Haz que tu negocio sea exitoso y rentable adoptando algunas de las más conocidas (y otras no tanto) mejores prácticas de inventario.
Puede que tardes un poco en acostumbrarte a trabajar con ellas, pero una vez tú y tu equipo empiecen a sentirse cómodos con estas acciones, quedarás impresionado con cómo algo inicialmente complejo e intimidante se convierte en un sistema eficiente que te ahorre dinero…
… porque unos costes más bajos y un rendimiento disparado es exactamente lo que verás cuando afines tu control de inventario.
Aún así, entendemos si la idea de empezar a hacerlo todavía te intimida o incluso te causa pereza… el inventario es, y ha sido siempre, ese tipo de tema.
Pues bien, ahora que ya lo hemos mencionado, es hora de enfocarnos en por qué una gestión de inventario es un componente crítico en toda operación de restaurante.
Un buen control de inventario revela tu coste real de comida. Te da las herramientas que necesitas para tomar decisiones que aumenten tu rentabilidad.
¿Estás llegando a tu coste de comida objetivo? ¿O te estás pasando debido al robo, desperdicio o porciones demasiado grandes?
¿Eres un mago que hace pedidos exactos según tus niveles? ¿O sueles desperdiciar mucho o quedarte sin ingredientes en el peor momento (acumulando residuos o ahuyentando a posibles clientes)?
La única manera de saber todo esto es teniendo un registro de tu inventario a prueba de balas y así podrás obtener la información valiosa que se esconde tras un bosque de datos.
En este artículo, veremos cinco mejores prácticas de inventario en restaurantes que te mostrarán cómo implementar un sistema de manera correcta y cómo obtener la información que necesitas.
Esta es una lista de lo que vamos a ver:
Crear un sistema para rastrear el inventario (y mantenerlo) ;
Conocer lo que revela tu inventario (y saber por qué es importante)
Rastrear desperdicios alimentarios y errores de inventario (casi religiosamente)
Finalmente, veremos por qué un software dedicado a la gestión del inventario te ahorrará mucho tiempo y te ayudará a proteger tus márgenes.
Vamos allá.
5 prácticas de inventario que aumentarán tu rentabilidad
1. Implementar un sistema para gestionar tu inventario
La primera mejor práctica para todo restaurante es sumamente fácil: consiste simplemente en implementar un sistema de inventario.
Básicamente, cualquier sistema.
Por ejemplo:
Entrar al almacén una vez por semana y anotar los números en una libreta.
O luchar con múltiples hojas de Excel cada vez y registrar todo en una mar interminable de filas y columnas.
Es obvio que estos sistemas no son los más idóneos, pero si a estas alturas todavía no haces más que un recuento anual, implementar cualquier tipo de sistema ya es un gran paso para empezar.
Habiendo dicho esto, usar un software dedicado para el inventario de restaurantes ayuda a obtener unos resultados mucho mejores que con cualquier otro sistema.
Hablaremos sobre ello más adelante.
Un sistema de inventario robusto es especialmente importante para operaciones de múltiples locales, donde el controlar costes es todo menos una tarea sencilla.
Una operación en múltiples locales suele emplear a muchas personas que tienen que estar en la misma página.
Compartir con tu equipo la importancia de implementar un control y prácticas de inventario les permitirá saber que estás monitorizando la situación constantemente.
Una vez ellos sean plenamente conscientes de ello, los pedidos serán mucho más optimizados, consiguiendo así que sigan las guías de manera más estricta y reduciendo drásticamente los casos de robo o desperdicios no deseados.
Sea cual sea el sistema que elijas–papel y lápiz, hojas de cálculo o un software dedicado–intenta que sea fácil de seguir y repetir:
- Haz un recuento de inventario de manera regular (a la semana o al mes, no solo al año), haz revisiones frecuentes de espacios en concreto (diariamente de preferencia) que contengan los productos más caros (vinos, cortes de alta calidad, caviar, etc).
- Haz tus recuentos a una hora similar (por la mañana o por la noche, cuando no haya mucha actividad) y asegúrate de que tus equipos tengan el tiempo suficiente para hacerlo correctamente.
- Asegúrate de que un miembro de confianza de tu equipo esté presente en cada recuento (el chef principal, un ayudante de cocina, un jefe de turno). Haz que los otros empleados asistan en el proceso para que todos sepan hacerlo.
