Technologie voor restaurants is reeds erg ver gevorderd. De integratie van een kassasysteem is daarbij essentieel.
Hoewel het point-of-sale systeem (POS) het technologische hart van een restaurants is, draaien er tegenwoordig ook talloze andere systemen op de achtergrond.
Aangezien ze de rentabiliteit verhogen en het werk voor zowel de managers als het keukenpersoneel vereenvoudigen, zijn deze back-of-house softwaresystemen inmiddels onmisbaar geworden voor moderne restaurants.
Bepaalde systemen kunnen geïntegreerd worden met het POS-systeem van het restaurant, zodat je gemakkelijk gegevens kunt uitwisselen tussen de front-of-house (FoH) en back-of-house (BoH) systemen.
De integraties, al dan niet via API-endpoints, zorgen voor meer efficiëntie en verlichten de dagdagelijkse taken, want je verliest geen tijd meer met het handmatig bijwerken van spreadsheets of apps. Bovendien wordt dankzij de automatisering het risico op menselijke fouten sterk verminderd.
Het neusje van de zalm onder deze systemen voor restaurantmanagement is Apicbase. Deze totaaloplossing verwerkt de gegevens uit je kassasysteem en genereert inzichten in de verkoop, food cost, menu engineering en voorraadbeheer.
Met andere woorden, de integratie van POS-systemen verbreekt de datasilo’s tussen het inkomstenbeheer en de kostenbeheersing. Het biedt voorheen ongekende inzichten over de rentabiliteit en helpt je om betere bedrijfsbesluiten te nemen (op basis van gegevens).
Als dat allemaal iets te abstract klinkt, bekijk het dan zo:
Terwijl je POS-systeem helpt om je verkoop te optimaliseren, helpt de managementsoftware om de kosten in de hand te houden. Samen zorgen ze ervoor dat je omzet steeds verder groeit.
Laten we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat.
TL;DR – De ‘Apic Touch’
Apicbase haalt de verkoopgegevens uit je kassasysteem en vergelijkt ze met je recepten (ingrediënten, porties, real-time prijzen van leveranciers). Zo krijg je onmiddellijk de werkelijke winstmarge voor elk menu-item te zien. Bovendien past Apicbase je voorraadniveaus automatisch aan op basis van de verkoopgegevens en verstrekt het real-time voorraadrapporten voor elke vestiging. Ten slotte optimaliseert Apicbase je inkoop door de bestelde hoeveelheden bij te stellen op basis van de gewenste voorraadniveaus en de verkoopgeschiedenis.
Bekijk de POS-integraties van Apicbase. Je technologische ecosysteem is er klaar voor.
Wat is de integratie van een POS-systeem?
Laten we snel even de definitie van een POS-integratie herhalen.
De integratie van een POS (Point of Sale) heeft betrekking op de combinatie van het POS-systeem van een restaurant met andere software en technologieën die gebruikt worden om het restaurant te runnen.
Dit betekent bijvoorbeeld dat het voorraadbeheersysteem, het CRM-systeem (Customer Relationship Management), het betalingsverwerkingssysteem en zelfs de online bestelsystemen van het restaurant worden gekoppeld aan het kassasysteem.
Het is de bedoeling dat de POS-integratie de procedures optimaliseert en automatiseert, zoals bijvoorbeeld de menu’s bijwerken, de verkoop registreren en de betalingen verwerken. Zo worden menselijke fouten beperkt tot een minimum, gaat men efficiënter te werk en beschik je over real-time gegevens waarmee je weloverwogen beslissingen kunt nemen.
Door het POS-systeem van een restaurant te integreren met het voorraadbeheersysteem kun je bijvoorbeeld de voorraad van de ingrediënten in de gaten houden en automatisch inkooporders genereren als de voorraad bijna op is. Zo zorg je ervoor dat het restaurant altijd de nodige ingrediënten in huis heeft, en voorkom je tegelijkertijd overschotten en verspilling.
Een POS-integratie kan restaurants dus helpen om:
- efficiënter te werk te gaan
- de klantervaring te verbeteren, en
- de groei te stimuleren.
