Die fortschrittlichsten Restaurantbetriebe von heute entwickeln ihre Software-Stacks nach Prinzipien, die Skalierbarkeit, Flexibilität und Resilienz garantieren.
Das war nicht immer so.
Die meisten Stacks wurden auf eine von drei Arten erstellt:
Komplettlösungen für die Bereiche Vertrieb, Speisen & Getränke und Personalverwaltung an einem Ort.
Ein Flickenteppich von Tools, die spontan eingeführt werden, um akute Probleme zu lösen.
Eigens entwickelte Systeme für eine absolute Kontrolle.
Früher waren all diese Vorgehensweisen möglich. Doch mit den zunehmenden Erwartungen der Kunden und der wichtiger werdenden Effizienz rückte die Technologie von einer Nebensächlichkeit in den Mittelpunkt des Restaurantbetriebs und legte die Risse in diesen frühen Modellen offen.
Komplettlösungen sind zu starr und zu allgemein, um sie an den Betrieb anzupassen.
Organisch gewachsene Stacks verursachen Chaos untereinander und verlangsamen den Betrieb.
Eigens entwickelte Builds lassen sich nicht schnell genug weiterentwickeln.
Dies führt zu unstimmigen Daten, anfälligen Integrationen, kostspieligen Upgrades und Anbieterbindung.
Die Führungskräfte, die aus diesem Kreislauf ausbrachen, machten einen entscheidenden Schritt: Sie hoben die IT-Führungsebene an und stellten häufig CIOs und CTOs von außerhalb des Sektors ein, um solidere Tech-Strategien zu entwickeln.
Über Apicbase arbeite ich eng mit diesen Führungskräften zusammen. Oberflächlich betrachtet sind ihre Ansätze sehr unterschiedlich, bei genauerem Hinsehen lässt sich eine gemeinsame Strategie erkennen; eine Strategie, bei der die Technologie zu einem wahren Wachstumsmotor wird.
Diese Strategie stützt sich auf fünf Grundprinzipien.
In diesem Artikel stelle ich sie Ihnen vor.
Grundsatz 1: Modularität vor Monolithen
Modularität gibt Ihnen die Flexibilität, Systeme auszuwählen, die gut zusammenarbeiten, ohne das Unternehmen auf einen starren, langsamen Stack oder eine Blackbox festzulegen.
Bauen Sie Ihren Tech-Stack aus spezialisierten SaaS-Lösungen auf, die jeweils einen eindeutigen Geschäftsbereich bedienen, anstatt sich auf eine einzige All-in-One-Plattform zu verlassen, die alles zu können versucht. Dieser Ansatz wird als Best-of-Breed-Strategie bezeichnet.
Komplettlösungen versprechen Einfachheit: ein Anbieter, ein Login, eine Datenbank. Und zu Beginn sind sie oft erfolgreich. Einige Teams entscheiden sich sogar dafür, ihre eigene Software zu entwickeln, um mehr Kontrolle zu haben. Aber wenn das Unternehmen wächst und die Komplexität zunimmt, wird die „Einfachheit“ zu einer Einschränkung.
Generalistische ERPs wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics wurden nicht für die Gastronomie entwickelt. Diese Monolithen müssen stark angepasst werden, nur um grundlegende Aufgaben erledigen zu können. Jeder Build und jedes Upgrade treibt die Kosten in die Höhe. Und das kann sehr schnell sehr teuer werden.
SAP kann eine Ölraffinerie betreiben. Aber es ist nicht für die Gastronomie gedacht. Alles muss speziell entwickelt werden.
Jornt Depreter Director of Central Business Services bei Lunch Garden
Der „Alleskönner“ in Sachen Gastrosoftware hingegen versucht, alles in einem Tool abzudecken (Vertrieb, Inventar, Personaleinsatzplanung), ist dabei allerdings nur selten in diesen Bereichen hervorragend. Und da alles eng miteinander verbunden ist, kann nicht einfach ein Teil geändert werden, ohne dabei beim Rest Einbußen machen zu müssen.
Möchten Sie eine bessere Bestandsverfolgung? Dann müssen Sie Ihr POS-System (Point-of-Sale) ersetzen. Müssen Sie die Rezeptkalkulation aktualisieren? Das könnte eine kostspielige Entwicklung implizieren, sofern es überhaupt möglich ist.
