri-score, én zowel online als offline toegang krijgen tot de data om ze aan je kiosk of onlinebestelplatfom toe te voegen via API.
Je voorraden zijn de kanarie in de kolenmijn. Als het voorraadbeheer op een locatie ondermaats is, dan je je maar beter voorbereiden op overlopende foodcosts over de ganse lijn.
Helaas, er zijn heel wat obstakels. Manuele voorraadtellingen zijn tijdrovend en het personeel is er meestal niet happig op om ze uit te voeren. En dan is er nog dat spreadsheet-gedoe. Want het berekenen van de f&b voorraadwaardes betekent het doorploegen van Excelbladen.
Geen probleem, zeg je. Je vertrouwt op de leverancierfacturen en leveringsbonnen om de voorraad bij te houden. Zeker, maar dan heb je geen idee van wat er op elk moment op voorraad is. En als je niet weet wat je hebt, kan je ook niet voorspellen wat je moet inkopen.
Tegen de tijd dat je de voorraad handmatig hebt geteld en de berekeningen hebt gemaakt, zijn de prijzen veranderd en de voorraadsamenstelling veranderd. Bovendien moet je rekening houden met verspilling, diefstal en breuk.
Aaaah!
Voorraadbeheer is een bij voorbaad verloren zaak. Of toch niet?
De F&B voorraadgegevens moeten geïntegreerd worden met andere back-of-house gegevens om nauwkeurig en nuttig te zijn. (Zie punt 3 & 4 van dit artikel en je begrijpt wat we bedoelen).
Apicbase automatiseert het toezicht op voorraadniveaus met behulp van EPOS, inkoop- en productiegegevens. Het stelt managers in staat om eenvoudig toegang te krijgen tot voorraadrapporten en om de theoretische met de werkelijke voorraadniveaus te vergelijken.
Zo voorkom je ongecontroleerde verspilling als gevolg van diefstal, te genereuze porties of verkwisting vooraleer ze de winstmarges aantasten.
Nooit meer telling in spreadsheets en ingewikkelde voorraadberekeningen.
De voorraad op een optimaal niveau houden is een constante evenwichtsoefening.
Met honderden ingrediënten die binnenkomen via meerdere leveranciers, wordt het werken met spreadsheets en het handmatig beheren van de voorraad een ware nachtmerrie.
Teveel voorraad inslaan leidt tot enorme verspilling. Wanneer er geld vastzit in bederfelijk voedsel, gaat de foodcost onvermijdelijk omhoog. Aan de andere kant riskeer je door te weinig voorraad in te slaan dat je klanten moet teleurstellen en loop je inkomsten mis.
Het is cruciaal om op de hoogte te zijn van de inkoop via een nauwkeurig systeem voor inkoop- en voorraadbeheer.
Lees er alles over in deze gratis gids over hoe je een betrouwbaar systeem voor voorraadbeheer ontwikkelt voor een voedingsbedrijf met meerdere vestigingen.
Laten we eens bekijken wat we al hebben: je hebt de receptkosten onder controle, de menu’s zijn geoptimaliseerd, dus je weet precies waar je winst ligt, en productie heb je onder controle.
De volgende stap is nu supergemakkelijk: grondstoffen inkopen, rekening houdend met al het bovenstaande.
Wel, het is gemakkelijk als je volledig geïntegreerde inkoopsoftware gebruikt. En dat is waar wij om de hoek komen kijken.
Apicbase zet je bills-of-materials om in purchase orders voor meerdere leveranciers. De PO’s houden rekening met wat je nog in voorraad hebt, de minimale leveringshoeveelheden en de verpakkingsformaten van elke leverancier.
Gebruik die tools om de efficiëntie over de hele lijn te verbeteren:
De impact van foodwaste op de kosten is enorm en het gebeurt doorheen alle keukenprocessen.
En met zoveel mensen die op verschillende locaties werken, is het moeilijk om het overzicht te behouden. Vooral omdat kleine fouten grote gevolgen hebben.
Voorbeeld
Je chefs snijden steak in porties met het blote oog en geven 10 g per portie meer dan berekend. Stel dat het goede rundsvlees €10 per kilo kost en je 1.000 steaks per avond verkoopt over 50 locaties. Dat is 10 cent per steak per avond die je zomaar weggeeft. Of €5.000 per avond over al je vestigingen. Na een maand lopen de gemiste inkomsten op tot €155.000.
