Apicbase nos dio una visión general de nuestros datos de alimentos reales.
Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
TAMAÑO DE LA OPERACIÓN
24.000 estudiantes - 5.000 empleados - 18 comedores y servicios de restauración
TIPO DE NEGOCIO
Servicios de restauración institucional
MÓDULOS
Menú Ingenierían Adquisiciones, Gestión de inventarios, Producción
Gestión centralizada de F&B en una organización basada en datos
Con más de 24.000 estudiantes, 5.000 empleados y 18 locales de restauración, el restaurante de la Universidad de Radboud es un negocio muy grande.
Y la gestión de F&B está centralizada en Apicbase. Radboud es la única universidad de Holanda que cuenta con un servicio de restauración propio. El instituto es conocido por su alto nivel de formación. La calidad es esencial, incluso entre bastidores.
Por ejemplo, el Departamento de Alimentos y Bebidas se dedica continuamente a optimizar los procesos. «Nos fijamos en lo que nos funciona y seguimos mejorándolo», dice el director del proyecto, Fréderique Van Alfen-Las.
El equipo ha pasado de una estructura pesada y compleja con el uso de hojas de cálculo anticuadas a la plataforma de gestión de F&B Apicbase.
Apicbase calcula exactamente lo que los equipos deben pedir. No puedo decir exactamente cuántas horas nos ahorra cada semana, pero es enorme.
Cinco retos
Radboud se dio cuenta de que, si querían tomar decisiones basadas en datos reales, necesitaban una solución que pudiera procesar esas cifras y proporcionar información sobre las compras, el inventario, el coste de los alimentos y las ventas.
- Gestión centralizada: debido a la falta de un sistema de gestión centralizada de los puntos de restauración, la universidad no tenía idea de las cifras reales. Los errores de compra permanecían invisibles o sólo salían a la luz tras un largo examen de las facturas.
- Problemas de suministro: los distintos puntos de restauración se abastecían de forma independiente. No había documentación fiable sobre las existencias reales. El departamento no tuvo en cuenta los beneficios del volumen y hubo problemas con las existencias ocultas, mientras que para otros productos los niveles de inventario eran demasiado altos.
- El infierno de las hojas de cálculo: abandone las hojas de cálculo y adopte una solución específica para la gestión de F&B. Por un lado para el buen uso del tiempo, por otro para poder gestionar en base a datos claros en lugar de tener que confiar en la intuición.
- Automatice la información sobre alérgenos: la información sobre alérgenos debe ser precisa y gestionarse en tiempo real. Si una receta cambia, las etiquetas de alérgenos también deben cambiar.
- Concienciación de los empleados: dar a conocer al personal operativo lo que compran y lo que desperdician les ayudará a comprender mejor el impacto que tienen en la rentabilidad de la empresa.
El momento aha
Una auditoría interna realizada a raíz de un concurso de F&B reveló que Radboud gestionaba 14 proveedores diferentes y posiblemente más. De hecho, nadie puede asegurarlo. Las medidas de suministro y los niveles de existencias no estaban claros
El director del proyecto, Fréderique Van Alfen-Las, afirma: «Esto nos hizo darnos cuenta de que si queríamos basar nuestras decisiones en datos reales, necesitábamos un sistema que fuera realmente capaz de reprocesar las cifras».
Disponer de datos de F&B en tiempo real ha tenido un gran impacto en el negocio y las operaciones.
La solución
La Universidad de Radboud gestiona el F&B de 18 restaurantes con Apicbase, desde la gestión de recetas hasta las compras.
- Base de datos de recetas: el departamento añadió recetas y surtido a la plataforma Apicbase. Cada contador de restauración se convirtió en un contador independiente en el sistema.
- Gestión centralizada: los mostradores tienen acceso a la base de datos central de recetas y menús y utilizan la potencia informática del sistema para prever los suministros y hacer un seguimiento de las existencias.
- Gestión del inventario: el inventario ya no se realiza en complejas hojas de cálculo, sino que los empleados lo introducen directamente en el sistema mediante una tableta.
Las existencias teóricas y reales pueden compararse inmediatamente. Las incoherencias y los errores se detectan inmediatamente y no, como en el pasado, varias semanas después, tras analizar manualmente numerosas facturas.
- Aprovisionamiento: El principal proveedor Bidfood se ha integrado en el módulo de pedidos. Con sólo pulsar un botón, las listas de productos se convierten en pedidos de compra que son procesados directamente por Bidfood. Ambos sistemas funcionan como uno solo.
- Multiestablecimiento el responsable del departamento de Alimentación y Bebidas gestiona el negocio de la restauración de forma centralizada y controla los distintos establecimientos de restauración en un único cuadro de mando con datos actualizados en tiempo real. Esto significa que ya no es un amasijo de archivos, inventarios obsoletos y análisis de facturas como antes.
Con los permisos de uso y la paridad de los pedidos, la gestión elimina de antemano toda una serie de posibles errores humanos.
Hay una comparación instantánea de los niveles de existencias previstos y reales.
Las diferencias de existencias indebidas y los errores de compra se detectan inmediatamente.
Convencer a los informáticos
«Estudiamos diferentes sistemas y Apicbase era el único que cumplía todos los requisitos», explica Fréderique.
«Esto incluye los estrictos requisitos de nuestro departamento de TI cuando se trata de añadir nuevo software al ecosistema existente».
El equipo de TI estudió cómo se integraría Apicbase con la infraestructura existente. La Universidad de Radboud no es un pequeño bar de aperitivos. Todas las soluciones de software desplegadas debían ser compatibles.
«Apicbase es una solución potente. Admite la gestión centralizada, proporciona información procesable en números reales y es fácil de usar. Tener acceso sin problemas a los datos en tiempo real ha tenido un gran impacto en nuestro negocio y operaciones».
Muy buen apoyo
El equipo de Apicbase es gente amable y con ganas de seguir avanzando. Ayudan a encontrar soluciones y a seguir optimizando el sistema.
«Vemos a Apicbase más como un socio que como un proveedor».
En el futuro, Radboud tiene previsto implementar más módulos de Apicbase. «Lo único que tenemos que hacer ahora es añadir el análisis de ventas para obtener el paquete completo».
Módulos utilizados
La Universidad de Radboud controla toda su actividad de restauración mediante cuatro módulos de Apicbase.
Gestión de inventarios
Evite el desperdicio y la falta de existencias. Controlar las existencias en todas las instalaciones.
Planificación de la producción
Planificar la producción, generar listas de productos y supervisar la ejecución.
