Las operaciones de restaurantes con múltiples locales generan una montaña de datos cada día. Como propietario o administrador, tu trabajo es usar estos datos para aumentar tu rentabilidad.
Es más fácil decirlo que hacerlo, ¿no?
Cuando tomas en cuenta todos estos datos e informes, sacar conclusiones es tan difícil como resolver el puzzle más complicado del mundo. Es posible, claro que sí, pero esas conclusiones estarán desactualizadas para cuando hayas podido hacer todos tus cálculos.
Lo que los administradores como tú necesitan es una manera de coger todos estos datos y convertirlo en una hoja de ruta en un abrir y cerrar de ojos.
Aquí es donde vienen las analíticas para restaurantes.
En una publicación reciente hablamos de la diferencia entre informes y analíticas para restaurantes. Esta vez, iremos más a fondo y veremos ejemplos de ‘insights’ de analíticas para restaurantes que te ayudarán a mantener tu operación a punto. Los ‘insights’ están siempre actualizados y te permiten tomar acciones. Te ayudarán a aumentar tus ventas en el local… y a reducir costes en cocina.
Estos se dividen en cuatro categorías:
Veamos cómo puedes usarlos para agilizar y hacer crecer tu imperio hostelero.
‘Insights’ de inventario y compras
#1 Haz seguimiento de tus existencias para minimizar los desperdicios y desbloquear capital
Hacer un seguimiento de tus números reales de existencias (manteniendo tu variación de stock al mínimo) te ayuda a identificar y eliminar generadores de desperdicios como pedidos demasiado grandes, prácticas de almacenamiento deficientes, porciones excesivas, robos y demás.
El panel de analíticas te ayuda a monitorizar la variación a nivel operacional y por local. También revela costes ocultos que los administradores suelen olvidar. Por ejemplo, el capital que se desbloquea en stock innecesario como artículos de limpieza, químicos y utensilios. Esto te ofrece la oportunidad de prevenir acumulación innecesaria; y luego puedes usar ese dinero para pagar salarios y oportunidades de crecimiento financiero.
#2 Haz un seguimiento de la evolución de los precios de ingredientes para asegurar la rentabilidad de tu carta
El panel de evolución de precios te da un resumen inmediato de todos tus ingredientes. Esto te ayuda a monitorizar los cambios de precios de ingredientes para que no tengas que bucear entre datos durante horas. Si un proveedor cambia precios de manera unilateral, podrás actuar inmediatamente. Contacta con ellos, pide una clarificación, exige o renegocia los términos o simplemente cambia a otro proveedor.
Usa este panel de la rentabilidad de carta como una forma de revisar tu estado actual. Incluso los cambios de precio por parte de proveedores pequeños pueden llevar a un aumento de coste de comida importante para algunos platos. Hacer seguimiento de todo esto te da la oportunidad de cambiar recetas antes de que pierdan rentabilidad.
Echa un ojo al Insights Hub de Apicbase
El módulo de analíticas para restaurantes, conocido como Insights Hub, incluye una herramienta de seguimiento de evolución de precios ya integrada. Te permite mantener un registro de tus proveedores y los precios de los productos pedidos, asegurándote de que nunca te cobren de más.
#3 Afina tus prácticas de pedidos para sacar ventaja de descuentos al por mayor
Cuando ingresas los datos de pedidos a la plataforma de analíticas para hostelería, obtienes acceso a este importante ‘insight’: saber cuánto y cómo pide cada local.
De esta manera, puedes identificar pedidos pequeños que no se beneficien de tus negociaciones de precio.
Una vez hayas identificado estos locales, pide a tus administradores que lleguen a las cantidades mínimas requeridas para los descuentos (si tus capacidades de almacenamiento lo permiten). También puedes hacer estos pedidos pequeños desde la cocina central, reducir sus costes y posteriormente gestionar transferencias. Tu plataforma de analíticas te dirá si/cuándo puedes convertir tus resultados en ahorros.
#4 Identifica los locales y chefs que hacen pedidos desmedidos
Es común que algunos locales ocasionalmente se queden sin ingredientes en medio de un turno. En esos casos, el chef puede enviar a alguien a la tienda más cercana. Estas compras no planificadas son compras imprevistas y afectarán a tu rentabilidad.
Los gastos no controlados son increíblemente difíciles de detectar.
Hacer un seguimiento de estos gastos es mucho más sencillo cuando haces un seguimiento de cada ingrediente y lo vinculas a un proveedor. Si puedes ver que algunos de tus ingredientes están en negativo (es decir, que la cocina ha recibido un pedido para el cual ya no quedan ingredientes en el sistema), entonces puedes asumir un ingreso no registrado. Implementa un baremo firme para compras imprevistas.
El objetivo es reducirlas a cero.
Si algunos locales o un chef lo hacen todo el tiempo, revisa sus prácticas de inventario y habla con los miembros de tu equipo para conseguir una planificación más responsable.
