Der Einführungsprozess von Apicbase: Wie unser Customer Success Team eine schnelle Umsetzung sicherstellt

Die ersten Wochen der Nutzung einer neuen Software sind für jedes Unternehmen intensiv. Wenn Sie zahlreiche Restaurants betreiben, kann sich diese Zeit geradezu überwältigend anfühlen.

Aus diesem Grund haben wir einen Einführungs- und Supportprozess entwickelt, der Ihrem Unternehmen hilft, so schnell wie möglich das Beste aus Apicbase herauszuholen.

Ganz gleich, ob Sie an einem Proof of Concept, einem bezahlten Pilotprojekt oder einer unternehmensweiten Einführung arbeiten, wir verfügen über bewährte Workflows und ein erfahrenes Team, das Sie bei jedem Schritt unterstützt.

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, wie das Verfahren funktioniert. Außerdem werde ich Ihnen bewährte Verfahren für eine schnelle Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter vorstellen, damit Sie Ihren ROI maximieren können.

Das Apicbase-Team

Apicbase team
Hallo!

Die Mitarbeiter, die für das Onboarding zuständig sind, gehören zu unserem Customer Success Team (CS-Team). Sie unterstützen Sie bei der Einrichtung der Plattform und helfen Ihnen, die Software ideal zu nutzen.

Das CS-Team wird Ihnen und Ihrem Team dabei helfen:

  • Apicbase effizient zu implementieren;
  • die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern;
  • den ROI zu maximieren.

Oh, und es ist Weltklasse.

Ich bin natürlich voreingenommen. Das CS-Team sitzt mir im Büro gegenüber und ich kenne alle ziemlich gut, aber ganz ehrlich, es ist eine Wucht. Diese Männer und Frauen sind professionell, echte Experten und äußerst hilfsbereit.

„Das Customer Success Team ist schnell, hilfsbereit und extrem freundlich.“

Fréderique van Alfen-Las
Team Leader Office Support Radboud University. 

Wir sind begeistert von Fréderique! Sie ist für 18 Speise- und Catering-Einrichtungen auf dem Campus zuständig. Viele weitere zufriedene Kunden finden Sie in unseren Kundenberichten. Lesen Sie sich diese gerne durch. Hier erfahren Sie, was andere Unternehmen der Gastronomie über unser Customer Success Team sagen.

Die Mitarbeiter des CS-Teams sind das Herz und die Seele von Apicbase.

Verwechseln Sie dabei keinesfalls starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit sozialen Führungsqualitäten. Während des Onboardings übernimmt das CS-Team die Führung, um Ihnen zu helfen, Ihre Ziele so effizient wie möglich zu erreichen.

Ich werde im nächsten Abschnitt erklären, wie das geht.

Jay Greenslade, The Avocado Show: „In der Einführungsphase hatten wir das Gefühl, dass das CS-Team rund um die Uhr für uns da war.“

Was können Sie vom Customer-Success-Team erwarten?

Der Übergang von einer alten Arbeitsweise zu einer neuen digitalen Lösung erfordert einen organisierten Ansatz.

Das CS-Team führt Sie Schritt für Schritt durch den Implementierungsprozess, um eine schnelle Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten. Ihr Personal soll sich bei der Einrichtung der Plattform sicher fühlen und in der Lage sein, innerhalb des gewünschten Zeitrahmens einen hohen ROI zu erzielen.

Schauen wir uns die Einrichtungsphase an.

1. Prioritäten ermitteln

Erfolg sieht für jeden anders aus. In Ihrem Unternehmen werden mehrere Personen mit Apicbase arbeiten. Sie alle haben wahrscheinlich unterschiedliche Anliegen. Der Küchenchef möchte die Rezepte zentral verwalten, der Betriebsleiter möchte das Einkaufsverhalten an den Standorten optimieren und der Finanzleiter möchte die Lebensmittelkosten um ganze 4 Prozent senken.

Beim ersten Meeting geht das CS-Team durch den Raum, notiert die Erfolgsaussagen der einzelnen Interessengruppen und ordnet sie nach Priorität.

Indem sie Prioritäten festlegen und sich zunächst auf die Ergebnisse in diesen Bereichen konzentrieren, bekommen Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein starkes Gefühl für die Leistungsfähigkeit der Software, was die Akzeptanz erhöht und die Einführung im gesamten Unternehmen erleichtert. Später, wenn das System erst einmal eingerichtet ist und läuft, ist immer noch Zeit, all die cleveren kleinen Funktionen von Apicbase zu besprechen.

2. Erwartungen festlegen

Nachdem das CS-Team verstanden hat, wie Erfolg für Sie aussieht, wird es Ihnen das „Was, Warum, Wie und Wann“ vermitteln, das nötig ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Klare Erwartungen vor der Umsetzung machen es einfacher, Ressourcen zuzuweisen und kurzfristige Ziele zu planen, um die großen Meilensteine schnell und präzise erreichen zu können.

