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Apicbase nous a permis de mieux comprendre nos données alimentaires réelles.

Fréderique van Alfen-Las

Chef de projet Campus et installations

Taille de l'entreprise

24 000 étudiants - 5 000 employés - 18 points de restauration et d'alimentation

Type d'entreprise

Services alimentaires institutionnels

Modules

Développement de produits, Approvisionnement, Inventaire, Production

Gestion centralisée des F&B dans une organisation pilotée par les données

Avec plus de 24 000 étudiants, 5 000 employés et 18 points de restauration, l’activité de restauration de l’Institut de l’enseignement supérieur et de la recherche (IESR ) de l’Union européenne est en plein essor. L’Université Radboud est une entreprise immense. La gestion de F&B est centralisée dans Apicbase.

Radboud est la seule université des Pays-Bas à disposer de l’ensemble de ses services de restauration en interne. L’institut est réputé pour son haut niveau d’éducation.

La qualité est essentielle, et cela vaut également pour tout ce qui se passe en coulisses.

Le « Food and Drink Support Department », par exemple, est continuellement engagé dans l’optimisation des processus.

« Nous examinons ce qui fonctionne pour nous et continuons à nous améliorer », explique Fréderique Van Alfen-Las, chef de projet.

L’équipe est passée d’une structure de dossiers complexe avec des feuilles de calcul obsolètes à la plateforme de gestion F&B d’Apicbase.

Apicbase calcule exactement ce que les équipes doivent commander. Je ne peux pas dire exactement combien d'heures il nous fait gagner chaque semaine, mais c'est beaucoup.

Cinq défis

Radboud s’est rendu compte que pour prendre des décisions basées sur des données réelles, il fallait une solution capable de traiter ces chiffres et de fournir des informations sur les achats, les stocks, le coût des denrées alimentaires et les ventes.

  1. Direction centrale : en raison de l’absence d’un système de gestion central pour les points de restauration, l’université n’avait aucune idée des chiffres réels. Les erreurs d’achat sont restées invisibles ou ne sont apparues qu’après un examen fastidieux des factures.
  2. Problèmes d’approvisionnement : les différents points de restauration se sont approvisionnés indépendamment les uns des autres. Il n’y avait pas d’enregistrement fiable du stock réel. Le département n’a pas bénéficié d’avantages en termes de volume et il y a eu des problèmes de stocks morts, tandis que pour d’autres produits, les niveaux de stocks étaient trop élevés.
  3. L‘enfer des tableurs : abandonnez les tableurs et adoptez une solution spécialisée pour la gestion des F&B. D’une part pour gagner du temps, d’autre part pour être en mesure de gérer sur la base de données claires plutôt qu’à l’instinct.
  4. Automatiser les informations sur les allergènes : les informations sur les allergènes doivent être exactes à tout moment. Si une recette change, l’étiquetage des allergènes doit également être modifié.
  5. Sensibiliser les employés : en donnant au personnel opérationnel un aperçu de ce qu’il achète et gaspille, il comprend mieux l’impact qu’il a sur la rentabilité de l’entreprise.

Le moment décisif

Un audit interne réalisé à la suite d’un appel d’offres pour F&B a révélé que Radboud traitait avec pas moins de 14 fournisseurs différents, voire plus. Personne ne peut le dire avec certitude. Les actions d’approvisionnement et les niveaux de stock n’étaient pas clairs.

Fréderique Van Alfen-Las, chef de projet, explique : « Cela nous a fait prendre conscience que si nous voulions fonder nos décisions sur des données réelles, nous devions disposer d’un système capable de traiter ces chiffres ».

Le fait de disposer de données F&B en temps réel a eu un impact considérable sur les activités et les opérations.

La solution

L’Université Radboud gère les services de restauration pour 18 points de vente dans Apicbase, de la gestion des recettes aux achats. 

  1. Base de données des recettes : le service a ajouté les recettes et l’assortiment à la plate-forme interne Apicbase. Chaque point de restauration est devenu un point de vente distinct dans le système.
  2. Gestion centralisée : les points de vente ont accès à la base de données centrale des recettes et des menus et utilisent la puissance de calcul du système pour prévoir les achats et suivre les stocks.
  3. Gestion des stocks Les inventaires ne sont plus réalisés à l’aide de feuilles de calcul complexes, mais sont directement introduits dans le système par les employés au moyen d’une tablette.

    L’inventaire théorique et l’inventaire réel peuvent être comparés immédiatement. Les incohérences et les erreurs sont détectées immédiatement et non plus, comme auparavant, plusieurs semaines plus tard après avoir analysé manuellement de nombreuses factures.

  4. Approvisionnement : le fournisseur principal Bidfood a été intégré dans le module de commande. D’une simple pression sur un bouton, les listes de pièces sont désormais converties en bons de commande qui sont traités directement par Bidfood. Les deux systèmes ne font qu’un.
  5. Multi-outlet le responsable du département ‘Food & Beverage’ gère de manière centralisée la société de restauration et suit les différents lieux de restauration dans un tableau de bord contenant des données en temps réel. Et non plus, comme auparavant, à travers un fouillis de dossiers, d’inventaires périmés et d’analyses de factures.

    Grâce aux autorisations d’utilisation et aux niveaux partiels pour les commandes, la gestion élimine à l’avance toute une série d’erreurs humaines possibles.

Radboud Apicbase

Il y a une comparaison instantanée entre le niveau théorique et le niveau réel des stocks. Les écarts de stock excessifs et les erreurs d'achat sont immédiatement détectés.

Convaincre l'IT

« Nous avons envisagé plusieurs systèmes, mais Apicbase était le seul qui répondait à toutes les exigences », explique Fréderique.

« Cela inclut les exigences strictes de notre département informatique lorsqu’il s’agit d’ajouter un nouveau logiciel à l’écosystème déjà existant ».

L’équipe informatique a cherché à savoir comment Apicbase s’intégrerait à l’infrastructure existante. Après tout, Radboud Uni n’est pas un petit snack-bar. Toutes les solutions logicielles qu’ils déploient doivent être compatibles.

« Apicbase est une solution puissante. Elle soutient la gestion centralisée, fournit des informations exploitables sur les chiffres réels et est facile à utiliser. Le fait d’avoir accès aux données en temps réel de manière simple a eu un impact considérable sur notre activité et nos opérations. »

Un excellent soutien

L’équipe d’Apicbase est composée de personnes sympathiques qui veulent faire avancer les choses en permanence. Ils aident à trouver des solutions et continuent à optimiser le système.

« Nous considérons Apicbase davantage comme un partenaire que comme un fournisseur.

À l’avenir, Radboud prévoit de mettre en œuvre d’autres modules Apicbase. « Il nous suffit d’ajouter l’analyse des ventes pour disposer d’un ensemble complet.

Modules en cours d'utilisation

L'Université Radboud surveille l'ensemble de ses activités de restauration à l'aide de quatre modules Apicbase prêts à l'emploi.

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Développement de produits

Une plate-forme centrale pour les recettes, les menus et les données. Accessible à l'ensemble du groupe.

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Inventaire

Prévenir le gaspillage et les pénuries. Contrôler les stocks sur chaque site.

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Approvisionnement

Commandez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Rien de plus.

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Planification de la production

Planifier la production, créer des nomenclatures et contrôler l'exécution.

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