Das Management von Gastronomiebetrieben in einem Unternehmen mit mehreren Standorten ist eine monumentale Aufgabe.
Es ist selbst für die erfahrensten Manager im Gastgewerbe eine Herausforderung, alle Teller in Schwung zu halten, während Probleme mit Tabellenkalkulationen, Pläne für die unterschiedlichen Produktionen, Sorgen um die Lebensmittelkosten und komplexe Verwaltungsaufgaben zum Alltag gehören.
Fragen Sie einen beliebigen Caterer, Restaurantbesitzer oder Ghost-Kitchen-Betreiber und er wird Ihnen sagen, dass es unheimlich kompliziert ist, die Prozesse des Küchenbetriebs im Auge zu behalten. Es gibt so viele verschiedene Bereiche und alle müssen nahtlos zusammenarbeiten.
Wir haben mit Hunderten von Managern und Mitarbeitern der Gastronomie gesprochen und in diesem Beitrag teilen wir mit, was wir über die größten Herausforderungen im Food-Service-Management gelernt haben.
Und wie Sie diese Hindernisse beseitigen können, ohne zusätzlichen Druck auf Ihre bereits hart arbeitenden Teams ausüben.
11 Herausforderungen im Gastronomiemanagement für Betreiber mit mehreren Verkaufsstellen und deren Lösung
Eine gut organisierte operative Struktur ist das Rückgrat eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Sie benötigen die Kontrolle über Ihren Küchenbetrieb, um Konsistenz, Qualität und Rentabilität sicherzustellen.
Doch das ist leichter gesagt, als getan.
Das Gastronomie-Management steht unter ständigem Stress, wenn sie mit unorganisierten Systemen arbeiten müssen.
Die manuelle Aktualisierung von Tabellenkalkulationen, der Kampf mit komplexen Berechnungen und die Sorge um die Genauigkeit von Allergeninformationen sind nur einige der Probleme, die Ihnen nachts den Schlaf rauben können.
Das Problem wird umso größer, je mehr Standorte Sie haben.
Wie kann Konsistenz hinsichtlich Qualität und Service an allen Standorten erreicht werden? Wie kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Bestellvorgaben befolgen?
Schauen wir uns die Probleme des Gastro-Managements genauer an und sehen wir, ob es einen Weg gibt, sie zu lösen.
1. „Meine Prozesse sind ineffizient – Tabellen über Tabellen!“
Alle Ihre wichtigsten Informationen sind physisch und digital auf Tabellen, Unterlagen und Ordner verteilt.
Wichtige Informationen wie Rezepte, Lieferantendetails, Lebensmittelkosten, Bestandszahlen und Finanzdaten werden auf unterschiedliche Weise gespeichert, z. B. in Ordnern in der Küche, in gedruckten Dokumenten im Büro und an mehreren Stellen auf Ihrem Computersystem.
Selbst für ein einzelnes Restaurant ist so ein System nicht optimal, bei mehreren Verkaufsstellen entwickelt es sich aber regelrecht zu einem Problem.
Beispiel
Ein Manager in einem Fast-Casual-Restaurant bemerkt, dass sich ein bestimmtes Gericht als beliebt erweist und möchte die tatsächliche Marge der verkauften Gerichte nachschauen. Er beginnt, eine Reihe von Tabellen zu durchsuchen, sich Rechnungen und Lieferscheine anzusehen, hat aber immer noch Schwierigkeiten, eine zuverlässige Zahl zu finden.
Die Lösung: Setzen Sie Tabellenkalkulationen ein Ende und verwalten Sie Ihre Daten zentral
Mit einer Komplettlösung, die Workflows und Daten automatisch verknüpft, müssen sich Mitarbeiter nicht bei sieben verschiedenen Apps anmelden oder 20 Tabellen abrufen, um Margen, Lagerstatus, Rezepte, Rechnungen oder Lieferantendetails abzurufen.
Es ist nicht nur alles in einem Gastronomie-Management-System gespeichert – was viel Zeit spart, wenn Sie einen großen Betrieb leiten – sondern hilft Ihnen auch dabei, alle wichtigen Geschäftskennzahlen einzugeben.
