Los desafíos de inventario son el gran problema que encuentra todo hostelero: es lo que mantiene despierto a los propietarios, administradores y cocineros más experimentados, mucho más que otros retos como la formación de empleados, contabilidad o ingeniería de menú.
Haces todo lo que puedes, pero al final no consigues que tus niveles lleguen a donde quieres, o que tu coste de comida baje lo suficiente.
Bueno, es hora de hacer algo con todo esto.
Sabemos que es fácil ignorar los errores de inventario cuando solo te cuestan 100€ al mes, pero cuando ese número asciende a 1.500€, estamos hablando ya de un problema que puede hundir a todo tu negocio.
En este artículo veremos los cinco problemas de inventario más comunes y te daremos unas cuantas soluciones rápidas que te ayudarán a acelerar tus procesos de gestión de inventario.
Ya seas un restaurante de comida rápida, un local grande para eventos o una empresa de catering, las soluciones para estos desafíos tan comunes te ayudarán a reducir tus costes, a aumentar tu calidad y a mantener a tus empleados satisfechos.
- Registros imprecisos y datos poco fiables
- Un conocimiento limitado sobre porciones y costes
- Desafíos de inventario para varios locales (pedidos y transferencias internas);
- Presupuestos atados a inventario no utilizado debido a un control deficiente
- Dificultad para tomar decisiones que aumenten la rentabilidad debido a datos desorganizados
¿Estás listo para convertirte en un experto de inventario al que no le cueste superar todos estos desafíos?
Ya estás a la mitad de este artículo, así que adelante.
No te detengas solo con los errores y desafíos de inventario. Lee también nuestro artículo sobre mejores prácticas de inventario en restaurantes, donde compartimos algunos consejos para implementar desde cero un sistema de inventario eficiente.
1. Un registro impreciso te dará datos poco fiables
Un recuento preciso de inventario es la columna vertebral de toda operación eficiente y rentable en el sector hostelero.
A su vez, es uno de los desafíos más importantes que encuentra todo propietario o administrador.
Veamos un ejemplo práctico:
Digamos que tu equipo acaba de terminar un turno de 10 horas, después de servir platos a cientos de personas… y ahora tienen que dedicar una hora más a hacer el inventario antes de ir a casa.
¿Hace falta que te digamos cuánto van a tardar en decidir que es mejor adivinar lo que tienen enfrente? ¿O simplemente usar la misma lista de la semana pasada para irse más rápido?
Si no los vigilas es probable que ya lo estén haciendo.
El que tu personal quiera irse a casa rápido no es el problema real, sin embargo, ahorrar esfuerzos en aquello en lo que no se debería ahorrar va a aumentar tu coste de comida final.
Hacer pedidos precisos se vuelve una tarea extremadamente difícil si no trabajas con números de inventario correctos. Perderás tiempo y no llegarás a obtener los resultados que deseas.
Cómo solucionar esto:
Lo primero que tienes que hacer es convertir el recuento de inventario en un trabajo en equipo. Si pones solo a un jefe de turno y a un empleado en el almacén, después de unas horas empezarán a revisar todo sin prestar demasiada atención.
¿Pero si son tres personas haciendo el recuento? Pues se apoyarán el uno al otro y empezarán a revisar el trabajo de cada uno para no cometer errores.
Además, que tus empleados sepan cómo un recuento preciso afecta al negocio les motivará a mejorar sus prácticas de inventario. Después de todo, ¿cómo puedes considerar aumentos de sueldo o pagas extra si tu coste de comida está 5% por encima de tu coste objetivo?
Haz las cosas más fáciles para todos pero mantén el nivel de precisión que necesitas. ¿Cómo? No hagas recuentos completos diariamente.
En su lugar, crea una lista de desperdicios extremos, productos caros y top ventas.
Haz un recuento de estos todos los días.
De esta manera, tendrás un control total de los ingredientes que más afectan tu coste de comida.