- Haz que los datos de inventario estén disponibles para todo el que lo necesite (por ejemplo, actualiza continuamente la carpeta compartida con los recuentos más recientes y con informes de desperdicios y errores).
Una última idea sobre sistemas de gestión de inventario: nunca intentes adivinar tus cantidades.
Es imposible que aciertes todo el tiempo y cada error, por más pequeño que sea, acabará sumando al final, especialmente para operaciones con múltiples locales, donde el coste de adivinar se duplica por cada unidad adicional.
Plantilla gratuita para inventario de restaurntes para Excel y Google Sheets
Nuestra plantilla para recuentos de inventario es fácil de usar y te ayuda a mantener tus costes bajo control y a calcular las variaciones de inventario y márgenes de rentabilidad.
2. Los cálculos de inventario siempre te enseñan algo
La gestión de inventario en un restaurante no se trata realmente de recuentos y números.
Saber exactamente lo que tienes en tu almacén puede que te haga más rápido a la hora de hacer cálculos pero de por sí no hará tu negocio más rentable.
Para conseguirlo, tienes que saber qué hacer con esos números y entender el por qué de las cosas. Y ese por qué son las fórmulas específicas de inventario.
Estos cálculos y porcentajes te darán una vista general de la salud de tu negocio, te ayudarán a identificar las áreas donde puedes recortar costes y te permitirán aumentar tu rentabilidad haciendo cambios menores (y otros muy significativos).
Ahora mismo no vamos a poder ver absolutamente todos, pero aquí te dejamos una lista de los más importantes:
Recuento de inventario – básicamente revisar y registrar manualmente todo el inventario que tiene tu negocio actualmente. Es una parte importante del control de inventario y también afecta a tus compras, tu producción y tus ventas.
Inventario en almacén – el inventario que tienes guardado. Se le suele asignar una cantidad monetaria y te indica cuánto tienes atado a productos perecederos que debes utilizar para no desperdiciarlos.
Ratio de rotación de inventario – el ratio al que la cocina utiliza los productos en el inventario. Es una herramienta muy potente para calcular el coste de comida, el precio del menú, los pedidos y muchos más. Por lo general, querrás que tu ratio mensual se encuentre entre 4 y 9 — si es menor o mayor significa que tienes muy poco o demasiado inventario.
Coste de productos vendidos (CoGS) – el coste real de comida en una franja de tiempo específica. Este valor es muy importante para el control de costes y la toma de decisiones.
Niveles de inventario – la cantidad mínima que necesitas en tu inventario para satisfacer las demandas de los clientes (y que quede además un inventario de seguridad, es decir, un poco más en caso de mayor demanda). Tu objetivo es convertirte en un mago de los niveles para no desperdiciar comida (o tener que lidiar con clientes insatisfechos que no pueden pedir lo que quieren porque ya no te quedan insumos).
Variación entre el consumo teórico y real – el consumo teórico o ideal es el consumo que deberías hacer según tus recetas y tus números de ventas en un periodo en específico. El consumo real viene determinado por cómo tu inventario se ha reducido en ese mismo periodo. Siempre vamos a encontrar una variación entre ambos valores debido a los desperdicios, robos o porciones demasiado grandes, pero tu misión es que esa diferencia sea lo menor posible.
Echa un ojo a este artículo sobre las siete causas por las que existe variación entre el coste de comida real e ideal para que sepas en qué enfocarte cuando veas estas diferencias.
3. Hacer pedidos según tendencias históricas
Tan solo tienes que ordenar un poco tus registros y números para empezar a ver ciertos patrones.
Por ejemplo, puede que veas que tus vinos más caros suelen venderse mucho en diciembre o en febrero por San Valetín, pero en meses como abril nada de nada.
O que hagas lo que hagas, la sopa de espárragos nunca llega a ser un producto popular entre tu clientela.
Hacer pedidos en base a tus tendencias históricas te ayudará a asegurarte de que tengas suficiente comida para los períodos más ocupados, pero que no compres de más para los más lentos.
Si lo haces bien, este tipo de predicciones minimizará los residuos y desperdicios y te ayudarán a mantenerte lo más cerca posible a los niveles ideales de ingredientes.