Mit Apicbase können Sie sich auf das vorbereiten, was vor Ihnen liegt, anstatt ständig auf alte Lieferscheine, Rechnungen, POS-Daten, Lagerbestände und Bestellungen zurückzublicken.
Öffnen Sie einfach Ihren Laptop, um all diese Informationen in einem einzigen Dashboard zu finden.
2. „Ich habe meine Lebensmittelkosten nicht im Griff.“
Bei so vielen Variablen scheint es unmöglich, Ihren Wareneinsatz genau zu steuern.
Wie führen Sie die richtigen Berechnungen durch, selbst wenn Sie genaue Daten haben? Sie müssen sowohl die Echtzeit-Kosten eines Rezepts als auch die tatsächlichen Lebensmittelkosten basierend auf dem Abbau des Bestands berücksichtigen, um Ihren Lebensmittelkostenprozentsatz genau zu bestimmen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Berechnung der Lebensmittelkosten.
Das folgende Beispiel spricht Bände über die Bedeutung der Lebensmittelkostenkontrolle im Gastronomie-Management.
Wie also dorthin kommen?
Die Lösung: Verwenden Sie Echtzeitdaten, um solide Berechnungen durchzuführen
Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, aber Tabellenkalkulationen zu aktualisieren, kostet Zeit. Die Preise schwanken und es ist schwer, mitzuhalten.
Mit Cloud-basierter Software werden die Lieferantenpreise in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie immer aktuelle Zahlen zur Hand haben.
Das Apicbase-Tool zur Lebensmittelkostenberechnung erneuert automatisch alle Berechnungen der Rezept- und Speisekartenkosten, wenn Angaben zu Preisen eingegeben werden. Sie müssen keine Zeit mehr damit verbringen, Preisänderungen nachzusehen, Tabellenkalkulationen manuell zu aktualisieren und dann Änderungen an all Ihren Rezepten und anderen Dokumenten vorzunehmen.
Und da das System in der Cloud betrieben wird, erfolgen alle Aktualisierungen betriebsweit. Es ist nicht erforderlich, E-Mails an Dritte zu senden.
3. „Ich kenne meine profitablen Gerichte nicht“
Wenn Sie die Lebensmittelkosten nicht im Griff haben, wissen Sie nicht, ob Gerichte rentabel sind.
Das heißt, Sie können Ihre Speisekarten nicht optimieren. Sie könnten bei jedem verkauften Gericht Geld verlieren.
Sie denken vielleicht, Sie wissen, welche Rezepte rentabel sind, aber wissen Sie das wirklich? Berechnen Sie die Zahlen konsequent und in regelmäßigen Abständen?
Es braucht nur eine Zutat, die zum falschen Preis in die Berechnungen eingeht oder einen großzügigen Koch, der eine zu große Portion serviert und Ihre gesamte Berechnung wird über den Haufen geworfen.
Die Lösung: Optimieren Sie Ihre Speisekarte mit genauen Rezeptdaten
Kombinieren Sie die Informationen zu Ihren beliebtesten Gerichten mit den Daten der profitabelsten.
Wenn Sie Verkaufsanalysen in Kombination mit den Rezeptkosten nutzen, können Sie genau bestimmen, welche Gerichte sowohl rentabel als auch beliebt sind, um Ihre Speisekarten besser gestalten zu können.
Sobald Sie Ihre Lebensmittelkosten in den Griff bekommen haben, ist es keine so entmutigende Aufgabe, Ihre profitabelsten Gerichte herauszufinden und Ihre Speisekarten zu optimieren.
Entwickeln Sie Menüs mit großen Margen und Artikeln, die sich gut verkaufen.
4. „Wir bemühen uns, Gerichte konsequent zu liefern“
Konsistenz ist der Schlüssel zum Erfolg eines Restaurants.
Wie kann man bei so vielen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten für Produktkonsistenz sorgen? Ohne sie riskieren Sie, Ihren Ruf zu verlieren. Ihr Chefkoch kann nicht überall gleichzeitig sein, daher ist es eine echte Herausforderung, Mitarbeiterschulungen, klare Verfahren und ein kontinuierliches Management über Standorte hinweg zu gewährleisten.