Los recuentos completos de inventario deben realizarse una vez a la semana. Seguirás teniendo acceso a datos fiables y recientes, pero ya no tomarán demasiado tiempo a tus empleados.
2. Conocimiento limitado sobre costes, tamaño de porciones y gestión de inventario
Este es un error muy frecuente en restaurantes. En la mayoría de negocios, los administradores y los chefs ejecutivos suelen ser los responsables de la creación de la carta, el coste de recetas y los pedidos.
Esto significa que son los únicos que saben hacer todo (y de manera perfecta).
Esto significa también que los otros cocineros y ayudantes de cocina cometerán errores en estas áreas. Estos errores luego tienden a crear serios problemas de inventario en restaurantes.
Aquí te damos tres ejemplos muy comunes:
Un chef junior que suele agregar una loncha de jamón adicional en un Club Sandwich….
Un camarero que sirve cinco copas de vino de cada botella, cuando deberían ser seis para cumplir con el coste objetivo…
Un ayudante de cocina que guarda un saco de harina apenas utilizado junto a las patatas, causando un conteo erróneo al final de la semana …
Estos errores van sumando poco a poco y afectan negativamente tus cálculos de inventario y costes.
Cómo solucionar esto:
Además de las soluciones obvias, como contratar a empleados competentes e invertir en una formación continua, hay algunas medidas adicionale que puedes implementar para que todo el mundo esté en la misma página:
- Comunica a todos que has implementado un sistema de inventario y que lo has hecho por una razón concreta: cuando tus empleados sepan que estás haciendo un seguimiento de las cosas, estarán más atentos a la hora de seguir cada receta y cumplir con las porciones establecidas y tratarán de evitar desperdiciar comida.
- Haz que todos participen en el recuento de inventario: por cierto, puedes descargar nuestra plantilla gratuita para un recuento de inventario preciso. No solo mejorarán su manera de hacerlo y podrán echar una mano a otros cuando sea necesario, sino que también aprenderán dónde se guardan ingredientes específicos (reduciendo errores de almacenamiento e inventario).
- Usa software para facilitar el tamaño correcto de las porciones: por ejemplo, puedes crear vídeos que muestren cómo preparar una receta paso a paso que pueden ver en sus teléfonos o tablet y que les muestren cómo preparar correctamente cada producto en la carta. Esto le da a tu equipo una guía muy sencilla, algo especialmente importante para cadenas de múltiples locales con alto movimiento.
Plantilla gratuita para inventario de restaurntes para Excel y Google Sheets
Nuestra plantilla para recuentos de inventario es fácil de usar y te ayuda a mantener tus costes bajo control y a calcular las variaciones de inventario y márgenes de rentabilidad.
Una palabra rápida sobre gestión de inventario para negocios con múltiples locales
Conseguir porciones adecuadas es especialmente importante cuando trabajas con varios locales. Los chefs ejecutivos no pueden estar en todas partes al mismo tiempo y tienen que poder confiar en el equipo de cada unidad para ejecutar cada plato a la perfección.
La razón para esto tiene dos lados:
A. Consistencia de platos: si quieres que lo que se sirve en uno y otro local sea comparable, entonces lo más importante es conseguir una alta consistencia de platos.
Además, te ayudará a construir una marca confiable a la que los clientes volverán una y otra vez independientemente del local.
B. Conseguir tus objetivos: en hostelería, los márgenes suelen ser ya de por sí ajustados, así que no querrás que tus locales gasten de más y conviertan platos rentables en platos en los que apenas se recupere lo invertido.
3. Dificultad para rastrear pedidos internos y transferencias entre múltiples restaurantes
Encargarse de un solo restaurante ya es un proyecto lleno de problemas y desafíos de inventario. Sin embargo, queda muy por debajo en comparación con un negocio de varios locales esparcidos por toda una ciudad.
