Optimierung der Beschaffung & Daten- verwaltung
Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
Betriebsgröße
24.000 Auszubildende - 5.000 Mitarbeiter - 18 Catering- & Restaurantstandorte
Unternehmensbereich
Institutionelle Verpflegung
Module
Produktentwicklung, Beschaffung, Inventarverwaltung, Produktion
Zentralisiertes Gastronomiemanagement in einer datengesteuerten Organisation
Mit über 24.000 Studenten, 5.000 Angestellten und 18 Verkaufsstellen ist der Gastronomiebetrieb der Radboud University ein riesiges Unterfangen. Das Gastronomiemanagement läuft zentral über Apicbase.
Radboud ist die einzige Universität in den Niederlanden, die die gesamte Verpflegung intern abwickelt. Das Institut ist für sein hohes Ausbildungsniveau bekannt. Qualität wird großgeschrieben, auch hinter den Kulissen. Demnach ist die für die Verpflegung zuständige Abteilung ständig mit der Optimierung von Prozessen beschäftigt. „Wir prüfen, was bei uns funktioniert und verbessern uns ständig“, sagt Projektleiterin Fréderique Van Alfen-Las.
Das Team wechselte von einer komplexen Ordnerstruktur mit veralteten Tabellenkalkulationen zu der Apicbase-Plattform für das Gastronomiemanagement.
Apicbase berechnet genau, wie viel die jeweiligen Teams bestellen müssen. Ich weiß nicht, wie viele Stunden genau uns das jede Woche erspart, aber es sind auf jeden Fall viele.
Fünf Herausforderungen
Radboud wurde klar, dass für eine auf tatsächlichen Daten basierende Entscheidungsfindung eine Lösung erforderlich war, die diese Zahlen verarbeiten und Einblicke in den Einkauf, den Bestand, die Lebensmittelkosten und den Umsatz bieten konnte.
- Zentrale Steuerung: Da es kein zentrales Verwaltungssystem für die Verpflegungsstellen gab, hatte die Universität keinen Überblick über die tatsächlichen Zahlen. Fehler in der Beschaffung blieben unbemerkt oder wurden erst nach zeitaufwändiger Prüfung der Rechnungen entdeckt.
- Beschaffungsprobleme: Die verschiedenen Verpflegungsstellen beschafften unabhängig voneinander. Es gab keine zuverlässigen Aufzeichnungen über den tatsächlichen Bestand. Der Abteilung entgingen Mengenvorteile und es gab Probleme mit toten Beständen, während bei anderen Produkten die Lagerbestände zu hoch waren.
- Tabellenchaos: Abkehr von Tabellenkalkulationen und Einführung einer spezialisierten Lösung für das Lebensmittelmanagement. Zum einen aus Zeitgründen, zum anderen, um auf der Grundlage klarer Daten und nicht nach Bauchgefühl zu managen.
- Automatisierung der Allergeninformationen: Die Allergeninformationen sollten jederzeit korrekt sein. Wenn sich ein Rezept ändert, müssen sich auch die Allergenkennzeichnungen ändern.
- Bewusstsein der Mitarbeiter schärfen: Indem das Betriebspersonal einen Einblick in das bekommt, was eingekauft und was davon verschwendet wird, erhält es ein besseres Verständnis dafür, welchen Einfluss es selbst auf die Rentabilität des Unternehmens hat.
Das Aha-Erlebnis
Das Ergebnis eines auf eine Ausschreibung für die Gastronomie hin ausgeführten internen Audits ergab, dass Radboud 14 verschiedene Anbieter hatte, oder sogar mehr. So richtig konnte das niemand sagen. Die Aktivitäten in der Beschaffung sowie die Bestandszahlen waren unklar.
Projektleiter Fréderique Van Alfen-Las meint: „Wir haben gemerkt, dass wir ein System brauchten, das die Zahlen verarbeiten konnte, um unsere Entscheidungen basierend auf tatsächlichen Daten zu treffen.”
Zentral Daten zu unseren Gastronomiebetrieben in Echtzeit zur Verfügung zu haben, bietet massive Vorteile für das Geschäft und den Betrieb.
