Nach Personalkosten und Miete sind die Wareneinsatzkosten der größte Ausgabenposten für jedes Restaurant. Der durchschnittliche Wareneinsatz in der Gastronomie liegt zwischen 28 % und 32 % des gesamten Speisenumsatzes, mit Spitzenwerten von bis zu 45 %.
In der Gastronomie sind die Gewinnmargen hauchdünn. Sie müssen daher wissen, wie Sie Ihren Wareneinsatz berechnen und steuern. Doch damit ist es nicht getan, Produktionskosten und Umsatzzahlen einfach in einen Kalkulationsrechner einzugeben.
In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Ihren Wareneinsatz mithilfe von Formeln berechnen, und betrachten die Faktoren, die den Wareneinsatz in die Höhe treiben können.
Wareneinsatz vs. Wareneinsatzquote
In der Gastronomie werden die Begriffe „Wareneinsatz“ und „Wareneinsatzquote“ oft synonym verwendet. Zwischen diesen beiden Kennzahlen besteht jedoch ein feiner Unterschied:
Der Wareneinsatz ist die Ausgangsgröße, die Sie zur Berechnung der Wareneinsatzquote benötigen.
Die Wareneinsatzquote setzt Ihren Wareneinsatz ins Verhältnis zu Ihrem Umsatz.
Um den Wareneinsatz zu berechnen, benötigen Sie den Anfangs- und Endbestand sowie den Wert der Wareneinkäufe innerhalb dieses Zeitraums. Anschließend wandeln Sie diese Zahl in einen Prozentsatz um, der zeigt, wie Ihr gesamter Wareneinsatz im Verhältnis zum Umsatz steht.
Wareneinsatz und Gewinnmargen
Sehen wir uns an, wie sich der Wareneinsatz auf Ihren Bruttogewinn (GP) auswirkt.
Ihr Bruttogewinn ist die Differenz zwischen Ihrem Umsatz und den Kosten für die Produktion der Waren. Im folgenden Beispiel zeigt die linke Spalte, wie der Wareneinsatz 35 % des Umsatzes verschlingt. Senken Sie den Wareneinsatz Ihres Restaurants um nur 5 %, steigt der Gewinn deutlich, wie die rechte Spalte zeigt.
Eine Senkung des Wareneinsatzes hat einen exponentiellen Effekt auf den Gewinn. In diesem Beispiel führt eine Senkung um 5 % zu einer Gewinnsteigerung von 58 %.
4 wesentliche Wareneinsatz-Berechnungen
Es gibt vier zentrale Berechnungen, um den Wareneinsatz zu verstehen:
Der Vergleich dieser Zahlen hilft Ihnen, Arbeitsabläufe anzupassen und die Rentabilität zu maximieren.
Wie berechnet man den Wareneinsatz?
„Wareneinsatz“ ist ein in der Gastronomie weit verbreiteter Begriff. Je nach Kontext kann die genaue Bedeutung jedoch variieren. In diesem Fall sprechen wir vom tatsächlichen Wareneinsatz.
Der tatsächliche Wareneinsatz zeigt die realen Kosten der über einen bestimmten Zeitraum verbrauchten Waren. Es handelt sich um eine Berechnung auf Basis des Bestandsverbrauchs in einem bestimmten Zeitraum. So berechnen Sie den tatsächlichen Wareneinsatz:
1. Legen Sie Ihren Zeitraum fest
Um den Wareneinsatz zu berechnen, benötigen Sie einen Anfangs- und Endzeitpunkt. Das kann eine Woche, ein Quartal oder ein beliebiger für Ihren Betrieb sinnvoller Zeitraum sein.
2. Erfassen Sie Ihren Anfangsbestand
Niemand mag eine Inventur. Sie ist zeitaufwendig und, ehrlich gesagt, langweilig. Doch sie ist unverzichtbar, um den Wareneinsatz in der Gastronomie zu verstehen. (Dank Inventarsoftware ist dieser Prozess heute einfacher als früher.)
Erfassen Sie Ihren gesamten Bestandswert — diese Zahl benötigen Sie für Ihre Wareneinsatzformel.
3. Erfassen Sie Ihre Wareneinkäufe
Erfassen Sie Ihre Einkaufskosten während des von Ihnen festgelegten Zeitraums. Wenn Sie bereits Software für die periodische Bestandsauffüllung (PAR) nutzen, sollten Ihre Kosten über diese Plattform verfügbar sein.
4. Ermitteln Sie Ihren Endbestand
Nun geht es zurück ins Lager (oder in Ihre Inventarsoftware), um den Wert Ihres Endbestands zu ermitteln. Mit dieser Zahl können Sie die Wareneinsatzformel ausfüllen, wie unten dargestellt.
