3 einfache Schritte, die Ihnen zu Ihrer digitalen Transformation in Ihrem Gastronomiebetrieb verhelfen

Der Hauptgrund, warum sich Unternehmen für die digitale Transformation (DT) entscheiden, ist der Einfluss, den sie auf die operative Exzellenz von (Hotel-)Restaurants, Catering-Unternehmen und dem Lebensmittel- und Getränkemanagement hat.

Wird sie richtig durchgeführt, ermöglicht die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Lebensmittelbetriebs:

• schlanke & automatisierte Prozesse
• genaue Einblicke in den Geschäftsaufbau
• eine 360-Grad-Ansicht des gesamten Betriebs

Fassen wir den obigen Artikel noch einmal kurz zusammen:

Ob Sie Lebensmittelmanager einer Restaurantkette, Chefkoch einer Hotelmarke oder Supply-Chain-Manager eines großen Catering-Dienstleisters sind, es ist nur natürlich, dass Sie die Vorteile der integrierten Technologie nutzen möchten. Und, dass Sie alles am liebsten bereits gestern erledigt hätten.

Das einzige Problem ist…

In den meisten Gastronomiebetrieben läuft die Digitalisierung immer noch etwas planlos ab.

Meist handelt es sich um von einzelnen Abteilungen ausgehende Ad-hoc-Projekte. Sie werden nicht extern diskutiert [was zu inkompatiblen Technologien und Systemen führt]. Die Digitalisierungsmaßnahmen sind also nicht durch einen gemeinsamen Zielfaden verbunden, der für die gesamte Organisation von Vorteil wäre.

Wenn Sie dieselben Probleme haben, sind Sie hier richtig.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen drei Dinge, auf die Sie sich heute konzentrieren müssen, um die Transformation ins Rollen zu bringen und Ihrer Digitalisierungsinitiative ein druch und durch Fundament zu verleihen:

• Das organisatorische Setup und die Mentalität, die Ihre Arbeit erleichtern;
• Worauf Sie bei der Entscheidung für Ihre Tech-Stacks des Küchen- und Servicebereichs achten sollten;
• Warum die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle bei Ihrem Erfolg spielt (und wie Sie sie entsprechend anpassen können).

Sind Sie bereit, genau auf die drei Schritte einzugehen, die Ihnen helfen, den digitalen Transformationsprozess in Ihrem Restaurant, Ihrer Hotelkette oder Ihrem Catering-Unternehmen zu starten?

Dann los.

1. Richten Sie Ihren Gastronomiebetrieb auf eine erfolgreiche digitale Transformation auf Erfolg aus

Erfolglose digitale Transformationen sehen alle gleich aus:

— Eine Organisation setzt sich hohe Ziele, ist aber nicht bereit, gewagte, experimentelle Schritte zu gehen. Hinter der Initiative steckt kein durchdachtes Konzept – keine Roadmap, keine Struktur und keine Schulungen. Niemand im Team denkt im großen Stil und niemand ist bereit, alte Richtlinien und Verfahren umzugestalten oder aufzugeben, um eine echte Veränderung herbeizuführen. Die Initiative verpufft irgendwann einfach.

Diese Situation sollten Sie vermeiden. 

Erfolgreiche Transformationen haben auch Gemeinsamkeiten: den Wunsch, sich ehrgeizige Ziele zu setzen, sich auf die richtigen Arten von inkrementellen Projekten zu konzentrieren und die Bereitschaft, den Kern eines Betriebs neu zu definieren.

Noch wichtiger ist, dass sie durchgeplant, strukturiert und auf ganzer Linie gefördert werden.

