Wie berechnet man Lebensmittelkosten? Formeln für Chefköche und Gastronomieleiter

Lebensmittelkosten berechnen und den Gewinn steigern; das erste, was jeder bei der Arbeit in einem Gastronomiebetrieb lernt. 

Und das ist auch richtig.

Die Lebensmittelkosten eines Restaurants liegen zwischen 28 % und 32 % der insgesamt durch den Lebensmittelverkauf erzielten Umsätze, mit Höchstsätzen von bis zu 45 %.

Das ist extrem viel. 

Es gibt schließlich nichts Schlimmeres, als hart zu arbeiten und dabei nichts zu verdienen, oder? Die gute Nachricht ist, dass sich Lebensmittelkosten kontrollieren lassen.

Durch die Kontrolle Ihrer Lebensmittelkosten sparen Sie Geld und steigern Ihren Gewinn, ohne zusätzliche Umsätze generieren zu müssen.

Es beginnt alles mit einigen grundlegenden Berechnungen und den richtigen Formeln für die Lebensmittelkosten. 

In diesem Beitrag wird erklärt, was die verschiedenen Berechnungen der Lebensmittelkosten sind, welche Formeln zu verwenden sind und vor allem, wie sie dazu beitragen, die Kosten für Lebensmittel unter Kontrolle zu halten. 

Keine Sorge, wenn das jetzt erstmal kompliziert klingt. Wir nennen viele Beispiele, um alles zu verdeutlichen.

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Die wichtigsten Formeln auf einen Blick.

Lassen Sie uns mit einer Veranschaulichung beginnen, wie sich die Lebensmittelkosten auf Ihren Bruttogewinn auswirken.

Bei dem Bruttogewinn handelt es sich um die Differenz zwischen dem Nettoumsatz und den Betriebskosten, d. h. Lebensmittelkosten, Personalkosten und Fixkosten. 

In diesem Beispiel betragen die Lebensmittelkosten bis zu 35 % des Umsatzes. Sehen Sie selbst, was mit dem Gewinn geschieht, wenn Sie die Kosten nur um 5 % senken. 

Machen Sie sich auf eine Überraschung gefasst.

Actual food cost formula

Ja, ganz richtig: Der Gewinn steigt auf sagenhafte 58,5 %.

Klingt zu schön, um wahr zu sein? 

Nein. Bedenken Sie, dass die Lebensmittelkosten schließlich neben den Lohnkosten und der Miete die höchsten Ausgaben eines jeden Gastronomiebetriebs sind. Selbst die kleinste Senkung des Prozentsatzes der Lebensmittelkosten hat eine große Auswirkung auf den Gewinn.

Um sicherzustellen, dass Ihr Betrieb sauber läuft, sind regelmäßige und genaue Berechnungen der Lebensmittelkosten ein Muss.

Es gibt vier grundlegende Werte, die Sie im Auge behalten sollten:

  • tatsächliche Lebensmittelkosten (Wareneinsatz),
  • Prozentsatz der Lebensmittelkosten (Wareneinsatzquote),
  • ideale Lebensmittelkosten (Soll-Wareneinsatz) und
  • Varianz der Lebensmittelkosten

Der Vergleich dieser Zahlen hilft Ihnen, Arbeitsabläufe anzupassen und die Rentabilität zu maximieren.

Zuerst zu den tatsächlichen Lebensmittelkosten.

Wie berechnet man die tatsächlichen Lebensmittelkosten?

Bei den tatsächlichen Lebensmittelkosten handelt es sich um den Wert, um den Ihre Bestände über einen bestimmten Zeitraum hinweg abnehmen. Mit anderen Worten wird hierbei die Bestandsänderung ihrem finanziellen Wert gegenübergestellt.

Der Fachbegriff hierfür lautet „Wareneinsatz“. Die Bedeutung ist dieselbe, allerdings lässt sich der Begriff auch in anderen Branchen und nicht nur in der Gastronomie einsetzen. Manchmal fällt auch der englische Begriff „cost of goods sold“ (kurz: CoGS).

Für die Berechnung der tatsächlichen Lebensmittelkosten müssen präzise Bestandszahlen verfügbar sein. Es gibt viele Möglichkeiten, diese zu ermitteln. Ehrlich gesagt sind die meisten davon sehr langwierig.

