Inventarsoftware für die Gastronomie
mit mehreren Standorten

Inventarsoftware für die Gastronomie verfolgt die Lebensmittel, Getränke und Verbrauchsmaterialien, die durch Ihre Küchen gehen, damit Sie wissen, was Sie haben, was es wert ist und wo Sie Marge verlieren. Die Software beantwortet alltägliche Fragen, etwa wie viel Bestand jeder Standort hat, was bestellt werden muss und wo Ware verschwindet. Apicbase ist Inventarsoftware für Restaurant-, Hotel- und Cateringgruppen mit mehreren Standorten. Ihr Team zählt den Bestand auf dem Smartphone, Verkäufe aus dem Kassensystem (POS) reduzieren den Bestand automatisch zwischen zwei Zählungen, und der Bestandswert bleibt für jeden Standort und jede Zentralküche aktuell. Unser praktischer Leitfaden zur Warenwirtschaft in der Gastronomie zeigt, wie Betriebe mit mehreren Standorten dabei vorgehen.

Sie führen den Bestand eines Restaurants in vier Schritten: Legen Sie für jeden Artikel einen Sollbestand (Par-Level) fest, zählen Sie nach festem Rhythmus in festen Einheiten, erfassen Sie Warenverlust und Lieferungen, sobald sie anfallen, und vergleichen Sie, was Sie hätten verbrauchen sollen, mit dem, was tatsächlich noch da ist. Zählen Sie hochwertige Artikel wie Fleisch, Fisch und Spirituosen häufiger als Trockenware. Apicbase übernimmt diesen Kreislauf für Sie: Gezählt wird auf dem Smartphone, und der Verbrauch kommt direkt aus Ihren POS-Verkäufen. Unser Leitfaden zur Warenwirtschaft in der Gastronomie mit mehreren Standorten erklärt jeden Schritt.

Ein Sollbestand (Par-Level) ist die kleinste Menge einer Zutat, die ein Restaurant vorrätig haben muss, um bis zur nächsten Lieferung zu kommen, ohne leer zu laufen oder zu viel zu bestellen. Sie leiten ihn aus dem durchschnittlichen Verbrauch über einen repräsentativen Zeitraum ab, rechnen einen Puffer für Lieferzeit und starke Wochen hinzu und überprüfen ihn jede Saison. Apicbase hinterlegt für jeden Artikel an jedem Lagerort einen Soll- und einen Mindestbestand, warnt Sie, wenn der Bestand unter den Sollbestand fällt, und passt die Bestellvorschläge an, wenn sich der Verbrauch ändert. Die Formel finden Sie in unserem Leitfaden Sollbestände für das Inventar berechnen.

Das hängt vom Artikel ab. Die meisten Betriebe mit mehreren Standorten machen wöchentlich oder monatlich eine vollständige Inventur und zählen hochwertige, schnell drehende Artikel wie Fleisch, Fisch, Spirituosen und Kaffee wöchentlich oder sogar täglich. Beständigkeit bringt mehr Genauigkeit als Häufigkeit: Zählen Sie dieselben Artikel, in denselben Einheiten, am selben Tag, damit sich jede Zählung sauber mit der letzten vergleichen lässt. Apicbase lässt mehrere Personen gleichzeitig an einem Standort zählen, sodass eine vollständige Inventur nicht an einer einzigen Person hängt. Es gibt fünf Wege, die Inventur in Apicbase durchzuführen.

Das hängt vom Konzept ab, aber die meisten Restaurants streben eine Wareneinsatzquote zwischen 28 % und 35 % des Speisenumsatzes an, wobei Fine Dining höher und Quick Service niedriger liegt. Sie berechnen sie, indem Sie die Kosten der verbrauchten Zutaten durch den Speisenumsatz teilen und mit 100 multiplizieren. Viele Betriebe schauen außerdem auf den Bruttogewinn (GP), der dieselben Zahlen von der anderen Seite betrachtet. Apicbase berechnet den Wareneinsatz aus Ihren Rezepturen und Ihren Inventurzählungen, sodass die Zahl mit dem übereinstimmt, was tatsächlich im Regal steht. Apicbase-Kunden mit vollständig kalkulierten Speisekarten liegen bei einem Wareneinsatz von rund 25 % (Apicbase-Plattformdaten, Juni 2026). Die Formel mit Rechenbeispielen finden Sie in unserem Leitfaden Wareneinsatz berechnen.