Die Formel für den tatsächlichen Wareneinsatz
Beispiel für die Berechnung des tatsächlichen Wareneinsatzes
Anfangsbestand = 10.000 €
Neue Einkäufe = 4.000 €
Endbestand = 11.000 €
Tatsächlicher Wareneinsatz = 3.000 €
Um Ihre Wareneinsatzquote zu ermitteln, teilen Sie Ihren Wareneinsatz durch den Umsatz und multiplizieren das Ergebnis mit 100, wie unten dargestellt.
Beste Software für Wareneinsatz- und Rezepturkalkulation
Zentralisieren Sie Rezepturkalkulationen, Menüdetails, Bestandsverwaltung, Einkaufsdaten und Verkaufsanalysen Ihres Gastronomiebetriebs in einer Plattform.
Der Ideal-Wareneinsatz und der theoretische Wareneinsatz sind Kennzahlen, die Gastronomen bei der Bewertung der Speisekartenpreise helfen können. Von beiden ist jedoch nur der theoretische Wareneinsatz eine echte Restaurant-Kennzahl. Hier die wichtigsten Unterschiede:
Ideal-Wareneinsatz
Theoretischer Wareneinsatz
Berechnung basiert auf einem willkürlichen Ziel
Berechnung basiert auf Echtzeit-Zutatenpreisen und Rezepturkalkulation
Ziel ist ein Prozentsatz, kein Euro-Betrag
Wird als Euro-Betrag oder Prozentsatz ausgedrückt
Schließt Variablen nicht aus
Berücksichtigt exakte Portionen und Zutatenkosten
Der Ideal-Wareneinsatz ist ein willkürliches Ziel
Der Ideal-Wareneinsatz ist der Zielprozentsatz Ihres Umsatzes, den Sie für Waren ausgeben möchten.
Ein Beispiel: Sie legen fest, dass 30 % Ihres Gesamtumsatzes auf Waren entfallen sollen. Diese Zahl stammt meist aus Branchendurchschnitten oder aus dem, was Sie für realistisch halten. Doch es ist nur ein allgemeines Ziel. Es berücksichtigt weder reale Zutatenpreise noch Portionsgrößen oder Faktoren wie Warenverlust und schwankende Kosten.
Um den täglichen Wareneinsatz wirksam zu steuern, brauchen Sie detailliertere Einblicke. Hier kommt der theoretische Wareneinsatz ins Spiel. Er ist eine berechnete Kennzahl, die Ihnen hilft, die Leistung Ihres Restaurants besser zu verstehen.
Der theoretische Wareneinsatz ist ein berechnetes Ziel
Der theoretische Wareneinsatz ist eine detaillierte Analyse, die Ihre Rezepturkalkulationen mit Ihrem Verkaufsmix kombiniert.
Sie berechnet die Kosten jedes Menüpunkts anhand aktueller Zutatenpreise und Portionsgrößen. Diese Kosten werden dann mit der Häufigkeit multipliziert, mit der jedes Gericht in einem bestimmten Zeitraum verkauft wird. Das Ergebnis zeigt, wie viel das Restaurant in diesem Zeitraum — ob Tag, Woche oder Monat — für Zutaten hätte ausgeben sollen.
Ein Beispiel:Der Entwicklungskoch einer Poke-Kette berechnet die Kosten jedes Menüpunkts anhand von Rezepturen und Echtzeit-Zutatenpreisen. Er ermittelt, dass die Herstellung der Lachs-Poke-Bowl 3,71 € kostet. Das Restaurant verkauft das Lachs-Poke-Gericht in einer bestimmten Woche 134-mal, sodass die gesamten Produktionskosten für diese Woche 497,14 € (3,71 € x 134) betragen sollten. Läge der Gesamtumsatz der Woche bei 33.542 €, betrüge die theoretische Wareneinsatzquote der Bowl 1,40 % ((497,14 €/33.542 €) x 100). Die Summe aller Menüpunktkosten geteilt durch den Gesamtumsatz einer bestimmten Woche ergibt die gesamte theoretische Wareneinsatzquote.
So erfassen Sie Menüpunktkosten in einer Tabelle
Rezepturkosten sind unverzichtbar für die Berechnung des Wareneinsatzes und die Festlegung von Speisekartenpreisen. Wenn Sie keine Zeit haben, jede Rezepturkalkulation manuell durchzuführen oder Preise und Portionsgrößen anzupassen, können Sie Kalkulationssoftware nutzen, um den optimalen Preis für gesunde Gewinnmargen zu finden. Wenn Sie jedoch lieber selbst Hand anlegen, können Sie mit Excel oder Google Sheets eine Wareneinsatz-Tabelle erstellen. Sie ist simpel, aber wirkungsvoll. So geht’s.
