De voorraad-app van Apicbase voor restaurants met meerdere vestigingen geeft je team vijf manieren om voorraad te tellen. Een telling kost een fractie van de tijd, en de cijfers komen in het centrale systeem terecht zodra je chefs ze opslaan.
Dat is het verschil tussen tellen in een app en tellen met pen en papier. Met een klembord of een spreadsheet komt de data laat binnen en is ze vaak onvolledig. Elke vestiging telt net even anders, waardoor je de totalen moeilijk kunt vertrouwen.
In Apicbase telt iedereen op dezelfde manier. Het resultaat is meteen zichtbaar in het hele bedrijf.
De vijf methodes zijn: lijsttelling, barcode scannen, spraaktelling, fototelling en flessenscanner. In dit artikel bespreken we elke telmethode: wat ze doet en wanneer je ze inzet.
De app maakt deel uit van de software voor voorraadbeheer in restaurants van Apicbase. Die centraliseert de volledige bestelcyclus op één platform. Naast voorraad tellen automatiseert ze de voorraadafbouw via POS-koppelingen, voorspelt ze je inkoopbehoefte en matcht ze inkooporders, leveringen en facturen.
4 + 1 manieren om voorraad te tellen in Apicbase
De meeste voorraadsoftware geeft je één of twee manieren om te tellen, meestal een handmatige lijst en een barcodescan. Apicbase geeft je er vijf, want de snelste methode voor een schap met verpakte producten is niet altijd de snelste voor een barmeubel vol sterkedrank.
De video toont 4 telmethodes met AI. De tabel hieronder bevat ook een digitale lijsttelling.
Hier zijn de vijf methodes en hoe je ze gebruikt.
| Methode | Ideaal voor | Beperkingen |
|---|---|---|
| Lijsttelling | Elke ruimte. De betrouwbare basismethode | Handmatig invoeren is trager bij volledige tellingen, maar sneller dan Excel. |
| Barcode scannen | Verpakte producten met een leveranciersbarcode | Bulkproducten en halffabricaten hebben een QR-code nodig. Apicbase genereert die. |
| Spraaktelling | Handsfree tellen terwijl je door een voorraadruimte loopt. Werkt ook in lawaaierige ruimtes. | Vereist wifi of 5G. |
| Fototelling | Maak een foto van gedrukte of handgeschreven telbladen. | De cijfers eerst opschrijven is trager dan de andere telmethodes in de app. |
| Flessenscanner | Waardevolle flessen achter de bar | Donkere flessen en ongewone formaten vragen soms een handmatige correctie. |
Vijf telmethodes, één database erachter. Gebruik wat op dat moment het beste past.
1. Lijsttelling
Lijsttelling is de eenvoudigste methode. Open de app op een telefoon of tablet, laad de tellijst voor de zone die je telt — bijvoorbeeld de opslag voor droge waren — voer de hoeveelheden in en sla op.
Er is geen configuratie nodig. Elke locatie ziet alleen de producten die ze in huis heeft, wat het risico op het tellen van verkeerde items verkleint. De data is meteen beschikbaar.
2. Barcode scannen
Barcode scannen is de snelste manier om verpakte producten te tellen. Scan de leveranciersbarcode en Apicbase koppelt die aan het juiste item in je database.
Voor bulkproducten of items zonder leveranciersbarcode maak je in Apicbase één keer een QR-code aan en koppel je die aan het item. Daarna kan je personeel die scannen zoals elke andere barcode, met een telefoon of tablet.
Omdat de scanner verbonden is met je recepten en voorraad, komt elke scan overeen met een exact item waarvan Apicbase al weet dat je het op voorraad hebt.
3. Spraaktelling
Met spraaktelling spreek je in wat je ziet en houd je je handen vrij. Je hebt de exacte artikelnaam niet nodig; zeg ‘banaan’ en de AI vindt het juiste item in je database. Kies je teltaal voordat je begint, zodat internationale teams in hun eigen taal kunnen tellen.
Spraaktelling werkt ook in lawaaierige omgevingen. Het helpt om specifiek te zijn: heb je 50 soorten zout op voorraad, zeg dan welke je bedoelt. Zo hoeft je personeel tijdens het tellen minder keuzes te maken, wat fouten vermindert.
4. Fototelling
Chefs zijn dol op pen en papier. Met fototelling kunnen ze dat blijven gebruiken. Maak een foto van een gedrukt of handgeschreven telblad en de app leest het item en de hoeveelheid van elke regel. Je hebt geen speciaal sjabloon nodig. De naam en het getal moeten alleen dicht bij elkaar op dezelfde regel staan.
Voor het beste resultaat print je een productlijst uit Apicbase en schrijf je de hoeveelheden naast elk item. Zo krijgt de AI exacte namen om te matchen. Het helpt om specifiek te zijn. Filter de lijst op de zone die je telt — bijvoorbeeld de inloopkoeling — en Apicbase doet de rest.
5. Flessenscanner
De flessenscanner is gemaakt voor je meest waardevolle en moeilijkst te tellen voorraad. Richt de camera op een fles en de app herkent de inhoud en het flesformaat aan het etiket. Ze leest ook het vulniveau, zodat je niet elke fles hoeft te wegen.
