Hoe Kies Je de Beste Kitchen Management Software voor Jouw Multi-Outlet Food Business

Kitchen management software heb je in alle soorten en maten. Het maakt het kiezen van het juiste systeem voor jouw alleen maar moeilijker.

In deze post helpen we je met die keuze.

Succesvolle foodbedrijven runnen vandaag meerdere locaties en handelen via meerdere kanalen. Het betekent dat je samenwerkt met meerdere stakeholders, die allemaal hun eigen datapunten hebben.

De F&B-directeur werkt met bestelformulieren, de CFO analyseert de winst- en verliesrekening, de voorraadmanager werkt op basis van voorraadtellingen, de executive chef vertrouwt op de receptendatabase en ga zo maar verder.

Ieder heeft eigen datasets en berekeningen, zoals kostprijsberekeningen, voorraadafwijkingen, verkoopcijfers… de lijst is eindeloos.

De veelheid aan data nodig om inkoop, voorraad, productie en zelfs HACCP efficiënt te beheren doet de nood aan een definitieve ‘source of truth’ voor exponentieel stijgen. Dit is een systeem dat in staat is om al deze gegevens te centraliseren en op een coherente manier te verbinden.

Hier zijn enkele opzienbarende bevindingen:

• Volgens de National Restaurant Association zegt 95% van de foodondernemers dat technologie hun rendement verhoogt.
• 39% van de succesvolle uitbaters halen foodcost aan als hun grootste uitdaging.
• Elke euro voor het verminderen van voedelsverspilling levert 7 euro op.

Als je een hotelketen, een netwerk van dark kitchens of een multi-outlet fastcasualrestaurant runt, dan heb je de beste back-of-house (BOH) monitoringtools nodig – omwille van onder andere:

• efficiëntie,
• consistentie,
• procedures,
• en kostenbeheer

Het laat je toe om de controle te behouden over al je outlets en competitief te blijven.

Maar er zijn tal van kitchen management software-systemen die naar je aandacht hengelen. Daarom is het belangrijk om de opties te verkleinen en te schrappen wat niet op jou van toepassing is bij het maken van een keuze.

Neem deze overwegingen in acht bij het kiezen van je kitchen management software.

9 Features Die Kitchen Management Software Moet Hebben

Om specifieke problemen op te lossen heb je restaurant kitchen management software nodig met specifieke functies. Tegelijkertijd moet het breed genoeg zijn om je op meerdere domeinen te kunnen ondersteunen.

Dat betekent dat de software met andere tech oplossingen moet kunnen integreren. Het moet de data kunnen vatten, begrijpen en delen, zonder in te boeten op flexibiliteit.

Om dat klaar te spelen bevatten de beste kitchen management software-systemen volgende features.

1. Recepten – Je Kerndata

De back of house van een foodbedrijf is notoir moeilijk te managen.

De reden is dat er heel veel bewegende delen zijn – inventarisatie, inkoop, productie – en al deze workflows zijn onderling afhankelijk. Om deze processen te digitaliseren, heb je dus een dataset nodig die ze met elkaar verbindt.

Dat vitale stuk informatie is je recept.

Ongeacht het type foodservicebedrijf – grootschalige catering of een kleine hamburgerplek – er is één ding dat ze allemaal gemeen hebben, en dat zijn recepten.

Via de recepten bepaal je heel precies de inkoophoeveelheden, de omloopsnelheid van de voorraad, de foodcost, de marges… Je hebt je recepten nodig in elke berekening.

Kortom, recepten staan centraal in je onderneming.

Zorg er dus voor dat de software die je kiest een geweldige database heeft voor je recepten.

2. SaaS – Toegankelijkheid Via De Cloud

Als innovatieve leidinggevende zoek je manieren om de winst veilig te stellen en in te spelen op trends. Wat je nodig hebt, is software waarmee je snel kan schakelen.

Software moet kunnen schalen. Ongeacht of je nieuwe modules toevoegt of nieuwe locaties koppelt aan het systeem, je wil dat alles als naadloos blijft werken. Wat je zoekt is een kitchen operation management systeem in de cloud.

Toegankelijkheid is superbelangrijk. Je financieel team, de CTO, de dev-chefs, F&B-directeur, COO en de lokale managers, alle stakeholders hebben toegang nodig tot dezelfde up-to-date gegevens.

Anders, blijf je eindeloos data van spreadsheet naar spreadsheet kopiëren en manueel complexe berekeningen maken.

Anders gezegd, je single source of truth moet toegankelijk zijn om zin te hebben.