Wenn Sie sich also den erfolgreichen DT-Teams anschließen möchten, sind hier ein paar Aspekte, die Ihnen helfen, sich auf den Erfolg vorzubereiten:

1. Beginnen Sie mit visionärer Führung – das Kernteam [und das sind die Führungskräfte der Gastronomie, die HR-Manager und die Finanzabteilung + eine Reihe von IT-Experten] hinter Ihrer DT-Initiative muss die Branche verstehen. Es muss den Entwicklungen gegenüber offen und mit der Technologie vertraut sein. Aber noch wichtiger ist, dass sie in der Lage sein müssen, zu visualisieren, wo sich Ihr Unternehmen befindet und wohin es will. Beantworten Sie diese Fragen, bevor Sie mit DT-bezogenen Themen beginnen:
   
   – Was wollen wir durch die digitale Transformation erreichen? Antworten Sie hier so genau wie möglich – niedrigere Lebensmittelkosten… was ist der magische Prozentsatz für Sie? Schnelleres Wachstum… wie viele neue Standorte pro Jahr? Schnellere Rentabilität für neue Standorte… sprechen wir hier von drei Monaten oder sechs Monaten? Sobald Sie Ihre Ziele kennen, wird es einfacher, entscheidende Initiativen und Projekte zur digitalen Transformation zu priorisieren.
   
   – Was brauchen wir, um dorthin zu gelangen, wo wir sein wollen? Denken Sie dabei an die Technik und das Personal. Müssen Sie Ihre Tech-Stacks aufrüsten? Welche Funktionen sollten Sie priorisieren? Was verwenden Ihre Konkurrenten? Wie sieht es mit Ihren Mitarbeitern aus – gibt es Wissenslücken, die Sie entweder durch zusätzliche Fachkräfte oder zusätzliche Schulungen schließen müssen? Machen Sie sich dies zu Beginn klar, damit Sie sich nicht mitten im Projekt in einem Chaos wiederfinden [Zeit verschwenden und mehr Geld ausgeben als einkalkuliert war].
   
   – Was haben wir bereits, das wir nutzen können? Gehen Sie über Ihre Lebensmittelabteilung hinaus, um nach die besten DT-Praktiken zu finden. Hat Ihre Personalabteilung eine DT-Lösung eingeführt? Wie ist sie mit Prozessänderungen umgegangen? Wie sieht es mit Ihrer Marketingabteilung aus – kann sie vielleicht Einblicke in technische Integrationen und IT-Workloads bieten? Fragen Sie nach – Sie werden überrascht sein, wie viel DT-Know-how Sie bereits im Haus haben.
   
2. „Verkaufen“ Sie Ihren Mitarbeitern die Initiative – wenn Sie neue Technologien und neue Systeme einführen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter bezüglich deren Verwendung schulen. Aber – und das ist noch wichtiger – verbringen Sie mehr Zeit damit alles zu hinterfragen, als mit der tatsächlichen Umsetzung. Ihre Mitarbeiter müssen auf allen Ebenen voll dabei sein und das schaffen Sie nur, wenn Ihre Leute verstehen, was passiert und was es für sie bedeutet.
   
3. Beseitigen Sie hinderliche Richtlinien — lassen Sie sich nicht von veralteten Richtlinien und Verfahren aufhalten. Nehmen Sie diese zu Beginn Ihres Projekts genau unter die Lupe und jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass dadurch ein Fortschritt behindert wird.
   
   Zum Beispiel wird die automatisierte Beschaffung von Speisen und Getränken sehr umständlich, wenn ein Lieferantenwechsel von drei Ebenen genehmigt werden muss. Beseitigen Sie dieses Hindernis jedoch [und wenn Sie darauf vertrauen, dass Daten Ihre besten Kaufoptionen bieten], können Sie a) die Dinge beschleunigen und b) erhebliche Einsparungen erzielen.
   
4. Testen Sie ausgiebig, bevor Sie große Rollouts starten — und fangen Sie klein an. Kleine DT-Initiativen sind einfach umzusetzen, kosten nicht viel und es wird schnell absehbar, ob damit Erfolge erzielt werden konnten. Wenn dies nicht der Fall ist, verwerfen Sie sie und iterieren, wobei Sie Änderungen basierend auf den Erkenntnissen aus früheren Versuchen vornehmen.
   
