Invoice matching software voor de horeca

3-way matching is een controle in de crediteurenadministratie die een leveranciersfactuur vergelijkt met twee andere documenten voordat die wordt betaald: de inkooporder (wat je hebt besteld) en de ontvangstbon (wat er echt is geleverd). Alleen als alle drie het eens zijn over artikelen, aantallen en prijzen wordt de factuur vrijgegeven voor betaling — zo betaal je nooit voor goederen die je niet hebt besteld of niet hebt ontvangen. Apicbase doet 3-way matching automatisch, regel voor regel, tegen de inkooporders en leveringen die al in je inkoopproces voor de horeca zitten.

2-way matching vergelijkt de factuur alleen met de inkooporder. 3-way matching voegt de ontvangstbon toe, zodat aantallen en prijzen worden gecontroleerd tegen wat er echt is geleverd — en zo pikt het de tekorten en vervangingen eruit die een 2-way match mist. Apicbase doet standaard 3-way matching, want bij inkoop in de horeca met meerdere vestigingen komt wat er binnenkomt zelden exact overeen met de bestelling.

Invoice matching software vergelijkt elke leveranciersfactuur automatisch met de bijbehorende inkooporder en levering, signaleert elk verschil in prijs, aantal of btw en stuurt alleen de uitzonderingen ter controle door — in plaats van facturen handmatig in te tikken en met de hand tegen bestellingen te controleren. Het is de matchingstap binnen je bredere factuurverwerking. Apicbase is invoice matching software gebouwd voor de horeca met meerdere vestigingen: het leest elke factuurregel — product, aantal, prijs en btw — en matcht die met wat je hebt besteld en ontvangen.

Een ontvangstbon (goods received note, GRN) is de registratie van wat een leverancier echt heeft geleverd — de artikelen, aantallen en staat die bij ontvangst zijn afgetekend. Het is het derde document in 3-way matching en de reden dat een te kleine of te grote levering wordt opgemerkt voordat een factuur wordt betaald. Apicbase legt de ontvangstbon vast zodra een levering wordt ingeboekt, op web of mobiel.

Apicbase leest met AI elke regel van een binnenkomende factuur — product, aantal, prijs en btw — en zoekt vervolgens de bijbehorende inkooporder en levering op om ze te vergelijken. Pdf’s, scans en Peppol/UBL-e-facturen gaan door dezelfde pipeline. Volledig gematchte regels worden automatisch goedgekeurd; alleen verschillen buiten je toleranties worden gemarkeerd ter controle.

Ja. Apicbase controleert elke factuurregel tegen de prijs die je hebt afgesproken en de laatst betaalde prijs, zodat een stille verhoging wordt gesignaleerd op het moment dat die verschijnt — vóór goedkeuring. En omdat prijzen naast je recepten staan, laat Apicbase zien hoe een stijging je marge per gerecht beïnvloedt, niet alleen het factuurtotaal — en zo wordt invoice matching onderdeel van je food cost onder controle houden, niet alleen de crediteurenadministratie.

Ja. Apicbase matcht regel voor regel, dus een deellevering, een gesplitste bestelling of één factuur voor meerdere inkooporders wordt allemaal correct afgestemd — elke regel gematcht met de order en levering waar die bij hoort.

Dan matcht het nog steeds. Apicbase leidt de juiste inkooporder af uit de leverancier, de regelitems en de leverdatum, zodat een ontbrekend of verkeerd PO-nummer de match niet blokkeert en je niet handmatig hoeft te zoeken.

Je stelt toleranties in voor prijs, aantal en btw. Apicbase keurt facturen die volledig matchen automatisch goed en stuurt ze door naar finance; alles buiten de tolerantie wordt gemarkeerd en naar de juiste beoordelaar gestuurd, met de inkooporder en levering erbij, zodat het met volledige context op één plek wordt opgelost.

Je kunt de goederen nog steeds inboeken. Apicbase laat je een levering die vóór de bijbehorende PO binnenkomt accepteren en parkeren, en de PO daarna aanmaken — een filter “met PO / zonder PO” toont wat nog moet worden opgelost. De goederenontvangst wordt nooit geblokkeerd aan de deur.

Ja. Apicbase leest gestructureerde e-facturen (UBL/Peppol) en gescande of pdf-facturen in dezelfde pipeline, allebei met btw per regel — dus er is geen apart proces voor leveranciers die e-facturen sturen.

Jij houdt de controle. Apicbase doet een tweede AI-controle over de eerste lezing, en op de digitale factuur kun je regels toevoegen of verwijderen, totalen aanpassen en elk veld ongedaan maken met live totalen — zo corrigeer je een leesfout in seconden, in plaats van erover te discussiëren na de betaling.

Ja. Apicbase detecteert dubbele facturen, controleert de btw op elke regel en signaleert te veel gefactureerde bedragen en niet-bestelde artikelen vóór goedkeuring — met elke handeling gelogd, zodat te hoge of dubbele betalingen worden opgemerkt in plaats van later ontdekt.

Nee. Apicbase controleert, matcht en keurt facturen goed voor betaling, maar de betaling zelf blijft in je financieel of banksysteem. Apicbase bewaakt wat je in rekening wordt gebracht, niet hoe je het betaalt.

Invoice matching is de laatste stap in één samenhangende cyclus in Apicbase: inkopen op par-niveau en op basis van je recepten, goederen ontvangen tegen de order, en daarna de factuur met beide matchen. Omdat Apicbase die gegevens deelt met voorraadbeheer en recepten, stroomt een gematchte prijs meteen door naar voorraadwaarde en marge per gerecht — en de gecontroleerde factuur exporteer je vervolgens naar je boekhoudsysteem.

Finance- en crediteurenteams gebruiken Apicbase om facturen te controleren en goed te keuren; inkoop gebruikt het om leveranciers aan de afgesproken prijzen te houden; operations ziet de impact van prijswijzigingen op de marge. Apicbase is gebouwd voor groepen met meerdere vestigingen, waar hetzelfde proces over veel locaties en juridische entiteiten moet draaien.

Ja. Apicbase is SOC 2 Type II-compliant, met SSO, rolgebaseerde toegangscontrole en een volledige audittrail op elke factuur, match en goedkeuring.