Eine modulare SaaS-Architektur vermeidet diese Engpässe, indem sie jedem System eine klare Verantwortung zuweist:
Das POS kümmert sich um Verkaufstransaktionen
Die Restaurant-Management-Plattform ist für Inventar, Rezepte und Beschaffung zuständig.
Das Finanztool ist für die Kostendaten und die Berichterstattung zuständig.
Die Personalsoftware ist für die Terminplanung und Gehaltsabrechnung zuständig.
Modularität gibt Ihnen die Flexibilität, Systeme auszuwählen, die gut zusammenarbeiten, ohne das Unternehmen auf ein starres, sich nur langsam optimierendes Stack festzulegen.
Das ist der sogenannte Best-of-Breed-Ansatz: Für jede Aufgabe wird das richtige Tool ausgewählt, das seine Stärken voll ausspielen kann.
Wichtig hierbei: Modularität ist nicht gleichbedeutend mit Fragmentierung. Einige Arbeitsabläufe sind von Natur aus miteinander verbunden. So können Sie beispielsweise den Einkauf von Lebensmitteln nicht optimieren, wenn Zutaten, Rezepte, Packungsgrößen der Lieferanten und Lagerbestände in separaten Systemen gespeichert sind. Die Logik wird geteilt. Die Daten überschneiden sich. Wenn sie getrennt behandelt werden, verdoppelt sich der Arbeitsaufwand und es gibt widersprüchliche Zahlen.
Skalierbarkeit beginnt mit Klarheit: Es ist wichtig zu wissen, welche Prozesse zusammengehören, welchem System sie zugeordnet sind und wie die einzelnen Teile zusammenpassen. Wenn Sie das richtig machen, bleibt Ihre Strategie auch bei zunehmender Komplexität effektiv.
In einer Best-of-Breed-Architektur wird jede Geschäftsdomäne von einem speziell entwickelten Tool übernommen, das seine Aufgabe hervorragend erfüllt und saubere Daten weitergibt.
„Deshalb müssen Ihre Umsatz-, Gastro- und Finanzdaten miteinander verbunden sein, um Diskrepanzen effektiv zu verfolgen. Alles sollte einfach zu erklären sein“, sagt Casper van Tricht, Manager Integrations Service, It’s Us
„Je fragmentierter die Anbieterlandschaft ist, desto größer ist das Risiko, das Sie eingehen. Wenn etwas nicht mehr funktioniert, gestaltet sich die Reparatur schwieriger. Wir sind zu langfristigen Partnerschaften mit einigen sorgfältig ausgewählten Anbietern übergegangen“, sagt Johnny Bröms, Global Chief Digital & Tech von Bastard Burgers, bei GlobalConnect. „Weniger Verträge, schnellere Kommunikation, bessere Integration.“
Von diesem Ansatz profitieren die IT- und die Betriebsteams gleichermaßen, da jeder weiß, wo sich die Daten befinden, wemsie gehören und wie die Systeme miteinander verbunden sind.
Prinzip 2: Machen Sie das Data Warehouse zum Mittelpunkt des Geschehens
Die Datenschicht ist das operative Gehirn der Organisation.
Verankern Sie Ihre Architektur um ein zentrales Data Warehouse, das als einzige und zuverlässige Datenquelle für alle Teams und Systeme dient.
Das Berichtswesen wird oft über Tabellenkalkulationen, Exporte oder unzuverlässige BI-Konnektoren auf die Vorgänge aufgesetzt. Mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen auch die Unstimmigkeiten. Die Finanzabteilung sieht eine Zahl, der Betrieb eine andere.
Sie können dies vermeiden, indem Sie die zentrale Datenverwaltung über einen Data Lake oder ein Data Warehouse zu einem grundlegenden Bestandteil Ihrer technischen Architektur machen. Die Datenschicht ist das operative Gehirn der Organisation.
Das Data Warehouse definiert und verteilt die operative Wahrheit.
Hier liegt Ihr Datenmodell. Die Unternehmenslogik, wie z. B. Produktbezeichnungen und Kostendefinitionen, werden einmal kodifiziert und überall angewendet. Finanzen, Betrieb, Regelkonformität und Beschaffung arbeiten alle nach derselben Logik und mit denselben Zahlen.
Damit dies funktioniert, müssen die Daten als Produkt und nicht als Nebenprodukt behandelt werden.
Wenn alle Systeme in eine einzige übergreifende Datenquelle einfließen, sehen alle Beteiligten dasselbe Bild von Betrieb, Leistung und Potenzial.