Een POS-integratie is met andere woorden een naadloze koppeling tussen je kassasysteem en je andere restaurantsoftware. Al je platforms kunnen zo rechtstreeks de gegevens uit je kassasysteem halen en tegelijkertijd informatie terugkoppelen naar je kassasysteem.
Aanbevolen lectuur: POS-Systemen Voor Restaurants Met Meerdere Vestigingen | Hoe je een technologisch ecosysteem opzet voor explosieve groei
Welke POS-gegevens vult Apicbase aan met F&B-gegevens?
Het managementplatform Apicbase is opgebouwd uit verschillende modules, zoals voorraadbeheer, menu engineering en inkoopbeheer. Door meerdere (of alle) modules te combineren bespaar je tijd, verlaag je de kosten en verfijn je het menu.
Apicbase verwerkt twee types informatie uit je kassasysteem:
1. Het eerste type is dynamische informatie over de verkooptickets die je POS uitschrijft. Het systeem registreert:
- het ticketnummer,
- de uitgiftedatum (en -tijd),
- de locatie van het restaurant,
- de menu-items op het ticket,
- het betaalde bedrag voor elk item,
- de totale betaalde prijs, en
- de belasting.
2. Het tweede type is statische informatie. Apicbase haalt de items en hun categorieën (zoals voorgerechten, hoofdgerechten, bijgerechten, desserts, enz.) uit je kassa. Zodra elk item een prijs heeft en gekoppeld is aan je recepten en menu’s in Apicbase, gebruikt het systeem die gegevens om het voorraadbeheer te automatiseren en per vestiging inzicht in de resultaten te verschaffen.
Wat als je bedrijf runt met drie restaurants en een dark kitchen?
Of wat als je een horecaonderneming met meerdere vestigingen leidt?
Hoe profiteer jij dan van een POS-integratie?
Er zijn 7 mogelijkheden.
7 voordelen van de integratie van je POS-systeem met Apicbase
We nemen even de modules van Apicbase onder de loep.
#1 Automatisch voorraadbeheer
De software voor voorraadbeheer van het Apicbase platform maakt gebruik van de verkoopgegevens van je POS om je voorraadbeheer te automatiseren.
Voorbeeld
Stel, je hebt zojuist een cheeseburger verkocht. Op basis van het recept dat je in de module voor menu-engineering hebt ingesteld, berekent Apicbase hoeveel ingrediënten er gebruikt werden om die cheeseburger te bereiden. Daarna worden de voorraden navenant aangepast. Hetzelfde gebeurt voor elke verkoop die wordt geregistreerd in je POS-systeem.
Wat heb jij daaraan?
De managers van je restaurant krijgen op elke locatie toegang tot real-time voorraadgegevens, zodat ze overschotten en tekorten tot een minimum kunnen beperken. Hierdoor kun je voedselverspilling en de food cost tot een minimum beperken.
Door het voorraadbeheer te automatiseren bespaar je bovendien heel wat tijd. Dagelijkse voorraadtellingen behoren nu tot het verleden, want Apicbase werkt automatisch na elke geregistreerde verkoop in de kassa de voorraadniveaus bij.
Bovendien bieden deze dashboards diepgaande inzichten in de evolutie van je voorraden. Daardoor kom je nooit meer zonder voorraad te zitten of heb je nooit geen overschot.
Je kunt zelfs per vestiging minimale voorraadniveaus voor instellen voor bepaalde ingrediënten. Het systeem waarschuwt dan het keukenpersoneel wanneer hun voorraad bijna uitgeput is (of wanneer ze te veel bestellen).
#2 Menu engineering op basis van real-time inzichten
De menu engineering software van Apicbase is de kern van je zaak. Ze bevat een overzicht van je ingrediënten, individuele recepten en menu’s.
Zo werkt het: elk menu-item wordt gekoppeld aan een bepaald recept. Elk recept is op zijn beurt gekoppeld aan de benodigde ingrediënten. De igrediënten zijn dan weer gekoppeld aan hun respectievelijke leveranciers, verpakkingsformaten, voedingswaarden en informatie over allergenen.