   Sie können beispielsweise einen einzelnen Standort auswählen, um zu testen, wie gut Ihre Systemintegration des Küchenbereichs in die Personalabteilung bei der Planung von Dienstplänen funktioniert. Wenn sich herausstellt, dass die Systeme qualitativ hochwertige Erkenntnisse und Empfehlungen kommunizieren und herausgeben können, bereiten Sie das Projekt für eine flächendeckende Einführung vor. Selbst wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, finden Sie heraus, wo es hakt [und Sie können darüber nachdenken, wie Sie diese Stellen ausbessern können].

Natürlich kann dieser Schritt hier sehr unterschiedlich ausfallen. Wie Sie Ihren ersten DT-Push einrichten, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Grad Ihres digitalen Reifegrades und Ihrer Position in den 6 Phasen der digitalen Transformation (← hier finden Sie eine vollständige Übersicht) ab. Bewerten Sie Ihre Situation und fügen Sie nach Belieben Schritte hinzu (oder entfernen Sie sie).

Wir müssen uns keine Sorgen mehr um Fehler bei der Beschaffung machen. Selbst wenn die Leute vor Ort keine Erfahrung mit der Lebensmittelbeschaffung haben, wissen wir, dass die Bestandsdaten in Apicbase korrekt sind und Bestellungen automatisch an den richtigen Lieferanten gehen.

Tosca Eggenhuizen
CitizenM Hotels, Produktinhaber POS und Bestandsmanagement 

2. Wählen Sie Ihre Tech-Stacks für den Küchenbereich und den Servicebetrieb mit Sorgfalt aus

Abhängig von Ihrer Größe verwalten Sie derzeit möglicherweise die Abläufe Ihres Küchenbereichs und des Servicebetriebs mit eigener Technologie oder mit älteren Einzellösungen.

In beiden Fällen leiden Sie unter einer gewissen „Last“.

Ihre Prozesse sind aufgrund praktischer Einschränkungen veraltet; sie sind zusammengeschustert, passen oft nicht zusammen und sind extrem unflexibel. Selbst für kleinere Änderungen müssen Sie die IT-Abteilung einbeziehen oder externe Hilfe beanspruchen. Keine ideale Situation, wenn Sie sich als ein datengesteuertes Unternehmen verstehen möchten.

Der Erfolg der digitalen Transformation in der Gastronomie hängt von der richtigen Technologie ab – Software, die Ihre neuen Prozesse unterstützt und umgekehrt. Im Allgemeinen bedeutet das, dass Sie bei Null anfangen, die idealen Ziele herausfinden und dann das richtige Tech-Stack zusammenstellen müssen, um diese zu erreichen.

Klingt nach viel Arbeit?

Wahrscheinlich… aber es ist machbar.

Es folgen sechs Tipps, die Ihnen durch den Prozess helfen:

• Fragen Sie nach Empfehlungen und Erfahrungen — und fragen Sie sie Ihre Kollegen in Gastronomiebetrieben, die den Ihren von der Größe her ähneln. Sie werden die eigenen Lösungen ganz nüchtern erklären können: Was funktioniert, was nicht, was verbessert werden muss und wie etc. Wenn Sie nicht zu Ihren direkten Konkurrenten gehen möchten, gehen Sie zu Ihren Verkäufern [POS-Mitarbeiter, F&B-Lieferanten und ähnliche]. Sie sind eine großartige Informationsquelle, weil sie mit anderen in der Branche im stetigen Kontakt sind.
  
• Beginnen Sie für Ihren Küchenbetrieb mit der Customer Journey — wie können Sie den gesamten Prozess so gestalten, dass die Kundenzufriedenheit gesteigert wird? Sollten Sie digitale Speisekarten verwenden? Oder vielleicht ein System für Online-Tischreservierungen? Oder eine Option für Essen zum Mitnehmen? Denken Sie nun darüber nach, wie die Bereitstellung dieses Angebots Ihren Küchenbetrieb beeinflusst? Wenn sie nur einen noch so kleinen Mehrwert bietet [Online-Buchungen = bessere Planungsfähigkeit = Wert], sollten Sie die Technologie und die erforderlichen Prozesse zur Unterstützung hinzufügen.
  