Dies ermöglicht:
Durchgehend die gleichen KPIs für alle Abteilungen
Zuverlässige Berichterstattung auf Abruf
Genaue Prognosen und Planung
Eine klare Grundlage für KI und Automatisierung
Grundsatz 3: Von Anfang an auf Integration ausgelegt
Jedes System konzentriert sich auf seine Aufgabe, aber der gesamte Stack funktioniert als Einheit.
Bauen Sie die Integration von Anfang an in Ihre Architektur ein, damit die Systeme dieselbe Sprache sprechen und bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens aufeinander abgestimmt bleiben.
Kein System in der Gastronomie arbeitet isoliert. Rezepte bestimmen den Einkauf. Verkäufe wirken sich auf den Bestand aus. Prognosen prägen die Arbeit. Doch vieleTech-Stacks werden so aufgebaut, als handele es sich bei jedem System um ein eigenständiges Tool, das nur dann verbunden wird, wenn es unbedingt erforderlich ist, und zwar häufig über wenig robuste, einseitige APIs oder Excel-Exporte.
Mit geschlossenen Systemen kommt man schlichtweg nicht mehr durch. Selbst Nicht-Techniker fragen inzwischen, ob APIs verfügbar sind.
Casper van Tricht Manager Integration Services bei It’s Us
Die Teams konzentrieren sich auf die Anpassung der Funktionen oder eine schnelle Inbetriebnahme und widmen sich erst der Integration, wenn die Systeme bereits vorhanden sind. Aber an diesem Punkt lassen sich die Lücken bereits schwer schließen. Neue Tools führen zu neuen Unstimmigkeiten und IT-Teams müssen Ausnahmen verwalten, anstatt die Gesamtleistung zu verbessern.
Echte Integration geht weit über die Übertragung von Daten über APIs hinaus. Die Systeme müssen sich gegenseitig verstehen. In einer Best-of-Breed-Architektur konzentriert sich jedes System auf seine Rolle, aber der gesamte Stack arbeitet als Einheit.
Konsistente Logik über alle Systeme hinweg (z. B. bei der Berechnung der Lebensmittelkosten)
Abgeglichene Datenzeitpläne, damit die Berichterstattung zum gleichen Zeitpunkt erfolgt
Dies erfordert eine auf Kommunikation ausgelegte Architektur, in der die Eigentumsverhältnisse der Daten klar sind, die Strukturen konsistent sind und die Integrationspunkte bewusst gepflegt werden.
In einem gut integrierten Stack:
Verfügt jedes Kernsystem über eine bidirektionale, gut dokumentierte API (z. B. Apicbase API-Dokumente)
Werden Identifikatoren und Datenmodelle systemübergreifend einheitlich verwendet
Verwaltet eine zentrale Integrationsschicht (z. B. ein API-Gateway oder iPaaS) die Synchronisierungslogik, den Zugriff und die Versionen
Der Datenfluss ist geregelt, strukturiert und nachvollziehbar. Sie sind nicht auf teamspezifische Workarounds angewiesen.
Jetzt können Sie:
Systeme mit deutlich weniger Unterbrechungen austauschen
All das ist unmöglich, wenn man sich auf Ad-hoc- und Punkt-zu-Punkt-Verbindungen stützt und ohne eine klare digitale Strategie arbeitet.
Grundsatz 4: Eine auf den Wandel ausgelegte Architektur
In einem modularen System werden die Komponenten als austauschbar und nicht als feste Bestandteile betrachtet.
Gestalten Sie Ihre Systeme so, dass sie sich weiterentwickeln. Rechnen Sie damit, dass Komponenten ersetzt werden, Arbeitsabläufe sich ändern und neue Funktionen benötigt werden.
In der Unternehmenstechnologie wird uns beigebracht, auf Stabilität zu setzen. Aber in der Gastronomie liegt die eigentliche Herausforderung in der Flexibilität. Speisekarten ändern sich. Lieferketten verändern sich. Kanäle vervielfachen sich. Vorschriften werden ausgebaut. Aber Sie können es sich nicht leisten, Ihre Datenströme jedes Mal neu zu erstellen, wenn sich etwas ändert.
„Technologie lässt sich nicht fünf Jahre im Voraus vorhersagen“ – Mateusz Kostrzębski, IT-Leiter, Vapiano, ehemals AmRest, ehemals Dean & David.
Ein System, das keine Veränderungen verkraften kann, wird, egal wie „robust“ es aussieht, schnell zu einem Engpass. Nicht etwa, weil die Änderungen ungewöhnlich komplex sind, sondern weil die Architektur nicht dafür ausgelegt ist, sie zu bewältigen.
