Pour les exploitants de restaurants et les gestionnaires d’entreprises de F&B, le fonds du problème se trouve vraiment dans les détails.
Le plus important dans ces détails concerne votre base de coûts. Elle est essentielle pour tout ce que vous faites, du prix du menu à la réduction de l’écart entre les coûts théoriques et réels des aliments. Et pour y arriver, vous avez besoin d’un calcul de coûts de menu précis.
C’est là que les choses se compliquent, non ?
Et c’est parce que…
Le calcul de coûts de menus sont dépassés à partir du moment où vous lancez les menus !
Soit vous passez votre vie avec une calculatrice à la main… soit vous vous résignez et acceptez que votre base de coûts soit une estimation proche, au mieux… ou à des années lumière de la réalité au pire.
Et si je vous disais qu’il y a une troisième option ?
Une façon d’automatiser les coûts des F&B pour avoir un accès en temps réel à votre base de coûts… sans avoir à deviner et sans avoir à faire de calculs ?
Il y a bien une troisième option… et vous en saurez plus après avoir lu cet article.
Voici ce dont il va être question ici :
Combien coûte un menu [recette] [et pourquoi ceci est trop important pour que vous l’ignoriez]
Pourquoi la méthode traditionnelle de calcul des coûts d’un menu F&B est-elle défaillante ?
Comment Apicbase fixe les coûts des menus et permet d’économiser du temps et de l’argent tout en permettant de se développer
Pourquoi Apicbase est votre porte d’entrée vers le calcul de coûts en temps réel
Tout d’abord, arrêtons-nous sur la définition des coûts de menu.
Le calcul de coût de menu consiste à déterminer ce que chaque menu — [ou recette, auquel cas on l’appelle le coût des recettes] — vous coûte en préparation.
C’est un chiffre théorique — combien coûte votre menu et vos recettes dans un monde idéal où tout est bien fait et où il n’y a pas de variations de coûts ou de gaspillage. À ce titre, il fournit une référence par rapport à laquelle vous pourrez comparer vos données issues du monde réel.
Suivre les coûts des menus et s’assurer qu’ils sont toujours à jour vous permet de mesurer et d’améliorer la rentabilité et de contrôler les dépenses opérationnelles.
Vous avez peut-être remarqué que par définition le calcul de coût de menu permet d’obtenir un nombre théorique.
Mais… cela ne veut pas dire qu’il s’agit d’un chiffre tiré du chapeau. Il est établi à partir de calculs précis de prix des ingrédients et de coûts de production.
Et le moindre petit écart [comme un changement dans le prix d’un ingrédient] rendra ce calcul obsolète.
C’est pourquoi les coûts des menus doivent être constamment révisés et mis à jour. Autrement, vous ne serez tout simplement pas assez agile — et vous ne disposerez pas des données — pour effectuer les changements nécessaires assez rapidement et éviter des dépenses inutiles ; et vous en viendrez inévitablement à ne plus savoir combien chaque chose vous coûte.
Et c’est précisément cette nécessité de vérifier et de revérifier continuellement les coûts des menus qui fait que l’approche traditionnelle est si dépassée et inutile.
La façon dont la plupart des entreprises de F&B abordent la détermination des coûts des menus en ce moment est inutilement longue et laborieuse.
De la préparation de la recette initiale à la consultation des listes de prix des fournisseurs, il vous faudra plusieurs heures pour tout mettre en place comme vous le souhaitez.
Un autre défi est la façon dont vous le faites : les feuilles de calcul sont difficiles à mettre à jour, surtout si vous les partagez entre différents établissements.
Il y a trois choses qui ne vont pas avec cette approche :
L’établissement des coûts de la recette initiale prend trop de temps — il s’agit d’un processus manuel sans garantie d’obtenir le meilleur résultat. Vous pouvez passer des heures à calculer le coût d’une seule recette et finir avec un outil sous-performant parce que vous avez inconsciemment choisi un fournisseur plus cher.
Il est impossible de déceler un changement important au moment où il se produit. À moins que vous examiniez chaque facture ou liste de prix des fournisseurs, vous ne pourrez pas voir chaque changement de prix ou d’emballage. Et au moment où vous le verrez, le mal sera fait.
lorsque quelque chose change, il faut trop de temps pour tout remettre à niveau — d’un côté, votre recette chiffrée est liée aux ingrédients bruts et aux coûts de main-d’œuvre, et de l’autre, elle vous guide pour vos prix et la conception de menus. Un seul changement d’ingrédient brut et vous devrez consulter tout un tas de documents fournisseur… puis modifier chaque recette chiffrée qui utilise cet ingrédient.