Die Lösung
Die Radboud University verwaltet die Verpflegung für 18 Restaurants in Apicbase — vom Rezeptmanagement bis hin zu den Bestellungen.
- Rezeptdatenbank: Die Abteilung speiste Daten zu den Rezepten und zum Sortiment in die Apicbase-Plattform für den Küchenbetrieb ein. Jedes Restaurant wurde als eigene Verkaufsstelle im System eingerichtet.
- Zentrales Management: Die Restaurants haben Zugriff auf die zentrale Rezept- und Menüdatenbank und nutzen die Rechenleistung des Systems, um die Beschaffung zu prognostizieren und den Bestand zu verfolgen.
- Bestandsmanagement Die Inventur erfolgt nicht mehr unter Verwendung aufwändiger Tabellenkalkulationen, sondern wird von den Mitarbeitern per Tablet direkt in das System eingespeist.
Soll- und Ist-Bestände können sofort verglichen werden. Unstimmigkeiten und Fehler werden direkt bemerkt und nicht wie früher erst viele Wochen später nach der manuellen Auswertung zahlreicher Rechnungen. - Beschaffung: Der Hauptlieferant Bidfood wurde in das Bestellmodul integriert. Auf Knopfdruck werden nun Stücklisten in Bestellungen umgewandelt, die direkt von Bidfood verarbeitet werden. Die beiden Systeme arbeiten perfekt im Einklang.
- Mehrere Standorte: Der Abteilungsleiter der für die Verpflegung zuständige Abteilung verwaltet den Gastronomiebetrieb zentral und überwacht die verschiedenen Standorte in einem Dashboard mit Echtzeitdaten. Und nicht mehr, wie früher, durch ein Wirrwarr von Ordnern, veralteten Bestandsaufnahmen und Rechnungsanalysen.
Dank Benutzerberechtigungen für die Nutzung und festgelegten Sollbeständen für Bestellungen schließt die Verwaltung eine ganze Reihe möglicher menschlicher Fehler im Vorfeld aus.
Die theoretischen und tatsächlichen Lagerbestände werden direkt verglichen.
Unangemessene Bestandsabweichungen und Einkaufsfehler werden sofort bemerkt.
Überzeugende IT
„Wir hatten verschiedene Systeme in Betracht gezogen, aber Apicbase war das einzige, das alle Anforderungen erfüllte“, sagt Fréderique.
„Dazu gehören auch die strengen Anforderungen, die unsere IT-Abteilung stellt, wenn es darum geht, eine neue Software in das bereits bestehende Ökosystem einzufügen.“
Das IT-Team untersuchte, wie sich Apicbase in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen würde. Schließlich hat die Radboud University nicht einfach eine kleine Imbissbude. Alle Softwarelösungen, die eingesetzt werden, sollten kompatibel sein.
„Apicbase ist eine leistungsstarke Lösung. Sie unterstützt ein zentrales Management, bietet einen aussagekräftigen Einblick in die tatsächlichen Zahlen und ist benutzerfreundlich. Der unkomplizierte Zugriff auf die Echtzeitdaten hat unseren Betrieb und unsere Abläufe massiv verbessert.“
Großartiger Kundendienst
Das Apicbase-Team besteht aus netten Leuten, die permanent auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten sind. Sie helfen, Lösungen zu finden und das System weiter zu optimieren.
„Für uns ist Apicbase mehr ein Partner als ein Anbieter.”
Für die Zukunft plant Radboud, weitere Apicbase-Module zu implementieren. „Uns fehlt nur noch die Absatzanalyse, dann haben wir das gesamte Paket.“
Verwendete Module
Die Radboud University überwacht ihren gesamten Gastronomiebetrieb mit vier handelsüblichen Apicbase-Modulen.
Produktentwicklung
Ein Datenmanagementsystem für Rezepte, Speisekarten & andere Daten. Unternehmensweit abrufbar.
Inventarverwaltung
Verhindern Sie Abfälle und Engpässe. Überwachen Sie den Bestand an jedem Standort.
Produktionsplanung
Planen Sie die Produktion, erstellen Sie Stücklisten und verfolgen Sie die Umsetzung.