Niemand mag Inventuren. Sie sind zeitaufwendig, müssen für ergiebige Ergebnisse regelmäßig durchgeführt werden und auch die Zusammenführung der verschiedenen Bestandszahlen ist nervtötend.

Heutzutage kommt jedoch die Technik zur Hilfe. Die Bestandszählungen können auf einem Tablet durchgeführt werden, sodass keine Daten verloren gehen. 

Möchten Sie Ihrem Team und sich selbst Zeit sparen, entdecken Sie unser Modul zur Bestandsverwaltung.

Sie können damit Ihre Bestände digital zählen, das Modul lässt sich in Ihr POS-System integrieren und es aktualisiert die Angaben zu Status und Wert des Inventars. Die Software generiert Vorschläge für den Einkauf und ermöglicht es Ihnen, Bestellungen direkt an Ihre bevorzugten Lieferanten zu senden.

Sie werden nie wieder über ungenutzte Lagerbestände berichten müssen.

Zurück zur Berechnung der Lebensmittelkosten: Um Ihre tatsächlichen Lebensmittelkosten zu ermitteln, sollten Sie fünf Dinge wissen:

  • Ein bestimmtes für die Berechnung definiertes Zeitfenster, z. B KW 34
  • Der Wert des Bestands zu Beginn der Woche
  • Ihre Zugänge in diesem Zeitfenster
  • Der Wert des Bestands Ende der Woche
  • Der Umsatz in KW 34

Zu Beginn von Kalenderwoche 34 zählen Sie alles, was auf Lager ist, und multiplizieren die Bestände jeweils mit ihrem Geldwert. Summieren Sie jetzt alles, um den Anfangswert Ihres Inventars zu bestimmen. 

Nun summieren Sie den Wert der Zugänge in KW 34 mit dem Anfangswert des Inventars. 

Davon ziehen Sie den Wert des Inventars Ende der Woche ab. Dieser lässt sich über eine Bestandszählung am Ende des zu berechnenden Zeitraums bestimmen.

Die Formel für die tatsächlichen Lebensmittelkosten lautet

Anfangsbestand + Gesamtwert der Zugänge – Endbestand = Wareneinsatz

formula of the actual food cost

Beispiel zur Berechnung der tatsächlichen Lebensmittelkosten:

  • Anfangsbestand = 10.000 Euro
  • Zugänge = 4.000 Euro
  • Endbestand = 11.000 Euro
  • Tatsächliche Lebensmittelkosten (Wareneinsatz) = 3.000 Euro

Um zu sehen, wie gut Sie im Vergleich zu anderen Restaurants oder Lebensmitteldiensten abschneiden, rechnen Sie die tatsächlichen Lebensmittelkosten in einen Prozentsatz um. 

Der Durchschnitt dieser sogenannten Wareneinsatzquote in der Gastronomie bewegt sich hier abhängig von der Art Ihres Geschäfts zwischen 28 und 32 Prozent. 

Fast-Casual-Restaurants befinden sich im Allgemeinen am unteren Ende der Skala, während Restaurants der gehobenen Kategorie in der Regel auch höhere Lebensmittelkosten haben. 

Der Grund dafür ist, dass Fast-Casual-Restaurants einen Größenvorteil haben und in den meisten Fällen mit einem Programm arbeiten, das ihnen hilft, Abfälle zu minimieren, den Bestand optimal zu halten und effizient einzukaufen. 

Es handelt sich dabei um die gleiche Art von Programm, die Hotels und anderen Gastronomiebetrieben mit mehreren Standorten hilft, für niedrige Kosten, hohe Qualität und zufriedene Mitarbeiter zu sorgen.

Wie berechnet man die Wareneinsatzquote?

Bei der Berechnung der Wareneinsatzquote werden die tatsächlichen Lebensmittelkosten (Wareneinsatz) durch den Umsatz in einem bestimmten Zeitraum geteilt.

Food cost percentage

Beispiel zur Formel für die Wareneinsatzquote:

Berechnen wir weiterhin die Lebensmittelkosten für KW 34. Der Umsatz für diese Woche liegt beispielsweise bei 9.000 Euro. 

