Wie Sie blitzschnell eine Zutat in Hunderten von Rezepten abändern

Vor ein paar Wochen rief mich Chris, der Beschaffungsleiter einer Restaurantkette mit 83 Standorten, an.

„Wir haben endlich einen Vertrag für Olivenöl ausgehandelt“, sagte er. „Ein Lieferant, ein besserer Preis und er kann alle unsere Standorte beliefern.“

Ein kluger Schachzug. Die Preise für Olivenöl waren in die Höhe geschossen und hatten sich stark auf die Lebensmittelkosten ausgewirkt. Durch die Verhandlung eines Großauftrags löste Chris gleich zwei Probleme auf einmal:

• Niedrigere Lebensmittelkosten, höhere Gewinnspannen.
• Bessere Kostenkontrolle – ohne ein Hin und Her mit regionalen Lieferanten.

Zuvor bezogen die Standorte das Olivenöl von verschiedenen Lieferanten. Das hat die Kostenkontrolle erschwert.

Mit einem einzigen Lieferanten für alle 83 Standorte wird die Beschaffung einfacher, skalierbarer und kalkulierbarer.

Doch dann fiel Chris etwas auf.

„Ich muss jedes einzelne Rezept und jede Bestellliste aktualisieren“, seufzte Chris. „Das wird die ganze Woche dauern.“

„Nein, das wird es nicht“, sagte ich ihm. „Mit Apicbase können Sie das in Sekundenschnelle erledigen.“

Er hob eine Augenbraue.

Ich zeigte ihm, wie’s geht.

Warum sich die Abänderung einer Zutat wie ein Vollzeitjob anfühlen kann

Eine einzelne Zutat sollte sich ganz leicht abändern lassen. Doch für große Restaurantbetriebe ist das ein logistischer Albtraum.

Chris führte alles auf, was aktualisiert werden musste:

• Dutzende von Rezepten mussten manuell bearbeitet werden.
• Menükosten mussten neu kalkuliert werden.
• Allergen- und Nährwertangaben mussten überprüft werden.
• Auf den Bestelllisten mussten der neue Lieferant und die Verpackungsgröße berücksichtigt werden.

„Selbst wenn ich etwas von der Arbeit delegiere, werden wir tagelang damit beschäftigt sein“, stöhnte er.

Er hatte recht. Den meisten Restaurantgruppen fehlt eine einfache Möglichkeit, die Zutaten in großem Umfang zu aktualisieren. Stattdessen verbringt jemand (oder mehrere Personen) Stunden damit, sich durch Rezepte zu klicken, Berechnungen zu überprüfen und zu hoffen, nichts übersehen zu haben.

Ich teilte meinen Bildschirm mit ihm. „Sehen Sie sich das an.“

Wie Sie eine Zutat in allen Rezepten direkt abändern können

Ich habe in Apicbase die Zutaten abgerufen und dann auf „Ersetzen“ geklickt.

Schritt 1: Wählen Sie die zu ersetzende Zutat

Ich suchte nach dem alten nativen Olivenöl Extra (3L).

Schritt 2: Wählen Sie die neue Zutat

Ich wählte das native Olivenöl Extra (5L) von FlavourFiesta aus. Apicbase zeigt die verfügbaren Mengenoptionen an und hilft Chris bei der Auswahl der kostengünstigsten Option.

„Das ist praktisch“, sagte Chris. „Normalerweise müsste ich dafür in eine separate Tabelle schauen.“

Schritt 3: Massenbearbeitung von Rezepten

Apicbase ruft alle Rezepte auf, in denen die alte Zutat vorkommt.

Chris hatte zwei Möglichkeiten:

• Die Zutat in allen Rezepten auf einmal abzuändern.
• Bestimmte Rezepte abzuwählen, bei denen er die alte Zutat behalten wollte.

Ich aktualisierte alle Rezepte mit einem Klick.

Chris starrte auf den Bildschirm. „Moment … war’s das?“

Ich nickte. „Schauen Sie in Ihren Rezepten nach.“

Er klickte sich durch ein paar Rezepte. Jedes einzelne war aktualisiert worden.

Doch das ist nicht alles: Kostenvoranschläge, Allergene, Bestelllisten – alles wurde aktualisiert

Chris sah immer noch skeptisch aus.

„Okay, die Zutat wurde aktualisiert. Aber wir müssen trotzdem alle Kalkulationen und Allergenangaben manuell überarbeiten, oder?“

Ich schüttelte den Kopf. „Nein, Apicbase erledigt das für Sie, und zwar direkt.“

Rezeptkalkulationen – Keine Überraschungen, keine manuellen Neuberechnungen.

Jedes betroffene Rezept zeigt sofort den korrekten Lieferantenpreis an.

Das bedeutet, dass die Kostenkontrolle genau bleibt, ohne dass jemand Kalkulationstabellen öffnen, neue Zahlen eingeben und Berechnungen doppelt überprüfen muss.

Allergene & Ernährung – Regelkonformität ohne Kopfzerbrechen

Wenn die neue Zutat andere Allergendaten hat, passt Apicbase jeden Datensatz automatisch an.

Das bedeutet:

✅ Kein Risiko, dass falsche Allergeninformationen an die Kunden gelangen.

✅ Keine unerwünschten Überraschungen bei der Einhaltung von Vorschriften.

Zum Beispiel:

• Sie tauschen Vollfett- gegen Halbfett-Sahne? Die Nährwertangaben werden sofort angepasst.
• Ersetzen Sie Rindfleisch durch Rote Bete in einem Gemüse-Carpaccio? Die Allergendaten werden automatisch aktualisiert.

Bestelllisten – Bestellen Sie nie wieder die falsche Zutat.

Die Bestelllisten werden sofort mit dem neuen Produkt, dem Lieferanten und der Verpackungsgröße aktualisiert.

Alle Informationen werden zentral verwaltet, sodass Restaurantleiter bei der nächsten Bestellung nicht Gefahr laufen, das falsche Produkt zu kaufen oder die Lagerbestände durcheinander zu bringen.

„Das verhindert so viele menschliche Fehler“, sagte Chris. „Also… kein Hin- und Herschreiben von E-Mails? Kein Nachhaken bei den Köchen, um die Bestelllisten zu aktualisieren?“

Ich schüttelte den Kopf. „Nein, das ist schon erledigt.“

Egal, ob Ihre Restaurants …

• Bestelllisten erstellen
  
• manuell bestellen
• Bestellungen nach Sollbeständen durchführen oder
• den Bedarf prognostizieren.

„Apicbase stellt sicher, dass jeder Standort die richtige Zutat zum richtigen Preis bestellt.“

Von übermäßiger Verwaltungsarbeit zur nahtlosen Beschaffung

Was Chris und sein Team eine ganze Woche gekostet hätte, dauerte nur fünf Minuten.

Anstatt sich stundenlang durch Rezepte zu klicken, kann sich Chris auf eine strategische Beschaffung konzentrieren, denn er weiß, dass Apicbase jede operative Aktualisierung im Hintergrund erledigt.

Er lehnt sich in seinem Stuhl zurück. „Ich kann nicht glauben, dass ich das händisch machen wollte.“

Apicbase ist voll von Funktionen wie dieser, die Ihrem Team jeden Tag mehrere Stunden Arbeit ersparen.