Beim Gedanken an die Automatisierung von Restaurants macht es Spaß, sich eine Zukunft vorzustellen, in der KI-gesteuerte Androiden Cocktails schütteln und Drohnen Speisen durch Ihr Dachfenster ausliefern. Doch die Automatisierung in der Gastronomie ist viel mehr als das.
Für den Bericht Square Future of Restaurants 2024 wurden Tausende von Restaurantbesitzern und Kunden in den USA, Kanada und Großbritannien befragt. 100 Prozent der Restaurantbesitzer gaben an, ihr Geschäft habe sich durch die Automatisierung verbessert. Und mehr als die Hälfte der Befragten gab an, im Jahr 2024 mehr für Technologie und Automatisierungstools ausgeben zu wollen.
Restaurants setzen Software und intelligente Hardware ein, um alltägliche Aufgaben und Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, z. B. den Einkauf von Zutaten, die Verwaltung des Inventars, die Erstellung von Produktionslisten, den Umgang mit Allergenen und die Kostenberechnung.
Diese Automatisierungen machen die Arbeit einfacher und optimieren die Effizienz, die Genauigkeit und die Einhaltung der Vorschriften. Durch die Verarbeitung der Daten Ihres Restaurants an einem Ort erhalten Sie ein vollständiges Bild der finanziellen Situation Ihres Restaurants und können so Ihre Gewinnspannen verbessern.
Die Automatisierung in der Gastronomie meint den Einsatz von Technologie zur Vereinfachung und Verbesserung des Restaurantbetriebs. Durch die Integration von Software und Hardware wie Kassensystemen und Küchendruckern mit Back-of-House-Systemen wie Buchhaltungs- und Inventarverwaltungssoftware können Restaurants eine höhere Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit erreichen.
Die Restaurantautomatisierung verbessert jeden Teil des Restaurantbetriebs, von der Bestellannahme online und im Restaurant über die Rezept- und Produktionsplanung bis hin zur Personalverwaltung und Lohnabrechnung.
Back of House (BOH)-Vorgänge sind komplex und haben viele sich verändernde Aspekte. Von der Rezeptverwaltung über die Bestandskontrolle bis hin zur Lebensmittelproduktion – überall gibt es Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu verbessern.
Lassen Sie uns untersuchen, wie die zentrale Verwaltung Ihrer Restaurantdaten mit Hilfe eines BOH-Management-Systems Zeit spart, Kosten senkt und die Gewinnspanne des Restaurants verbessert.
Ein Produktionsplanungssystem verwandelt die Lebensmittelproduktion von einer auf Papier ausgeführten Aufgabe in einen digitalen Prozess. Anhand Ihrer Rezept- und Bestandsdaten erstellt es vollständig kalkulierte Produktionspläne, weist bestimmten Mitarbeitern und Arbeitsplätzen Aufgaben zu und verfolgt den Fortschritt an einer Stelle.
Die besten Lösungen bieten eine durchgängige Planung, damit die Lebensmittelproduktion wie am Schnürchen läuft. Anhand Ihrer Rezeptdaten erstellen solche Lösungen vollständig kalkulierte Produktionspläne, weisen dem Personal und den Arbeitsplätzen Aufgaben zu und verfolgen den Fortschritt in einem einheitlichen System.
Produktionsplanungsfunktionen, die in Ihre Bestands- und Rezeptverwaltungssoftware integriert sind, sind besonders wertvoll für große Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten, da sie Ihnen Folgendes ermöglichen:
Die Menu-Engineering-Software gibt Ihnen die Möglichkeit, die Speisekarte Ihres Restaurants zu analysieren und Verbesserungen vorzunehmen, um die Rentabilität zu steigern.
Die umfassendsten Lösungen enthalten alle Ihre Zutaten, Lieferanten und Preisangaben an einem Ort. Ein solches System ermöglicht Ihnen, Rezepte und Speisekarten gruppenweit zu verwalten oder sie auf einzelne Verkaufsstellen abzustimmen.
Sie können vollständig kalkulierte, portionierte Rezepte mit Nährwertangaben erstellen und mit detaillierten Anweisungen für die Zubereitung und das Anrichten ein gleichbleibendes Ergebnis sicherstellen.
Die besten Lösungen bieten Rezeptkalkulationen in Echtzeit und berechnen automatisch den prozentualen Anteil der Lebensmittelkosten und die Varianz, sodass Sie unrentable Artikel identifizieren und rentabel machen können.