• Gehen Sie für Ihren Küchenbetrieb auf das Äußerste — in Angelegenheiten des Küchenbetrieb steckt der Teufel im Detail. Was ich damit meine ist – je detaillierter Sie hier vorgehen können, desto besser. Sie wollen ein Tool, das a) sich um alles kümmert, von der Stückliste bis zum Lieferantenmanagement, b) Optimierungsempfehlungen ausspuckt und c) zeitraubende Aufgaben präzise automatisiert.
  
• Prüfen Sie die Einführung jeder einzelnen Funktion — sehen Sie sich für jede neu geplante Technologie die genauen Pläne an. Stellen Sie sicher, dass Sie Technologien einführen, die bezüglich KI zukunftsweisend sind – Ökosystemintegrationen, IoT-Integrationen, Blockchain-Integrationen, zusätzliche/erweiterte Funktionen für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz usw.
  
• Arbeiten Sie mit Unternehmen zusammen, die auf ihre Kunden hören — was ich damit meine: Versuchen Sie herauszufinden, wie ein für Sie infrage kommendes Technologieunternehmen mit Kundenanfragen umgeht. Anfragen nach Funktionen oder Anfragen nach Integrationen. Sie sollten sich auf jene konzentrieren, die beträchtliche Ressourcen in die Bereitstellung der benötigten und nicht der rentablen Funktionen investieren. Wenn eine kleine, aber dringend benötigte Anfrage für eine bestimmte vom Projektplan vorgesehene Integration immer wieder verschoben wird, sollten Sie lieber einen großen Bogen um diese Lösung machen.
  
• Unterstützen Sie die Implementierung mit einer Wissensbibliothek — die ersten Monate der Verwendung neuer Systeme, neuer Prozesse und neuer Technologien sind kein Kinderspiel. Bereiten Sie sich vor, indem Sie Ihr Content-Team eine Ressourcenbibliothek erstellen lassen [Leitfäden, FAQs, Video-Tutorials], die a) als großartiges Tool zur Beschleunigung der Personaleinführung dient und b) allen Mitarbeitern schnellen Zugriff auf Antworten und ihre häufigsten Fragen bietet.
  
  Zu Ihrer Information: Apicbase verfügt über eine umfangreiche Online-Akademie mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Video-Tutorials und Anleitungen. Sie machen die Einführungsphase zum Kinderspiel. Außerdem können Ihre Mitarbeiter alles jederzeit nachschlagen. Und wenn es nur ist, um das Gedächtnis nach einem wohlverdienten Urlaub aufzufrischen.  

3. Konzentrieren Sie sich auf die Mitarbeiterkultur – oder die digitale Transformation wird zum Kampf

Jedes Mal, wenn ich gesehen habe, wie ein Unternehmen auf halbem Weg zum Start einer digitalen Initiative scheiterte und alles aus dem Ruder lief, geschah das nicht wegen der Technologie, sondern wegen der Menschen.

Das überrascht Sie?

Sollte es nicht.

Viele schwingen häufig große Reden, wenn es um Veränderungen und Fortschritte geht, Tatsache ist jedoch, dass wir alle auf eine bestimmte Weise programmiert sind und sich unsere Verknüpfungen im Gehirn schwer abändern lassen.

Lassen Sie mich das genauer ausführen:

Kürzlich sprach ich mit einer Gastronomie-Managerin einer großen Restaurantkette, die sich über „Entscheidungen ohne ihre Zustimmung“ beschwerte.

„Was meinen Sie?“, war meine Frage. „Macht die Software etwas, das sie nicht sollte?“

„Nein“, sagte sie, „ganz und gar nicht, Apicbase leistet großartige Arbeit. Das Problem ist nur, dass meine Mitarbeiter mir Sachen per E-Mail schicken, zum Beispiel Bestellungen, und wenn ich sie mir am Morgen danach ansehe, sagen sie mir, dass sie schon erledigt sind. Ich musste ihnen vorschreiben, die datengesteuerten Vorschläge nicht zu genehmigen, bis ich sie geprüft habe.“

Oh, oh.