Der Soll-Wareneinsatz ist das, was Ihre Gerichte auf Basis Ihrer Rezepturen und Ihrer POS-Verkäufe hätten kosten sollen. Der Ist-Wareneinsatz ist das, was sie tatsächlich gekostet haben, nachdem Sie den verbliebenen Bestand gezählt haben. Die Differenz ist Ihre Wareneinsatzabweichung (Food Cost Variance), und diese entsteht durch Warenverlust, Überportionierung, Verderb, unvollständige Lieferungen oder Diebstahl. Apicbase zeigt beide Werte für jeden Standort, sodass Sie sehen, in welcher Küche die Abweichung liegt. Circus Kitchen hat so den Wareneinsatz um 18 % gesenkt, und unser Leitfaden zur Wareneinsatzabweichung zeigt, wie Sie die Ursache finden.

Ja, bis zu einem gewissen Punkt. Eine Tabelle funktioniert für eine einzelne Küche mit einer kurzen Artikelliste und einer Person, die sie aktuell hält. Schwierig wird es, sobald Sie mehrere Standorte führen: Zähllisten hängen von manueller Eingabe ab, übernehmen keine Preisänderungen der Lieferanten und laufen zwischen den Standorten auseinander, sodass niemand mehr der Zahl für die ganze Gruppe traut. Apicbase nutzt an jedem Standort dieselbe Bestandsstruktur und gleicht Zählungen automatisch mit den POS-Verkäufen ab. Wenn Sie mit einer Tabelle starten möchten, können Sie unsere Vorlage für die Bestandszählung in Restaurants kostenlos herunterladen.

Indem sie Warenverlust in dem Moment sichtbar macht, in dem er entsteht, und ihm einen Preis gibt. Küchenteams erfassen Verderb, Parierabfall und Überproduktion direkt beim Entsorgen auf dem Smartphone, sodass die Zentrale sieht, welcher Standort, welcher Artikel und wie viel Geld verloren ging. Apicbase zeigt Warenverlust neben Bestand und Umsatz, sodass ein Muster wie ein Buffet, das jeden Dienstag zu viel produziert, als Kostenpunkt sichtbar wird, gegen den Sie etwas tun können. Unsere Liste mit 15 Wegen, Lebensmittelabfälle in Restaurants zu reduzieren enthält die praktischen Schritte.

Achten Sie auf vier Dinge: eine einheitliche Bestandsstruktur für jeden Standort, POS- und Lieferantenanbindungen ohne manuelle Eingabe, Kalkulation auf Rezepturebene, damit aus einer Zählung ein Wareneinsatz wird, und Berichte, die sich vom Standort bis zur Gruppe aufsummieren. Apicbase ist für genau solche Betriebe gebaut und steuert Bestand, Rezepturen und Einkauf für 400+ Marken an 3.000+ Standorten, von Restaurantketten und Hotelgruppen bis zu Cateringgruppen und Zentralküchen. Wie alles zusammenspielt, sehen Sie auf der Plattformseite von Apicbase.

Apicbase verbindet sich out of the box mit mehr als 40 POS- und Online-Bestellsystemen, darunter Lightspeed, Oracle, Square, Clover, NCR Aloha, Mews, unTill, Zettle und Deliverect, dazu mit 60+ Lieferanten in Belgien, den Niederlanden, Deutschland, Skandinavien, Großbritannien und den USA. Verkäufe laufen automatisch ein und reduzieren den Bestand, und ein Standort kann mehrere POS-Systeme gleichzeitig nutzen. Lieferantenkataloge bringen ihre Preise gleich mit. Die vollständige Liste der Integrationen ist online verfügbar.

Ja. Ein Kassensystem erfasst, was Sie verkaufen, aber es kalkuliert Ihre Rezepturen nicht, steuert Ihre Lieferantenbestellungen nicht und zeigt nicht die Lücke zwischen dem geplanten und dem tatsächlich bezahlten Wareneinsatz. Apicbase verbindet sich mit Ihrem Kassensystem und ergänzt die Back-of-House-Ebene, sodass Kalkulation, Einkauf, Warenverlust und Abweichungen an jedem Standort auf denselben Daten laufen. Die meisten Gruppen behalten ihr Kassensystem für den Verkauf und nutzen Apicbase daneben. Unser Leitfaden zu den 7 Vorteilen einer POS-Integration zeigt, wie beides zusammenarbeitet.