Außerdem wird dadurch der Zweck der Implementierung greifbarer. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, das Hauptziel der Geschäftsleitung für die Implementierung ist die Verwaltung des Inventars. Der Entwicklungsleiter, der mit der Einrichtung des Systems betraut ist, verwendet es jedoch nur zur Verwaltung der Rezeptdatenbank. In diesem Fall kann es zu Unklarheiten zwischen den Nutzern bezüglich dessen kommen, was zu tun ist oder wie man auf bestimmte Funktionen zugreifen kann.

Das CS-Team vermittelt die zu erwartenden Ergebnisse und wie diese erreicht werden können. Dadurch lassen sich Unklarheiten und Verwirrung bei der Umsetzung vermieden.

3. Strategie- und Zeitplan erstellen

Ein Strategieplan gibt einen Überblick über den Umsetzungsprozess. Er schafft Klarheit darüber, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.

Das CS-Team erstellt in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Projektleiter einen Strategieplan. So können alle Beteiligte ein klares Verständnis der Ziele und des Zeitplans erlangen, die die Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung sind.

Ein Strategieplan hilft auch bei der Prioritätensetzung zwischen notwendigen Aufgaben und solchen, die bis zu einem späteren Zeitpunkt warten können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ressourcen angemessen zugewiesen werden können, und es wird vermieden, dass man sich von Aspekten ablenken lässt, die nicht zum Hauptziel beitragen.

Wenn der Erfolg beispielsweise darauf basiert, den Beschaffungsprozess für 100 Standorte zu rationalisieren und möglicherweise Tausende von Euro pro Woche einzusparen, dann kann die Definition einer besonderen Schriftart für Bestellungen auf einen späteren Zeitpunkt warten.

Außerdem ist es mit einem konkreten Plan viel einfacher, Anpassungen vorzunehmen, wenn Probleme auftreten oder sich die Umstände ändern.

Zu guter Letzt ermöglicht der Strategieplan den verschiedenen Beteiligten, sich über den Projektfortschritt zu informieren, und gewährleistet eine klare und organisierte Kommunikation.

Tosca Eggenhuizen, citizenM: „Es entsteht eine wertvolle Beziehung, an der wir alle wachsen.“

4. Beratung und Unterstützung

Mit den richtigen Ressourcen kann jeder Benutzer schnell und einfach loslegen. Apicbase hat eine umfangreiche Wissensdatenbank und ein Supportsystem entwickelt, das jederzeit und überall zugänglich ist. Wann immer Sie eine Frage haben, gibt es einen Artikel, ein Video oder eine Person mit der Antwort, die Sie wieder auf den richtigen Weg bringt.

  • Apicbase Academy 

Die Apicbase Academy erklärt in kurzen Videos, wie man die Plattform konfiguriert. Damit können Sie alle Funktionen im Handumdrehen einrichten.

  • Hilfezentrum

Das Hilfezentrum erklärt alles, was Sie über die Verwendung von Apicbase wissen müssen. Möchten Sie einen Varianzbericht herunterladen? Geben Sie den Suchbegriff ein und Sie erhalten eine Antwort mit einer Schritt-für-Schritt-Lösung.

  • Chat-Support

Es ist immer jemand da, der die Fragen der Benutzer beantwortet. Mit Apicbase werden Sie nie das Problem haben, dass Sie nicht weiterkommen. Sie können den Teilbestand, an dem Sie gearbeitet haben, nicht finden? Stellen Sie die Frage im Chatfenster. Unser Support-Team antwortet Ihnen schnellstmöglich, um Ihnen zu helfen.

  • Schulung

Das CS-Team zeigt Ihnen, wie Sie sich auf der Plattform zurechtfinden, damit Ihr Team sofort loslegen kann. Wir arbeiten hart daran, Apicbase so intuitiv und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Vieles ist selbsterklärend, doch wir bieten verschiedene Schulungspakete an, wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten.

„Apicbase ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv, sodass sich die Integration einer Vielzahl von Nutzern einfach gestaltet. Das System lässt sich einfach konfigurieren und kann im Anschluss ohne Probleme intern verwaltet werden.“

5 Einführungsphasen für eine korrekte Einrichtung

5 Apicbase-Einführungsphasen
Apicbase ist ein Technologiebaustein, daher muss das Onboarding wie ein Uhrwerk funktionieren.

Ihr geistiges Eigentum (Rezepte und Menüs), Ihre Ressourcen (Zutaten und Lieferanten) und Ihre Schlüsselprozesse (Produktentwicklung, Inventarverwaltung und Beschaffung) werden alle im System verwaltet.