Voor donkere flessen stel je het vulniveau op het oog in en de app maakt de berekening. Voor ongewone formaten, zoals een fles van 4 liter, voer je het formaat in en Apicbase doet de rest.
AI voor voorraad tellen in de horeca
Wat is de AI-technologie achter de voorraad-app van Apicbase? De AI voor spraak-, foto- en flessentelling zet de input van je personeel om in gestructureerde voorraaddata. De taak van de AI is interpretatie: matchen wat je personeel zegt of toont met de producten in je database.
In de praktijk betekent dat drie dingen. Ze koppelt gesproken taal aan je productlijst. Ze leest itemnamen en hoeveelheden van een gefotografeerd telblad. En ze schat vulniveaus in op basis van één foto van een fles.
Er is er nog één: ze vertaalt je productdatabase automatisch naar de talen die je personeel echt gebruikt. Zo kan een keuken met verschillende nationaliteiten elk in de eigen taal tellen, tegen dezelfde onderliggende data.
Waarom een voorraad-app je marge beschermt
Uit Apicbase-data blijkt dat vestigingen die wekelijks tellen negen keer zoveel afwijkingen opsporen als vestigingen die maandelijks tellen. Wacht je langer, dan lopen leveringsfouten, te grote porties en derving samen in een gat dat je niet kunt verklaren. Frequentie is wat telt, en die haal je alleen als tellen geen karwei is.
Een chef die twintig minuten op zijn telefoon tikt in plaats van een uur met een klembord te worstelen: dat is het verschil tussen een telling die gebeurt en een die wordt overgeslagen.
De data gaat rechtstreeks het systeem in. GM’s zien meteen of de grip op de voorraad week na week verbetert. Resultaten tussen vestigingen vergelijken geeft teams iets om naar te streven en maakt van een verplichte taak iets waar mensen echt om geven.
De meeste Apicbase-klanten werken al zo. 90% telt minstens twee keer per maand en ongeveer de helft telt één keer per week. Steekproeftellingen vormen het grootste deel. Personeel telt de items waarover ze twijfelen opnieuw. Een volledige vestigingstelling gebeurt meestal één keer per maand.
Koppel je POS en Apicbase bouwt je voorraad automatisch af terwijl je verkoopt, zodat je cijfers accuraat blijven zonder elke dag handmatig te tellen. Voor de mechaniek achter de cijfers, zie theoretische vs. werkelijke foodcost en hoe accurate tellingen je helpen om de foodcost te verlagen in al je vestigingen, ondersteund door kostprijsberekening op receptniveau.
Tel voorraad consistent in al je restaurantlocaties
De Apicbase-app helpt restaurants met meerdere vestigingen om consistent voorraad te tellen over alle locaties heen. Eenvoudige telmethodes maken regelmatig tellen haalbaar. Apicbase geeft je personeel vijf manieren om te tellen, plus AI die ongestructureerde input omzet in gestructureerde voorraaddata. Het resultaat: snel, accuraat en gekoppeld voorraad tellen.
Zie alle vijf de methodes en POS-gestuurde voorraadafbouw in actie: vraag een demo aan.
Je kunt de app downloaden in de App Store of Google Play om te starten, en vraag je accountmanager naar het AI-pakket om spraak-, foto- en flessenscannen in te schakelen.
FAQ – Veelgestelde vragen
Ja. Apicbase is een voorraad-app met vijf telmethodes: lijsttelling, barcode scannen, spraaktelling, fototelling en een flessenscanner. De app is beschikbaar in de App Store en Google Play. Ze zet voorraadtellingen om in gestructureerde data die rechtstreeks in het voorraadsysteem terechtkomt, zodat de cijfers bruikbaar zijn zodra je op opslaan tikt.
Voor de horeca is de beste barcodescanner-app er een die de scan koppelt aan je recepten en voorraad. Een generieke scanner leest alleen cijfers. De Apicbase-app scant leveranciersbarcodes en haalt meteen het exacte product uit je database.
Apicbase AI zet spraak, handschrift en beelden om in gestructureerde voorraaddata. Ze koppelt gesproken natuurlijke taal aan je items, leest hoeveelheden van een gefotografeerd telblad en schat het vulniveau van flessen in op basis van één foto.
Ja. Spraaktelling werkt in meerdere talen, zodat personeel kan tellen in de taal die ze spreken. Kies gewoon de taal voordat je begint. Apicbase AI kan je productdatabase ook automatisch vertalen naar de talen die je team gebruikt, zodat iedereen in de eigen taal met dezelfde data werkt.
Vaker dan maandelijks. Onder Apicbase-klanten sporen wekelijkse tellers meer dan negen keer zoveel afwijkingen op als maandelijkse tellers. Omdat tellen via een app snel gaat en steekproeftellingen ondersteunt, worden wekelijkse en gedeeltelijke tellingen haalbaar in plaats van een karwei. De gids over voorraadbeheer in restaurants behandelt dit volledig voor restaurants met meerdere vestigingen.