Insights de ventas para restaurantes
#5 Establece un presupuesto específico y realista revisando tus tendencias de ventas históricas
Con insights de venta específicos para cada local, tus decisiones presupuestarias se vuelven más acertadas. No tienes que ‘aproximar’ nada porque estas recomendaciones están ancladas en tendencias mensuales/anuales. En lugar de presupuestar para seis meses (y fallar considerablemente en los cálculos), ahora puedes preparar presupuestos mensuales o semanales (y ser mucho más preciso en tus gastos).
Crear una proyección presupuestaria lo más cercana posible a la realidad mejora tu planificación operacional. Por ejemplo, si excedes tus objetivos del primer trimestre, puedes empezar a pensar en iniciativas de crecimiento. Y si quedas justo por debajo de tus objetivos, puedes revisar en tus precios dónde puedes hacer recortes. O simplemente revisar tus esfuerzos de marketing.
Y si te quedas corto, puedes posponer ese plan de expansión hasta que puedas averigüar dónde estás fallando.
#6 Haz proyecciones de ventas y de distribución de local según tus datos de cliente
Existen muchas maneras en las que puedes usar los datos de tus clientes para sacar mayor rentabilidad. Aquí tienes algunos ejemplos de los ‘insights’ que obtendrás una vez ingreses los datos a tu panel de analíticas:
Datos de tamaño de grupo – Planifica tu distribución de mesas para maxificar tus ingresos. Si sueles servir a grupos pequeños (de una o dos personas), entonces apuesta por mesas más pequeñas y en mayor cantidad. Ten también un plan preparado para juntar mesas cuando te lleguen grupos grandes de manera que no reduzca tus cifras de ocupación.
Ingresos por tamaño de grupo – ¿Altos ingresos? Asegúrate de contar con suficiente personal en todo momento dado que estos clientes pagan tanto por comida como por la experiencia (si les haces esperar, no volverán a venir).
¿Bajos ingresos? Considera contar con menos camareros en hora punta si tus costes laborales reducen tu rentabilidad. Recomendamos hacer esto solo si administras un local de servicio rápido y no cuentas con clientes asiduos: los tiempos largos de espera siempre son una amenaza para tu rentabilidad.
Baja afluencia en ciertos días – Digamos que el tráfico y las ventas en uno de tus locales cae considerablemente el tercer lunes de cada mes (y solo en verano). Esto puede deberse a un cambio en el horario del transporte público, un edificio importante que esté cerrado o cualquier otra razón. Nos encontramos ante un patrón que no puedes ignorar. Y también ante un ejemplo clásico de un insight de analíticas de restaurante que puede guiar tus decisiones. Ahora que lo conoces, puedes decidir cerrar el local ese día o contar con personal mínimo para reducir tus costes laborales.
#7 Haz cambios a tu modelo de negocio que aumenten tu rentabilidad gracias a datos de canales de distribución
La mayoría de administradores tienen mucho cuidado a la hora de experimentar con su modelo de negocio. Las decisiones alrededor de cambiar canales de distribución nuevos o existentes suelen ser muy lentas dado que corren el riesgo de afectar a un modelo de rentabilidad ya establecido.
Entonces, ¿cómo puedes adoptar estos cambios –que posiblemente sean rentables– a la vez que minimizas riesgos?
Todo tiene que ver con el control.
A través de las analíticas, puedes revisar cuidadosamente tus canales de distribución y evaluarlos en tiempo real. Por ejemplo, puedes operar una cadena de restaurantes y ofrecer comida para llevar, puedes contratar más mano de obra en la cocina en estos días donde sabes que recibirás más pedidos a domicilio. Si esto resulta ser rentable, puedes incluso ver si puedes implementar una caja independiente para pedidos para llevar y un área dedicada a estos pedidos en tus locales. Con un pequeño empujón de marketing, este puede ser un canal de venta importante que puedes expandir poco a poco.
El punto es: si tienes control, tienes visibilidad y puedes evaluar rápidamente la rentabilidad de cada canal que decidas abrir.
Lo mismo con los servicios de entrega externos
Insights de carta e ingeniería de carta
#8 Mantén el control de tu carta con una matriz de ingeniería de carta siempre activa
La analíticas pueden hacer cálculos de rentabilidad de carta y popularidad en todo momento. Donde antes tenías que perder días enteros por local, ahora puedes obtener acceso a datos precisos y en tiempo real con tan solo unos clics.
Ahora, puedes tomar decisiones específicas para cada local que mejoren tu rentabilidad, como:
- Incentivar a tus clientes a pedir platos que tengan un alto margen de rentabilidad pero que no vendes bien actualmente
- Pedir a tus camareros que insistan en platos con alto margen cuando se les pida recomendaciones
- Retirar platos que generen pérdidas (o darle una vuelta a las recetas para que sean rentables)
Este seguimiento ininterrumpido de tu rentabilidad convierte tu ingeniería de carta en una serie de ajustes graduales que mejorarán tus beneficios en lugar del típico ajuste anual donde uno tiene que cruzar los dedos para no destruir por completo su concepto de negocio.