Erkennen Sie, wo das Problem liegt?

Wir haben Apicbase so konzipiert, dass es von Mitarbeitern an vorderster Front verwendet werden kann, Menschen, die ganz vorne für den Betrieb schuften. Das System macht genaue Vorschläge für Beschaffung, Stücklisten usw., was Arbeitsabläufe beschleunigt macht und Fehlern vorbeugt.

Das Management kann diese Vorschläge überprüfen, muss aber nicht mehr jede sich wiederholende tägliche Aufgabe abzeichnen.

Das verschafft Zeit, sich den Betrieb von einer höheren Ebene aus zu betrachten und tatsächlich Möglichkeiten zu finden, das Geschäft voranzutreiben, anstatt sich um den Alltag zu kümmern. Das Management hat Zugriff auf Dashboards mit Echtzeit-KPI-Trackern. Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung.

Die Mitarbeiter in erster Linie haben derweil alles, was sie brauchen, um sich um den täglichen Betrieb zu kümmern. Mitarbeiter werden von einer leistungsstarken Software bei ihrer Arbeit [wie viel muss ich heute bestellen?] unterstützt und bei der schwierigen Arbeit entlastet.

Und alles, was im Küchenbereich passiert, wird aufgezeichnet. Wenn etwas ungewöhnlich ist, wird das sofort bemerkt.

Glücklicherweise gelang es mir, mich dieser Managerin zu erklären. Wie? Ganz einfach, ich konnte ihr zeigen, dass das Unternehmen durch die Verwendung von Apicbase in den letzten sechs Monaten eine Senkung der Lebensmittelkosten um 2,2 % erzielt hatte.

Worauf ich hinauswill?

Worum es hauptsächlich geht, ist die Befähigung Ihrer Mitarbeiter, die Sie durch die digitale Transformation Ihres Catering-Unternehmens oder Ihrer (Hotel-)Restaurantkette vorantreiben. Wenn das seltsam klingt, ist es gut – es widerspricht der gängigen Geschäftsweisheit.

Früher war eine führungsorientierte, erfahrungsbasierte Entscheidungsfindung der goldene Standard. Die Zeiten sind vorbei – Big Data leistet bessere Arbeit.

Folgendes ist zu tun:

• sammeln Sie Daten,
• stellen Sie sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung und
• verlassen Sie sich darauf, dass Ihre Mitarbeiter an vorderster Front alles haben, was sie brauchen, um die richtigen Anrufe zu tätigen.

(Lesen Sie mehr über diesen kulturellen Paradigmenwechsel in unserem Beitrag hier: Change Management – Worauf sich Gastronomieleiter konzentrieren müssen, um die digitale Transformation voranzutreiben. Sie erfahren auch, warum der Verzicht auf isolierte Arbeit und die Annahme einer experimentellen Denkweise der Schlüssel zu einem erfolgreichen digitalen Betrieb sind.)

Legen Sie die Grundlage für Ihre digitale Transformation in der Gastronomie und lassen Sie sich von Apicbase bis zur Ziellinie bringen

Einer der wichtigsten Vorteile eines digital vorbereiteten Betriebs ist seine Fähigkeit, bei Bedarf umzudisponieren.

Menschen werden immer essen wollen – in Hotels, in Bars, in Restaurants, zu Hause, bei der Arbeit, im Stadion, in einem Flugzeug auf 10.000 Fuß Höhe über dem Meer. Egal, was sich ändert – Lockdowns, Ausgangssperren, Zikadenschwärme – die Menschen müssen essen. Und ein agiler Gastronomiebetrieb findet einen Weg, seine Produkte zuzustellen.

Sie werden einen Weg finden, zu liefern.

Aber nur, wenn Sie heute die dafür erforderliche Arbeit machen.