Nur eine Handvoll schlechter Gerichte an einigen Orten kann zu schlechten Bewertungen führen.
Wie lassen sich die Vorgänge steuern und wie kann man sicherstellen, dass das Personal betriebsweit geschult wird, um jedes Mal ein Qualitätsprodukt liefern zu können?
Die Lösung: detailliertes Management der Lebensmittelproduktion
Der Schlüssel zur Konsistenz liegt darin, jedes Detail der Produktion zu planen.
Jeder sollte die Antworten auf grundlegende Fragen kennen: Wie viel sollten wir zubereiten? Wer macht was? Wie werden Abfälle richtig registriert?
Genaue Zutatenmengen, Zubereitungslisten, Allergeninformationen. Diese Elemente sind der Schlüssel, um Ihre Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen und den erwarteten Standards zu entsprechen.
Wenn Rezepte getestet, katalogisiert und ordnungsgemäß kalkuliert werden, sind die Mitarbeiter auch zufriedener, da sie ihre Verantwortung kennen und über alle Mittel verfügen, um bei ihrer Arbeit hervorragende Leistungen zu erbringen.
Konsistenz entsteht durch Planung und Bereitstellung von Vorlagen, denen einfach zu folgen ist.
Dies ist jedoch eine echte Herausforderung, insbesondere an mehreren Standorten.
Apicbase führt alle Ihre Verfahren, Lebensmittelkosten und Rezepte in einem zentralen System. Es kann detaillierte Vorbereitungslisten erstellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Rezepte erhalten. Zentralisierte Rezepte und Standardverfahren stellen sicher, dass jeder weiß, was er macht und Zugriff auf die richtigen genauen Informationen, Planungen und Richtlinien hat. Verbesserung der Qualität und Konsistenz auf ganzer Linie.
5. „Meine Allergenberichte rauben mir nachts den Schlaf.“
Allergien können Albträume bereiten.
Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie damit sogar rechtliche Probleme bekommen. Das ist eine schwierige Angelegenheit. Aus diesem Grund fühlen sich viele Köche und Manager nicht sicher, wenn sie Allergenberichte verfassen oder Lebensmittelallergenetiketten erstellen.
Allergene im Auge zu behalten ist eine schwierige Aufgabe mit schwerwiegenden Folgen. In vielen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, Allergene genau zu melden.
Besonders kompliziert ist das Ganze, weil sich die Rezepte ändern, Allergene aktualisiert werden müssen und das Personal geschult werden muss, damit eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen Kunden und Küche stattfindet.
Hier finden Sie eine kostenlose Anleitung zum Einrichten eines bombensicheren Managementsystems für Lebensmittelallergene.
Die Lösung: automatisierte Allergenberichte
Das Allergen-Management-System von Apicbase enthält alle Informationen, um Ihnen mitzuteilen, welche Allergene in welchen Gerichten enthalten sind. Es sammelt automatisch die Informationen und beschriftet jedes Rezept entsprechend.
Manager können Etiketten für verpackte Mahlzeiten ausdrucken und Mitarbeiter können Allergeninformationen schnell nachschauen, sodass sie zu 100 % sicher sind, dass sie dem Kunden genaue Informationen geben.
6. „Ich möchte in der Lage sein, Nährwerte zu berechnen.“
Kunden achten zunehmend auf Ihre Gesundheit.
Sie wollen wissen, was in ihre Nahrung fließt, bis hin zu den genauen Nährwerten. Und wenn Sie verzehrfertige Produkte herstellen, schreibt der Gesetzgeber es Ihnen möglicherweise vor, diese Informationen anzugeben.
Gastro-Manager sind jedoch keine ausgebildeten Ernährungswissenschaftler und die Berechnungen von Nährwerten sind sehr komplex.
Das Nutri-Score-Label ist ein gutes Beispiel. Das Label ist großartig, es steckt jedoch einiges an Mathematik dahinter.