Le processus que je viens de décrire ci-dessus prend parfois des heures — des jours, même lorsque vous ne faites que remplir les cases.
Le faire avec Apicbase vous libère du temps et vous fait gagner en précision. Le processus de détermination des coûts est automatisé : les coûts des recettes et les marges des menus sont mis à jour dans l’ensemble de votre exploitation, peu importe le nombre de points de vente que vous exploitez. De cette façon, tous vos gestionnaires examinent les chiffres réels au lieu d’avoir à prendre des décisions sur des estimations qui peuvent être exactes ou non.
Permettez-moi de vous faire une démonstration.
Voici votre recette dans Apicbase :
Une utilisation simplifiée, facile d’accès et renseignée avec les informations dont votre personnel de la BoH a besoin pour la préparation, et tout ce dont votre personnel de la FoH a besoin pour vendre et répondre aux questions des clients.
ETAPE 1
Je vais d’abord aborder la section des ingrédients et des sous-recettes pour plus de clarté. Il s’agit de l’inventaire à partir duquel toutes vos recettes sont créées.
Cela peut prendre un certain temps mais une fois qu’il sera réalisé, vous n’aurez plus qu’à faire de minimes ajustements, comme par exemple pour ajouter un nouvel ingrédient / sous-recette ou effectuer un changement de prix / emballage.
REMARQUE: Vous pouvez le faire manuellement, mais aussi importer les fichiers XLS de vos fournisseurs. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec beaucoup de fournisseurs et que vous avez besoin d’ajouter des centaines d’ingrédients.
En savoir plus : Restaurant Inventory Management Software
ETAPE 2
Il ne faut que quelques minutes pour remplir une nouvelle recette dans Apicbase. Une fois que vous avez rempli quelques champs de base [nom de la recette, type de produit, durée de conservation et difficulté de préparation], il ne vous reste plus qu’à ajouter les ingrédients dans un menu déroulant et à saisir les quantités.
REMARQUE : Vous pouvez [et devez] aller très loin en ajoutant des étapes de préparation, des notes de production, des images et des informations sur les allergènes et les régimes alimentaires à toutes vos recettes.
ETAPE 3
Vous avez terminé.
Une fois que vous avez créé une recette dans Apicbase, elle est déjà chiffrée. Vous n’avez pas besoin de faire les calculs manuellement. Le système extrait toutes les données de votre inventaire, en calculant les coûts de recette / menu et même le coût de la portion.
ETAPE 4
Configuration du pourcentage du coût des aliments et de la marge bénéficiaire. Cette étape va au-delà du calcul des coûts des menus, mais elle est au cœur de ce qui rend Apicbase précieux pour les propriétaires de restaurants. Une fois que tu l’as configurée, tu peux suivre – instantanément – les performances de chacun de tes plats et menus. Si quelque chose ne va pas, tu le sauras instantanément, ce qui te permettra de prendre des mesures correctives qui sauveront tes résultats.
En outre, vous pourrez ajouter les coûts de main-d’œuvre pour obtenir le coût de base pour chaque recette.
Lorsque vous connectez vos fournisseurs à la plateforme, Apicbase prend automatiquement tous les changements initiés par les fournisseurs [prix et quantités] et les applique à vos recettes.
Cela signifie que tout est chiffré en temps réel. Et même si vous ne pouvez pas faire cela [parce que tous les fournisseurs n’en sont pas capables ou n’y sont pas disposés], il est assez facile de mettre à jour vos ingrédients fréquemment pour obtenir un niveau de contrôle similaire.
Félicitations ! Vous venez de gagner 15 heures par mois, ET vous disposez d’un outil capable d’apporter des modifications significatives qui réduiront le coût des aliments.
Presque tout ce que vous faites en tant que gestionnaire de F&B ou directeur des opérations de restaurant est au service d’une seule chose : maximiser l’expérience client.
Mais… une bonne deuxième place revient au fait de faire du profit. Vous dirigez une entreprise, après tout.
Cela signifie qu’il faut examiner le côté coût de l’équation pour :
Ce sont ces petites failles qui sont généralement le problème pour les gestionnaires de F&B. Pour rester au fait de ces fragilités [parce qu’elles s’additionnent], rien n’est plus important que la façon dont vous gérez le coût des menus.
Le calcul précis des coûts des menus est une exigence de base si vous voulez :
Examinons de plus près ces trois processus, ainsi que la façon dont Apicbase facilite leur traitement sans que rien ne passe entre les mailles du filet.