Erstellen Sie in Excel oder Google Sheets 6 Spalten mit den folgenden Überschriften:
Menüpunkt (Zutaten)
Einheit
Verbrauchte Menge
Zutatenkosten/kg
Kosten/Portion
Rezepturkosten
Addieren Sie die Zahlen in der Spalte „Rezepturkosten“, um Ihre gesamten Rezepturkosten zu berechnen.
Beginnen Sie mit der Kalkulation Ihrer Rezepturen mithilfe einer Menüpunkt-Wareneinsatztabelle in Excel oder Google Sheets.
Wenn Sie ein Tabellen-Profi sind, machen Sie sich die Arbeit leichter, indem Sie eine separate Liste mit all Ihren Zutaten anlegen — inklusive aktuellem Preis und Einheit. Verknüpfen Sie diese mit den Spalten A bzw. D. Wenn sich Preise ändern (und das tun sie oft), müssen Sie nicht jedes einzelne Rezepturblatt aktualisieren. Aktualisieren Sie einfach die Zutatenliste, um alle Rezepturen mit den aktuellen Lieferantenpreisen zu aktualisieren.
Ideal-Wareneinsatz berechnen & steuern
Erfahren Sie, wie Sie den idealen & tatsächlichen Wareneinsatz berechnen und steuern, um profitable Speisekarten zu entwickeln.
Die Wareneinsatzabweichung ist die Differenz zwischen den Kosten, die Sie für Waren erwarten (theoretischer Wareneinsatz), und den tatsächlich angefallenen Kosten (tatsächlicher Wareneinsatz).
Dieser Vergleich hilft Restaurantleitern zu beurteilen, ob die Wareneinsatzkosten (COGS) unter Kontrolle sind. Ziel ist es, die Differenz zwischen theoretischem und tatsächlichem Wert so gering wie möglich zu halten — je näher an null, desto besser.
Die theoretischen und tatsächlichen Kosten einzeln zu betrachten ist hilfreich, doch ihr Vergleich liefert ein klareres Bild. Eine große Abweichung kann auf betriebliche Probleme hindeuten, etwa Überbestellung, Warenverlust bei Zutaten oder höhere Einkaufspreise als erwartet. Die Ursache der Abweichung zu untersuchen, hilft Ihnen, die Probleme zu beheben und den Gewinn zu steigern.
Ein Beispiel: Zurück zum früheren Beispiel der Lachs-Poke-Bowl. Der Küchenchef hatte den theoretischen Wareneinsatz des Gerichts für die Woche mit 469 € berechnet. Die Inventur jener Woche ergab jedoch tatsächliche Wareneinsatzkosten von 490 €. Es gibt eine Abweichung. Das wirkt sich auf die Gewinnmargen aus. Der Restaurantinhaber bittet den Küchenchef zu untersuchen, warum die tatsächlichen Kosten die theoretischen übersteigen.
Der Küchenchef kann zwei häufige Ursachen schnell ausschließen:
Portionsgröße: Das Küchenteam hat die Rezepturportionen genau eingehalten.
Verderb oder Warenverlust: Die für die Poke-Bowls verwendeten Zutaten waren frisch, und im Abfallprotokoll des Restaurants wurde kein nennenswerter Warenverlust erfasst.
Bei genauerer Untersuchung entdeckt der Küchenchef die Wurzel des Problems: Der Einkaufsleiter hatte die Nachfrage nicht korrekt prognostiziert und zu wenig Edamame bestellt. Infolgedessen musste das Restaurant mitten in der Woche eine Eilbestellung aufgeben, was die Kosten dieser Zutat erhöhte.
Indem das Restaurant das Problem erkennt und behebt, kann es künftige Abweichungen vermeiden und so seine Gewinnmargen schützen. Ohne die Nachverfolgung der Wareneinsatzabweichung könnten sich solche Diskrepanzen unbemerkt auswirken und zu überhöhten Kosten und geringerer Rentabilität führen.
Wie die Wareneinsatzabweichung beim Vergleich der Restaurantleistung hilft
Lernen Sie Big Bang Bagels kennen, eine Restaurantkette mit 10 Standorten in Europa und dem Vereinigten Königreich. Die Zentrale bittet die Leitung der Standorte Brüssel und Amsterdam, ihre Wareneinsatzquoten für Woche 34 zu melden.
Das ist das Ergebnis:
Big Bang Bagels Brüssel:
Tatsächlicher Wareneinsatz: 30 %
Theoretischer Wareneinsatz: 27 %
Wareneinsatzabweichung: 3 % (3 % höher als erwartet).
Big Bang Bagels Amsterdam:
Tatsächlicher Wareneinsatz: 35 %
Theoretischer Wareneinsatz: 34 %
Wareneinsatzabweichung: 1 % (1 % höher als erwartet)
Auf den ersten Blick scheint Brüssel besser abzuschneiden, da der tatsächliche Wareneinsatz niedriger ist als in Amsterdam. Die Wareneinsatzabweichung erzählt jedoch eine andere Geschichte: Die von Amsterdam liegt näher an null, was bedeutet, dass sie ihre Kosten wirksamer steuern.