Jedes Mal, wenn Sie ein System ersetzen oder aufrüsten, besteht die Gefahr, dass es wie ein Kartenhaus zusammenbricht.
Also flicken Sie es wieder zusammen oder Sie vermeiden Veränderungen ganz.
Eine auf Veränderungen ausgelegte Architektur ist anders aufgebaut. Sie ist von vornherein modular. Komponenten werden als austauschbar betrachtet – in einem Zyklus von 3 bis 5 Jahren – und nicht als dauerhafte Bestandteile.
Dies gibt Ihrem IT-Team einen gewissen Handlungsspielraum:
Sie möchten das POS-System in einer Region austauschen? Das geht ohne Unterbrechung der Beschaffungs- und Finanzströme
Sie möchten eine neue Lieferantenintegration testen? Dann schließen Sie diese an, ohne die komplette Bestandsverwaltung überdenken zu müssen
Sie führen einen neuen Bestellkanal ein? Erweitern Sie den Stack, ohne Ihre Vertriebslogik neu zu gestalten
Wenn Systeme so aufgebaut sind, dass sie sich verändern können, wird die digitale Transformation zu einem kontinuierlichen Prozess und nicht zu einem einmaligen Ereignis. Der Wandel ist die Regel, nicht die Ausnahme.
Grundsatz 5: Schaffung der Grundlagen für Automatisierung und KI
Streben Sie saubere Daten, einheitliche Definitionen und einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen den Systemen an.
Um Automatisierung und den Einsatz von KI im großen Maßstab zu ermöglichen, müssen Sie mit Daten beginnen, denen Sie vertrauen können – sauber, strukturiert und systemübergreifend konsistent.
Künstliche Intelligenz ist überall. Sie wird von Anbietern versprochen, von Vorständen erwartet und von Führungsteams erforscht, die ihre Gewinnspannen erhöhen und Entscheidungen beschleunigen wollen. Und ja, es stehen Änderungen bevor. Aber ohne die richtige Grundlage werden diese nicht das bringen, was Sie sich erhoffen.
Die gleiche Grundlage, die Automatisierung und Prognosen ermöglicht, macht auch die KI effektiv: saubere, gut strukturierte, konsistente Daten.
Wenn Ihre Systeme fragmentiert sind, Ihr Datenmodell inkonsistent ist und manuelle Korrekturen Ihre Arbeitsabläufe zusammenhalten, wird KI Sie nicht retten.
Um echte Automatisierung und künstliche Intelligenz zu ermöglichen, muss Ihre Architektur funktionieren:
Saubere, strukturierte, mit Zeitstempel versehene Betriebsdaten
Einheitliche Definitionen in verschiedenen Systemen (z. B. was unter „Nutzung“ oder „Kosten“ zu verstehen ist)
Automatisierung, fortschrittliche Analysen und künstliche Intelligenz sind die Ergebnisse einer soliden technischen Architektur und Datenhygiene, keine Zusatzprodukte mit magischen Eigenschaften.
Es gibt nicht den perfekten Stack, aber einen richtigen Ansatz
Mit dem Wachstum von Gastronomiebetrieben steigt auch die Komplexität ihrer technischen Umgebung. Was als praktikable Lösung beginnt, wird oft zu einem Hindernis. Stück für Stück, still und unbemerkt beginnt die Fassade zu bröckeln. Entscheidungen werden nur langsam getroffen, und das Geld versickert.
Die fünf in diesem Artikel beschriebenen Grundsätze sollen Gastrobetrieben dabei helfen, ein technisches System aufzubauen, das dem Druck standhält und sich an das Wachstum des Unternehmens anpasst.
Wenn Sie das erreichen möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Apicbase ist für Komplexität in großem Maßstab ausgelegt
Apicbase ist eine modulare, API-basierte Best-of-Breed-Plattform, die den Gastrobetrieb in den Bereichen Rezepte, Inventar, Beschaffung und Menüplanung unterstützt. Sie fügt sich nahtlos in Ihr breites Ökosystem ein.
Ganz gleich, ob Sie Altsysteme modernisieren oder neue Standorte einführen wollen, Apicbase bietet CTOs eine zuverlässige Grundlage. Eine, die saubere, strukturierte Daten in Ihre Finanztools, BI-Dashboards und kundenorientierten Anwendungen einspeist.