Que se passe-t-il lorsque vous faites votre calcul de coût de menu une fois et puis que vous finissez par l’oublier ?
Eh bien, pour commencer, vous n’êtes plus au fait des augmentations minuscules dans les coûts des produits vendus [coût de revient]. Chaque fois que vous vendez un plat qui n’est pas chiffré avec précision, vous vous amputez d’un pourcentage de profit.
Le plus gros problème, bien sûr, c’est lorsque ces coûts explosent — et que vous n’en êtes toujours pas conscients.
Par exemple – un ami qui dirigeait une petite chaîne de cuisine de rue à Bruxelles, en Belgique. Son plat de base était un burger de saumon infusé aux herbes. Il était très populaire, mais il l’a vendu une fois, puis l’a laissé reposer. Lorsque le vendeur de saumon a changé l’emballage et les prix, la marge de mon ami a disparu. Dans le mois qui lui a fallu pour s’en rendre compte, son entreprise était déjà en difficulté.
Avec Apicbase, ça ne lui serait jamais arrivé.
La raison est simple : Apicbase suit les modifications du côté des coûts à tout moment. Tu configures cela une fois au niveau de la recette, et c’est tout. Il ne te reste plus qu’à vérifier périodiquement les rapports. Si le coût de ta nourriture augmente, tu le verras immédiatement… et tu pourras prendre des mesures pour le corriger.
Et dans le cas où les choses tourneraient vraiment mal, notre Assistant Apicbase vous avertira :
Cela garantit que vous soyez tenu au courant même lorsque vous ne vérifiez pas tout activement.
Faites le suivi du coût des aliments et optimisez vos résultats avec un logiciel de calcul des coûts des aliments de première classe
Rester au fait de la conception de votre menu vous permet d’évaluer le rendement de vos éléments de menu [rentabilité par rapport à la popularité]… de réévaluer vos décisions de tarification… et de travailler à augmenter vos marges bénéficiaires et vos revenus totaux.
Mais… c’est quand même beaucoup de mathématiques.
Par exemple – Disons que vous avez un menu combo plowhorse [steak burger, pommes de terre doublement cuites au four et champignons au beurre à l’ail]. Il est très populaire, mais juste assez rentable [en raison du coût élevé des aliments qu’il utilise] pour rester au menu. Une fois que vous l’avez identifié, vous décidez d’ajouter une boisson qui augmente les profits, un Bloody Mary, par exemple.
Mais comment ça se passe ?
Revérifiez-vous régulièrement les marges pour voir si vous gagnez plus d’argent ? Recalculez-vous les choses dès qu’il y a un changement ? Parce que c’est ce que vous devriez faire. Et vous devriez le faire chaque fois que vous modifiez votre menu… et chaque fois qu’il y a un changement au niveau des coûts.
Si vous ne restez pas dans le coup, vous serez vite de retour à la case départ.
Revenons à ce menu combo. Que se passera-t-il lorsqu’une hausse du prix d’un ingrédient fera chuter la rentabilité de votre Bloody Mary au point de tout juste atteindre l’équilibre ? Ou que se passera-t-il si le prix de vos champignons augmente ? Et bien, ce menu deviendra un boulet que vous trainerez — et cela ne présage évidemment pas de profits intéressant pour l’avenir.
Mais que se passerait-il si vous pouviez voir tout cela en temps réel, comme ça :
Voici la matrice de rentabilité d’Apicbase, qui fait partie du module d’analyse des ventes. Elle montre, en un coup d’œil, quels menus ou articles entrent dans quelle catégorie – ce qui est une étoile, une opportunité, un puzzle ou un chien. Aucun calcul n’est nécessaire – il suffit de lancer le rapport et vous avez accès à des données exploitables que vous pouvez maintenant utiliser pour empêcher l’hémorragie de bénéfices dans votre établissement.
Vous pouvez également utiliser la matrice de rentabilité pour doubler les éléments de menu prometteurs. Ce sont des aliments à faible coût qui n’attirent pas beaucoup les clients. Le problème peut être dans les prix des menus, la conception des menus, ou autre chose. Mais lorsque vous les connaissez, vous pouvez essayer différentes tactiques de marketing, et j’espère, augmenter vos ventes et revenus.
La granularité de ces rapports – et par conséquent, de votre prise de décision – n’est possible que parce qu’Apicbase vous permet de garder facilement le contrôle sur le calcul des coûts des menus.
