4 Wege, wie ein ERP-System für die Gastronomie die Kosten überwacht und die Gewinne steigert

Die Konkurrenz in der Gastronomie ist groß. Die Kontrolle der Kosten, die Verbesserung der Effizienz und die Gewährleistung eines hervorragenden Kundenerlebnisses sind von grundlegender Bedeutung, wenn Sie mit der Konkurrenz mithalten und profitabel bleiben wollen.

ERP-Systeme (engl. kurz für Enterprise Resource Planning) sind für die Verwaltung aller Funktionen eines großen Gastronomiebetriebs konzipiert. Ein ERP ist ein einziges System, das alle Daten speichert, Aufgaben automatisiert und eine Verwaltungszentrale bietet, um die Abläufe effizienter und einfacher zu verwalten.

Die besten ERP-Systeme für die Gastronomie bieten eine Vielzahl von Funktionalitäten, die sonst nur in verschiedenen Einzellösungen zu finden sind. Einzellösungen haben einen engeren Fokus. Sie wurden entwickelt, um bestimmte Probleme zu lösen, zum Beispiel ein Online-Reservierungstool.

ERP-Systeme bieten ein ganzheitliches System zur Verwaltung des gesamten Unternehmens. Die Verwendung eines einheitlichen Systems ist einfacher und effizienter zu verwalten und verringert das Risiko, dass Daten in separaten Datenbanken, den sogenannten Datensilos, eingeschlossen sind.

In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile eines ERP-Systems für Gastronomiebetriebe ein. Wir beginnen mit den Vorteilen für die einzelnen Bereiche, gehen weiter zu den betrieblichen und finanziellen Vorteilen und schließen mit Vorschlägen für die beste Software auf dem Markt.

1. Optimierte Abläufe für alle

ERP-Systeme wurden entwickelt, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern, indem sie Daten zentralisieren, Aufgaben automatisieren, das Risiko manueller Fehler verringern und Echtzeit-Datentransparenz über mehrere Abteilungen hinweg bieten.

Die besten ERP-Systeme verfügen jedoch über spezifische Funktionen für jede Abteilung, um den Betrieb effizienter und das Management effektiver zu gestalten. Schauen wir uns die abteilungsspezifischen Vorteile an.

Finanzen und Beschaffung

ERP-Systeme helfen Finanzmanagern, den Überblick über den Bestand zu behalten und sogar Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und die Erfassung von Rechnungen zu automatisieren. Die fortschrittlichsten Systeme decken Preisgestaltung und Kostenverfolgung in Echtzeit ab, sodass Manager über die aktuellsten und genauesten Daten verfügen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Das Ergebnis sind eine bessere Budgetverwaltung, weniger Lebensmittelabfälle und geringere Kosten für Zutaten, während die Manager weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden müssen.

Betrieb- und Küchenmanagement

ERP-Systeme speichern Details zu Zutaten und Rezepten, damit leicht darauf zugegriffen und besser geplant werden kann. Mit Tools für eine genaue Preiskalkulation, Produktionsplanung und Abfallreduzierung helfen ERP-Systeme Küchenleitern und Betriebsleitern, effektiver vorauszuplanen und die Kosten zu überwachen.

Chefkochs und Datenanalysten

Mithilfe von Echtzeit-Zutatenpreisen und erweiterten Funktionen zur Ausarbeitung und Optimierung der Speisekarte helfen speziell für die Gastronomie ausgelegte ERP-Systeme Chefköchen und Küchenchefs bei der Erstellung köstlicher, kreativer Speisekarten, die sich realistisch in großem Maßstab zubereiten lassen.

Außerdem bieten sie Datenanalysten eine übergreifende Datenquelle mit den Zahlen und Erkenntnissen, die diese benötigen, um sicherzustellen, dass die Speisekarten so profitabel wie möglich sind.

Technische Leitung

Ein einziges System zum Speichern und Verarbeiten von Restaurantdaten ist der Traum für Ihre technischen Leiter. Das bedeutet, dass Daten sicher im gesamten Unternehmen ausgetauscht werden können und Erkenntnisse nicht in Datensilos verloren gehen. Das gesamte Unternehmen kann Daten effektiv kommunizieren und so die Effizienz in jedem Aspekt des Betriebs verbessern.