Lectura recomendada: Ingeniería de carta (Cómo añadir 10-15% a tu rentabilidad ajustando tu carta)
#9 Monitoriza cómo tus precios, porciones y desperdicios afectan a la rentabilidad de tu carta
Con insights disponibles en cualquier momento, no esperarás a tus estados de ganancias y pérdidas para saber que algo pasa con tu carta. En su lugar, verás los problemas inmediatamente y, por supuesto, actuarás inmediatamente. Por ejemplo, Apicbase te permite configurar revisiones por categoría (entrantes, platos principales, postres). De esta manera, podrás rastrear su rendimiento en tiempo real.
Cuando un plato pierde rentabilidad o popularidad, puedes evaluar los factores típicos: precios de proveedor, desperdicios o porciones demasiado grandes. Una vez identifiques la causa, podrás tomar los pasos necesarios (pausar ventas, cambiar ingredientes o pedir a tus empleados que reduzcan las porciones) antes de que tu rentabilidad se vea afectada.
#10 Haz un seguimiento de tu coste de comida a nivel de receta y quita de en medio todo lo que aumenta tus costes
Hacer cálculos de coste de comida para tu menú entero, y hacerlo con frecuencia para que haga una diferencia de verdad, es un esfuerzo considerable.
Si lo haces manualmente, claro
Las plataformas de analíticas para restaurantes como Apicbase hacen todos estos cálculos por ti. Todo lo que necesitas es revisar tu panel de recetas periódicamente y ver si (y por cuánto) tus costes de comida están afectando a tu margen de rentabilidad. En lugar de dejar que estos costes aumenten, podrás arreglar lo que sea que esté causando el incremento.
Por lo general, esto requerirá que retires el plato para hacer una revisión más detallada (revisar costes de recetas, precios de proveedores y empaquetado, desperdicios y otros factores similares). Pero esto siempre es preferible a terminar el mes con números en rojo al vender un producto que no recupera lo invertido. Una vez sepas lo que está pasando, podrás reducir el tamaño de las porciones, cambiar los ingredientes o sustituir una guarnición por otra más barata para recuperar tus márgenes.
Insights de empleados y costes laborales
#11 Identifica a los camareros que mejor venden tu carta y pídeles que compartan consejos con el resto del equipo
Aquí tienes un ejemplo de cómo las analíticas de restaurantes pueden aumentar tu rentabilidad por unos cuantos puntos porcentuales. Hablamos simplemente de identificar quiénes son tus mejores empleados –es decir, los camareros que pueden vender con facilidad los platos más caros de tu carta a tus clientes– y averigüar qué es lo que hacen diferente.
Una vez que ingreses los datos de tu punto de venta y de tus empleados a la plataforma de analíticas, verás inmediatamente qué camareros tienen los valores promedio de transacción más altos. Y un consejo más: busca a los camareros con buenos resultados especialmente en turnos de baja actividad (las mañanas de los lunes o martes). Estas son las personas que saben cómo vender. Habla con ellos (o incluso sigue sus pasos mientras trabajan), para averigüar qué hacen diferente. Añade lo que aprendas a tu manual de formación para camareros o pídeles que lideren sesiones de formación para el resto del equipo.
#12 Planifica turnos eficientes teniendo en cuenta tu productividad laboral
Los administradores en operaciones medianas/grandes suelen programar los turnos aproximando las cargas diarias y viendo las tendencias de venta. Sin embargo, si eres capaz de dividir la productividad en horas, podrás maximizar tus beneficios aún más asegurándote de que ninguno de tus camareros se quede sin hacer nada.
Las ventas por hora laboral programada son un ejemplo de un ‘insight’ de cocina que te permite tomar decisiones en torno a los turnos con mayor confianza. Tener un límite (por ejemplo, una regla que diga que las ventas nunca deben ser menores a 45€ por hora laborable programada) te permite saber si estás siendo efectivo al programar los horarios de tus empleados.
Los insights para restaurantes responden a preguntas reales
‘¿Deberíamos abrir un nuevo local en el tercer trimestre… o en el cuarto?
‘¿Por qué está bajando nuestra rentabilidad de carta y qué podemos hacer para solucionarlo?’
‘¿Cuánto más podemos presionar a este proveedor para bajar sus precios?’
Ya sabes, preguntas reales de negocio… con beneficios que llegan realmente cuando la respuesta es específica para tus operaciones.
Y si bien las analíticas no son una varita mágica (no van hacer el trabajo por ti).
Aún así…
Los ‘insights’ que recoges a partir de estas analíticas te apuntan en la dirección correcta. Organizan los datos y los convierten en conclusiones que puedes usar para tomar acciones concretas, dando contexto a lo que suelen ser tablas confusas de números. Y lo más importante: los ‘insights’ te permiten reaccionar a todo lo que pueda suceder en tiempo real, en lugar de depender de estados de ganancias y pérdidas o, peor aún, de tu intuición.
El truco para tener éxito en hostelería es trabajar de manera más inteligente… no más fuerte.
Y puedes empezar a trabajar de manera más inteligente hoy mismo con las analíticas para restaurantes de Apicbase.
Mira el panel de Insights de Apicbase en acción
Descubre cómo las analíticas de datos de Apicbase ayudan a mejorar la rentabilidad de tu restaurante multilocal.
