Melbourne Coffee senkt mit Apicbase die Lebensmittelkosten in weniger als einem Jahr um 3 %

„Wir hatten die Vision, zu wachsen“, erklärt Firmenchefin Emma Roche. „Doch mir wurde klar, dass das, was für zwei Standorte funktioniert, nicht für acht oder zehn Standorte ausreicht.

Sie musste den Betrieb von Melbourne Coffee skalieren und gleichzeitig die Kontrolle, Effizienz und Qualität an allen Standorten wahren.

„Zwei Läden konnte ich allein managen. Aber je mehr das Unternehmen wächst, desto mehr verliert man den Überblick. Wir haben uns sehr viel Mühe und Arbeit gemacht, um das Geschäft zukunftssicher zu gestalten.“

Setzen Sie Apicbase ein.

Mit Apicbase war Emma in der Lage:

Daten und Prozesse von verschiedenen Standorten zentral zu verwalten
die Beschaffung durch die Integration von Lieferanteninformationen zu vereinfachen
Echtzeitdaten und Berichtstools für Manager bereitzustellen
Erinnerungen zu automatisieren, damit erforderliche Bestellungen getätigt werden
die Abfallmenge durch die Überwachung von Abweichungen zu verringern

Welche Probleme hatte es zuvor gegeben?

„Es gab eine Menge Frustration im Team.“

Melbourne Coffee kämpfte mit fragmentierten Systemen – Google Docs, Tabellenkalkulationen und einem unhandlichen Inventarsystem, mit dem niemand etwas anzufangen wusste.„Es war reines Rätselraten“, gibt Emma zu.

Nichts war integriert. „Mit 17 oder 18 verschiedenen Lieferanten war es einfach zu viel, um den Überblick zu behalten“, erinnert sie sich.

Auch die Aufgabenverwaltung und die Einhaltung des HACCP-Konzepts waren mühsam. „Wir haben Checklisten auf Papier verwendet, dann Kalkulationstabellen. Nichts hat funktioniert. Unser System war zu fehleranfällig. Am Ende der Woche mussten wir die Dateien durchforsten, um Fehler zu korrigieren und alles zurückzusetzen.“

„Es war schlichtweg sehr ineffizient. Wir brauchten ein System, das alles für alle Standorte auf einmal aktualisieren konnte.“

„Ich finde es gut, dass Apicbase jetzt Teil unserer Geschäftsstruktur ist, weil wir dadurch einen klaren operativen Rahmen für alle Standorte haben.“

Warum haben Sie sich für Apicbase entschieden?

„Wir haben Apicbase in erster Linie gewählt, um die Beschaffung zu rationalisieren unddie Bestandsverwaltungzu optimieren, doch die Aufgabenverwaltung, Berichterstattungund der gründliche Einführungsprozess haben uns voll und ganz überzeugt.“

Haben Sie andere Lösungen ausprobiert?

„Um ganz ehrlich zu sein“, meint Emma verlegen, „wir haben eine andere Software für unsere kleineren Filialen ausprobiert.“ Sie wollte das bei ihrem POS enthaltene Inventarsystem testen.

„Doch es fehlten so viele Funktionen – grundlegende Dinge wie die Bearbeitung eines Abfallereignisses, die Anpassung des Bestands oder die Korrektur von Fehlern beim Wareneingang.“ Außerdem fehlten wichtige Funktionen, „wie Berichte und die Aufgabenverwaltung. Unsere Teams lieben diese Funktionen. Sie können sich nicht vorstellen, ohne sie zu arbeiten.“

3 Hauptvorteile von Apicbase?

Die drei wichtigsten Vorteile sind für Melbourne Coffee:

Zeitersparnis: „Die Manager müssen nicht mehr anrufen oder die Filiale aufsuchen, um den Bestand zu prüfen. Sie können sich von überall aus in das System einloggen und haben alles sofort zur Hand“, sagt Emma. „Sie verlassen sich auf die Daten.“
Rationalisierte Prozesse:„Apicbase vereinfacht die täglichen Abläufe und macht so alles klarer und effizienter“, merkt Emma an. „Die Aufgabenverwaltung sorgt dafür, dass das Team über alle Standorte hinweg organisiert und einheitlich arbeitet.“
Einblicke in die Rentabilität: Die detaillierten Berichte von Apicbase helfen bei der detaillierten Abstimmung der Abläufe aufeinander, sparen Geld und steigern die Gewinne. „Im ersten Jahr senkten wir unsere Warenkosten um 3 %.“

Emmas Lieblingsfunktionen

Hier erfahren Sie, wie Apicbase Emma geholfen hat, den Betrieb von Melbourne Coffee zukunftssicher zu machen:

