Voorraadbeheer software voor restaurants
met meerdere vestigingen

Voorraadbeheer software voor restaurants houdt het eten, de dranken en de benodigdheden bij die door je keukens gaan, zodat je weet wat je hebt, wat het waard is en waar je marge verliest. De software beantwoordt dagelijkse vragen, zoals hoeveel voorraad elke vestiging heeft, wat er besteld moet worden en waar eten verdwijnt. Apicbase is voorraadbeheer software voor restaurant-, hotel- en cateringgroepen met meerdere vestigingen. Je team telt de voorraad op een telefoon, verkopen uit het kassasysteem (POS) boeken de voorraad automatisch af tussen twee tellingen, en de voorraadwaarde blijft actueel voor elke vestiging en centrale keuken. Onze praktische gids voor voorraadbeheer in de horeca laat zien hoe groepen met meerdere vestigingen het aanpakken.

Je beheert de voorraad in een restaurant in vier stappen: stel voor elk artikel een par-niveau in, tel de voorraad volgens een vast schema in vaste eenheden, registreer verspilling en leveringen zodra ze gebeuren, en vergelijk wat je had moeten gebruiken met wat er echt nog ligt. Tel dure producten zoals vlees, vis en sterke drank vaker dan droge waren. Apicbase doorloopt die cyclus voor je: je telt op een telefoon en het verbruik komt rechtstreeks uit je POS-verkopen. Onze gids voor voorraadbeheer bij restaurants met meerdere vestigingen loopt elke stap door.

Een par-niveau is de kleinste hoeveelheid van een ingrediënt die een restaurant in huis moet hebben om tot de volgende levering te komen, zonder tekort en zonder te veel te bestellen. Je bepaalt het op basis van het gemiddelde verbruik over een representatieve periode, telt er een buffer bij voor levertijd en drukke weken, en bekijkt het elk seizoen opnieuw. Apicbase houdt voor elk artikel op elke opslaglocatie een par-niveau en een minimumniveau bij, waarschuwt je als de voorraad onder het par-niveau zakt en past de bestelvoorstellen aan als het verbruik verandert. De formule staat in onze gids par-niveaus voor je voorraad berekenen.

Dat hangt af van het product. De meeste groepen met meerdere vestigingen doen wekelijks of maandelijks een volledige telling, en tellen dure, snellopende producten zoals vlees, vis, sterke drank en koffie wekelijks of zelfs dagelijks. Consistentie doet meer voor de nauwkeurigheid dan frequentie: tel dezelfde artikelen, in dezelfde eenheden, op dezelfde dag, zodat elke telling goed te vergelijken is met de vorige. Apicbase laat meerdere mensen tegelijk één vestiging tellen, zodat een volledige telling niet bij één persoon ligt. Er zijn vijf manieren om de telling in Apicbase te doen.

Dat hangt af van het concept, maar de meeste restaurants streven naar een food cost tussen 28% en 35% van de omzet uit eten, waarbij fine dining hoger zit en quick service lager. Je berekent het door de kosten van de gebruikte ingrediënten te delen door de omzet uit eten en dat te vermenigvuldigen met 100. Veel horecabedrijven kijken ook naar de brutowinst (GP%), die dezelfde cijfers van de andere kant bekijkt. Apicbase berekent je food cost op basis van je recepten en je voorraadtellingen, zodat het cijfer klopt met wat er echt op de plank ligt. Apicbase-klanten met volledig doorgerekende menu’s zitten op een food cost van ongeveer 25% (platformdata van Apicbase, juni 2026). In onze gids over hoe je food cost berekent vind je de formule met uitgewerkte voorbeelden.

Theoretische food cost is wat je gerechten hadden moeten kosten, op basis van je recepten en wat je POS heeft verkocht. Werkelijke food cost is wat ze echt kostten, nadat je de resterende voorraad hebt geteld. Het verschil tussen die twee is je foodcostafwijking (food cost variance), en die ontstaat door verspilling, te grote porties, bederf, onvolledige leveringen of diefstal. Apicbase rapporteert beide cijfers voor elke vestiging, zodat je ziet in welke keuken de afwijking zit. Circus Kitchen verlaagde zo zijn food cost met 18%, en onze gids over food cost variance laat zien hoe je de oorzaak vindt.

Ja, tot op zekere hoogte. Een spreadsheet werkt voor één keuken met een korte artikellijst en één persoon die hem bijhoudt. Het gaat wringen zodra je meerdere vestigingen runt, omdat telbladen afhangen van handmatige invoer, prijswijzigingen van leveranciers niet meenemen en tussen vestigingen uit de pas gaan lopen, zodat niemand het cijfer voor de hele groep nog vertrouwt. Apicbase gebruikt dezelfde voorraadinrichting in elke vestiging en vergelijkt tellingen automatisch met je POS-verkopen. Wil je met een spreadsheet beginnen? Onze voorraadtemplate voor restaurants kun je gratis downloaden.

Door verspilling zichtbaar te maken op het moment dat die ontstaat, en er een prijs aan te hangen. Keukenteams registreren bederf, snijverlies en overproductie op een telefoon terwijl ze het weggooien, zodat het hoofdkantoor ziet welke vestiging, welk artikel en hoeveel geld er verloren ging. Apicbase toont verspilling naast voorraad en verkoop, zodat een patroon zoals een buffet dat elke dinsdag te veel produceert zichtbaar wordt als een kostenpost waar je iets mee kunt. Onze lijst met 15 manieren om voedselverspilling in restaurants te beperken geeft je de praktische stappen.