Even terzijde: dankzij de informatie over de ingrediënten en (sub)recepten kunnen je chefs voor ontwikkeling gemakkelijk menu’s samenstellen. Ze kunnen namelijk zelf aangeven wat ze nodig hebben in een keuzemenu. Apicbase berekent dan onmiddellijk de kosten en voedingswaarden per portie of voor een heel menu. Bovendien genereert de software een nauwkeurige allergenenlijst die je via QR-code kunt raadplegen. Dankzij deze automatisering besparen je teams wekelijks meerdere uren.
De module voor menu engineering wordt continu gesynchroniseerd met je kassa, waardoor je in real-time de winstmarge per menu, categorie en menu-item kunt berekenen.
Bovendien telt Apicbase hoeveel keer bepaalde menu-items werden verkocht en zet het hun populariteit af tegen hun winstmarges in een overzichtelijke verkoopmixgrafiek.
Dit betekent dat je je niet langer zorgen hoeft te maken over ellenlange berekeningen in spreadsheets. Je krijgt meteen een gedetailleerd inzicht in je menu, inclusief de slecht presterende items die mogelijk extra aandacht nodig hebben.
Voorbeeld
Laten we dezelfde cheeseburger uit #1 als voorbeeld gebruiken. Apicbase haalt de verkoopgegevens op uit je kassasysteem en berekent de productiekosten van één cheeseburger op basis van de prijzen en hoeveelheden van de ingrediënten in het recept. Deze berekening wordt uitgevoerd bij elke verkoop die in je kassa wordt geregistreerd. Zo kan Apicbase nauwgezet de kosten en rentabiliteit van elk menu-item bepalen.
Wat heb jij daaraan?
Door de kosten van recepten bij te houden kun je het gebruik, de opbrengst en de verspilling van producten beter beheren, zodat je je ingrediënten zo efficiënt mogelijk kunt gebruiken. Het biedt je ook een beeld van de rentabiliteit van het menu. Als de winstmarges van bepaalde menu-items afnemen omdat de prijzen van leveranciers zijn gestegen, merk je dat meteen.
De door Apicbase gegenereerde informatie over je menu’s legt de basis voor de optimalisatie van de efficiëntie, de groei en het investeringsrendement (ROI) van je eet- en drinkwaren.
Op basis van deze inzichten kun je je menu’s zodanig samenstellen dat ze je meest lucratieve menu-items aanprijzen en je omzet maximaliseren. Ze helpen je ook bepalen of specifieke items te duur of te goedkoop zijn, of dat de portie van het recept niet deugt.
#3 Robuuste rapportage
Apicbase zet de gegevens uit de menu engineering software en je kassabonnen om in krachtige dashboards en rapporten (zie analysesoftware voor restaurants).
Hier bekijk je onschatbare inzichten in je:
- inkomsten,
- food cost,
- voorraad, en
- inkoop.
Voorbeeld
We nemen even de food cost analyse onder de loep. Apicbase verzamelt de inkomsten uit je kassasysteem en gebruikt de module menu engineering om een overzicht van je food cost te genereren. Op die manier berekent het platform onmiddellijk welk deel van je omzet naar de voorraad gaat. Je ontvangt onmiddellijk een berekening van je food cost percentage, wat heel wat beter is dan te moeten wachten op de winst- en verliesrekening van je accountant.
Mochten je winstmarges in het gedrang komen, kun je onmiddellijk actie ondernemen.
Maar dat is niet het enige voordeel. Ons platform gebruikt de gegevens van je POS-systeem om je food cost per item en per categorie te berekenen. Met deze informatie kun je dan je menu analyseren, je recepten verfijnen en je winstmarges vergroten.
Maar er is nog meer.
We vermeldden eerder al dat Apicbase automatisch je voorraad in de gaten houdt. In de Insights Hub bieden we nóg meer mogelijkheden. Hier kun je zelfs de variantie van je voorraad bekijken, dat is het verschil tussen wat je op voorraad zou moeten hebben en wat er werkelijk beschikbaar is.