Daraus folgt die folgende Berechnung:

  • Wareneinsatz = 3.000 Euro
  • Umsatz = 9.000 Euro

Das Ergebnis: 3.000 / 9.000 = 0,33 = 33 %

Die Wareneinsatzquote und damit der prozentuale Anteil der Lebensmittelkosten am Umsatz in KW 34 beträgt 33 %, ein hoher Wert.

Nachfolgend nennen wir Gründe für eine hohe Wareneinsatzquote und Maßnahmen, um diese zu senken.

Auf unserer Liste der wichtigen Formeln für die Lebensmittelkostenberechnung folgen nun die idealen Lebensmittelkosten bzw. der Soll-Wareneinsatz.

Was versteht man unter den idealen Lebensmittelkosten?

Mit den idealen Lebensmittelkosten sind die für einen bestimmten Zeitraum zu erwartenden Kosten auf der Grundlage der Speisen und der Anzahl der Verkäufe jedes einzelnen Produktes auf der Speisekarte gemeint. 

Die idealen Lebensmittelkosten werden auch als Zielkosten für die Lebensmittel oder Soll-Wareneinsatz bezeichnet; es handelt sich hierbei um einen Soll-Wert, bei dem die tatsächliche Bestandserschöpfung nicht berücksichtigt wird. 

Die Zielkosten bzw. der Soll-Wareneinsatz zeigen Ihnen genau, was Sie ausgeben werden, wenn die Produktion absolut fehlerfrei ist, d. h. in einer Idealwelt ohne unerwarteten Abfall, ohne Diebstahl und ohne Ungenauigkeiten und Fehler bei der Portionierung. 

Der Soll-Wareneinsatz ist der Maßstab für den Ist-Wareneinsatz, also die tatsächlichen Lebensmittelkosten. Außerdem wir der Soll-Wareneinsatz als Richtwert bei der Preisgestaltung und der Ausarbeitung der Speisekarten verwendet. Er ist auch ein wesentliches Element für die Berechnung der Kostenvarianz bei Lebensmitteln.

Wie berechnet man den Soll-Wareneinsatz?

Um den Soll-Wareneinsatz zu berechnen, bestimmen Sie zunächst die Lebensmittelkosten für jedes Produkt auf der Speisekarte. 

Multiplizieren Sie dann die Kosten für jedes Produkt mit der Anzahl der Verkäufe in einem bestimmten Zeitraum. Mit anderen Worten, multiplizieren Sie Ihr Sortiment mit der Absatzmischung. Ihr POS-System sollte in der Lage sein, Ihnen die Absatzmischung per Knopfdruck aufzulisten. 

Summieren Sie die Sollkosten für alle Produkte Ihrer Speisekarte, um den Soll-Wareneinsatz für diesen Zeitraum zu ermitteln.

Die Preisgestaltung für Ihre Speisen kann bei einer umfangreichen Speisekarte überwältigend erscheinen. Lassen Sie sich davon nicht erschrecken. Mit genauen Kalkulationstabellen können Sie erfolgreich profitable Speisekarten erstellen. 

Die Formel zur Berechnung des Soll-Wareneinsatzes in % lautet

Der Soll-Wareneinsatz in Prozent berechnet sich aus dem Soll-Wareneinsatz geteilt durch den Umsatz.

ideal food cost percentage formula

Erstellen Sie eine Tabelle zur Berechnung der Lebensmittelkosten für jedes Produkt auf Ihrer Speisekarte

Mit der Kostenkalkulation für Ihre Gerichte beginnen Sie am besten, indem Sie in Excel oder Google Sheets eine Tabelle zur Berechnung der Lebensmittelkosten für jedes Produkt auf Ihrer Speisekarte erstellen. 

Das ist eine einfache und effektive Methode. 

In der Tabelle werden die Soll-Kosten für jedes Produkt auf der Speisekarte basierend auf den Zutaten des jeweiligen Produkts, den Portionen und dem aktuellen Preis berechnet.

Erstellen Sie fünf Spalten:

  • Speisen mit Zutaten
  • Einheit
  • Eingesetzte Menge
  • Kosten pro Einheit
  • Gesamtkosten
Beginnen Sie mit einer Tabelle zur Berechnung der Lebensmittelkosten pro Zutat in Excel oder Google Sheets.