Die Zahlen im Detail
Angenommen, beide Standorte erwirtschaften einen Monatsumsatz von 1 Mio. €
Die 3-%-Abweichung in Brüssel bedeutet, dass sie in diesem Monat 30.000 € zu viel ausgegeben haben, also 360.000 € pro Jahr.
Die 1-%-Abweichung in Amsterdam bedeutet, dass sie nur 10.000 € zu viel ausgegeben haben.
Obwohl der tatsächliche Wareneinsatz in Amsterdam höher ist, hat das Team seine Ausgaben besser im Griff. Die höheren Kosten allein sagen wenig aus — möglicherweise haben sie es mit teureren Lieferanten oder höherpreisigen Zutaten zu tun. Diese Faktoren sind jedoch bereits in ihrem theoretischen Wareneinsatz enthalten. Brüssel hingegen verliert Geld, weil es mehr für Waren ausgibt als erwartet.
Eine deutliche Lücke zwischen erwartetem und tatsächlichem Wareneinsatz signalisiert mögliche betriebliche Probleme, etwa vergeudete Zutaten, Überbestellung oder höhere Preise als erwartet aufgrund von Preisänderungen. Durch die Überwachung des Wareneinsatzes und die regelmäßige Nachverfolgung der Wareneinsatzabweichung können Restaurantleiter Probleme schnell erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, um künftige Verluste zu vermeiden.
Was verursacht Wareneinsatzabweichungen?
Wenn der tatsächliche Wareneinsatz in Ihrem Restaurant oder Hotel höher ist als der Ideal-Wareneinsatz (auch theoretischer oder Ziel-Wareneinsatz genannt), lässt sich die Ursache immer auf eine oder mehrere dieser sieben zurückführen:
Warenverlust
Uneinheitliche oder schlechte Portionsgröße
Fehlender Lieferabgleich
Diebstahl
Buchhaltungsfehler
Fehlende Verkaufsdaten
Veraltete Kostenberechnungen
Wächst Ihre Wareneinsatzabweichung? Entdecken Sie praktische Tipps für eine bessere Wareneinsatzsteuerung und schließen Sie die Lücke zwischen tatsächlichen und theoretischen Kosten.
Wie Penta Hotels Wareneinsatz-Software nutzt
John King ist der Corporate Executive Chef von Penta Hotels, einem weltweit tätigen Hotelunternehmen mit mehreren Standorten (LinkedIn).
King ersetzte manuelle Wareneinsatzberechnungen durch die Software von Apicbase, um die Wareneinsatzquoten über alle Standorte hinweg berechnen zu können.
„Apicbase spart erheblich Zeit, indem es genaue und einheitliche Wareneinsatzberechnungen für unsere Rezepturen sicherstellt, was die Gewinnmargen in all unseren Hotels direkt verbessert.“
John King Corporate Executive Chef bei Penta Hotels
Küchenchefs, F&B-Manager und Betriebsleiter wissen: Rezepturkalkulationen richtig hinzubekommen und die Daten in alle Küchenabläufe zu integrieren, kostet Zeit und erfordert viel zu viele Tabellen. Für skalierbares Menu Engineering ist das nicht effizient.
Professionelle Wareneinsatz-Software übernimmt die Berechnungen für Sie, was die Wareneinsatzsteuerung erleichtert.
Sehen Sie sich Kundenberichte von Heavenly Desserts, Restaurant Company Europe, CitizenM und vielen mehr an.
Übernehmen Sie mit Apicbase die Kontrolle über Ihren Wareneinsatz
Die Steuerung des Wareneinsatzes sollte für jedes Restaurant oberste Priorität haben. Zu lernen, wie man den Wareneinsatz berechnet, ist der erste Schritt. Von dort aus müssen Sie alle Faktoren durchleuchten, die den Wareneinsatz in die Höhe treiben und Ihre Margen schrumpfen lassen.
Alle Wareneinsatzberechnungen manuell durchzuführen ist eine Möglichkeit. Wenn Sie jedoch nach Wegen suchen, Küchenabläufe effizienter und weniger zeitaufwendig zu gestalten, könnte der Umstieg auf professionelle Gastronomie-Software genau das Richtige sein.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Rezepturkosten und Bestand mit Wareneinsatz-Software
Kalkulationssoftware ist die ultimative Lösung, um die Rentabilität Ihrer Restaurants sicherzustellen und Ihnen die Kontrolle über COGS und Ressourcen zu geben. Überwachen Sie die Gewinnmargen von Menüpunkten in Echtzeit.