2. Bessere Kostenkontrolle und Rentabilität

Im Gastgewerbe ist die Kostenkontrolle der wichtigste Faktor, wenn Sie einen profitablen Betrieb führen möchten. Wenn Sie Ihre Einkaufs- und Lebensmittelkostenberechnungen im Griff haben und wissen, wie viel Sie ausgeben, können Sie daran arbeiten, die Kosten ohne Qualitätseinbußen zu senken.

ERP-Software verfügt über Funktionen, die Gastrobetrieben helfen, ihre Ausgaben besser zu kontrollieren. Hier sind die Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Bestandsverfolgung in Echtzeit – ein digitales Inventarverwaltungssystem beschleunigt die Inventur und erleichtert mit Echtzeitdaten die Kontrolle des Lagerbestands. Dies hilft den Managern, den Bestand im Auge zu behalten und die Kosten zu senken, indem sie die Verschwendung durch Überbestände und Verderb minimieren.
• Tools für die Beschaffungsverwaltung – digitale Beschaffungstools speichern alle Details zu Ihren Lieferanten an einem Ort und verfügen über Funktionen, die Ihnen helfen, Preise zwischen Lieferanten zu vergleichen und Preise zu verhandeln, um die Kosten zu senken.
• Rezeptkalkulation – ERP-Software kann detaillierte Rezeptdaten speichern und automatisch die Kosten für die Herstellung einer Portion berechnen. Die besten Systeme verfügen über Tools zur Analyse Ihrer Rezeptkalkulationsdaten, um Möglichkeiten zur Optimierung von Rezepten und zur Kostensenkung ohne Qualitätseinbußen zu finden.
• Rentabilitätsberichte in Echtzeit – Berichts-Dashboards, die Echtzeitdaten verwenden, helfen Ihnen dabei, die Leistung in Echtzeit zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, in denen Ineffizienzen beseitigt, Verschwendung reduziert und somit Kosten gesenkt werden können.

3. Verbesserte Inventarverwaltung

Eine bessere Inventarverwaltung reduziert den Abfall und verbessert die Effizienz von Gastronomiebetrieben. ERP-Systeme speichern Bestandsdaten und liefern Informationen über den Lagerbestand in Echtzeit, sodass Manager fundiertere Entscheidungen treffen können.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie ERP-Systeme die Inventarverwaltung für zwei Arten von Gastrobetrieben verbessern.

Für Restaurants und Dark-Kitchens

Restaurants und Großküchen müssen eine große Menge an verderblichen Waren verarbeiten. ERP-Systeme überwachen die Lagerbestände und ermöglichen eine bessere Inventarverwaltung mit den folgenden Funktionen:

• PAR (Periodic Automatic Replacement) Level Management – Inventarverwaltungssoftware hilft Ihnen bei der Berechnung optimaler Sollbestände, die Ihnen sagen, wie viel von jedem Artikel Sie benötigen, um der Nachfrage nachkommen zu können. Unter Verwendung der Sollbestände als Parameter generiert das ERP automatisch Bestellungen. Dieses System reduziert den Abfall und stellt sicher, dass Sie immer die Zutaten haben, die Sie brauchen, um Ihre Kunden zufriedenzustellen.
• Zutaten- und Speisekartenkalkulation – ERP-Systeme berechnen die Kosten für jede Position auf der Speisekarte basierend auf den Echtzeitkosten der Zutaten. Da die Kosten genau gespeichert werden, hilft das System, eine Überbevorratung zu vermeiden, die zu Verschwendung und höheren Lebensmittelkosten führt.
• Bestandsübersicht in Echtzeit – Echtzeitberichte über die Lagerbestände helfen Managern, den Bestand auf einem optimalen Niveau zu halten und Produktionspläne zu erstellen, um das Risiko auszuschließen, dass Positionen auf der Speisekarte nicht verfügbar sind.

Für Hotels und Catering

Hotels und Caterer arbeiten mit einer größeren Vielfalt an Zutaten und diese können von Woche zu Woche völlig unterschiedlich sein. Das macht die Inventarverwaltung und die Kostenkontrolle noch schwieriger.

Außerdem haben Hotels in der Regel komplexe Betriebsstrukturen mit großen Teams, die verschiedene Aspekte des Geschäfts verwalten. Und wo der Gastrobereich Teil einer größeren Organisationsstruktur ist.