Führen Sie in der Tabelle die Zutaten für jedes Produkt auf der Speisekarte und die Menge jeder Zutat detailliert auf. Verwenden Sie dieselbe Einheit, d. h. Gramm, Volumenmaß (Esslöffel, Tasse usw.) oder Stückzahl für jede Zutat.

Am Ende der Spalte mit den Kosten Ihrer Gerichte summieren Sie alle Kosten. Die Summe der Lebensmittelkosten der einzelnen Zutaten entspricht den Soll-Kosten für ein Gericht bzw. Produkt auf Ihrer Speisekarte.

Kennen Sie sich im Umgang mit Kalkulationstabellen etwas aus, können Sie es sich leichter machen, indem Sie eine separate Tabelle mit allen Ihren Zutaten erstellen, einschließlich des aktuellen Preises und der Einheit. Diese verknüpfen Sie jeweils mit Spalte eins, zwei und vier. 

Auf diese Weise müssen Sie die Tabelle nicht für jedes Gericht einzeln aktualisieren, wenn sich die Preise ändern (und die ändern sich häufig). Aktualisieren Sie einfach die Zutatenliste und alle Gerichte bzw. Produkte werden aktualisiert und mit den aktuellen Preisen berechnet.

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Die wichtigsten Formeln auf einen Blick.

Prüfen Sie mit der Varianz Ihrer Lebensmittelkosten, ob alles im grünen Bereich ist

Die Varianz Ihrer Lebensmittelkosten ist die Differenz zwischen Ihrem Soll-Wareneinsatz in Prozent und Ihrem Ist-Wareneinsatz in Prozent (Wareneinsatzquote). Mit dieser Varianz lässt sich optimal prüfen, ob Ihre Lebensmittelkosten im grünen Bereich sind – je näher die Varianz der Null ist, desto besser.

Die Prozentsätze des Ist- und Soll-Wareneinsatzes verleihen einen Eindruck darüber, wie gut die Verkaufsstellen arbeiten, doch nur ein Vergleich der beiden Prozentsätze zeigt, ob die Lebensmittelkosten im grünen Bereich sind. 

Wenn die Soll-Kosten gemäß Ihren Rezepten und der Wert der tatsächlich verbrauchten Bestände (Wareneinsatz) übereinstimmen, haben Sie die Lebensmittelkosten unter Kontrolle.  

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie sich Abweichungen bei den Lebensmittelkosten auf den Bruttogewinn auswirken. 

Befassen wir uns mit einem Fallbeispiel von Big Bang Bagels, einer Fast-Casual-Restaurantkette mit 24 Filialen in ganz Europa und Großbritannien.

Die Zentrale bittet die Leitung der Filialen in Brüssel und Amsterdam, einen Überblick über die prozentualen Anteile der Lebensmittelkosten in Kalenderwoche 34 zu erstellen.

Werfen wir einen Blick in die jeweiligen Berechnungen:

Big Bang Bagels Brüssel:

  • Ist-Wareneinsatzquote = 32,1 % des Umsatzes
  • Soll-Wareneinsatzquote = 29,5 % des Umsatzes

Die Varianz zwischen den beiden Werten beträgt 2,6 % des Umsatzes.

Big Bang Bagels Amsterdam:

  • Ist-Wareneinsatzquote = 32,8 % des Umsatzes
  • Soll-Wareneinsatzquote = 31,9 % des Umsatzes

Die Varianz beträgt nur 0,9 % des Umsatzes. 

Schlussfolgerung: Die Lebensmittelkosten (Wareneinsatz) in Amsterdam sind zwar höher, doch sie sind hier wesentlich besser unter Kontrolle. Im Vergleich zu Amsterdam hat Brüssel 1,7 % vermeidbare Lebensmittelkosten mehr (2,6 % – 0,9 % = 1,7 %). 

Betrachtet man nur die Lebensmittelkosten in Brüssel, ist die Schlussfolgerung naheliegend, dass Brüssel besser arbeitet als Amsterdam. Tatsächlich macht die Filiale in Brüssel jedoch unnötige Verluste.

Warum? 

