Melbourne Coffee Verlaagt de COGS in Minder dan een Jaar met 3%, Dankzij Apicbase

“We koesterden de visie om te groeien,” aldus bedrijfsleidster Emma Roche. “Maar ik besefte al snel dat de formule voor twee vestigingen niet zou volstaan voor acht of tien.”

Melbourne Coffee moest dus haar activiteiten opschalen en tegelijkertijd de controle, efficiëntie en kwaliteit in alle vestigingen kunnen waarborgen.

“Twee filialen was prima voor mij alleen. Maar naarmate je groeit, verlies je al snel het overzicht. We probeerden het bedrijf voor te bereiden op de toekomst.”

Daarom kozen we voor Apicbase.

Dankzij Apicbase kon Emma:

De gegevens en procedures in verschillende vestigingen centraliseren.
De inkoop vereenvoudigen door alle leveranciersgegevens te integreren.
Managers voorzien van actuele gegevens en rapportagetools.
Automatische herinneringen instellen om te voorkomen dat er bestellingen over het hoofd worden gezien.
De verspilling beperken door eventuele fouten te signaleren.

Met welke problemen kampte de zaak vroeger?

“Er was veel frustratie bij het team.”

Melbourne Coffee worstelde met de chaos van die veroorzaakt werd door de gefragmenteerde systemen – Google Docs, spreadsheets en een klungelig voorraadsysteem waar niemand raad mee wist. “Het bleef allemaal bij giswerk,” geeft Emma toe.

De verschillende systemen waren niet op elkaar afgestemd. “Aangezien we met 17 of 18 verschillende leveranciers werkten, was het gewoon te moeilijk om alles in de gaten te houden,” herinnert ze zich.

Ook het taakbeheer en de naleving van de HACCP-voorschriften bezorgden ons een hoop narigheid. “Daarvoor gebruikten we papieren checklists en daarna spreadsheets. Niets werkte naar behoren. Er werden te veel fouten gemaakt. Tegen het einde van de week moesten we talloze bestanden doorkammen om de fouten te verbeteren en alles opnieuw in te stellen.”

“We werkten gewoon niet efficiënt. En daarom gingen we op zoek naar een systeem dat vernieuwing zou brengen in alle vestigingen tegelijk.”

“Ik ben ontzettend blij dat Apicbase nu deel uitmaakt van onze bedrijfsstructuur. Het geeft ons een duidelijk operationeel kader voor alle filialen.”

Waarom koos je voor Apicbase?

“We kozen in eerste instantie voor Apicbase om de inkoopenhet voorraadbeheer te optimaliseren, maar hettaakbeheer,de rapportageen de uitgebreide inwerkprocedure process gaven de doorslag.”

Heb je andere systemen geprobeerd?

“Om eerlijk te zijn”, zegt Emma, “we hebben inderdaad een andere software geprobeerd voor onze kleinere filialen.” Ze wilde het voorraadsysteem van hun POS testen.

“Maar er ontbraken allerlei essentiële functies, zoals de aangifte van verspilling, het bijwerken van de voorraad of het corrigeren van fouten bij de ontvangst van goederen.” “Ook rapportage en taakbeheer ontbraken. Onze teams zijn hier dol op. Ze kunnen het zich niet voorstellen om zonder te moeten werken.”

Wat zijn de 3 belangrijkste voordelen van Apicbase?

De drie belangrijkste voordelen voor Melbourne Coffee zijn:

Tijdsbesparing: “Managers hoeven niet langer zelf rond te vragen of er in een bepaalde vestiging voldoende voorraad is. Ze kunnen gewoon overal inloggen op het systeem en hebben meteen alle gegevens bij de hand,” zegt Emma. “Ze vertrouwen volledig op deze gegevens.”
Geoptimaliseerde processen: “Apicbase vereenvoudigt de alledaagse gang van zaken, waardoor alles overzichtelijker en efficiënter wordt,” merkt Emma op. “Dankzij het taakbeheer behoudt het team het overzicht en blijven alle filialen consistent.”
Inzichten voor maximaal rendement: Dankzij de gedetailleerde rapportage van Apicbase kunnen de activiteiten beter op elkaar worden afgestemd, waardoor het bedrijf geld bespaart en meer winst maakt. “We hebben onze kosten van verkochte goederen (COGS) in het eerste jaar met 3% verlaagd.”