Während Ihr POS die Einnahmen überwacht, behält Apicbase die Kosten unter Kontrolle. Kurz gesagt, Apicbase ist ein Technologiebaustein, der unternehmensweit eingesetzt werden wird. Es ist demnach in Ihrem Sinne, das System richtig einzurichten, damit Sie so schnell wie möglich Zeit und Kosten sparen können.

Deshalb haben wir einen klaren Prozess entwickelt, der sicherstellt, dass alles wie am Schnürchen läuft.

Die Einführung besteht aus fünf Phasen:

Apicbase Einführung

Ein bewährter Onboarding-Prozess, der eine korrekte Einrichtung und eine schnelle Akzeptanz gewährleistet.

1. Kick-Off-Meeting

In der Auftaktsitzung erläutert das CS-Team den Prozess, legt einen Zeitrahmen fest, ermittelt die Prioritäten und verteilt Aufgaben.

2. Eingabe von Schlüsseldaten

In dieser Phase werden alle wichtigen Informationen in das System eingegeben. Dazu gehört das Einrichten der verschiedenen Rollen, Bibliotheken, Einheiten und der zugehörigen Berechtigungen, aber auch das Hinzufügen Ihrer Zutaten und Rezepte zur Plattform. Das Herzstück Ihres Restaurantbetriebs, Ihr geistiges Eigentum, ist jetzt über Apicbase von jeder Einheit aus zugänglich.

3. Modul-Einrichtung

Jetzt wird es richtig interessant. Wichtige Prozesse wie die Bestandsaufnahme, der Einkauf und die Produktionsplanung werden eingerichtet. An diesem Punkt sehen Sie die wahre Leistung von Apicbase in Aktion, z. B. die automatisierte Aktualisierung des Inventars und präzise Bestellvorschläge.

4. Umsetzung und Tests

Während der Testphase testen wir alle Prozesse, stimmen die Details ab und bereinigen alle fehlerhaften Daten, um sicherzustellen, dass Ihre F&B-Management-Plattform wie eine gut geölte Maschine läuft, alle Informationen gut organisiert sind und Ihre Dashboards aussagekräftige Erkenntnisse liefern.

5. Inbetriebnahme

Die letzte Etappe. Jetzt wird es ernst. In dieser Phase betreuen wir Ihre Mitarbeiter bei der anfänglichen Nutzung des Systems, u. a. beim Empfang von Verkaufsdaten, der Bestellabwicklung über Apicbase und bei der ersten vollständigen Inventur. Sie sind nun voll einsatzbereit und können die Vorteile von Apicbase nutzen.

Mithilfe der Schritt-für-Schritt-Anleitungen und der Unterstützung durch unser Customer Success Team kann sich Ihr Personal vollständig selbst einbinden. Wir bieten bei Bedarf jedoch auch zusätzliche Schulungspakete an.

Kundenbewertung auf G2

Das CS-Team leitet den Prozess, überwacht den Fortschritt und beantwortet alle Fragen. Es sorgt für einen reibungslosen Start, unabhängig davon, für wie viele Filialen oder Konzepte Sie das System einführen wollen.

Bewährte Verfahren für maximalen ROI: Was Sie tun können

Apicbase Einführung – Bewährte Verfahren
Diese bewährten Verfahren gewährleisten einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf.

Schon bald wird Apicbase die betriebliche Effizienz steigern, Ihren Mitarbeitern Zeit verschaffen und wertvolle Daten sammeln.

Damit das System jedoch sein volles Potenzial entfalten kann, ist es wichtig, dass dem Onboarding in Ihrem Unternehmen ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Diese bewährten Praktiken gewährleisten einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf.

  • Änderungsmanagement

„Das haben wir schon immer so gemacht“ – das ist der wahrscheinlich gefährlichste Satz in der Geschichte der Unternehmenswelt. Eine Veränderung wird immer auf Widerstand stoßen, aber wenn Sie Ihre Mitarbeiter vorbereiten, ausrüsten und unterstützen, werden diese die Veränderung akzeptieren und die Vorteile der neuen Technologie schnell erkennen.

Ein SaaS-Kauf wird häufig in den oberen Führungsebenen beschlossen. Die Mitarbeiter in den Restaurants sind nicht unbedingt an den Entscheidungen beteiligt. Und wenn sie jahrelang ihre persönliche Kalkulationstabelle perfektioniert haben, sind sie verständlicherweise geneigt, diese Arbeitsweise beizubehalten.

Mit einer klaren Kommunikation lässt sich dieser Widerstand jedoch beseitigen. Es ist wichtig zu erklären, warum Sie ein neues System einführen und warum die alte Arbeitsweise, trotz der großartigen Kalkulationstabellen, nicht mehr ausreicht.

