Rechnungsprüfungssoftware für die Gastronomie

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Kontrolle in der Kreditorenbuchhaltung, die eine Lieferantenrechnung vor der Zahlung mit zwei weiteren Dokumenten vergleicht: der Bestellung (was Sie bestellt haben) und dem Wareneingangsbeleg (was tatsächlich angekommen ist). Erst wenn alle drei bei Artikeln, Mengen und Preisen übereinstimmen, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben – so zahlen Sie nie für Ware, die Sie nicht bestellt oder nicht erhalten haben. Apicbase führt den Drei-Wege-Abgleich automatisch durch, Zeile für Zeile, gegen die Bestellungen und Lieferungen, die bereits in Ihrem Einkaufsprozess für die Gastronomie liegen.

Der Zwei-Wege-Abgleich vergleicht die Rechnung nur mit der Bestellung. Der Drei-Wege-Abgleich ergänzt den Wareneingangsbeleg, sodass Mengen und Preise gegen das geprüft werden, was tatsächlich geliefert wurde – und erkennt so die Minderlieferungen und Substitutionen, die ein Zwei-Wege-Abgleich übersieht. Apicbase nutzt standardmäßig den Drei-Wege-Abgleich, denn im Einkauf der Systemgastronomie mit mehreren Standorten stimmt das, was ankommt, selten exakt mit der Bestellung überein.

Rechnungsprüfungssoftware vergleicht jede Lieferantenrechnung automatisch mit der zugehörigen Bestellung und dem Lieferbeleg, meldet jede Abweichung bei Preis, Menge oder Steuer und leitet nur die Ausnahmen zur Prüfung weiter – statt Rechnungen von Hand zu erfassen und manuell gegen Bestellungen zu prüfen. Es ist der Abgleichsschritt innerhalb Ihrer umfassenderen Rechnungsverarbeitung. Apicbase ist Rechnungsprüfungssoftware für die Systemgastronomie mit mehreren Standorten: Sie liest jede Rechnungszeile – Produkt, Menge, Preis und MwSt. – und gleicht sie mit dem ab, was Sie bestellt und erhalten haben.

Ein Wareneingangsbeleg (Goods Received Note, GRN) ist die Aufzeichnung dessen, was ein Lieferant tatsächlich geliefert hat – die Artikel, Mengen und der bei der Annahme abgezeichnete Zustand. Er ist das dritte Dokument im Drei-Wege-Abgleich und der Grund, warum eine Minder- oder Überlieferung erkannt wird, bevor eine Rechnung bezahlt wird. Apicbase erfasst den Wareneingangsbeleg beim Einbuchen der Lieferung, im Web oder mobil.

Apicbase liest mit KI jede Zeile einer eingehenden Rechnung – Produkt, Menge, Preis und MwSt. – und findet dann die passende Bestellung und Lieferung, um sie zu vergleichen. PDFs, Scans und E-Rechnungen (Peppol/UBL) laufen durch dieselbe Pipeline. Vollständig übereinstimmende Zeilen werden automatisch freigegeben; nur Abweichungen außerhalb Ihrer Toleranzen werden zur Prüfung gemeldet.

Ja. Apicbase prüft jede Rechnungszeile gegen den vereinbarten Preis und den zuletzt gezahlten Preis, sodass eine stille Erhöhung in dem Moment gemeldet wird, in dem sie auftaucht – noch vor der Freigabe. Und weil die Preise direkt neben Ihren Rezepturen liegen, zeigt Apicbase, wie eine Erhöhung die Marge pro Gericht beeinflusst, nicht nur die Rechnungssumme – und so wird die Rechnungsprüfung Teil der Wareneinsatzsteuerung, nicht nur der Kreditorenbuchhaltung.

Ja. Apicbase gleicht Zeile für Zeile ab, sodass eine Teillieferung, eine gesplittete Bestellung oder eine einzelne Rechnung für mehrere Bestellungen jeweils korrekt abgeglichen wird – jede Zeile der Bestellung und Lieferung zugeordnet, zu der sie gehört.

Der Abgleich funktioniert trotzdem. Apicbase ermittelt die richtige Bestellung anhand des Lieferanten, der Positionen und des Lieferdatums, sodass eine fehlende oder falsche Bestellnummer den Abgleich nicht blockiert und keine manuelle Suche erzwingt.

Sie legen Toleranzen für Preis, Menge und Steuer fest. Apicbase gibt vollständig übereinstimmende Rechnungen automatisch frei und übergibt sie an die Finanzabteilung; alles außerhalb der Toleranz wird gemeldet und mit angehängter Bestellung und Lieferung an die richtige freigebende Person weitergeleitet, sodass es mit vollem Kontext an einem Ort gelöst wird.

Sie können die Ware trotzdem einbuchen. Apicbase lässt Sie eine Lieferung, die vor ihrer Bestellung eintrifft, annehmen und parken und die Bestellung anschließend anlegen – ein Filter „mit Bestellung / ohne Bestellung“ zeigt, was noch zu klären ist. Die Warenannahme wird nie an der Rampe blockiert.

Ja. Apicbase liest strukturierte E-Rechnungen (UBL/Peppol) und gescannte oder PDF-Rechnungen in derselben Pipeline, beide mit MwSt. pro Zeile – es gibt also keinen separaten Prozess für Lieferanten, die E-Rechnungen senden.

Sie behalten die Kontrolle. Apicbase führt einen zweiten KI-Durchlauf über die erste Lesung aus, und auf der digitalen Rechnung können Sie Zeilen hinzufügen oder entfernen, Summen bearbeiten und jedes Feld rückgängig machen – mit fortlaufend aktualisierten Summen. So wird ein Lesefehler in Sekunden korrigiert, statt nach der Zahlung strittig zu werden.

Ja. Apicbase erkennt doppelte Rechnungen, prüft die MwSt. auf jeder Zeile und meldet zu viel berechnete Beträge und nicht bestellte Artikel vor der Freigabe – wobei jede Aktion protokolliert wird, sodass überhöhte oder doppelte Zahlungen erkannt statt erst später entdeckt werden.

Nein. Apicbase prüft, gleicht ab und gibt Rechnungen zur Zahlung frei, aber die Zahlung selbst bleibt in Ihrem Finanz- oder Banksystem. Apicbase kontrolliert, was Ihnen berechnet wird, nicht, wie Sie es bezahlen.

Die Rechnungsprüfung ist der letzte Schritt eines zusammenhängenden Kreislaufs in Apicbase: Einkauf nach Sollbestand und nach Ihren Rezepturen, Warenannahme gegen die Bestellung und anschließend der Abgleich der Rechnung mit beiden. Weil Apicbase diese Daten mit der Bestandsführung und den Rezepturen teilt, fließt ein abgeglichener Preis direkt in Bestandswert und Marge pro Gericht – und die abgeglichene Rechnung wird anschließend in Ihr Buchhaltungssystem exportiert.

Finanz- und Kreditorenteams nutzen Apicbase, um Rechnungen zu prüfen und freizugeben; der Einkauf hält damit Lieferanten an vereinbarte Preise; Operations sieht die Auswirkung von Preisänderungen auf die Marge. Apicbase ist für Gruppen mit mehreren Standorten gebaut, in denen derselbe Prozess über viele Standorte und rechtliche Einheiten laufen muss.

Ja. Apicbase ist SOC 2 Type II-konform, mit SSO, rollenbasierter Zugriffskontrolle und einem lückenlosen Audit Trail über jede Rechnung, jeden Abgleich und jede Freigabe.