Als de data zich in de cloud bevindt, zijn updates en nieuwe functies onmiddellijk toegankelijk en kunnen ze automatisch op verschillende locaties uitgerold worden.

SaaS is toekomstbestendig.

Een Saas-bedrijf (SaaS staat voor software as a service) dat het kitchen management systeem ontwikkelt, blijft de software voortdurend verbeteren en actualiseren. Niet alleen om je te helpen betere resultaten te behalen, maar ook om hun concurrenten voor te blijven.

Dat is een groot verschil met een on-premise systeem. Je IT-ers installeren dat (alle bugs inbegrepen), besteden vervolgens al hun tijd aan het onderhoud (tegen astronomische tarieven) en het systeem is verouderd voor het jaar voorbij is.

3. All-In-One – Een platform Om Op Te Bouwen

Je restaurant kitchen software moet een onderdeel van je algemene ecosysteem zijn en naadloos de front-of-house (FOH) systemen – reservaties, ePOS, loyaliteit – evenals boekhouding, payroll en HR-tech met elkaar kunnen verbinden.

Met de juiste software staan al je systemen met elkaar in verbinding en bieden ze inzichten waarmee je de organisatie voortdurend kan verbeteren.

4. Modulair – Kies Wat Je Nodig Hebt

Met een modulair systeem betaal je enkel voor wat je effectief nodig hebt, maar het biedt ook de flexibiliteit om nieuwe features toe te voegen als je bedrijf groeit of je nieuwe inkomstenbronnen aanboort.

Nauwkeurige receptinformatie is bepalend voor elk ander aspect van je data, van inkoop en voorraad, tot productieprocessen en kosten. En kostenberekeningen en menu-engineering zijn cruciaal om je recepten te optimaliseren.

Zonder robuuste tools voor productontwikkeling in een kitchen operation management system is het moeilijk om competitief te blijven.

Met dat in het achterhoofd zijn dit de kernmodules om naar uit te kijken:

• Productontwikkeling – heldere info over ingrediënten, allergenen en voedingswaarden. Plus tools voor recept- en menuoptimalisatie, inclusief real-time kostenberekeningen. Hou de kosten van je ingrediënten up-to-date met live prijsaanpassingen.
• Voorraadbeheer – verbind met je POS om live voorraadupdates en waardeberekeningen te krijgen. Verbeter de nauwkeurigheid en bespaar tijd bij het tellen van de voorraden. Volg interne bestellingen op via digitaal beheer van voorraadtransfers tussen verschillende units.
• Slim Bestellen – inkooptools bieden suggesties op basis van de verkoopdata en verminderen de tijd die je managers en chefs aan tijdrovende administratie besteden. Bestel met één druk op de knop bij je leveranciers. Vermijd onnauwkeurige bestellingen.
• Verkoopanalyses – ondersteun elke beslissing met echte verkoopdata. Optimaliseer je recepten en menu’s op basis van concrete cijfers.
• Taakbeheer – zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van essentiële taken zoals HACCP, voedselveiligheid en temperatuurcontroles. Plan en controleer HACCP-taken vanuit één dashboard.
• Productie – genereer automatisch gedetailleerde mise-en-place-lijsten door simpelweg het aantal benodigde porties in te voeren. Controleer de productie met behulp van tools voor productieplanning. Beheers kosten en consistentie in elke vestiging.

Een modulair systeem biedt flexibiliteit en de mogelijkheid processen voortdurend te optimaliseren.

5. Multi-Unit – Behoud De Controle over Verschillende Vestigingen

Je restaurant kitchen software moet data van meerdere bronnen kunnen verwerken en een overzicht bieden.

Of je nu één, twee of honderd locaties, dark kitchens of centrale productie-units beheert – ongeacht je situatie, alle data moet in één overzichtelijk dashboard terug te vinden zijn.

Dit geeft je de mogelijkheid om op een efficiënte manier de prestaties van locaties te vergelijken en aanpassingen te doen om outlets die achterop hinken te verbeteren.

Zonder dat er extra vergaderingen nodig zijn of eindeloze telefoontjes om aan de gegevens te geraken.

6. Klaar Voor Integraties – API’s Voor Een Toekomstbestendig Systeem

Een full-stack foodservice management system moet niet enkel met andere systemen koppelen om datasilo’s te voorkomen, het moet ook flexibel genoeg zijn om te kunnen blijven integreren.