Ja. Vollständig kalkulierte Rezepturen stehen im Zentrum von Apicbase, sodass jeder Zutatenpreis in die Kosten und die Marge je Gericht einfließt und jede Rezeptur sich neu berechnet, wenn sich ein Lieferantenpreis ändert. Bestand, Einkauf und Menu Engineering greifen auf dieselben Rezepturdaten zu, damit Ihr Wareneinsatz stimmt, auch wenn sich Preise bewegen. Unter Rezepturverwaltung mit Apicbase sehen Sie, wie Rezepturen angelegt und an allen Standorten aktuell gehalten werden.

Ja, den gesamten Einkaufszyklus. Apicbase schlägt Nachbestellungen auf Basis des aktuellen Bestands, der Sollbestände oder der Nachfrageprognose vor, erstellt pro Lieferant eine Bestellung aus freigegebenen Katalogen zu vereinbarten Preisen, erfasst die Warenannahme gegen diese Bestellung und gleicht dann Bestellung, Lieferung und Rechnung ab, sodass Sie nur bezahlen, was Sie wirklich erhalten haben. Apicbase liest Lieferantenrechnungen automatisch ein und markiert Preis- und Mengenabweichungen, bevor sie bei der Buchhaltung ankommen. Das Einkaufsmodul deckt den gesamten Ablauf ab.

Ja. Apicbase erstellt Bestellvorschläge auf Basis von Sollbeständen, der geplanten Rezepturen und Menüs oder der Nachfrageprognose, und Sie wählen, welche Methode zu welchem Lieferanten oder Standort passt. Die Prognose nutzt Ihre eigene Verkaufshistorie und Ihren aktuellen Bestand, sodass sich die Menge mit der Saison und mit dem bewegt, was sich wirklich verkauft, statt auf einer festen Zahl zu bleiben. Wie das funktioniert, erklärt die Seite zur Nachfrageprognose.

Ja. Mit der Apicbase App zählt Ihr Team auf jedem Smartphone oder Tablet. Es kann einen Barcode scannen, eine Menge eintippen oder sie einfach laut aussprechen, und die App ordnet das Gesagte dem richtigen Lagerartikel zu. Das Zählen per Sprache ist 70 % schneller als Tippen, bei 99 % Genauigkeit. Warenverlust und Lieferungen erfassen Sie in derselben App. Mehr dazu lesen Sie unter KI in der Apicbase-Plattform.

Ja. Apicbase führt ein einheitliches Bestandsbild über Outlets, Küchen und zentrale Produktionseinheiten, mit internen Bestellungen dazwischen. Eine Zentralküche erhält Bestellungen von ihren Standorten, plant die Produktion danach und bucht beim Produzieren ihre eigenen Rohwaren ab, während jeder Standort sieht, was er erhalten hat. Gruppen mit einer Produktionsküche arbeiten an beiden Enden mit denselben Rezeptur-, Kosten- und Bestandsdaten. Auf der Seite zur Lebensmittelproduktion lesen Sie mehr über Planung und interne Versorgung.

Apicbase zeigt den Bestandswert pro Standort, Inventurdifferenzen, Warenverlust nach Standort und Grund sowie die Entwicklung der Bestände über die Zeit, in Dashboards, die Sie nach Standort, Region oder Marke filtern können. Jeder Bericht lässt sich für die Buchhaltung nach Excel oder CSV exportieren. Weil die Berichte dieselben Daten lesen wie Ihre Zählungen, Rezepturen und POS-Verkäufe, stimmen die Zahlen für jedes Team überein. Alle Dashboards finden Sie in der Restaurant-Analysesoftware von Apicbase.

Ja. Apicbase ist nach SOC 2 Type 2 zertifiziert und DSGVO-konform, und Daten werden bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt. Der Zugriff ist rollenbasiert, mit Single Sign-on, MFA und einem Audit-Log jeder Aktion. Daten werden täglich verschlüsselt in mehreren Regionen gesichert, mit Wiederherstellung bis auf die letzten fünf Minuten, und unabhängige Penetrationstests finden regelmäßig statt. Die vollständige Dokumentation finden Sie im Apicbase Trust Portal, eine Zusammenfassung auf der Seite zur Datensicherheit in Gastronomie und Hotellerie.