Apicbase nous aide à faire des affaires efficacement et a réussir
Filip Van Hoeck
Chef de l'exploitation
Taille de l'opération
10 établissements & livraison
1 cuisine centrale
Type d'affaires
Restaurant Fast-casual
Modules
Conception de menu
Approvisionnement
Gestion des stocks
Analyse des ventes
Planification de production
Cuisine centrale
Missions HACCP
D'un seul restaurant on est passé à une affaire à plusieurs établissements
Transformer un seul restaurant en une affaire à plusieurs établissements n’est rien de moins qu’impressionnant. Filip Van Hoeck, chef de l’exploitation de Poule & Poulette, y est parvenu avec — vous l’aurez deviné — du poulet délicieux.
Ils ont commencé dans un Food-Truck et devraient ouvrir leur 10e restaurant dans quelques mois. Et ce n’est pas tout. Ils ont déjà conquis les plateformes de livraison et commenceront bientôt à faire parler d’eux dans l’espace de vente au détail avec leurs fameux nuggets de poulet croustillantes dont ils ont le secret et la sauce qui les accompagne (les deux ensemble sont à tomber!).
L'impacte est conséquent
Apicbase centralise tout et nous dirige automatiquement vers le bon projet, explique le COO, Filip Van Hoeck.
Plus de restaurants, moins d'administratif
Une expansion d’un point de vente unique à une marque alimentaire avec une approche multicanal n’est pas chose facile.
« À partir d’un moment, la vitesse d’expansion et de développement de nouveaux établissements devient trop complexe pour être gérée par une seule personne et une feuille de calcul », explique Filip.
Il est crucial, dit-il, d’avoir les bons systèmes en place avant de commencer à se développer. « Sinon, lorsque les choses commenceront à prendre de la vitesse, vous ne serez pas en mesure de suivre. Et c’est à peu près la dernière chose dont vous avez besoin dans une entreprise de restauration en croissance. »
Ses conseils pour les marques émergentes sont claires: vous devez être prêt à grossir avant de commencer à développer votre activité. « Pour cela, vous avez besoin de solutions comme Apicbase déjà en place », recommande Filip.
Filip avait trois objectifs.
Trois objectifs définis
Tout d’abord, Poule & Poulette devait pouvoir centraliser la gestion de F&B. « Nous voulions éviter toute incertitude sur les chiffres. Qu’il s’agisse des finances, des achats, des stocks ou des ventes, tout le monde doit avoir accès aux mêmes données. »
Deuxièmement, l’automatisation est essentielle. « Même si j’aime travailler dans des feuilles de calcul; lorsque trop de gens commencent à les visualiser ou à manipuler des données, les erreurs deviennent inévitables. Retracer des erreurs dans une pile de feuilles de calcul, c’est comme essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin. Vous ne les trouverez pas et même si vous les trouvez, vous perdrez des heures précieuses. »
Troisièmement, la rationalisation des commandes internes dans la cuisine centrale. « Une grosse partie de la production est centralisée dans une cuisine de production séparée. Cela signifie que la communication entre les établissements doit être sans faille, sinon la production et la logistique seront un calvaire à gérer. »
Si je devais faire la même chose sans Apicbase, je devrais embaucher deux ou trois personnes de plus.
Surveiller les marges, la production et les achats
Lorsque nous avons demandé au fondateur et COO, Filip Van Hoeck, quelles ont été les conséquences de l’utilisation d’Apicbase, il les a réparties en quatre principaux avantages:
- Un flux centralisé. « Produits, prix, méthodologies : tout est immédiatement disponible pour tous les Managers de restaurant. Ne plus avoir à copier-coller des informations dans des feuilles de calcul est un vrai gain de temps. Nous pouvons garder un œil sur les marges, la production et les achats, et le personnel peut rapidement effectuer des vérifications et surveiller l’avancement des progrès réalisés. »
- Efficacité. « Les opérations se déroulent de manière plus fluide qu’auparavant. Les processus sont très clairs. Nos Managers de restaurant savent exactement quoi faire. Et s’ils oublient quelque chose, comme la réception des marchandises, ils sont avisés immédiatement. Avant Apicbase, je devais essayer de retracer tous les achats moi-même. Mais c’est du passé maintenant. »
- Contrôle. « Apicbase nous fait gagner beaucoup de temps, ce qui nous permet de vérifier et de revoir les opérations plus souvent. Nous le faisions beaucoup moins auparavant, mais pour une entreprise en croissance comme la nôtre, il est essentiel d’effecteur des contrôles réguliers. Ce faisant, nous pouvons déceler les erreurs avant qu’elles ne causent des dommages réels et repérer les éléments qui nous permettront d’améliorer les flux de travail. »
- Intégrations. « Apicbase et les systèmes PDV de Lightspeed sont intégrés, ce qui nous permet d’automatiser le flux de données entre le Front et le Back-of-House. Je suis à la pointe dans le métier. Les ventes épuisent automatiquement le stock théorique et le siège peut immédiatement analyser les chiffres afin de prendre de meilleures décisions. »
L'équipe Apicbase de suivi client est incroyable
"Ils fonctionnent comme une entreprise de restauration, dans la mesure où leur objectif est de vous faire sourire."
Apicbase est l’outil dont les restaurants ont besoin pour faire des affaires efficacement et avec succès.
Modules utilisés
Poule & Poulette a pu centraliser la gestion de F&B et obtenir les informations nécessaires pour améliorer les opérations à l’aide de sept modules prêts à l'emploi dans Apicbase.
Conception de menu
Un hub central pour les recettes, les menus et les données. Accessible à l’échelle du groupe.
Stock
Eviter les déchets et les pénuries. Surveiller les stocks dans tous les établissements.
Missions HACCP
Respecter la réglementation. Planifier et vérifier les tâches. Stocker les rapports.
Analyse des ventes
Identifier les produits phares et les loupés. Développer des produits rentables et populaires.
Cuisine centrale
Savoir où va chaque produit. Suivre les livraisons de l’unité centrale aux magasins.