Sommige koppelingen via API of integraties liggen voor de hand, aan andere had je misschien nog niet gedacht:

• POS – haal verkoopgegevens binnen om betere keuzes te maken.
• Personeelsmanagement – gebruik de real-time werkroosters voor de berekening van je prime cost.
• Menu displays – automatiseer menu-updates en zorg ervoor dat alle customer-facing informatie up-to-date is.
• Accounting software – zorg ervoor dat je financieel team over alle informatie beschikt om hun werk te doen.
• Suppliers – ontvang real-time prijsupdates en bestel rechtstreeks in het systeem van de supplier.
• IoT apparaten – met Apicbase integreert zelfs met je digitale weegschalen. Een retailklant stuurt het gewicht van de portie via API naar Apicbase, Apicbase gebruikt vervolgens de recepten in het systeem om de voedingswaarden uit te rekenen, die daarna als label op de verpakking worden gedrukt.

Het juiste BOH-systeem integreert al je tech-elementen en zorgt ervoor dat ze doeltreffend met elkaar in contact staan om zo tijdverlies en dure fouten te vermijden.

Het schema hieronder toont hoe Ice+Fries de Apicbase API’s gebruikt om real-time informatie naar hun bestelkiosken te sturen, en hoe ze sales data terug naar Apicbase koppelen. Hierdoor wordt de voorraad op ingredientniveau bijgewerkt en worden er automatische bestellijsten aangemaakt wanneer ingrediënten moeten besteld worden.

7. Automatisering – Bespaar Tijd En Geld

Automatisering is een onderdeel van je restaurant kitchen management system zoals we hierboven hebben kunnen zien.

Een goed systeem beschikt over functies voor automatisering om zo tijd te besparen en het rendement van elk aspect van het bedrijf te verhogen.

Dit tijd bespaart op alle niveaus – receptkosten, menukosten en de winstmarges worden automatisch berekend én het bespaart de keukenteams heel veel tijd.

Tools voor automatisering zijn vitaal om tijd te besparen, fouten te vermijden en om cruciale inzichten te krijgen om de werking van het bedrijf te verbeteren.

8. Gebruiksvriendelijk – Kitchen Management Software Die Je Teams Dagelijks Met Plezier Gebruiken

Je kan over het meest geavanceerde en intelligente systeem ter wereld beschikken, maar als je teams het niet graag gebruiken, zullen ze dat ook niet doen.

Je personeel tevreden te houden is belangrijk. Kies daarom voor een systeem dat intuïtief in gebruik is en een hulp bij het uitvoeren van alledaagse taken.

Een kitchen management system als Apicbase draait in stilte op de achtergrond en pakt de administratieve taken aan die anders waardevolle tijd kosten.

Op die manier hoeft het management zich enkel te focussen op het oplossen van problemen, herstellen van onregelmatigheden en het verbeteren van de werking. Dat is doorgaans werk genoeg.

Apicbase neemt werkdruk weg bij het personeel en vermijdt onnodige bezorgdheid over het management.

9. Sterke Ondersteuning – Werk Met Mensen Waarop Je Kan Bouwen

Het digitaliseren van de back of house en het opzetten van je je foodmanagementsysteem is geen kleine klus.

Ga na of het platform dat je wil gebruiken een gedreven supportteam heeft.

Wanneer je workflows voor je teams ontwikkelt of menu’s ontwikkelt voor je outlets, dan wilt je mensen aan je zijde die je kunnen begeleiden bij iedere stap.

Kies Een Kitchen Operation Management Systeem Dat Aan Alle Eisen Voldoet

Apicbase wordt wereldwijd vertrouwd door meer dan 350 topbedrijven in de voedings- en drankenindustrie en heeft alle functies die je zoekt in een restaurant kitchen software.

Het biedt een platform dat koppelt met FOH, boekhouding en payrollsystemen. Het biedt een betrouwbaar fundament om je bedrijf op te bouwen.

Apicbase helpt je:

• Datasilo’s tussen systemen en modules te vermijden
• Het rendement te verbeteren, voedselverspilling te vermijden en kosten te besparen
• Je personeel tevreden te houden
• De kwaliteit en de marges te verhogen
• Flexibiliteit en groeikansen te behouden

Apicbase is het BOH kitchen management platform waar je naar op zoek bent. Het stroomlijnt alle keukendata en verbindt alle processen.

Als je op zoek bent naar een restaurant kitchen management system dat de kosten laag helpt houden, de marges en kwaliteit verhoogt én je teams ondersteunt, plan dan vandaag nog een demo om te zien welk verschil Apicbase voor je ondernemeing kan maken.