Date un tiempo para estudiar tus tendencias de ventas. Tus pedidos pasarán a estar motivados por datos, reducirás tu coste de comida y ya no tendrás que preocuparte por los espárragos que se ponen malos en la nevera.
Con Apicbase tienes acceso rápido a datos de inventario y ventas históricas.
4. Mantén tus almacenes y neveras organizadas
¿Quieres gestionar tu inventario de manera rápida y eficiente?
Este es un consejo muy obvio pero a la vez muy importante: asegúrate de que tus equipos tengan los almacenes organizados.
Hacer un recuento de inventario ya es difícil. Buscar sacos y cajas de un ingrediente específico por todas partes hace el proceso innecesariamente complicado.
- Cada ingrediente debe tener su lugar: las verduras en la parte de atrás de la nevera, las frutas en la del frente, y la carne en la congeladora. Si un ingrediente se saca pero no se utiliza por completo, asegúrate de que tus empleados sepan dónde guardarlo. Organiza el inventario en grupos grandes. Una muy buena idea es poner etiquetas en cada cajón y estante.
- Mantén todos los ingredientes a la vista: no satures tus estantes, eso solo hará los recuentos más difíciles. Deja espacio suficiente para separar físicamente los productos contados de los que faltan por contar.
- Crea un mapa de tu almacén: ayuda a tu equipo a organizar tu inventario creando un mapa visual de los espacios de almacenamiento, neveras y congeladores. Pégalas junto a las puertas para que todos tengan una referencia rápida.
Si mantienes tu inventario organizado, tus neveras en orden y tus estantes limpios, tus recuentos serán tarea fácil.
5. Mantén un registro de desperdicio alimentario y errores de inventario
Cuando tienes que reemplazar un pedido porque uno de tus camareros anotó mal lo que dijo el cliente estás echando por tierra tu rentabilidad.
Lo mismo sucede cuando tu equipo tira a la basura una cebolla podrida o una zanahoria que no pueden usar.
¿Sabes cuál es la peor parte?
Que tus datos de venta no muestran nada de esto. No hay un registro de esta comida siendo utilizada y desperdiciada. Si simplemente revisas tus ventas para organizar tu inventario, tus cuentas nunca serán precisas.
Siempre verás una variación en tu coste de comida. En pocas semanas, cuando hagas un recuento de inventario, no tendrás ni idea de por qué la diferencia es tan grande y estarás atrapado con un coste alto sin saber por qué.
Si lo evalúas de semana en semana, puede que estos errores no representen mucho. 25 euros esta vez, 30 euros a la siguiente, y así sucesivamente. Pero todo suma, y antes de que te des cuenta puede que te dejes 5000€ al año sin saber exactamente dónde se te han ido.
Tienes que vigilar tu desperdicio alimentario, tus residuos y los errores que pueda cometer tu equipo registrando cada pérdida en una hoja independiente. Puedes tener una en la cocina y otra junto a la barra.
Usa esos datos cuando hagas tus recuentos de inventario y busca discrepancias. Al final, esto te ayudará a entender dónde estás desperdiciando dinero y qué puedes hacer para solucionarlo.
Con Apicbase puedes registrar tus residuos directamente en el sistema. Los datos se procesan automáticamente y se integran en tu estado de inventario y sugerencias de compra.
Mejora tu gestión de inventario con Apicbase
Si hasta ahora todo lo que has hecho son recuentos de inventario intuitivos, entonces seguir estas cinco mejores prácticas te ayudarán a adoptar un sistema mucho más robusto y preciso.
Aún así, si lo que quieres es monitorizar tu coste de producto y mejorar tu rentabilidad, entonces pronto dejarás las hojas de cálculo atrás. Tienes que empezar a pensar en un software más que en un sistema.
En Apicbase, estamos llevando la gestión de inventario a un nivel completamente nuevo convirtiendo una práctica compleja en una proceso muy sencillo:
- ¿Un sistema fácil de usar sin necesidad de hojas de cálculo? Hecho
- ¿Una vista rápida a las ventas históricas y pedidos anteriores para facilitar predicciones? Hecho
- ¿Un análisis detallado de datos de inventario incluyendo materias primas y nivel de porciones? Hecho
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- ¿Generar automáticamente listas de pedidos cuando los ingredientes estén por debajo de un nivel en específico? Hecho
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