Rechnen wir das mal durch. Der Umsatz beider Filialen beträgt 1.000.000 Euro. Die 1,7 % der vermeidbaren Lebensmittelkosten in Brüssel entsprechen einem Einkommensverlust von 17.000 Euro. 

Ups…

Stellen Sie sich einmal vor, die Hälfte aller Filialen von Big Bang Bagels hätte eine ähnlich hohe Varianz wie die in Brüssel.

Der Gewinnverlust würde auf ganze 204.000 Euro (12 x 17.000) ansteigen. 

Unglaublich!

Ohne eine angemessene Kontrolle der Lebensmittelkosten hätte die Zentrale niemals erfahren, dass Gewinnverluste aufgrund mangelnder Kostenkontrolle in Brüssel entstehen. 

Eine aufmerksame Kontrolle der Lebensmittelkosten mit den richtigen Formeln hat der Geschäftsführung geholfen, die Prozesse zu überdenken und bessere Arbeitsabläufe zu implementieren.

Sie versuchen, die Lebensmittelkosten in Ihrem Restaurant oder Ihrer Hotelkette niedrig zu halten? Wir nennen die besten Tipps zur Kontrolle der Lebensmittelkosten in dem Artikel 

9 Möglichkeiten, Lebensmittelkosten ohne Verzicht auf Qualität zu sparen 

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Was sind Gründe für die Varianz der Lebensmittelkosten?

Wenn der Wareneinsatz in Ihrem Restaurant oder Hotel höher ist als die idealen Lebensmittelkosten (auch bekannt als Soll-Wareneinsatz), kann das immer auf eine oder mehrere dieser sieben Ursachen zurückgeführt werden:

1. Abfälle oder Verschwendung
2. Größe der Portionen
3. Schlechtes Verfahren der Rezeptgestaltung
4. Diebstahl
5. Fehler in der Buchführung
6. Unverzeichnete Verkäufe
7. Geänderter/falscher Soll-Wareneinsatz

Die Varianz Ihrer Lebensmittelkosten nimmt zu? Entdecken Sie praktische Tipps und Antworten, um die Lücke zwischen Soll- und Ist-Wareneinsatz zu schließen: 

7 Ursachen für die Varianz zwischen Soll- und Ist-Wareneinsatz

John King von Pentahotels ermittelt die Lebensmittelkosten mithilfe einer Software

Das Fallbeispiel von John King ist ziemlich interessant. Er ist Chefkoch bei Pentahotels, einer weltweit tätigen Hotelkette mit zahlreichen Standorten. 

John entschied sich für die Verwendung einer Software zur Berechnung der Lebensmittelkosten, um 

– Geld zu sparen, 
– Ergebnisse zu optimieren,
– die Leistung der 26 Hotels weltweit zu vergleichen und
– die Abläufe im Betrieb zu verbessern. 

Entdecken Sie hier unser Interview mit ihm.

Chefköche, Gastronomieleiter und Betriebsleiter werden ihm beim Lesen beipflichten: Die richtige Kalkulation der Gerichte und die Integration der Daten in alle Küchenabläufe ist zeitaufwändig und mit unendlich vielen Tabellen verbunden. 

Denken Sie alleine daran, wie viele Bereiche Ihres Gastronomiebetriebs von den Lebensmittelkosten beeinträchtigt werden: 

  • Ausarbeitung der Speisekarten,
  • Werbung,
  • Preisgestaltung,
  • Lager und
  • Küchenmanagement, um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

Eine professionelle Software zur Berechnung der Lebensmittelkosten übernimmt all diese Kalkulationen automatisch und ermöglicht eine viel effizientere Gewinnkontrolle. 

Zusammenfassung

Die Bedeutung der Lebensmittelkostenkontrolle darf nicht unterschätzt werden und sollte in jeder professionellen Küche ganz oben auf der To-Do-Liste stehen.

Alle Kalkulationen für Lebensmittelkosten können manuell durchgeführt werden. Suchen Sie jedoch nach Möglichkeiten, den Küchenbetrieb effektiver und weniger zeitaufwendig zu gestalten, könnte ein Wechsel zu professioneller Restaurant-Software genau das Richtige für Sie sein. 

Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Liste mit 8 einfachen Fragen zusammengestellt . Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantworten können, empfehlen wir Ihnen, sich mit möglichen Alternativen zu befassen. 

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