Catering-Unternehmen arbeiten zwischen den Veranstaltungen oft mit wenig oder gar keinem Inventar, was die Verwaltung des Inventars und die Reduzierung von Abfall noch wichtiger und schwieriger macht.

Ein ERP-System hilft, die Verwaltung so weit wie möglich zu zentralisieren, um Datensilos und Fehlkommunikation zu vermeiden. Hier finden Sie einige Funktionen, die Hotels und Gastronomen dabei helfen, komplexe Probleme bei der Inventarverwaltung zu lösen.

• Veranstaltungsspezifische Inventarverwaltung – Hotels betreiben oft mehrere Restaurants und beliefern im Laufe einer Woche gleichzeitig mehrere große und kleine Veranstaltungen. Ein ERP-System trackt den Bestand, erstellt Produktionspläne und Bestellungen und kalkuliert Menüs für bestimmte Ereignisse. Prognosetools helfen Ihnen sogar dabei, den Inventarbedarf der nächsten Woche oder des nächsten Monats mit einem visuellen Veranstaltungskalender zu planen.
• Rezeptkalkulation für Catering-Menüs und Bankette – die Leitung von Catering-Veranstaltungen und die Umsetzung großer Bankett-Menüs umfasst die Betreuung großer Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Ein ERP-System ermöglicht die Kalkulation von Rezepten für komplexe Menüs mit verschiedenen Ernährungsanforderungen und hilft Ihnen bei der genauen Planung von Menüs für eine große Anzahl von Personen.

4. Gestärktes Kundenerlebnis

Abgesehen von der direkten Senkung der Verschwendung und der Verbesserung der Effizienz zur Steigerung der Gewinnspannen tragen ERP-Systeme für die Gastronomie auch indirekt zu einem besseren Kundenerlebnis bei.

Hier sind einige der Funktionen von ERP-Systemen für die Gastronomie, die das Erlebnis für Kunden am Ort der Leistungserbringung verbessern.

• Verbesserte Beständigkeit der Menüs – ERP-Systeme speichern Rezeptdaten auf standardisierte Weise, egal wie viele Standorte und Vertriebskanäle Ihr Unternehmen hat. Sie verfügen sogar über Tools zur Optimierung von Menüs, um die ideale Kombination aus beliebten und profitablen Gerichten zu finden. Das bedeutet, dass Ihre Speisekarten übereinstimmen und präzise sind, egal wie der Kunde mit Ihrem Restaurant interagiert. So haben Ihre Kunden ein besseres Erlebnis, egal ob sie online bestellen oder im Restaurant speisen.
• Effizienterer Service – mit standardisierten Rezepten, besserer Bestandsverwaltung und verbesserten Küchenabläufen steigern ERP-Systeme die Effizienz im gesamten Back-of-House. Wenn der Back-of-House-Betrieb gut läuft, ist die Verfügbarkeit der Artikel gewährleistet, der Service schneller und die Mitarbeiter im Front-of-House können ihre Aufgaben besser erfüllen. All diese Faktoren führen zu einem besseren Erlebnis für den Kunden – schnellerer Service mit weniger Fehlern und bessere Qualität der Speisen.
• Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Kundenpräferenzen – ERP-Systeme speichern nützliche Daten nicht nur über Rezepte und Zutaten, sondern auch über Kunden und deren Vorlieben. Die besten Systeme analysieren Kunden- und Restaurantdaten, um Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen Sie die Nachfrage besser prognostizieren und gezielte Werbeaktionen anbieten können.

Apicbase ist Ihr ERP-Partner für Wachstum in der Gastronomie

Ein ERP-System für die Gastronomie bietet die wichtigsten Vorteile eines rationalisierten Betriebs im gesamten Unternehmen, eine bessere Kostenkontrolle und Rentabilität, eine verbesserte Inventarverwaltung und ein verbessertes Kundenerlebnis.

Apicbase ist ein ERP-System, das speziell dafür entwickelt wurde, große Gastronomiebetriebe bei der Kontrolle des Inventars, der Verwaltung zentraler Küchenprozesse, der Pflege komplexer Rezeptdatenbanken und der Überwachung der Lieferkette zu unterstützen. Es wurde für Skalierbarkeit, Cloud-basierte Zugänglichkeit und rollenbasierte Funktionen entwickelt und ist die beste Lösung für hochstrebende, wachsende Unternehmen, die solide Funktionalität und Flexibilität benötigen.