En savoir plus sur le module Apicbase Menu Engineering
Vous connaissez ce sentiment de tord boyau qui apparaît lorsque vous regardez votre compte de résultat, et que vous vous rendez immédiatement compte que les choses ne collent pas ?
Il y a des écarts que vous devez rechercher, et cela risque de vous prendre des jours… si vous pouvez les identifier.
Et identifier ces écarts de prix est un travail très énergivore.
Il faut du temps pour éplucher les relevés… examiner les registres d’inventaire… vérifier les prix des fournisseurs. Et plus l’écart vous échappe longtemps, plus les dégâts seront importants.
Apicbase remédie à cela.
Grâce au calcul de coût du menu F&B toujours actif de la plateforme, vous n’avancerez plus à l’aveugle et pourrez combler l’écart entre les coûts théoriques et réels des aliments.
Vous n’aurez même plus à vous intéresser à votre compte de résultat pour en être informé.
Et cela résoudra deux de vos plus gros problèmes :
il faut souvent plusieurs mois après l’événement à l’origine de l’écart pour s’en apercevoir [puisque le compte de résultat est souvent établi trimestriellement, et rarement mensuellement], ce qui rend le rapprochement des données presque impossible… et les dommages qui ont été causés ne peuvent être réparés ;
Avec Apicbase, vous voyez l’écart de coûts des aliments évoluer en temps réel [et, comme je l’ai mentionné plus haut : il ne vous sera même plus nécessaire de continuer à surveiller en permanence— l’Assistant Apicbase vous avertira si les choses deviennent vraiment incontrôlables].
Cependant, si vous voulez rester à l’affût de tout, Apicbase vous facilite la tâche :
Tout d’abord, vous vérifiez l’onglet « Financier » de la recette. C’est là que votre coût principal est calculé et qu’une marge bénéficiaire théorique est fixée :
Ensuite, vous parcourez le module « Analyse des ventes » et vous trouvez le même élément de menu :
Dans cet exemple, nous pouvons constater qu’il y a une grande différence entre la marge de profit théorique [fixée à 75%] et la marge de profit réelle de l’établissement [qui est d’environ 60%].
Maintenant, vous pouvez évaluer et décider de ce qui doit changer… et si cet article mérite même de figurer au menu.
Les augmentations du prix des ingrédients bruts qui rongent votre marge bénéficiaire seront immédiatement visibles, de sorte que vous n’aurez pas à les traquer. Une fois que vous les aurez identifiés, vous aurez deux options : trouver un fournisseur plus abordable ou ajuster le prix, afin de revenir à votre coût cible.
Mais si votre contrôle des coûts alimentaires est serré – si le coût de vos assiettes n’augmente pas – mais que vous constatez encore des écarts dans vos comptes de résultat, vous savez maintenant qu’il faut regarder ailleurs. Vos premières mesures devraient être de vérifier l’augmentation du gaspillage alimentaire, un processus de production maladroit et un placage incorrect. Quel que soit l’élément responsable du désordre de votre marge bénéficiaire, vous pouvez maintenant l’atteindre – et le réparer – plus rapidement que jamais.
En savoir plus : Module d’analyse des ventes d’Apicbase
En ce moment, le coût d’exploitation d’un restaurant monte en flèche (en fait, il monte en flèche la plupart du temps).
En raison de la hausse des prix des aliments et des problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, il est presque impossible pour de nombreux exploitants de se maintenir à flot. Et ne pas avoir un suivi rigoureux de vos coûts de menu ne fait qu’aggraver le problème.
Et il s’agit d’un problème dont vous n’avez pas besoin.
Vous pouvez le compenser en ayant toujours accès à vos coûts alimentaires et à vos marges de contribution en temps réel. De cette façon, vous pouvez faire les ajustements nécessaires chaque fois que votre résultat net est affecté.
C’est ce qu’Apicbase vous propose de faire pour vous.
La capacité de définir une référence en temps réel de sorte que toutes vos activités en amont puissent être réalisée correctement. Ajuster les prix des menus en fonction des nouvelles augmentations de coûts des ingrédients bruts… peaufiner vos menus lorsqu’ils tombent en dessous de la rentabilité souhaitée… et ralentir le flux à la minute où vous voyez cet écart de coût de nourriture apparaître.
Faites cela — et plus encore — avec Apicbase.
👆 (Cliquez sur le lien pour accéder au formulaire de démonstration. Cela ne vous prendra que quelques secondes et nous permettra de déterminer la date et l’heure de notre rendez-vous.)
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