Apicbase Helpt Ons om Zaken te Doen op een Efficiënte en Succesvolle Manier
Filip Van Hoeck
COO
Bedrijfsgrootte
10 eenheden & bezorging
1 centrale keuken
Soort bedrijf
Fast-casual restaurant
Modules
Menu engineering
Inkoop
Voorraadbeheer
Verkoopanalyse
Productieplanning
Centrale keuken
HACCP & Taken
Eén enkel product groeide uit tot een onderneming met meerdere vestigingen
Van één enkel product een onderneming met meerdere vestigingen maken is ronduit indrukwekkend. Filip Van Hoeck, COO van Poule & Poulette deed het met – je raadt het al – heerlijke kip.
Ze begonnen in een food truck en openen over een paar maanden hun 10de restaurant. Maar wacht, er is nog meer. Ze hebben reeds de bezorgplatforms veroverd en zullen binnenkort ook in de winkels furore maken met hun karakteristieke krokante kipnuggets en de bijbehorende dip (die beide adembenemend lekker zijn).
De impact is enorm
Apicbase centraliseert alles en stuurt alles automatisch naar het juiste project, zegt COO Filip Van Hoeck.
Meer Restaurants, Minder Administratie
Uitbreiden van één enkel verkooppunt tot een voedingsmerk met meerdere kanalen gaat niet zonder slag of stoot.
‘Op een bepaald moment wordt de snelheid van de uitbreiding en de ontwikkeling van nieuwe vestigingen te complex om door één persoon en een spreadsheet beheerd te worden’, weet Filip.
Het is van cruciaal belang, zegt hij, dat je de juiste systemen op orde hebt voordat je begint te groeien. Zo niet zul je, wanneer de zaken in een stroomversnelling komen, het niet meer kunnen bijbenen. En dat is wel zo’n beetje het laatste wat je wilt als groeiend horecabedrijf.’
Zijn advies voor nieuwe merken is onmiskenbaar: voordat je de zaak daadwerkelijk begint uit te breiden moet je eerst klaar zijn voor groei. ‘Je beschikt het best al over oplossingen zoals Apicbase’, beveelt Filip aan.
Filip had drie doelstellingen vooropgesteld.
Drie vastgestelde doelstellingen
Ten eerste moest Poule & Poulette het F&B-beheer kunnen centraliseren. ‘We wilden onzekerheden over de cijfers vermijden. Of het nu gaat om financiën, inkoop, inventaris of verkoop, iedereen moet toegang hebben tot dezelfde gegevens.’
Ten tweede is automatisering van cruciaal belang. ‘Ook al werk ik graag in spreadsheets, als te veel mensen gegevens gaan invoeren of bewerken, zijn fouten onvermijdelijk. Fouten natrekken in een stapel spreadsheets is als zoeken naar een speld in een hooiberg. Je zult het niet vinden, en zelfs als je het vindt, heb je uren kostbare tijd verspild.
Ten derde, het stroomlijnen van interne bestellingen naar de centrale keuken. ‘Een groot deel van de productie is gecentraliseerd in een aparte productiekeuken. Dat betekent dat de communicatie tussen de verschillende vestigingen vlekkeloos moet verlopen, anders worden productie en logistiek een rommeltje.’
Als ik dat zonder Apicbase zou moeten doen, zou ik twee of drie extra medewerkers moeten aannemen.
Marges, Productie & Inkoop in de Gaten Houden
Toen we oprichter & COO Filip Van Hoeck vroegen wat de impact is geweest van het gebruik van Apicbase, splitste hij dat op in vier belangrijke voordelen:
- Centrale stroom. ‘Producten, tarieven, methodes—alles is onmiddellijk beschikbaar voor alle restaurantsmanagers. Je bespaart ontzettend veel tijd door niet langer in spreadsheets te hoeven kopiëren en plakken. We kunnen de marges, productie en inkoop in de gaten houden, en het personeel kan snel zaken opzoeken en de vorderingen nagaan.’
- Efficiëntie. ‘De activiteiten verlopen zo veel soepeler dan vroeger. De processen zijn glashelder. Onze restaurantmanagers weten precies wat ze moeten doen. En mochten ze iets vergeten, zoals een ontvangst van goederen, dan worden ze onmiddellijk verwittigd. Vóór Apicbase moest ik alle aankopen zelf proberen na te trekken. Dat is nu verleden tijd.’
- Controle. ‘Apicbase bespaart ons veel tijd, omdat we de verrichtingen vaker kunnen controleren en nakijken. Vroeger deden we dat veel minder, maar voor een groeiend bedrijf als het onze is het van cruciaal belang om regelmatig controles uit te voeren. Zo kunnen we fouten opvangen voor ze echte schade aanrichten en meer mogelijkheden spotten om werkstromen te verbeteren.’
- Integraties. ‘Apicbase en Lightspeed POS systemen zijn geïntegreerd, waardoor de gegevensstroom tussen de front- en back-of-house geautomatiseerd wordt. Ik ben volledig op de hoogte van de zaken. De verkoop put automatisch de theoretische voorraad uit en HQ kan onmiddellijk de cijfers opzoeken die ons helpen om betere beslissingen te nemen.’
Het customer success team van Apicbase is geweldig
'Ze werken net als een horecabedrijf, in die zin dat hun doel is om een glimlach op je gezicht te toveren'.
Apicbase is de tool die restaurants nodig hebben om zaken te doen op een efficiënte en succesvolle manier.
Modules in gebruik
Poule & Poulette slaagde erin het F&B-beheer te centraliseren en de nodige inzichten te verwerven om de activiteiten te optimaliseren met behulp van zeven kant-en-klare modules in Apicbase.
Menu engineering
Een centrale hub voor recepten, menu's & data. Toegankelijk voor het hele bedrijf.