Imagina esta situación:
Un jefe de turno en un local tiene una hora punta no prevista debido a una conferencia cercana que no habían tenido en cuenta. Llama a su contraparte en otro local al otro extremo de la ciudad para pedirle tres cajas de botellas de Coca Cola.
¡Problema resuelto! ¿No?
Bueno, hay un pequeño inconveniente… Resulta que ambos estaban tan ocupados que ninguno anotó este movimiento en sus registros.
Ahora bien, a finales de mes, un administrador muy organizado se pone a echar cuentas mientras revisa el inventario y advierte dos cosas:
- Al local A le está yendo muy bien: su variación de coste de comida es prácticamente nula y en general mantienen los costes al nivel objetivo.
- Al local B le falta una buena parte del inventario: es necesario hablar con los administradores para entender por qué están desperdiciando tanta comida o si pueden haber incluso robos no detectados.
Nosotros sabemos que estas conclusiones no son correctas, pero los datos le harán pensar exactamente eso.
La gestión de inventario de múltiples unidades es bastante compleja porque añade una capa adicional para cada local.
No solo tienen que rastrear los pedidos a la central, sino también revisar cómo cada local está usando su propio inventario y tienen que comparar los datos para un análisis adecuado del que puedan sacar conclusiones y medidas a tomar.
Esto significa tener dos sistemas similares pero independientes, algo muy difícil de gestionar a menos que uses un software que te brinde un análisis de rendimiento para cada unidad.
Cómo solucionar esto:
Si operas un negocio con múltiples locales, mantener un registro de los pedidos y transferencias se vuelve mucho más difícil si solo usas hojas de cálculo.
Es posible pero solo si asignas estas tareas a los miembros más organizados y responsables de tu equipo.
Muéstrales cómo registrar cada transferencia y pedido interno y compartir estos registros diariamente con los administradores de inventario.
De esta manera, estos administradores podrán hacer ajustes específicos para los ingredientes en cada local, haciendo pedidos por las cantidades exactas que necesitan y eliminando la necesidad de hacer transferencias (y evitar errores de registro).
Por otro lado, puedes usar un software dedicado a la gestión de inventario en restaurantes. De esta manera, los pedidos y transferencias internas (con excepción de las externas) se registran automáticamente en una misma fuente y toda persona que necesite acceder a esta información tan solo tiene que iniciar sesión.
4. Dinero desperdiciado en inventario no utilizado
Muchos restaurantes almacenan ingredientes que no necesitan o no usan.
Los incluyeron en su lista de pedidos hace un par de años porque el chef quería probar algo nuevo… y desde entonces los han pedido constantemente, incluso cuando la mitad de esos platos han sido retirados de la carta.
Cosas como:
10 botes de mostaza Maille Chablis (de las caras)…
Dos kilos de setas matsutake (que se mueren cada vez que las cuentas)…
12 botellas de aceite balsámico de Módena (ocho de las cuales están abiertas y medio llenas)…
Algunos de estos ingredientes son muy caros. Otros no tanto. Pero el punto es que no los usas, no los necesitas y representan el 30% de tus residuos cada mes.
En resumen, te están exprimiendo y son el ejemplo perfecto de tirar dinero a la basura (literalmente).
Cómo solucionar esto:
En realidad, este es un error de inventario bastante fácil de arreglar…
Identifica esos ingredientes que no usas (o que suelen ir directamente a la basura) comparando tus recuentos de inventario históricos, y luego tomando decisiones de carta que tengan en cuenta tus números exactos y predicciones de venta.
Si notas que se desperdicia un ingrediente en específico de manera bastante frecuente y que el chef lo sigue pidiendo, investiga qué está pasando.
Mira las recetas que usan ese ingrediente y:
- pide menos en el futuro y monitoriza su uso
- reemplázalo con un ingrediente más barato y monitoriza su uso
- modifica las recetas para eliminar la necesidad de usar ese ingredientes
Aquí es donde es muy importante tener recuentos de inventario precisos. No puedes simplemente adivinar y hacer pedidos que se ajusten a tus necesidades reales.