Eine zentrale Datenbank gewährleistet gleichbleibende Qualität an allen Standorten und ermöglicht es dem Personal, auf Knopfdruck Allergenkennzeichnungen und Nutri-Scores für Gerichte zu erstellen.
Die Inventarverwaltungssoftware automatisiert die Bestandsverwaltung für Restaurants mit mehreren Standorten und legt den Schwerpunkt auf Genauigkeit und Effizienz. Sie kann die Bestandsverfolgung bis hin zu den Rohstoffen automatisieren und so die Notwendigkeit der täglichen manuellen Inventur verringern.
Die hilfreichsten Inventarverwaltungssysteme lassen sich in Ihr POS-System integrieren, um die Lagerbestände bei jedem Verkauf automatisch zu aktualisieren und genaue Bestandsdaten zu gewährleisten. Auf diese Weise kann das System auch Abweichungen zwischen den tatsächlichen und den Soll-Lagerbeständen ermitteln, um die Bestandsabweichung auf Null zu senken.
Die neuesten Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, Bestandsaufnahmen auf Tablets einzutragen, wobei alle Inventuren automatisch protokolliert werden. Außerdem können sie Stücklisten mit einem Klick in Bestellungen umwandeln, die den aktuellen Lagerbestand und Bedarf widerspiegeln.
Ein Inventarverwaltungssystem erleichtert die Überwachung von Kosten- und Margenänderungen mit Übersichten zur Echtzeit-Performance, die ein genaueres Bild als herkömmliche Gewinn- und Verlustberichte bieten.
Das Beschaffungsmanagementsystem digitalisiert den Einkauf für Unternehmen mit mehreren Standorten und sorgt so für effizientere Abläufe und höhere Gewinnspannen.
Die besten Systeme vereinen alle Interaktionen mit den Lieferanten auf einer Plattform und ermöglichen es den Küchenteams, Bestellungen auf der Grundlage echter Einblicke in den Bestand und die Verkäufe aufzugeben, sodass kein Rätselraten mehr nötig ist und Überbestände seltener vorkommen.
Mit einer integrierten Inventar- und Beschaffungsplattform können Sie Beschaffungsvorschläge auf der Grundlage von Lagerbeständen, Bedarfsprognosen und Vorlaufzeiten der Lieferanten erstellen und so den Einkaufsprozess automatisieren.
Das System sorgt für Transparenz, indem es den gesamten Beschaffungszyklus protokolliert, von der Stückliste über die Bestellung bis hin zu den Belegen und Rechnungen. Darüber hinaus fördert es die Beziehungen zu den Lieferanten, indem es den gesamten Bestellverlauf und alle Details an einem zugänglichen Ort speichert und so eine bessere Verhandlungsgrundlage und Zusammenarbeit ermöglicht.
Rückverfolgbarkeitssoftware hilft bei der Verfolgung der Zutaten von der Quelle bis zur Auslieferung und verbessert die Konformität mit Vorschriften. Mehr Transparenz in der Lieferkette trägt dazu bei, unnötige Rückrufe zu vermeiden, die Ihrem Ruf schaden und teuer abzuwickeln sind.
Die beste Back-of-House-Software für die Gastronomie verfügt über integrierte Funktionen zur Rückverfolgbarkeit. Diese ermöglichen die Rückverfolgung der Lieferkette bis hin zu den einzelnen Zutaten durch Scannen der eindeutigen Chargennummern. Dieses umfassende Wissen über Zutaten und Produkte verbessert die Lebensmittelsicherheit und die Verantwortlichkeit in der gesamten Lieferkette erheblich.
Das Back-of-House-Verwaltungssystem liefert außerdem auf Knopfdruck den kompletten Verlauf, den Status und die Nährwertangaben jedes Artikels im Lager.
Führende Lösungen wie Apicbase bieten eine übergreifende Datenquelle für die Berichterstattung. Sie ermöglichen es Restaurantleitern, detaillierte digitale Rückverfolgbarkeitsberichte zu erstellen und den Weg jeder Zutat von den Rohstoffen bis zum Endkunden oder Restaurant zu dokumentieren.
Die Buchhaltungssoftware für die Gastronomie automatisiert Finanzprozesse und erstellt Berichte anhand Ihrer Finanzdaten. Sie verknüpft automatisch Bestellungen mit den entsprechenden Rechnungen in der Buchhaltungssoftware, um die Validierung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Sie nur für einwandfrei erhaltene Waren bezahlen.