Ongecontroleerd voedselverspilling verhoogt de foodcost en neemt een grote hap uit je marges. Gelukkige is het een beheersbare kost.
Back of house management staat of valt met het beperken van verspilling tot een absoluut minimum beperken. Of de oorzaak nu te grote porties, te grote bestellingen, diefstal, slechte intakeprocedures of een iets anders is, het resultaat blijft hetzelfde: het jaagt je foodkosten de hoogte in.
Het lastige is dat je niets kan verbeteren als je niet weet waarom – en waar – het het foutloopt.
Apicbase digitaliseert je back-of-house en helpt je om de informatie te interpreteren. De software neemt de gegevens, berekent hoeveel voorraad in rook opgaat en genereert gedetailleerde prestatierapporten voor elk verkooppunt.
Een team efficiënt laten werken op één locatie is één ding. Zodra je meerdere vestigingen opent, neemt de complexiteit exponentieel toe.
Veel foodbedrijven komen in moeilijkheden als ze groter worden. Zelfs succesvolle ondernemingen worstelen met het beheer van extra vestigingen in een groeiende organisatie.
Naarmate een organisatie groter wordt, moet ze ook op een andere manier over het operationele aspect gaan nadenken. Robuuste procedures en monitoring tools worden dan cruciaal.
Het hoofdkwartier moet weten wat er gebeurt in de vestigingen: behalen de lokale managers hun doelstellingen, verspillen ze niet te veel, kopen van ze bij afgesproken leveranciers en ga zo maar verder?
De zaken onder controle houden is een bijzonder ingewikkelde klus.
De sleutel tot multi-outlet beheer is het centraliseren van al je gegevens. Recepten zitten in een centrale bibliotheek, samen met de prestatiegegevens van de verschillende restaurants.
Klinkt logisch, toch? Hoe behoudt je anders een overzicht over productie, inkoop, voorraad en financiën van +100 locaties? Door rapporten heen en weer te mailen?
Maar dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Wat als restaurants of concepten verschillende menu’s, leveranciers en procedures hebben?
Voorbeeld
Denk aan hotelketens die wereldwijd actief zijn. Ze hebben tegelijk zomer- en wintermenu’s lopen. Of aan restaurantketens met verschillende concepten met totaal verschillende menu’s.
Hoe maak je productdata toegankelijk voor elke locatie zonder in een administratieve hel terecht te komen?
In Apicbase kunnen verschillende vestigingen hun eigen menu’s hebben zonder de voordelen of de kracht van een gecentraliseerd systeem te verliezen.
De vestigingen kunnen ingrediënten en half-afgewerkte producten bestellen van een centrale keuken. Het management volgt de interne transfers op. En de voorraadniveaus worden automatisch bijgewerkt.
Hoe zorg je ervoor dat de standaardprocedures gevolgd blijven worden?
Normen verslappen snel als de aandacht verslapt. Zelfs als alles op elke locatie op rolletjes loopt, is er geen garantie dat dit ook in de toekomst zo zal blijven.
Hou je ogen strak op je doel gericht.
Zodra je een werkend systeem hebt, is het tijd om te itereren en te optimaliseren. Test, test, test, en verbeter voortdurend je procedures, de opleiding van je teams en je processen.
Bij Apicbase zit optimalisatie ingebouwd in het systeem. Gedetailleerde rapporten zorgen ervoor dat je snel actie kan ondernemen als er afgeweken wordt van de richtlijnen.
Met de tools voor gebruikersbeheer kun je het aantal acties die een eindgebruiker in het systeem kan uitvoeren beperken. Zo voorkom je onjuiste data-invoer.
Het systeem signaleert fouten, bijvoorbeeld wanneer een gerecht z’n doelmarge niet haalt, of als er iets ontbreekt in de voorraad.
De tools voor rapportage bieden managers in één oogopslag inzichten in marges, verkoopcijfers en zelfs de prestaties van het personeel.
Dit geeft jou en je managers de harde cijfers waarmee betere beslissingen worden genomen en de werking geoptimaliseerd kan worden.
Vertel ons over je doelen en wij helpen je ze bereiken.
Apicbase en Cuisin.io zorgen ervoor dat bestellingen bij lokale leveranciers volledig digitaal verlopen. Restaurants, cateringbedrijven…
Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro's aan voedselverspilling en…
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…