Die Lösung: Nährwertinformationen automatisch berechnen und ausweisen
Verwalten Sie Ihre Daten zentralisiert, wissen Sie aufgrund der standardisierten Infoblätter alle Details zu jedem Gericht. Und selbst dann ist es eine große Herausforderung, die Nährwerte zu ermitteln und entsprechend an die Kunden weiterzugeben.
Apicbase nimmt automatisch die Daten aus Ihren Rezepten und berechnet die Nährwerte. Sie können problemlos Etiketten, einschließlich des Nutri-Scores, für Ihre Artikel drucken und auf die Daten zugreifen. So lassen sich die Nährwerte sowohl online als auch offline in Speisekarten angeben.
7. „Ich habe wenig Kontrolle über die Lagerbestände.“
Wie bekommt man die Lagerbestände in der Gastronomie unter Kontrolle?
Manuelle Bestandszählungen sind zeitaufwändig und zur Berechnung des Bestandswerts müssen mehrere Tabellen aufgerufen werden.
Wenn Sie sich auf Lieferantenrechnungen und Lieferscheine verlassen, um den Lagerbestand zu verfolgen, ist es schwierig, eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Lager ist. Und wenn Sie nicht wissen, was Sie bereits haben, können Sie nicht genau einschätzen, was Sie bestellen müssen.
Bis Sie den Lagerbestand manuell gezählt und die Berechnungen durchgeführt haben, haben sich die Preise geändert und die Lagerbestände schwanken. Außerdem müssen Sie Verschwendung, Diebstahl und Überportionierung berücksichtigen.
Wie ist es möglich, bei ständig wechselnden Lagerbeständen auf dem neuesten Stand zu bleiben?
Lösung: Ein zentrales Bestandsverwaltungssystem für Ihren Gastronomiebetrieb
Bestandsdaten müssen in andere Prozesse des Küchenbetriebs integriert werden, denn nur so erhält man genaue und nützliche Daten. (In Punkt 3 und 4 dieses Artikels wird klar, was wir meinen).
Apicbase automatisiert die Bestandsüberwachung mithilfe von EPOS-, Beschaffungs- und Produktionsdaten. Manager können auf einfache Weise auf Bestandsberichte zugreifen und die tatsächlichen mit den Soll-Lagerbeständen vergleichen.
Die Plattform hilft, unkontrollierte Lebensmittelabfälle aufgrund von Diebstahl, Überportionierung oder Verschwendung zu identifizieren, bevor die Gewinnmargen beeinträchtigt werden.
Setzen Sie Tabellenkalkulationen und komplizierten Berechnungen ein Ende.
8. „Personal bestellt zu viel oder nicht genug“
Eine optimale Bestandsmenge zu führen, bringt einen ständigen Balanceakt mit sich.
Mit Hunderten von Zutaten, die von mehreren Lieferanten eingehen, ist die Arbeit mit Tabellenkalkulationen und die manuelle Verwaltung des Inventars ein Albtraum.
Überbestände führen zu großen Abfallmengen. Wenn bares Geld in verderblichen Waren schlummert, lässt sich ein Anstieg der Lebensmittelkosten nicht vermeiden. Bestellen Sie zu wenig, riskieren Sie andererseits, Kunden zu enttäuschen und Einnahmen zu verlieren.
Es ist wichtig, mit einem genauen Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem den Überblick über die Beschaffung zu behalten.
Hier finden Sie eine ausführliche kostenlose Anleitung zur Entwicklung eines zuverlässigen Inventarsystems für einen Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten.
Die Lösung: datengesteuerte Beschaffung
Mit jedem implementierten Prozess wird der nächste Schritt einfacher. Sie verstehen Ihre Lebensmittelkosten im Detail, die Speisekarte ist so optimiert, dass Sie genau wissen, wo Sie Gewinne erzielen und Sie haben die Produktion unter Kontrolle.
Mit Apicbase können Sie Stücklisten in Bestellformulare für jeden Lieferanten umwandeln. Dabei werden Ihre Lagerbestände, die Mindestliefermenge und die Paketgröße der jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.
