9 modules Apicbase | Pourquoi les professionnels du F&B nous appellent la colonne vertébrale de leur restaurant

« Que peut faire Apicbase pour notre/nos ______? »

Remplissez le blanc avec:

• « 100 hôtels-restaurants »…
• « 15 restaurants fast-casual », …
• « une franchise gastronomique implantée sur les trois continents » , ou…
• « un nouveau réseau de dark kitchens. »

… et vous obtenez un exemple type de question qui atterrit dans ma boîte mail quelques fois par semaine.

Et chaque fois que je la lis, je dois résister à l’envie de taper la réponse toute faite d’un mot:

« Tout! »

Parce que c’est la réponse. Mais c’est aussi une réponse inutile.

So this post is a slightly longer — but immeasurably more helpful — dive into what Apicbase can do for your business. Once you go through this short breakdown of all nine Apicbase modules [and that will take you eight minutes, flat], you’ll get a glimpse of the benefits that have prompted thousands of F&B professionals to refer to our platform as ‘the backbone of their operation’.

Some of those benefits include:

• détermine rapidement [et comble] l’écart entre le coût réel et le coût théorique des aliments;
• centralise la gestion des F&B… quel que soit le nombre d’unités et d’emplacements dont vous disposez;
• permet de prendre des décisions fondées sur des données… sans avoir à calculer manuellement les chiffres;
• évite les achats compliqués [cela inclus également les déplacements urgents dans les supermarchés];
• compte les stocks avec plus de rapidité et de précision.

Alors, réglez votre minuterie sur huit minutes, et préparez-vous à aimer Apicbase avant même que ce soit cuit!

1. Conception de menu

Le module de conception des menus est le cerveau « toujours actif » de toute votre affaire, qu’elle soit constituée de cinq ou de 500 unités. Il vous donne un visuel sur vos ingrédients, recettes et menus. Il permet également à vos équipes de F&B de travailler sur la magie de leur collaboration, peu importe l’endroit où elles se trouvent dans le monde. Il s’agit du seul module que vous devrez utiliser lorsque vous vous inscrirez à Apicbase. C’est l’alpha et l’oméga de tout le système qui fait que tous les autres modules fonctionnent.

Avec ce module, vous pouvez:

• gérer toutes vos matières premières [et ajouter des allergènes, des ingrédients et des renseignements sur l’emballage, des prix fixes et plus]

• créer des recettes entièrement chiffrées [en voyant immédiatement si vous n’atteignez pas vos objectifs de coûts]

• élaborer des menus rentables [et générer automatiquement des bons de commande pour accélérer la production]

Comme les recettes constituent votre ensemble de données de base, vous devriez considérer ce module comme le centre névralgique qui maintient l’ensemble sur la bonne voie. En plus de gérer tout ce qui précède, le module Conception des menus vous permet d’effectuer des calculs de coûts de recettes en temps réel, de calculer les marges des menus et de télécharger des vidéos de production et de dressage étape par étape.

Utilisez ce module pour: automatiser le calcul des coûts même si vous augmentez la production; chargez immédiatement vos recettes avec des renseignements sur les allergènes, les ingrédients et l’emballage; éliminez les « suppositions éclairées » une fois que vous avez fait toute la lumière sur l’écart des coûts des aliments, et plus encore.

2. Gestion des stocks

Dans toutes les opérations de F et B, la gestion des stocks représente une part considérable du temps et des efforts… et, malgré cela, c’est souvent la chose qui se détraque en premier. Pourquoi? Eh bien, parce qu’il est difficile de suivre [et de déterminer les erreurs dans] le stock réel et théorique. Surtout quand vous essayez de le faire manuellement pour des dizaines d’établissements.

C’est à ce moment-là que le module de gestion des stocks d’Apicbase arrive à la rescousse.

Notre système fait qu’il est presque impossible de NE PAS repérer les erreurs d’inventaire dès le début.

Comment?

Et bien, pour ce qui est des stocks, vous ferez toujours l’inventaire… à l’occasion. Mais désormais, vos équipes en cuisine le feront numériquement via des tablettes et des applications de scanner de codes-barres. Les chiffres seront instantanément téléchargés et traités par le système. Et les feuilles de calcul sujettes aux erreurs deviendront une chose du passé.