Emma’s favoriete functies

Dit is hoe Apicbase Emma hielp om Melbourne Coffee voor te bereiden op de toekomst:

Slimme inkoop: “Ik vind het geweldig dat je ingrediënten van meerdere leveranciers in hetzelfde recept kunt opnemen en Apicbase automatisch de juiste selecteert,” zegt Emma Roche. "Het bespaart ons veel tijd, vooral omdat onze toeleveringsketen zo complex is."
Gecentraliseerde informatie: Het beheer van de leveranciers en bestellijsten was vroeger een hele rompslomp. “We hadden aparte Google Docs voor elke leverancier.” Nu staat alles op één plek. "Onze managers vinden meteen wat ze nodig hebben - zo eenvoudig is het!"
Taakbeheer: "De takenfunctie bespaart ons enorm veel tijd, vooral bij het beheer van de schoonmaakplanningen en routinetaken. Het is mijn favoriete functie."
Uitgebreide rapportage: Emma's team kan de prestaties vergelijken, de verspilling in de gaten houden en eventuele fouten signaleren. "Voorheen wisten we bijvoorbeeld niet waarom een bepaald filiaal €2.000 meer chai bestelde, maar €400 minder verkocht. Nu staat het in de rapporten."

Onze filiaalmanagers hebben meer overzicht op het reilen en zeilen in hun filialen en kunnen sneller eventuele problemen signaleren en oplossen, met hogere winstmarges als gevolg.

De resultaten van Apicbase

De impact die Apicbase heeft gehad op Melbourne Coffee is aanzienlijk:

3% minder kosten van verkochte goederen (COGS): "Voor het eerst hebben we een compleet beeld op onze kosten." Ze evalueerden de producten met een lagere winstmarge en pasten hun selectie aan. “We hebben onze COGS vorig jaar met 3% verlaagd.”
Niets wordt over het hoofd gezien: “Het is al een hele opluchting dat we niet naar ontbrekende of niet-verzonden bestellingen hoeven te zoeken," zegt Emma Roche. Dankzij de automatische herinneringen wordt er niets over het hoofd gezien. ”Voordien werkten we met een lijst op Google Drive. Nu worden de bestellingen elke keer op tijd verwerkt."
Minder verspilling: "Melbourne Coffee wist niet dat ze geld verloren. "We ontdekten dat we elke maand 50 liter havermelk verspilden, wat ons bijna 2000 euro per jaar kostte - en dat was nog maar één ingrediënt. Apicbase hielp ons om deze verborgen problemen te identificeren en op te lossen."
Meer daadkracht voor filiaalmanagers: Apicbase verschaft de filiaalmanagers meer inzicht in hun activiteiten. "Daardoor zijn ze zich meer bewust geworden van alles wat er in hun filialen gebeurt, van verspilling tot problemen met het voorraadbeheer. Nu kunnen ze de problemen niet alleen sneller signaleren, maar ook aanpakken."
Problemen sneller signaleren: De rapportagetools van Apicbase zijn inmiddels van cruciaal belang voor Emma's team. "Als er mij nu wordt gevraagd: 'Waarom hebben we zoveel bestellingen voor dit product en niet voor dat? Dan kan ik dit achterhalen in de rapporten, het probleem oplossen of het team op de hoogte brengen. Hierdoor merken we eventuele problemen veel eerder op."

Wat is tot nu toe het beste inzicht dat je hebt verworven?

Het beste inzicht dat Melbourne Coffee verwierf met Apicbase was de vaststelling dat veel fouten in hun activiteiten simpelweg het gevolg waren van menselijke fouten.

“We dachten altijd dat onze voorraad uitgeput raakte, maar uiteindelijk was het een kwestie van de juiste training,” zegt Emma Roche.

“We dachten vaak dat een product niet geleverd was of ontbrak, maar meestal was het gewoon het resultaat van nalatigheid.”

Hoe zou je Apicbase omschrijven?

“Het is een geweldig systeem! Als je wilt uitbreiden of op grotere schaal wilt werken, zal het jou en je team helpen om efficiënter te werk te gaan.”

“Veel bedrijven groeien op een organische wijze, wat prachtig is, maar ze vertrouwen vaak op gefragmenteerde systemen. Uiteindelijk verliezen ze het overzicht en worden ze overrompeld.” Als je dit weet op te lossen, maak je enorm veel vooruitgang. “Apicbase heeft ons geholpen dat te voorkomen.”