Fréderique van Alfen-Las
Jefe de proyecto Campus e instalaciones
24.000 estudiantes - 5.000 empleados - 18 locales de restauración y alimentación
Servicios institucionales de alimentación
Desarrollo de productos, Adquisiciones, Inventario, Producción
Con más de 24.000 estudiantes, 5.000 empleados y 18 puntos de restauración, la restauración de La Universidad de Radboud es una empresa inmensa. La gestión de F&B está centralizada en Apicbase.
Radboud es la única universidad de los Países Bajos que cuenta con un servicio de catering interno. El instituto es conocido por su alto nivel educativo.
La calidad es la clave, eso también cuenta para todo lo que ocurre entre bastidores.
El «Departamento de Apoyo a la Alimentación y las Bebidas», por ejemplo, trabaja continuamente en la optimización de procesos.
«Examinamos lo que nos funciona y seguimos mejorando», afirma Fréderique Van Alfen-Las, responsable del proyecto.
El equipo pasó de una compleja estructura de carpetas con hojas de cálculo obsoletas a la plataforma de gestión de F&B de Apicbase.
Radboud se dio cuenta de que, si querían tomar decisiones basadas en datos reales, necesitaban una solución que pudiera procesar esas cifras y ofrecer información sobre compras, inventario, coste de los alimentos y ventas.
Una auditoría interna realizada a raíz de una licitación de restauración reveló que Radboud manejaba no menos de 14 proveedores diferentes, posiblemente incluso más. Nadie podía asegurarlo. Las acciones de adquisición y los niveles de existencias no estaban claros.
El director del proyecto, Fréderique Van Alfen-Las, afirma: «Nos hizo darnos cuenta de que, si queríamos basar nuestras decisiones en datos reales, necesitábamos un sistema que pudiera procesar realmente las cifras».
La Universidad Radboud gestiona la restauración de 18 restaurantes en Apicbase, desde la gestión de recetas hasta las compras.
El inventario teórico y el real pueden compararse inmediatamente. Las incoherencias y los errores se detectan inmediatamente y no, como antes, muchas semanas después tras analizar manualmente numerosas facturas.
Gracias a los permisos de usuario para el uso y los niveles de paridad para los pedidos, la gestión elimina de antemano toda una serie de posibles errores humanos.
«Hemos considerado varios sistemas, Apicbase era el único que cumplía todos los requisitos», afirma Fréderique.
«Esto incluye las estrictas exigencias de nuestro departamento informático a la hora de añadir un nuevo software al ecosistema ya existente».
El equipo informático estudió cómo se integraría Apicbase con la infraestructura existente. Al fin y al cabo, la Universidad de Radboud no es una pequeña cafetería. Todas las soluciones informáticas que implanten deben ser compatibles.
«Apicbase es una solución potente. Soporta la gestión centralizada, proporciona una visión procesable de los números reales y es fácil de usar. Tener acceso a los datos en tiempo real y sin complicaciones ha tenido un impacto enorme en nuestro negocio y nuestras operaciones.»
El equipo de Apicbase está formado por gente agradable que quiere que las cosas sigan avanzando todo el tiempo. Ayudan a encontrar soluciones y siguen optimizando el sistema.
«Consideramos a Apicbase más un socio que un proveedor».
En el futuro, Radboud tiene previsto implantar más módulos de Apicbase. «Sólo tenemos que añadir la analítica de ventas para tener el paquete completo».
La Universidad de Radboud supervisa todas sus operaciones de catering utilizando cuatro módulos Apicbase de venta libre.
Un eje central para recetas, menús y datos. Accesible en todo el grupo.
Prevenir el despilfarro y la escasez. Controle las existencias en cada ubicación.
Planificar la producción, generar listas de materiales y supervisar la ejecución.
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