Mithilfe von Apicbase führen wir unser Unternehmen erfolgreich und effizient.

Filip Van Hoeck

COO

Betriebsgröße

10 Standorte & Lieferservice
1 Großküche

Unternehmensbereich

Fast-Casual-Restaurant

Module

Produktentwicklung
Beschaffung
Bestandsverwaltung
Absatzanalyse
Produktion
Großküche
HACCP & Aufgaben

Von einem einzigen Produkt zu mehreren Restaurants

Es von einem einzigen Produkt zu mehreren Standorten zu schaffen, ist schlichtweg beeindruckend. Filip Van Hoeck, der COO von Poule & Poulette (französisch für Hennen & Hühnchen) haben das mit — dreimal dürfen Sie raten — köstlichem Hähnchen geschafft.

Alles fing mit einem Foodtruck an und jetzt steht das Unternehmen vor der Eröffnung seines zehnten Restaurants innerhalb der nächsten Monate. Und da ist noch mehr. Poule & Poulette hat bereits die Lieferplattformen erobert und wird auch bald mit seinen einzigartigen knusprigen Chicken Nuggets und dem dazugehörigen Dip (beides schmeckt traumhaft) im Einzelhandel für Furore sorgen.

Filip Van Hoeck Poule & Poulette

Die Vorteile sind enorm

"Apicbase zentralisiert alles und leitet es dann automatisch an das richtige Projekt weiter," so COO Filip Van Hoeck.

Mehr Restaurants, weniger Verwaltungsarbeit

Die Expansion von einer einzelnen Verkaufsstelle zu einer Foodservice-Marke mit einem Multi-Channel-Ansatz geht mit Herausforderungen einher.

„Ab einem bestimmten Punkt werden die Geschwindigkeit der Expansion und der Aufbau neuer Standorte zu komplex, um von einer einzelnen Person und einer Kalkulationstabelle bewältigt zu werden“, weiß Filip.

Es sei wichtig, die richtigen Systeme zu haben, bevor man mit der Expansion beginne. „Hat man diese nicht, kann man schnell nicht mehr mithalten, sobald alles an Fahrt aufnimmt. Und se ist so ziemlich das Letzte, was man als wachsendes Restaurantunternehmen braucht.“

Sein Ratschlag für aufstrebende Marken ist unmissverständlich: Man muss auf das Wachstum vorbereitet sein, bevor man mit der eigentlichen Expansion des Unternehmens beginnt. Filip empfiehlt: „Man muss Lösungen wie Apicbase bereits im Einsatz haben.“

Filip hatte sich drei Ziele gesetzt.

Drei Ziele

Erstens: Poule & Poulette musste in der Lage sein, das Lebensmittelmanagement zu zentralisieren. „Wir wollten Unsicherheiten bei den Zahlen vermeiden. Ob Finanzen, Einkauf, Inventar oder Verkauf, alle müssen auf dieselben Daten zugreifen können.“

Zweitens: Die Automatisierung ist entscheidend. „Auch wenn ich gerne mit Kalkulationstabellen arbeite, sind Fehler unvermeidlich, wenn zu viele Personen Daten eingeben oder bearbeiten. Zahlreiche Tabellen auf Fehler zu untersuchen, ist wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Man findet sie nicht, und selbst wenn man sie findet, vergeudet man Stunden wertvoller Zeit.“

Drittens: Optimierung der internen Aufträge an die Großküche. „Ein großer Teil der Produktion ist in einer separaten Produktionsküche zentralisiert. Das bedeutet, dass die Kommunikation zwischen den Abteilungen einwandfrei funktionieren muss, da sonst Produktion und Logistik durcheinander geraten.“

Wenn ich dieselbe Arbeit ohne Apicbase erledigen müsste, bräuchte ich zwei oder drei zusätzliche Mitarbeiter.

Der volle Überblick über Margen, Produktion und Beschaffung

Als wir den Gründer und COO Filip Van Hoeck fragten, welche Auswirkungen die Verwendung von Apicbase hat, nannte er vier wesentliche Vorteile:

  1. Zentraler Ablauf. „Produkte, Preise, Vorgehensweisen – alles ist sofort für alle Restaurantmanager verfügbar. Das man die Infoblätter und Anweisungen nicht mehr herumschicken muss, spart enorm viel Zeit. Wir können den Überblick über die Margen, die Produktion und die Beschaffung im Auge behalten, und die Mitarbeiter können Daten schnell im System abrufen und den Fortschritt überprüfen.“
  2. Effizienz. „Die Abläufe laufen so viel reibungsloser als früher. Die Prozesse sind sehr klar. Unsere Restaurantleiter wissen genau, was sie zu tun haben. Und wenn sie etwas vergessen, z. B. den Wareneingang, werden sie sofort benachrichtigt. Vor Apicbase musste ich versuchen, alle Bestellungen selbst zu prüfen. Das gehört jetzt der Vergangenheit an.“
  3. Kontrolle. „Apicbase spart uns eine Menge Zeit, da wir die Vorgänge häufiger kontrollieren und überprüfen können. Früher haben wir das viel seltener gemacht, aber für ein wachsendes Unternehmen wie das unsere ist es unerlässlich, regelmäßige Audits durchzuführen. Auf diese Weise können wir Fehler erkennen, bevor sie wirklich Schaden anrichten, und mehr Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe finden.“
  4. Integrationen. „Apicbase und Die POS-Systeme von Lightspeed sind integriert und automatisieren den Datenfluss zwischen dem Küchen- und dem Servicebetrieb. Ich habe die volle Kontrolle über das Unternehmen. Bei Verkäufen wird der Soll-Bestand automatisch angepasst, und die Zentrale sieht unmittelbar die aktuellen Zahlen, mithilfe derer wir bessere Entscheidungen treffen können.“
Poule & Poulette Apicbase

Die Kundenbetreuung ist hervorragend

"Die Arbeitsweise ist die eines Unternehmens im Gastgewerbe, denn das Ziel von Apicbase ist es, einem ein Lächeln auf das Gesicht zu zaubern."

Apicbase ist das Tool, das Restaurants brauchen, um effizient und erfolgreich Geschäfte zu machen.

Verwendete Module

Poule & Poulette konnte das Gastronomiemanagement zentralisieren und mit Hilfe von sieben Standardmodulen in Apicbase die notwendigen Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe zu gewinnen.

Produktentwicklung

Ein Datenmanagementsystem für Rezepte, Speisekarten & andere Daten. Unternehmensweit abrufbar.

Bestandsverwaltung

Verhindern Sie Abfälle und Engpässe. Überwachen Sie den Bestand an jedem Standort.

Produktion

Planen Sie die Produktion, erstellen Sie Stücklisten & überwachen Sie die Umsetzung.

HACCP & Aufgaben

Halten Sie die Vorschriften ein. Planen Sie Aufgaben und kontrollieren Sie sie. Speichern Sie Ihre Berichte.

Beschaffung

Bestellen Sie, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Nur das.

Absatzanalyse

Identifizieren Sie umsatzstarke und umsatzschwache Artikel. Entwickeln Sie profitable & beliebte Produkte.

Großküche

Kennen Sie Ihre Lebensmittelströme genau. Verfolgen Sie Lieferungen von der Großküche zu den Standorten.