Verwenden Sie die Tools und verbessern Sie die Effizienz auf ganzer Linie:
- Finden Sie die genauen Schwachstellen in Ihrem System heraus und schließen Sie die Lücken.
- Treffen Sie fundierte Entscheidungen, um zu hohe Bestände zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihnen nie die Zutaten ausgehen.
- Lieferanten werden im System registriert, was eine einfache Kommunikation ermöglicht. Das System schlägt vor, was Sie benötigen und Sie können die Bestände und Bestellungen manuell überwachen und überprüfen.
- Haben Sie die Lieferanten in das System integriert, erhalten Sie tägliche aktuelle Daten zu den Preisen.
- Richten Sie automatisierte Bestellungen für wichtige Artikel ein, damit diese nie ausgehen.
9. „Wie viele Bestände verschwenden wir?“
Wenn viele Menschen in verschiedenen Filialen arbeiten, wird es schwierig, die Lebensmittelverschwendung im Auge zu behalten.
Die Auswirkungen auf die tatsächlichen Lebensmittelkosten sind enorm.
Beispiel
Wenn Ihre Köche das Steak nach Augenmaß portionieren und pro Steak nur 10 g zu viel verwenden. Nehmen wir an, das Prime Beef kostet 10 € pro Kilo und Sie verkaufen pro Abend 1000 Steaks an 50 Standorten. Das sind 10 Cent pro Steak und Abend, die Sie verschenken. Oder 5000 € pro Abend an all Ihren Standorten. Nach einem Monat beläuft sich der Gewinnverlust auf 155000 €.
Unnötige Lebensmittelverschwendung erhöht die Lebensmittelkosten und schmälert Ihre Margen.
Lebensmittelabfälle können entlang der gesamten Prozesskette auftreten, von der Bestellung über die Bestandsverwaltung bis hin zur Lagerung, Zubereitung, Portionierung und Messung von Zutaten.
Wie kann man Lebensmittelverschwendung überwachen und Verbesserungen vornehmen, um das Problem zu minimieren?
Lösung: Stellen Sie fest, wo Verschwendung auftritt
Um die Lebensmittelverschwendung in den Griff zu bekommen, implementieren Sie eine effektive Bestandsverwaltung. Produktionsplanung und genaue Messungen helfen den Köchen, vorausschauend zu planen und Abfall während des Einsatzes zu minimieren.
Fügen Sie ein praktisches System zur Ermittlung der verschwendeten Lebensmittelmengen ein. Stellen Sie fest, wo Lebensmittel verschwendet werden und passen Sie Ihre Prozesse an, um die Verschwendung so weit wie möglich zu reduzieren.
Apicbase kümmert sich in einer einzigen Plattform um all diese komplexen Elemente. Verwalten Sie den Lagerbestand und planen Sie die Produktion genau. Mit Apicbase können Mitarbeiter Abfälle einfach mit einem Tablet oder ihrem eigenen Smartphone erfassen.
Die Software nimmt alle Daten auf und berechnet, wie viel des Bestands in der Mülltonne landet. Es bietet Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, um Verschwendung zu reduzieren und Ihre Margen zu erhöhen.
10. „Wie verwalte ich mehrere Standorte effizient?“
Es ist eine Sache, dafür zu sorgen, dass ein Team an einem Standort effektiv arbeitet. Sobald mehr dazukommen, wird es exponentiell schwieriger.
Viele Gastronomiebetriebe sind bei dem Versuch gescheitert, zu expandieren und zusätzliche Standorte zu ihrem ersten zu eröffnen. Selbst erfolgreiche Unternehmen haben Probleme mit der Komplexität, die mit der Eröffnung neuer Standorte einhergeht.
Wenn eine Organisation wächst, muss sie anders denken. Solide Verfahren und Überwachungsinstrumente können dabei von entscheidender Bedeutung sein.
Die Zentrale muss über alles Bescheid wissen: Erreichen die lokalen Manager ihre Ziele? Werden zu viele Lebensmittel verschwendet? Und so weiter. Alles unter Kontrolle zu halten, ist eine entmutigende Aufgabe.