Para llegar a este punto tienes que saber lo que hay en tu almacén regularmente y tienes que estar seguro casi al 100% de tus cantidades.
5. Demasiados datos pero pocos análisis útiles
Digamos que eres muy meticuloso con tus recuentos semanales y mensuales:
- Revisas todo dos veces, solo para asegurarte de obtener números correctos…
- Registras todos tus desperdicios, pérdidas y errores de inventario
- Anotas todas las transferencias entre locales para saber hacia dónde va cada producto…
…y al final, lo que obtienes es una montaña de datos que te cuesta descifrar y es demasiado compleja como para gestionar con una sola hoja de cálculo.
Terminas cerrando el archivo y olvidándote de él.
Muchos administradores cometen este error en particular al hacer su inventario (aunque lo mismo se puede decir sobre otros datos de operación).
Y no, esto no es porque sean vagos o no sean capaces, sino porque a veces no tienen el suficiente tiempo disponible para dedicarse a esta tarea de manera adecuada.
Cómo solucionar esto:
Define objetivos de inventario por mes o por local.
De esta manera, tendrás algo tangible a calcular una vez hayas recolectado todos los datos de inventario.
En la mayoría de los casos, cuando definas objetivos, deberías enfocarte en un grupo reducido de cálculos y métricas, como el coste de productos vendidos, desviación de coste de comida, niveles o inventario en almacén.
¿Estás pidiendo más que hace seis meses? ¿O menos? ¿Tu local A tiene un coste de comida mucho menor que tu local B? ¿Por qué sucede esto?
Calcular los datos de inventario específicos para cada mes te ayudará a identificar esas áreas de gestión de inventario en las que tienes que enfocarte para evitar costes innecesarios y aumentar tu rentabilidad.
Sin embargo, si haces este proceso manualmente (o con hojas de cálculo), estarás trabajando con un mar de datos, lo cual puede llevarte a un proceso sumamente complicado.
Contar con un software de inventario dedicado puede hacerte la vida mucho más fácil: simplemente introduces el recuento de inventario, de residuos, transferencias y pedidos internos, y el software hará todos los cálculos por ti. El sistema te dirá cómo tu inventario de comida y bebida ha evolucionado a lo largo del tiempo y cómo están funcionando tus diferentes unidades.
¿Estás pidiendo más que hace seis meses? ¿O menos? ¿Tu local A tiene un coste de comida mucho menor que tu local B? ¿Por qué sucede esto?
Usar un software te permite tener una vista rápida de todos los datos que necesitas para tomar decisiones más rentables, ya que puedes llegar a una análisis más preciso (por local, por mes, por ingredientes o platos específicos, etc).
No te detengas solo con errores y desafíos de inventario. Lee también nuestro artículo sobre mejores prácticas de inventario en restaurantes, donde compartimos algunos consejos para implementar desde cero un sistema de inventario eficiente.
Evita los errores de inventario con Apicbase
Conseguir una gestión de inventario excelente es difícil si todo lo que usas es lápiz y papel (o incluso solo tablas de excel). Para llevar a cabo una buena gestión, necesitarás un software dedicado para el inventario de restaurantes.
En Apicbase hemos revolucionado totalmente la manera de controlar el inventario y hacer recuentos, y te ahorramos horas cada semana convirtiendo una tarea compleja y confusa en algo muy simple y preciso:
- Un sistema fácil de replicar y usar que hará que te olvides de las hojas de cálculo
- Datos de ventas históricas y pedidos para facilitar tus predicciones
- Un desglose completo de los datos de inventario, indicando los niveles de materias prima y de porciones
- Acceso inmediato a varios cálculos y porcentajes de inventario
- Crea listas de pedidos cuando los ingredientes estén por debajo del nivel necesario
- Seguimientos de transferencia de ingredientes e inventario para negocios con múltiples locales
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