„Es wird nicht funktionieren, wenn die Kultur nicht passt.“

Wenn alle Beteiligten den Zweck, den Strategieplan und ihren individuellen Beitrag zum Unternehmenserfolg kennen, ist es wahrscheinlicher, dass sie die neue Technologie annehmen und effektiv einsetzen und so die Leistung des Unternehmens verbessern.

  • Standardisierung der Dateneingabe

Ein digitales Tool ist nur so gut wie die Daten, die eingespeist werden. Wenn man die Antwort auf die Rechnung 2 + 2 sucht, jedoch 3 + 3 in den Taschenrechner eingibt, erhält man nicht die richtige Antwort, egal wie gut der Taschenrechner ist.

Bei einer Management-Plattform für die Gastronomie sind die richtigen Daten die in das System einzutragenden Zutaten und Rezepte. Sind diese erst einmal eingespeist, werden Sie staunen, was Apicbase leisten kann.

Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, die Daten korrekt und auf standardisierte Weise einzugeben. Stellen Sie sicher, dass jemand in Ihrem Unternehmen verfügbar ist, um die Rezeptdatenbank mit Unterstützung unseres CS-Teams einzurichten.

Dies bringt uns zur nächsten bewährten Praxis: ein engagiertes internes Team.

  • Ernennen eines Projektleiters (+ Vertretung)

Ein engagiertes internes Team macht die Implementierung zu einem Kinderspiel. Sie straffen den Prozess und sparen Zeit, wenn jemand aus Ihrem Team für die Überwachung und Koordination des Projekts zuständig ist.

Die Gastronomiebranche ist dynamisch und intensiv. Jeder hat mehrere Aufgaben und Tätigkeiten. Wenn niemand explizit für die Betreuung der Systemeinführung zuständig ist, besteht die Gefahr, dass sie auf der Strecke bleibt. Das Ergebnis ist, dass ein Instrument, das Ihren Mitarbeitern jede Woche mehrere Stunden ersparen könnte, links liegen bleibt, bis jemand die Zeit findet, sich dem Projekt ernsthaft zu widmen. Das ist so ziemlich das Letzte, was Sie wollen.

Mit einem engagierten Team – das auch nur aus einer Person bestehen kann – vermeiden Sie jedoch Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen oder weil die Mitarbeiter anderweitig beschäftigt sind.

Ein weiterer Grund, ein engagiertes Team zu haben, ist die hohe Fluktuation im Gastgewerbe. Daher ist es wichtig, mindestens eine Ersatzperson zu haben, die auch mit unserem CS-Team in Kontakt steht und das System in- und auswendig kennt.

Dies ist nicht nur bei der Einarbeitung praktisch, sondern Sie vermeiden auch, dass nur eine Person über alles im Bilde ist. Indem Sie mehrere Mitarbeiter mit Apicbase vertraut machen, stellen Sie sicher, dass die Nutzung auch im Falle von Krankheit oder Arbeitsplatzwechsel reibungslos verläuft.

Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Apicbase vernachlässigt wird, weil die Leute, die unsere fortschrittliche Technologie nutzen, das Unternehmen verlassen haben.

  • Fokus auf das Ziel

Es gibt so viel zu entdecken, wenn Sie mit der Nutzung von Apicbase beginnen. Wenn Ihre Mitarbeiter die Leistungsfähigkeit der Software erst einmal verstanden haben, werden sie sich wahrscheinlich dazu inspirieren lassen, den Strategieplan über Bord zu werfen und fünf Schritte auf einmal zu unternehmen. In anderen Fällen könnten sie versucht sein, das allgemeine Vorankommen des Projekts zu verzögern, weil sie wollen, dass eine kleine Funktion auf eine bestimmte Weise funktioniert.

Wenn das passiert, gehen Sie einen Schritt zurück und besinnen sich auf das, was Sie als Erfolgsziel definiert haben, und richten Sie den Fokus wieder darauf.

Sagen wir, Sie wollen das Beschaffungsverhalten in 100 Standorten optimieren. Sollte eine winzige Besonderheit dem Ziel entgegenstehen, Tausende von Euro pro Woche zu sparen? Wahrscheinlich nicht.

Apicbase-Team-Banner

Wir möchten Ihnen unser Weltklasse-Team vorstellen.

Wir bei Apicbase kennen die Herausforderungen, die mit der Einführung neuer Technologien einhergehen, insbesondere in der schnelllebigen Welt der Gastronomie.

Deshalb haben wir ein Team von erfahrenen Fachleuten zusammengestellt, das Ihnen hilft, den Übergang nahtlos zu bewältigen.

Wenn Sie bereit sind, Ihren Restaurantbetrieb mit Hilfe innovativer Technologie und eines engagierten Teams auf die nächste Stufe zu heben, setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.

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