Intelligente Beschaffung: „Ich finde es toll, dass man Zutaten von mehreren Lieferanten in ein Rezept aufnehmen kann und Apicbase automatisch den richtigen auswählt“, sagt Emma Roche. „Das spart Zeit, insbesondere bei unserer komplexen Lieferkette.“
Zentralisierte Daten: Die Verwaltung von Lieferantenkontakten und Bestelllisten war früher sehr mühsam. „Wir hatten für jeden Lieferanten separate Google Docs.“ Jetzt ist alles an einem Ort. „Unsere Manager können schnell finden, was sie brauchen – es ist so einfach!“
Aufgabenverwaltung: „Die Aufgabenfunktion bietet eine enorme Zeitersparnis, besonders wenn es um die Verwaltung von Reinigungsplänen und Routineaufgaben geht. Das ist wahrscheinlich meine Lieblingsfunktion.“
Umfassende Berichterstattung: Emmas Team kann die Performance vergleichen, Verschwendung tracken und Unstimmigkeiten erkennen. „Früher wussten wir nicht, warum ein Geschäft 2.000 € mehr Chai bestellt, aber 400 € weniger verkauft hat. Jetzt steht es in den Berichten.“

Unsere Filialleiter haben einen besseren Überblick über alle Vorgänge in ihren Geschäften und können Probleme schneller erkennen und beheben, was die Gewinnspannen erhöht.

Mit Apicbase erzielte Ergebnisse

Der Einfluss von Apicbase auf Melbourne Coffee war beträchtlich:

Die Lebensmittelkosten sanken um 3 Prozent: „Zum ersten Mal haben wir vollen Einblick in unsere Kosten.“ Sie untersuchten Produkte mit niedrigeren Gewinnspannen und passten ihr Angebot entsprechend an. „Wir haben unseren Wareneinsatz im letzten Jahr um 3 Prozent gesenkt.“
Nichts wird vergessen: „Es ist eine enorme Verbesserung, dass wir uns nicht mehr mit fehlenden oder nicht abgeschickten Bestellungen herumschlagen müssen“, sagt Emma Roche. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass niemandem etwas entgeht. „Zuvor hatten wir nur eine Liste in Google Drive. Jetzt werden die Bestellungen jedes Mal pünktlich ausgeführt.“
Weniger Abfall: „Melbourne Coffee hatte keine Ahnung, dass sie Geld verschwendeten. „Wir entdeckten, dass wir jeden Monat 50 Liter Hafermilch entsorgten, was uns fast 2.000 € pro Jahr kostete – und das war nur eine Zutat. Apicbase hat uns geholfen, diese versteckten Probleme aufzudecken und zu lösen.“
Befähigte Filialleiter: Apicbase bietet den Standortleitern einen besseren Einblick in ihren Betrieb. „Sie haben dadurch ein besseres Bewusstsein für alles, was in ihren Geschäften passiert, von Abfall bis hin zu Bestandsproblemen. Jetzt können sie Probleme erkennen und sie viel früher angehen.“
Rechtzeitige Problemerkennung: Die Berichtstools von Apicbase sind für Emmas Team unverzichtbar geworden. „Wenn ich jetzt gefragt werde: 'Warum haben wir so viele Bestellungen für dies und nicht für das?' kann ich das in den Berichten nachschlagen, das Problem beheben oder das Team darauf hinweisen. Das hat uns geholfen, Missstände viel früher zu erkennen.“

Was ist die beste Erkenntnis, die Sie bisher gewonnen haben?

Die beste Einsicht, die Melbourne Coffee durch den Einsatz von Apicbase gewonnen hat, war, dass viele Unstimmigkeiten in den Abläufen schlichtweg auf menschliches Versagen zurückzuführen waren.

„Wir dachten immer, wir würden Bestand verlieren, aber letztendlich fehlte vielmehr die richtige Ausbildung“, meinte Emma Roche.

„Wir dachten oft, dass etwas nicht geliefert worden war oder fehlte, aber es war meist nur das Ergebnis eines menschlichen Versehens.“

Wie würden Sie Apicbase beschreiben?

„Es ist ein erstaunliches Tool! Wenn Sie expandieren oder in größerem Maßstab arbeiten möchten, wird es Ihnen und Ihrem Team helfen, das Geschäft effizienter zu führen.“

„Viele Unternehmen wachsen organisch, was großartig ist, aber sie stützen den Betrieb oft auf fragmentierte Systeme. Irgendwann verlieren sie die Kontrolle und fühlen sich überfordert.“ Die Behebung dieses Problems führt zu massiven Veränderungen. „Apicbase hat uns geholfen, das zu vermeiden.“