Cependant, la vraie magie se produit sur le côté théorique de l’équation, où l’intégration avec un PDV et d’autres systèmes épuisent / modifient tous vos niveaux d’inventaire avec précision, vous laissant ainsi que d’autres décideurs avec des chiffres précis qui peuvent être fiables.

Pour cette raison, dès qu’un écart apparaît, vous savez où le chercher [ou à qui vous adresser]. Et parce que vous connaissez toujours vos valeurs d’inventaire, la commande devient une activité à un seul clic [au lieu d’un trait pour compter les stocks à la fin du troisième shift].

Utilisez ce module pour: réduire l’écart entre les stocks prévenir des stocks excédentaires ou insuffisants causés par des comptes d’inventaire inexacts; retracer l’écart des coûts des aliments non résolus sans en déterminer la cause; maîtriser les déchets et l’épuisement des stocks; réduire au minimum les coûts de revient grâce à ce mode d’inventaire, et plus encore.

3. Planification de production

Vos processus de production de BoH sont-ils mouvementés? Désorganisés? Difficiles à suivre? Ils n’ont pas à l’être. Grâce à notre module de planification de la production, vous pouvez créer rapidement un flux de travail simplifié pour chaque établissement… chaque poste de travail… et chaque membre du personnel.

La meilleure partie?

Plus.aucune.feuilles de calcul!

Tous vos plans de production sont stockés dans le Cloud d’Apicbase – accessible à tous en un clic… et facile à consulter en un coup d’œil. Vous pouvez planifier la production des semaines à l’avance et joindre des instructions détaillées pour chaque article. De cette façon, vous pouvez planifier votre liste d’employés et garantir une certaine uniformité dans tous vos établissements.

Utilisez ce module pour: éliminer les pratiques de préparation inutiles et incohérentes; réduire le temps que vous passez au téléphone et dans les mails à prendre des dispositions pour la préparation; préparer vos instructions de mise en place en un clic en dupliquant les SOP de production, et plus encore.

4. Approvisionnement

Avec notre module approvisionnement, vous pouvez transformer vos besoins de matériaux en bons de commande, de sorte que vous commandez toujours exactement ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin. Ou vous avez également la possibilité de configurer vos seuils et ainsi d’indiquer au système de commander pour remettre à niveau chaque fois qu’un ingrédient tombe sous sa quantité minimale désignée. Et vous pouvez connecter le système avec vos fournisseurs afin qu’ils puissent vous fournir des informations sur leurs quantités, l’emballage et les prix en temps réel. Ainsi, vos calculs de marge par recette et menu sont toujours à jour.

Utilisez ce module pour: corriger votre processus de commande manuelle défectueux et sujet aux erreurs; gagner du temps en envoyant des commandes en seulement deux clics; éliminer les dépenses frauduleuses non enregistrées; rationaliser la gestion des commandes [basée sur le Cloud par unité ou commande de cuisine centrale], travailler à optimiser les coûts des aliments en éliminant le gaspillage et les commandes excessives; travailler à améliorer les relations avec les fournisseurs, et plus encore.

5. Cuisine centrale

Votre cuisine centrale est le cœur battant de votre affaire tentaculaire. Là-bas, plus que partout ailleurs, vous voulez vous assurer que vous dirigez un navire ordonné. Notre module de cuisine centrale permet à vos équipes de coopérer, même lorsqu’elles se trouvent à des kilomètres de distance physiquement. Elles peuvent créer des plans de production pour les établissements, travailler sur de nouveaux menus, gérer et suivre les commandes internes, et voir les niveaux d’inventaire en un coup d’œil sans avoir à les calculer manuellement. En conséquence, vous avez une cuisine efficace et rentable qui fonctionne comme une horloge.

Utilisez ce module pour: planifier efficacement la production de tous vos points de vente à partir d’un seul emplacement; maîtriser votre chaîne d’approvisionnement interne; passer rapidement des commandes internes [puis surveiller leur état]; et plus encore.