Die umfassendste Buchhaltungssoftware tauscht über spezielle APIs nahtlos Verkaufsdaten mit anderen Systemen aus und synchronisiert so die Überwachungsprozesse für die Beschaffung und die Finanzen. Dies ermöglicht einen Drei-Wege-Match, bei dem die Software automatisch Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen abgleicht, um die Zahlungsprüfung und -genehmigung zu beschleunigen.
Die richtige Buchhaltungssoftware, die mit Ihrem Einkaufs- und Inventarverwaltungssystem integriert ist, kann viele manuelle Aufgaben automatisieren. Sie senkt die Kosten für die Rechnungsabwicklung, indem sie Skonti erfasst und zeitaufwändige Dateneingaben und Validierungsverzögerungen aufhebt.
Die Automatisierung im Front-of-House des Restaurants erleichtert dem Bedienpersonal und den Kunden die Eingabe von Bestellungen in digitale Systeme, was den Bestellvorgang beschleunigt und Fehler reduziert. Digitale Bestellungen werden nahtlos und ohne das Risiko von Eingabefehlern an das Back-of-House weitergeleitet.
Das Kassensystem des Restaurants ist der Dreh- und Angelpunkt des Front-of-House-Betriebs; hier gibt das Bedienpersonal Bestellungen ein, nimmt Zahlungen entgegen und führt verschiedene Verwaltungsfunktionen aus. Bestellungen müssen nicht mit Stift und Papier entgegengenommen werden, denn das POS ist der zentrale Punkt, an dem Bestellungen und Zahlungen digital verarbeitet werden.
Die Verbindung zwischen dem POS-System und der BOH-Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Restaurantautomatisierung. Durch diese Integration können Daten – einschließlich Bestellungen, Verkaufszahlen und Arbeitszeiten der Mitarbeiter – in die BOH-Systeme fließen. Buchhaltungssoftware, Inventarmanagement- und Produktionsplanungssysteme verwenden Verkaufsdaten, um Funktionen im Betrieb zu automatisieren.
Ein POS-System automatisiert viele Restaurant-Management-Funktionen, darunter:
Ein QR-Code, der an einem Tisch oder an der Restauranttheke angebracht ist, ermöglicht den Kunden den Zugriff auf eine digitale Version Ihrer Speisekarte auf ihrem eigenen Gerät. Diese müssen lediglich den Code scannen, um zu Ihrer Website für Online-Bestellungen zu gelangen.
Diese einfache Innovation automatisiert den gesamten Bestellvorgang ohne zusätzliche Hardware im Restaurant.
Selbstbedienungs-Bestellsysteme ermöglichen es den Kunden, Ihre Speisekarte zu entdecken, eine Bestellung zu erstellen und über ein Gerät in Ihrem Restaurant zu bezahlen. Sie sind in Schnellrestaurants, insbesondere in Fast-Food-Ketten, sehr beliebt. Selbstbedienungsterminals und kundenorientierte Schalterbildschirme verfügen in der Regel über integrierte Touchscreens, kontaktlose Zahlungsterminals und Bondrucker.
Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt und bezahlt, wird ein Kassenbeleg gedruckt. Sobald die Bestellung zur Abholung bereit ist, legt der Kunde diesen Bon vor und holt das Essen ab.
Selbstbedienungsterminals erfordern mehr Investitionen als QR-Codes, aber sie automatisieren den Bestellvorgang vollständig und bieten dem Kunden ein bequemes Erlebnis, ohne dass das Personal Zeit dafür aufwenden muss.
Mit der raschen Verbesserung der KI-gestützten Spracherkennung und Spracherzeugung wird die automatisierte Entgegennahme von Anrufen immer beliebter.
Die Kunden werden stets zuerst von einem intelligenten Sprachassistenten begrüßt oder dieser dient als Backup, wenn Ihr Team zu beschäftigt ist. Sie können Anfragen entgegennehmen und Informationen wie Öffnungszeiten, Wartezeiten und Liefergebiete übermitteln.
Die innovativsten Systeme können sogar Kundenbestellungen entgegennehmen, sie im POS-System hinterlegen und Zahlungen entgegennehmen.
Da viele Kunden es vorziehen, per Telefon zu bestellen, entlastet diese Technologie Ihre Mitarbeiter von der zeitraubenden Aufgabe, bei hoher Auslastung auch noch Anrufe entgegennehmen zu müssen.