Die Lösung: Standort-Management in der Cloud
Der Schlüssel zum Multi-Standort-Management liegt in der Zentralisierung aller Ihrer Daten. Rezepte als Kerndaten befinden sich zusammen mit anderen Informationen, die für alle Verkaufsstellen relevant sind, in einer zentralen Datenbank.
Aber das ist leichter gesagt als getan. Was ist, wenn verschiedene Verkaufsstellen unterschiedliche Speisekarten und Rezepte verwenden und unterschiedliche Lieferanten und Verfahren haben?
Beispiel
Beispielsweise werden weltweit tätige Hotelketten gleichzeitig Sommer- und Winterkarten in verschiedenen Städten anbieten. Ein anderes Beispiel sind Restaurantgruppen, die unterschiedliche Konzepte mit völlig unterschiedlichen Speisekarten in verschiedenen Städten unter einem Dach zusammenführen.
Wie werden alle Mitarbeiter an allen Standorten in einer solchen Entfernung auf konsistente Daten aus dem System zugreifen?
In Apicbase können Standorte ihre eigenen Speisekarten haben, während die Vorteile eines zentralisierten Systems oder dessen Möglichkeiten zur Daten- und Zahlenverarbeitung erhalten bleiben.
Die Standorte können Zutaten und Halbfabrikate von einer zentralen Produktionseinheit bestellen, während das Management die internen Bewegungen der Produkte verfolgen kann. Die Lagerbestände an beiden Enden werden automatisch aktualisiert.
11. „Wie kann ich ein funktionierendes System in Zukunft aufrechterhalten?“
Wie kann sichergestellt werden, dass Standards und Verfahren in Zukunft eingehalten werden?
Es ist leicht, Standards zu verlieren, wenn Sie nicht am Ball bleiben. Selbst wenn an allen Standorten alles reibungslos funktioniert, gibt es keine Garantie dafür, dass dies auch in Zukunft so bleibt.
Die Lösung: Optimieren Sie Ihre Prozesse kontinuierlich
Sobald Sie ein funktionierendes System eingerichtet haben, ist es Zeit zu iterieren und zu optimieren.
Testen, testen, testen und verbessern Sie kontinuierlich Ihre Verfahren, Mitarbeiterschulungen und Prozesse, während Sie lernen, was am besten funktioniert.
Apicbase baut das alles in das System ein. Detaillierte Berichte stellen sicher, dass Sie schnell handeln können, damit Standards nicht in Vergessenheit geraten.
Mit den Benutzerverwaltungstools können Sie die Anzahl der Aktionen begrenzen, die ein Endbenutzer im System ausführen kann, um fehlerhafte Einträge oder Fehler zu vermeiden.
Es werden automatische Warnungen ausgegeben, wenn etwas nicht stimmt. Beispielsweise, wenn ein Gericht seine Zielmarge nicht erreicht oder etwas im Inventar fehlt.
Die Berichterstellungstools geben Managern auf einen Blick Einblicke in Margen, Verkaufszahlen und sogar die Leistung der Mitarbeiter.
Dies gibt Ihnen und Ihren Managern die harten Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen und das Protokoll zu optimieren.
Fazit: Vom organisierten Betrieb zur Optimierung der Produktionszyklen
- Wenn Sie ein zentrales System implementieren, wird die entmutigende Aufgabe einfacher, alles am Laufen zu halten.
- Sobald Sie die Kontrolle über Ihre Daten haben, ist die Produktionsplanung einfacher und Speisekarten lassen sich effektiver entwickeln.
- Kleine und große Aktionen, die früher Stunden dauerten, werden dank der Automatisierung mit einem Tastendruck erledigt.
- Wenn die Prozesse in Ihrem technischen Ökosystem unter Kontrolle sind, haben Sie stets den Überblick. Alle Daten, die Sie benötigen, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, stehen Ihnen zur Verfügung.
- Die Implementierung eines solchen Systems erleichtert nicht nur den Mitarbeitern und den Managements die Arbeit, sondern verschafft Ihnen auch Vorteile gegenüber 90 % der Konkurrenz.
Verwenden Sie eine Multi-Unit F&B Management Software
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