Hiermee krijg je een uitgebreid overzicht van de huidige (en historische) status van je voorraad per vestiging, productcategorie, menu-item en ingrediënt.
Wat heb jij daaraan?
Als je de gegevens goed begrijpt, ben je beter in staat om slecht presterende restaurants en verlieslatende menu-items te signaleren. Met die kennis kun je de recepten en SOP’s voor de inkoop optimaliseren. Zo verhoog je de winstmarges van je restaurants.
#4 Slim bestellen
Aan het einde van een lange werkdag ziet je team op hun tablet dat Apicbase reeds de voorraadniveaus heeft bijgewerkt en aanbevelingen voor inkooporders heeft gedaan. Na een korte beoordeling kunnen ze dan met een paar tikken onmiddellijk een inkooporder naar de leveranciers versturen.
Hoe dan?
De inkoopsoftware van Apicbase berekent de ideale bestelhoeveelheden op basis van je recepten en minimale voorraadniveaus. Dankzij de gegevens uit je kassabonnen en de software voor voorraadbeheer wordt de inkoop heel wat eenvoudiger.
Voorbeeld
Laten we bijvoorbeeld nog eens terugkeren naar die cheeseburger. Apicbase haalt eerst het kasticket uit je POS-systeem en past vervolgens automatisch de voorraad aan op basis van de ingrediënten die in de cheeseburger zijn gebruikt. Als je dan bijvoorbeeld te weinig kaas hebt, voegt de software de benodigde hoeveelheid kaas toe aan de volgende inkooporder bij je kaasboer.
Wat heb jij daaraan?
De module slim bestellen bespaart je teams niet alleen tijd, maar helpt ook om overschotten en tekorten te voorkomen die anders je kosten van verkochte goederen (CoGS) zouden verhogen. Op die manier houdt Apicbase je winstmarges in stand.
We willen dit nog verder doortrekken, want we zijn van plan om dynamische voorspellingen van de minimale voorraadniveaus te introduceren voor bestellingen op basis van de verkoop. Het systeem zal met andere woorden voorspellen welke ingrediënten je managers moeten inkopen om de toekomstige verkoop te dekken.
Je minimale voorraadniveaus variëren op basis van de dag van de week, wijzigingen in het menu en andere variabelen zoals het weer of bepaalde evenementen. Om die reden is het erg verstandig om dynamische voorraadniveaus in te stellen. Het zou echter een hele klus zijn om deze niveaus handmatig in te stellen voor elk menu-item en restaurant. Gelukkig kan Apicbase binnenkort zijn analyse van je verkoop- en voorraadgegevens gebruiken om te voorspellen wat je per item en per vestiging moet bestellen. Verwacht binnenkort dus een update over deze functie.
#5 Meer flexibele teams
Het POS-systeem integreren met Apicbase zorgt voor vlottere dagelijkse gang van zaken en meer efficiëntie (een drastische verbetering om eerlijk te zijn, hoewel we misschien een beetje bevooroordeeld zijn). Het beperkt vervelende taken zoals handmatige invoer van gegevens tot een minimum en bevordert de flexibiliteit over het hele bedrijf.
Bovendien heb je toegang tot real-time inzichten in de prestaties van je restaurants, waardoor je betere keuzes kunt maken ten aanzien van je menu’s en de personeelsbezetting.
De integratie geeft je managers en andere medewerkers meer bewegingsvrijheid. Ze krijgen meer controle over de bedrijfsvoering en kunnen goed doordachte beslissingen nemen die de omzet stimuleren.
Het grote voordeel voor je teams is de tijdwinst.
Door je bedrijfsvoering te optimaliseren, bespaart Apicbase jou en je team kostbare tijd die opnieuw geïnvesteerd kan worden in andere zaken, zoals het versterken van de relaties met je klanten, het optimaliseren van de klantervaring of het opleiden van je personeel.