Sushi-Restaurants verwenden seit langem Förderbänder zur Automatisierung der Essensausgabe. Jetzt servieren Service- und Lieferroboter Speisen für die Kunden.
Da diese Technologie zunehmend besser und erschwinglicher wird, wird die Möglichkeit einer Mahlzeit am Tisch, die ganz ohne menschliche Interaktion serviert wird, immer mehr zur Realität.
Es handelt sich dabei um die futuristischste Form der Restaurantautomatisierung, deren praktischer Nutzen noch nicht ganz klar ist. Die Selbstbestellungssysteme senken bereits die Personalkosten und beschleunigen den Service erheblich. Es bleibt abzuwarten, wie weit sich Serviceroboter durchsetzen werden.
Die Automatisierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen für die moderne Gastronomie mit sich. Durch die Integration von Technologie in die täglichen Abläufe können Restaurants Prozesse rationalisieren, den Kundenservice verbessern und eine höhere Effizienz erreichen.
Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile der Automatisierung in der Gastronomie an.
Automatisierte Systeme können Routineaufgaben wie die Annahme von Bestellungen, die Verwaltung des Lagerbestands und die Personaleinsatzplanung übernehmen, was den Bedarf an manueller Arbeit verringert und das Risiko menschlicher Fehler senkt. Diese Effizienz spart nicht nur Zeit, sondern auch erheblich die Kosten, die mit der Schulung der Mitarbeiter und der manuellen Verwaltung verbunden sind.
Automatisierungstools, insbesondere für die Inventarverwaltung, können Lagerbestände, Nutzungsmuster und Haltbarkeitsdaten genau verfolgen. Diese Echtzeitdaten helfen den Restaurants, die Bestellgenauigkeit zu verbessern, Überbestellungen und Überproduktionen zu reduzieren und letztlich die Lebensmittelverschwendung zu verringern.
Die Verbesserung der Effizienz der Lagerverwaltung und die Senkung der Lebensmittelkosten wirken sich positiv auf Ihre Gewinnmargen aus.
Automatisierte Dienste wie Online-Reservierungen, digitale Bestellsysteme und Software für die Reservierungsverwaltung verbessern das Bestell- und Speiseerlebnis.
Die Kunden schätzen die Bequemlichkeit, Bestellungen aufzugeben, Zahlungen vorzunehmen und Tische zu reservieren, ohne warten zu müssen. Die Automatisierung kann auch das Kundenerlebnis personalisieren, indem sich das System an frühere Bestellungen, Vorlieben und Allergien erinnert und so die Kundenzufriedenheit und -treue erhöht.
Durch die Senkung der Betriebskosten und der Lebensmittelverschwendung bei gleichzeitiger Verbesserung der Kundenzufriedenheit können Restaurants ihre Gewinnspannen erheblich steigern.
Die automatisierten Berichte basierend auf Ihren Restaurantdaten liefert auch die nötigen Erkenntnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Rentabilität steigern, z. B. die Optimierung der Preise auf der Speisekarte und die Verbesserung der Marketingstrategien.
Wir haben gesehen, was Automatisierungssoftware für die Gastronomie im FOH und im BOH bewirken kann. Hier sind die wichtigsten Funktionen von Systemen, die den Betrieb von Restaurants automatisieren.
Suchen Sie nach Software, die über bewährte Integrationen mit anderen Restaurantsystemen verfügt. Integrationen ermöglichen es Ihrem System, Daten mit anderer Automatisierungssoftware in Ihrem Tech-Ökosystem auszutauschen, wodurch weitere Funktionen und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen und zur Erfassung relevanter Daten im Front- und Back-of-House-Bereich erschlossen werden.
Hier sind die wichtigsten Systeme, die integriert werden sollten:
Große Unternehmen mit mehreren Standorten haben oft Schwierigkeiten, den Transfer von Lagerbeständen zwischen verschiedenen Standorten genau zu verfolgen. Einige verwenden auch zentrale Produktionsküchen, die verschiedene Standorte mit Halbfertigerzeugnissen beliefern.
Die beste Inventarverwaltungssoftware ermöglicht es Gastronomiebetrieben mit mehreren Standorten, interne Bestellungen zentral zu verwalten und Bestandsumlagerungen durchgängig zu verfolgen.
Durch die zentrale Verwaltung aller Bestandsdaten ermöglichen diese Systeme den Mitarbeitern, Lieferungen zwischen den Standorten zu verfolgen, eine einheitliche Produktion zu gewährleisten und die Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten.