Let op vier dingen: één voorraadinrichting die elke vestiging volgt, koppelingen met POS en leveranciers zonder handmatige invoer, kostprijsberekening op receptniveau zodat een telling een foodcostcijfer oplevert, en rapportage die optelt van vestiging tot groep. Apicbase is gebouwd voor dat soort organisaties en beheert voorraad, recepten en inkoop voor 400+ merken op 3.000+ locaties, van restaurantketens en hotelgroepen tot cateringgroepen en centrale keukens. Op de platformpagina van Apicbase zie je hoe alles samenhangt.

Apicbase koppelt out of the box met meer dan 40 POS- en online-bestelsystemen, waaronder Lightspeed, Oracle, Square, Clover, NCR Aloha, Mews, unTill, Zettle en Deliverect, plus 60+ leveranciers in België, Nederland, Duitsland, Scandinavië, het VK en de VS. Verkopen komen automatisch binnen en boeken de voorraad af, en één vestiging kan meerdere POS-systemen tegelijk gebruiken. Leverancierscatalogi brengen hun prijzen meteen mee. De volledige lijst met integraties staat online.

Ja. Een kassasysteem houdt bij wat je verkoopt, maar het rekent je recepten niet door, doet je bestellingen bij leveranciers niet en laat het verschil niet zien tussen de food cost die je had gepland en de food cost die je echt betaalde. Apicbase koppelt met je kassasysteem en voegt die back-of-house-laag toe, zodat kostprijsberekening, inkoop, verspilling en afwijkingen in elke vestiging op dezelfde data draaien. De meeste groepen houden hun kassasysteem voor de verkoop en gebruiken Apicbase ernaast. Onze gids over de 7 voordelen van een POS-integratie legt uit hoe de twee samenwerken.

Ja. Volledig doorgerekende recepten vormen de kern van Apicbase, dus elke ingrediëntprijs loopt door naar de kostprijs en marge per gerecht, en elk recept rekent zichzelf opnieuw door als een leveranciersprijs verandert. Voorraad, inkoop en menu-engineering lezen allemaal dezelfde receptdata, waardoor je food cost blijft kloppen, ook als prijzen bewegen. Bekijk receptbeheer in Apicbase om te zien hoe recepten worden opgebouwd en actueel blijven in alle vestigingen.

Ja, de volledige inkoopcyclus. Apicbase stelt bestellingen voor op basis van de actuele voorraad, par-niveaus of voorspelde vraag, maakt per leverancier één inkooporder aan uit goedgekeurde catalogi tegen afgesproken prijzen, registreert de ontvangst tegen die order, en matcht daarna order, levering en factuur, zodat je alleen betaalt voor wat je echt hebt gekregen. Apicbase leest leveranciersfacturen automatisch in en markeert prijs- en hoeveelheidsverschillen voordat ze bij finance terechtkomen. De inkoopmodule dekt het hele proces.

Ja. Apicbase maakt bestelvoorstellen op basis van par-niveaus, van de recepten en menu’s die je hebt gepland, of van voorspelde vraag, en jij kiest welke methode past bij elke leverancier of vestiging. De voorspelling gebruikt je eigen verkoophistorie en actuele voorraad, zodat de hoeveelheid meebeweegt met het seizoen en met wat er echt verkoopt, in plaats van vast te zitten op één getal. Op de pagina over vraagvoorspelling lees je hoe het werkt.

Ja. Met de Apicbase-app telt je team op elke telefoon of tablet. Ze kunnen een barcode scannen, een hoeveelheid intypen of die gewoon hardop zeggen, en de app koppelt wat ze zeiden aan het juiste voorraadartikel. Spraaktelling is 70% sneller dan typen, met een nauwkeurigheid van 99%. Verspilling en leveringen registreer je in dezelfde app. Lees meer over AI in het Apicbase-platform.

Ja. Apicbase houdt één voorraadbeeld bij voor vestigingen, keukens en centrale productie-eenheden, met interne bestellingen die daartussen lopen. Een centrale keuken ontvangt bestellingen van haar vestigingen, plant de productie daarop in en boekt tijdens het produceren haar eigen grondstoffen af, terwijl elke vestiging ziet wat ze heeft ontvangen. Groepen met een productiekeuken hebben aan beide kanten dezelfde recept-, kosten- en voorraaddata. Op de pagina over voedselproductie lees je meer over planning en interne bevoorrading.

Apicbase toont de voorraadwaarde per vestiging, telverschillen, verspilling per vestiging en reden, en hoe voorraadniveaus zich in de tijd ontwikkelen, in dashboards die je kunt filteren op vestiging, regio of merk. Elk rapport kun je exporteren naar Excel of CSV voor finance. Omdat de rapportages dezelfde data lezen als je tellingen, recepten en POS-verkopen, kloppen de cijfers voor elk team. Bekijk alle dashboards in de analysesoftware voor restaurants van Apicbase.

Ja. Apicbase is SOC 2 Type 2-gecertificeerd en voldoet aan de AVG (GDPR), met data die versleuteld is tijdens transport (TLS 1.2 of hoger) en in rust (AES-256). Toegang loopt via rollen, met single sign-on, MFA en een audit trail van elke actie. Data wordt dagelijks versleuteld geback-upt in meerdere regio’s, met herstel tot op de laatste vijf minuten, en er vinden regelmatig onafhankelijke penetratietests plaats. Volledige documentatie staat op het Apicbase Trust-portaal, en de pagina over gegevensbeveiliging in de horeca geeft een samenvatting.