Een aantal weken geleden belde Chris, inkoopmanager bij een restaurantketen met 83 vestigingen, mij op.
“We hebben eindelijk een deal gesloten voor olijfolie,” zei hij. “Eén leverancier, een betere prijs en ze kunnen bovendien aan al onze filialen leveren.”
Een slimme zet. De prijzen van olijfolie waren namelijk sterk gestegen, waardoor de food cost een flinke klap kreeg te verduren. Nu Chris een contract voor bulk had gesloten, loste hij twee problemen tegelijk op:
- Lagere food cost, hogere marges.
- Betere kostenbeheer – geen gedoe meer met regionale leveranciers.
Voorheen kochten de filialen olijfolie in bij verschillende leveranciers. Het kostenbeheer werd hierdoor een puinhoop.
Nu er één leverancier is voor alle 83 vestigingen, is de inkoop eenvoudiger, meer schaalbaar en beter voorspelbaar.
Maar dan drong de realiteit door.
“Ik moet elk recept en elke inkooplijst bijwerken,” zuchtte Chris. “Dit gaat de hele week duren.”
“Nee, dat hoeft niet,” zei ik tegen hem. “Met Apicbase doe je het in een paar seconden.”
Hij fronste.
En ik liet hem zien hoe het werkt.
Waarom Eén Ingrediënt Bijwerken Kan Aanvoelen als een Full-Time Baan
Eén enkel ingrediënt bijwerken zou eenvoudig moeten zijn. Maar voor grote restaurants is het een logistieke nachtmerrie.
Chris zette alles dat bijgewerkt moest worden op een rijtje:
- Tientallen recepten moesten handmatig worden bijgewerkt.
- De kostenberekeningen voor de menu’s moesten opnieuw worden berekend.
- De allergenen en voedingswaarden moesten opnieuw worden geverifieerd.
- De inkooplijsten moesten rekening houden met de nieuwe verpakkingsgrootte van de leverancier.
“Zelfs als ik een deel ervan uitbesteed, zijn we hier nog dagen mee bezig,” jammerde hij.
Hij had gelijk. De meeste restaurants kunnen hun ingrediënten niet gemakkelijk op grote schaal bijwerken. In plaats daarvan moet iemand (of meerdere mensen) urenlang door recepten klikken, alle berekeningen controleren en dan maar hopen dat ze niets over het hoofd hebben gezien.
Ik deelde mijn scherm. “Kijk maar.”
Hoe Je Onmiddellijk een Ingrediënt Vervangt in Elk Recept
Ik navigeerde naar Ingrediënten in Apicbase en klikte op ‘Vervangen’.
Stap 1: Selecteer het ingrediënt dat je wilt vervangen
Ik ging op zoek naar de oude Extra Vierge Olijfolie (3L).
Stap 2: Kies het nieuwe ingrediënt
Ik koos de Extra Vierge Olijfolie Blend (5L) van FlavourFiesta. Apicbase toont me daarna de beschikbare verpakkingsgroottes, zodat Chris de meest voordelige optie kan kiezen.
“Dat is handig,” zei Chris. “Normaal gesproken zou ik daar een aparte spreadsheet voor moeten doorspitten.”
Stap 3: Recepten in bulk bijwerken
Apicbase zoekt naar elk recept met het oude ingrediënt.
Chris had nu twee keuzes:
- Alle recepten in één keer vervangen.
- Specifieke recepten uitvinken waarbij hij het oude ingrediënt wil behouden.
Ik werkte alle recepten bij met één klik.
Chris staarde naar het scherm. “Is dat alles?”
Ik knikte. “Controleer even je recepten.”
Hij klikte er een paar door. Ze waren allemaal bijgewerkt.
En Dat Is Niet Alles: Ook de Kostenberekeningen, Allergenen en Inkooplijsten Worden Bijgewerkt
Chris leek nog steeds sceptisch.
“Oké, het ingrediënt is veranderd. Maar we moeten nog steeds alle kostenberekeningen en allergenen bijwerken, toch?”
Ik schudde het hoofd. “Nee, Apicbase doet dat gewoon voor jou.”
Kostenberekeningen voor recepten – Geen verrassingen, geen handmatige herberekeningen.
Alle betrokken recepten worden onmiddellijk aangepast met de juiste leveranciersprijs.
Dat betekent dat alle kosten altijd correct worden bijgehouden, zonder dat je spreadsheets hoeft te openen, nieuwe getallen moet invoeren en de berekeningen opnieuw moet controleren.
Allergenen en voedingswaarden – Compliance zonder gedoe
Als het nieuwe ingrediënt andere allergenen bevat, past Apicbase dit automatisch aan.
Dat betekent dat:
✅ Er geen risico is dat klanten onjuiste informatie over allergenen krijgen.
✅ Er geen onverwachte problemen met betrekking tot compliance zullen ontstaan.
Bijvoorbeeld:
- Ruil je volle room in voor halfvolle? De voedingswaarden worden onmiddellijk aangepast.
- Vervang je rundvlees door rode biet in een vegetarische carpaccio? De allergenen worden automatisch bijgewerkt.
Dankzij deze dynamische berekeningen is Apicbase een krachtige tool voor innovaties in het menu. Chef-koks kunnen lekker experimenteren met ingrediënten en leveranciers en zien meteen welke invloed deze veranderingen hebben op de kosten, de voedingswaarden en de allergenen.
Inkooplijsten – Nooit meer het verkeerde ingrediënt bestellen.
De inkooplijsten worden onmiddellijk bijgewerkt met het nieuwe product, de leverancier en de verpakkingsgrootte.
Alle gegevens worden centraal beheerd, dus als restaurantmanagers hun nieuwe bestellingen plaatsen, is er geen risico dat ze het verkeerde product kopen of de voorraadniveaus ontwrichten.
“Dit voorkomt zoveel menselijke fouten,” zei Chris. “Dus… ik hoef niet meer heen en weer te mailen? Geen koks achterna zitten om de bestelbonnen bij te werken?”
Ik schudde het hoofd. “Nee, dat is al gebeurd.”
Het maakt niet uit of je restaurants gebruik maken van:
- Vooringestelde inkooplijsten,
- Handmatige bestellingen,
- Bestellingen tot PAR-niveaus, of
- Vraagvoorspelling.
“Dankzij Apicbase bestelt elk filiaal het juiste ingrediënt tegen de juiste prijs.”
Van Administratieve Overlast tot een Vlekkeloze Inkoop
Wat Chris en zijn team een volle week zou hebben gekost, duurde slechts vijf minuten.
In plaats van urenlang door recepten te klikken, kan Chris zich nu volledig richten op strategische inkoop, wetende dat Apicbase elke operationele update voor zijn rekening neemt.
Hij leunde achterover in zijn stoel. “Ik kan niet geloven dat ik dit allemaal handmatig zou doen.”
Apicbase zit vol met functies die je team elke dag uren besparen.
Wil je zien wat het nog meer kan?
Zie Apicbase in actie.