Genaue Daten sind der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Speisekarten und Rezepte für maximale Rentabilität und die Optimierung der Inventarverwaltungssoftware mit Echtzeit-Absatz- und Kostenberichten gibt Ihren Teams die Daten an die Hand, die es benötigt, um ihre Speisekarten zu perfektionieren.
Mit den besten Tools für die Absatzanalyse können Sie detaillierte Berichte nach Kategorien, ganzen Speisekarten oder bestimmten Positionen erstellen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, das Gesamtbild mit Details über Standorte und Geschäftsbereiche hinweg zu überblicken.
APIs, d. h. Anwendungsprogrammierschnittstellen, ermöglichen es verschiedenen Programmen, Daten gemeinsam zu nutzen und so ein leistungsfähigeres System zu bilden. Suchen Sie nach Software mit robusten APIs, die nicht plötzlich ausfallen und Sie mitten im Betrieb im Stich lassen.
APIs verbinden Ihr POS-System mit Ihrer Inventarverwaltung, Rezeptverwaltung, Buchhaltungssoftware und vielem mehr. So kann jedes System auf Echtzeitdaten zugreifen und Prozesse präzise und effizient automatisieren.
Diese Integrationen ermöglichen es Ihnen, ein optimales Ökosystem für einen reibungslosen Datenaustausch und Interoperabilität zu schaffen.
Ganz gleich, ob Sie eine kleine Geisterküche oder eine große etablierte Restaurantkette sind, entscheiden Sie sich für eine Software, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Bei einer skalierbaren Lösung können Sie die passenden Funktionen, sowie die erforderliche Anzahl der Standorte und der Benutzer auswählen. Mit zunehmendem Wachstum können Sie mehr hinzufügen.
Große Unternehmen haben Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern, die täglich von verschiedenen Standorten aus auf das System zugreifen. In dieser Situation benötigen Sie eine Lösung mit umfassenden Zugriffsoptionen, die es Ihnen ermöglichen, Berechtigungen für verschiedene Benutzerebenen festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur auf die Funktionen und Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Mit einer flexiblen Plattform können Sie:
Suchen Sie nach einem Cloud-basierten System, das die HACCP-Verwaltung standortübergreifend übernehmen kann. Setzen Sie für Ihr Team maßgebende Standards mit einem digitalen System, das die Einhaltung von Vorschriften und das Bestehen von Audits zum Kinderspiel macht.
Da dies eine tägliche Aufgabe für Ihre Teams ist, benötigen Sie eine benutzerfreundliche Schnittstelle für die Planung, Überwachung und Dokumentation von HACCP-Aufgaben. Mit einem robusten digitalen System können Sie die Performance jedes Standorts einfach mit einem Blick auf das Dashboard überwachen.
Mit einer Analysesoftware für Restaurants, die Zugriff auf alle Ihre Daten und Einblicke in Echtzeit bietet, können Sie die Leistung aller Standorte überwachen – von Inventuren und Lebensmittelkostenberechnungen bis hin zu Einblicken in die Beschaffung und den Verkauf. Die Technologie bietet eine einzige zuverlässige und übergreifende Informationsquelle für alle F&B-Aktivitäten an allen Standorten. Kalkulationstabellen und Insellösungen sind nicht länger Teil des Prozesses.
Mit einer einzigen übergreifenden Datenquelle können Sie Daten von verschiedenen Standorten und Tools konsolidieren, um Anomalien und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Ein ganzheitliches System wie Apicbase zentralisiert alles. Die Dashboards weisen sofort auf die Bereiche hin, die Aufmerksamkeit erfordern. So sparen Sie wöchentlich viele Stunden und schließen menschliche Fehler bei der Erfassung, Weitergabe und Interpretation von Daten aus.
Der beste Weg, die Leistungsfähigkeit der Automatisierung in der Gastronomie zu erleben, ist, sie in Aktion zu sehen.
Apicbase speichert alle Ihre Rezept- und Bestandsdaten und automatisiert Hunderte von manuellen Aufgaben, um die Effizienz zu verbessern und die Gewinnspanne zu erhöhen.
Apicbase lässt sich in POS-Systeme, Lieferantenbestellungen und andere Restaurantsysteme integrieren. Es ist die umfassendste Plattform für das Restaurantmanagement, die Ihren Teams vor Ort und im Hauptsitz den nötigen Einblick bietet, um bessere Entscheidungen zu treffen.
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