Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
24.000 estudiantes - 5.000 empleados - 18 comedores y servicios de restauración
Servicios de restauración institucional
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Con más de 24.000 estudiantes, 5.000 empleados y 18 locales de restauración, el restaurante de la Universidad de Radboud es un negocio muy grande.
Y la gestión de F&B está centralizada en Apicbase. Radboud es la única universidad de Holanda que cuenta con un servicio de restauración propio. El instituto es conocido por su alto nivel de formación. La calidad es esencial, incluso entre bastidores.
Por ejemplo, el Departamento de Alimentos y Bebidas se dedica continuamente a optimizar los procesos. «Nos fijamos en lo que nos funciona y seguimos mejorándolo», dice el director del proyecto, Fréderique Van Alfen-Las.
El equipo ha pasado de una estructura pesada y compleja con el uso de hojas de cálculo anticuadas a la plataforma de gestión de F&B Apicbase.
Apicbase calcula exactamente lo que los equipos deben pedir. No puedo decir exactamente cuántas horas nos ahorra cada semana, pero es enorme.
Radboud se dio cuenta de que, si querían tomar decisiones basadas en datos reales, necesitaban una solución que pudiera procesar esas cifras y proporcionar información sobre las compras, el inventario, el coste de los alimentos y las ventas.
Una auditoría interna realizada a raíz de un concurso de F&B reveló que Radboud gestionaba 14 proveedores diferentes y posiblemente más. De hecho, nadie puede asegurarlo. Las medidas de suministro y los niveles de existencias no estaban claros
El director del proyecto, Fréderique Van Alfen-Las, afirma: «Esto nos hizo darnos cuenta de que si queríamos basar nuestras decisiones en datos reales, necesitábamos un sistema que fuera realmente capaz de reprocesar las cifras».
La Universidad de Radboud gestiona el F&B de 18 restaurantes con Apicbase, desde la gestión de recetas hasta las compras.
Las existencias teóricas y reales pueden compararse inmediatamente. Las incoherencias y los errores se detectan inmediatamente y no, como en el pasado, varias semanas después, tras analizar manualmente numerosas facturas.
Con los permisos de uso y la paridad de los pedidos, la gestión elimina de antemano toda una serie de posibles errores humanos.
Hay una comparación instantánea de los niveles de existencias previstos y reales.
Las diferencias de existencias indebidas y los errores de compra se detectan inmediatamente.
«Estudiamos diferentes sistemas y Apicbase era el único que cumplía todos los requisitos», explica Fréderique.
«Esto incluye los estrictos requisitos de nuestro departamento de TI cuando se trata de añadir nuevo software al ecosistema existente».
El equipo de TI estudió cómo se integraría Apicbase con la infraestructura existente. La Universidad de Radboud no es un pequeño bar de aperitivos. Todas las soluciones de software desplegadas debían ser compatibles.
«Apicbase es una solución potente. Admite la gestión centralizada, proporciona información procesable en números reales y es fácil de usar. Tener acceso sin problemas a los datos en tiempo real ha tenido un gran impacto en nuestro negocio y operaciones».
El equipo de Apicbase es gente amable y con ganas de seguir avanzando. Ayudan a encontrar soluciones y a seguir optimizando el sistema.
«Vemos a Apicbase más como un socio que como un proveedor».
En el futuro, Radboud tiene previsto implementar más módulos de Apicbase. «Lo único que tenemos que hacer ahora es añadir el análisis de ventas para obtener el paquete completo».
La Universidad de Radboud controla toda su actividad de restauración mediante cuatro módulos de Apicbase.
Evite el desperdicio y la falta de existencias. Controlar las existencias en todas las instalaciones.
Planificar la producción, generar listas de productos y supervisar la ejecución.
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