Als je meer tijd hebt om je te concentreren op de essentiële taken, wordt je team ook flexibeler en kunnen ze beter inspelen op de veranderende behoeften van klanten, hetgeen essentieel is om succes te oogsten in de uiterst competitieve horecasector.
#6 Betere klantervaring
Een van de grootste voordelen van de POS-integratie van Apicbase is dat je beter begrijpt wat de specifieke wensen en behoeften van je klanten zijn.
Dankzij de gegevens die door de POS-integratie worden verzameld, krijg je een beter beeld van de wensen van je klanten en kun je gepersonaliseerde aanbiedingen creëren waardoor ze steeds weer terug zullen komen. Een dergelijke gepersonaliseerde klantervaring zal zeker een blijvende indruk achterlaten.
Met Apicbase stel je menu’s op die aansluiten bij de specifieke smaak van je klanten. Bovendien kom je dankzij het geautomatiseerde voorraadbeheersysteem nooit zonder eten te zitten. Dat betekent dat je nooit meer klanten hoeft teleur te stellen – en je dus ook geen zorgen hoeft te maken over negatieve recensies.
#7 Duurzame groei
De twee grootste obstakels voor de expansie van restaurants zijn het gebrek aan bruikbare gegevens en het feit dat mensen zich vergissen.
- Over bruikbare gegevens kan ik heel kort zijn: om je bedrijf te laten groeien heb je betrouwbare gegevens nodig over je inkomsten en kosten. Het is voor elk bedrijf van essentieel belang om in real-time te weten hoeveel geld er binnenkomt, maar ook hoeveel geld het bedrijf verlaat, vooral als je het restaurant met succes wilt uitbreiden.
- Begrijp ons niet verkeerd, de menselijke factor, in tegenstelling tot wat soms wordt beweerd, is wel degelijk de kern van de horeca. Maar mensen maken echter ook fouten. We vergeten heel wat dingen en doen niet altijd wat er van ons verwacht wordt.
Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.
Daarom moeten ze gecorrigeerd worden, hetgeen tijd vergt van je meest ervaren mensen, waardoor ze uiteindelijk minder tijd hebben voor de belangrijkste taken.
Om soortgelijke fouten in de toekomst te voorkomen moet je vaak nieuwe opleidingen organiseren of de SOP’s herwerken. Kleine fouten kosten ook geld. Te grote porties geven, bijvoorbeeld. Dat stapelt zich op tot een bedrag dat niet meer geïnvesteerd kan worden in de groei van het bedrijf.
Bovendien zorgen al deze verliezen ervoor dat de boekhouding er voor investeerders net iets minder rooskleurig uitziet.Met een POS integratie voor je F&B-managementplatform profiteer je van het beste van twee werelden.
Aan de ene kant verlos je je personeel van die vervelende administratie, en aan de andere kant voorkom je de onvermijdelijke fouten die doorgaans ontstaan bij de overdracht van gegevens van het ene systeem naar het andere.
Technologieplatforms integreren met je POS-systeem kan heel wat deuren openen voor je restaurant.
Point-of-sale integratie is cruciaal om je restaurant te laten renderen. Het verschaft real-time gegevens over de inkomsten en kosten van alle vestigingen, zodat je restaurant- en bedrijfsmanagers goed doordachte beslissingen kunnen nemen.
De integratie van een POS-systeem met een F&B-managementplatform zoals Apicbase is de sleutel tot een gegevensgestuurde bedrijfsstrategie. De integratie optimaliseert het voorraadbeheer, de menu engineering en het slim bestellen.
Apicbase vereenvoudigt en automatiseert zelfs diverse back-of-house processen, waardoor je werknemers meer bewegingsvrijheid krijgen. Bovendien winnen ze zo tijd terug, zodat ze flexibel kunnen blijven en zich volledig kunnen toeleggen op de creatie van unieke klantervaringen.
Een POS-integratie met Apicbase = magie
Wil je je restaurantimperium voortaan op een superefficiënte manier runnen en indruk maken op je klanten in alle markten, kanalen en winkels? Neem dan nu contact op om te zien hoe onze POS-integratie je bedrijfsvoering kan transformeren.