6. HACCP et tâches

Pour gérer une affaire de F&B efficace, il ne suffit pas de préparer d’excellents plats tout en atteignant vos objectifs de revenus. Il faut beaucoup plus que cela. De la formation du personnel et de l’entretien de l’équipement à la conformité HACCP et aux réglementations, ce module de gestion des tâches HACCP simplifie tout, vous libérant des feuilles de calcul indisciplinées et vous accompagnant au paradis de la conformité basé sur le Cloud.

Avec le module HACCP et tâches, faites glisser et déposez les tâches CCP par établissement, attribuez-les aux membres de l’équipe et documentez tout sur-le-champ. Non seulement vous impressionnerez les agents de conformité, mais vous vous assurerez également que tous vos invités et vos employés sont en sécurité à 100 % en tout temps.

Utilisez ce module pour: récupérer les heures de travail que votre équipe gaspille en ce moment avec le suivi manuel et l’enregistrement des tâches HACCP; configurer les tâches à l’avance au siège social et garder un suivi de l’exécution dans un tableau de bord graphique; toujours avoir accès à la documentation nécessaire; savoir à qui parler en cas de problème; tenir un dossier « historique des tâches opérationnelles » afin de repérer les irrégularités, et plus encore.

7. Comptabilité

Même avec un back-office plein de magiciens comptables, les erreurs de facturation et de paiement se produisent régulièrement dans l’industrie des F&B. Vous ne seriez pas le premier à payer pour des marchandises non livrées… ou le premier à égarer une facture et à payer des frais de retard. La première erreur gonfle le coût de la nourriture, et la deuxième vous fait perdre de l’argent… De plus, elle met à rude épreuve vos relations avec les fournisseurs. Mais les deux peuvent être évités avec notre module comptabilité!

Utilisez ce module pour : arrêter de payer pour des commandes non livrées/erronées ; éliminer les feuilles de calcul indisciplinées de vos processus ; économiser les heures de votre équipe de comptabilité [et parfois même les jours] passées dans le suivi des documents d’achat et des erreurs ; automatiser et rationaliser les processus A/P, augmenter la productivité des équipes d’approvisionnement et de comptabilité, et plus encore.

8. Analyse des ventes

Le module d’analyse des ventes vous apporte un visuel sur vos activités. C’est un tableau de bord clair et axé sur l’action, qui vous indique comment vos menus par établissement se portent financièrement. Vous pouvez regarder votre entreprise dans son ensemble ou être aussi précis que vous avez besoin de l’être, déterminer rapidement quels éléments de menu sont déjà rentables et ceux qui ont besoin d’un peu plus de réglage pour y arriver.

Une fonctionnalité pratique de ce module, la matrice de rentabilité, vous permet d’identifier instantanément vos menus les plus performants. Plus besoin de deviner ou de calculer pendant des jours!

Use this module to: cut down on time between deploying a menu and figuring out if it’s profitable; get real-time data to create popular menus; instantly identify your menu stars and dogs; review outlet and menu performance at a glance, and more.

9. Interface de programmation d’applications [API]

Il est temps d’écraser ces silos de données avec les capacités API robustes d’Apicbase.

Au lieu de passer constamment d’un outil à l’autre — entrer des données, puis les saisir de nouveau, revérifier les chiffres et réfléchir à qui appeler pour avoir accès à tel ou tel logiciel — connectez tout cela à Apicbase et créez un écosystème informatique qui vous facilite la vie.

Le module API d’Apicbase permet à vos outils disparates de parler un langage commun sans avoir à compter sur le codage patchwork et les intégrations bancales.

Il libère votre service informatique afin qu’ils puissent travailler sur des choses importantes au lieu d’éteindre constamment les incendies liés au numérique.

Et les données propres aident Apicbase à fournir de meilleures informations afin que vous puissiez combler l’écart entre le coût réel et théorique des aliments.

Utilisez ce module pour: construire votre écosystème informatique de restauration et économiser de l’argent en éliminant les intégrations sur mesure qui ne fonctionnent pas; éviter les pépins constants du système; obtenir des informations précises alimentées par EPOS et d’autres outils destinés aux clients, et plus encore.